De flesta beskrivningar av en sekreterares uppdrag i en förening påminner om en juridisk checklista. I praktiken är rollen enklare och rörigare: du skickar kallelserna, du skriver ner vad som beslutades, du förvarar handlingarna och du hamnar till slut med föreningens inkorg. Den här guiden går igenom vad reglerna oftast kräver, hur jobbet ser ut vecka för vecka och vad du lämnar över den dag du slutar.
Vad reglerna kräver: oftast mindre än du tror
Det finns ingen enda regelbok för sekreteraren. Två saker avgör vad din ska göra: era egna styrdokument (stadgar, arbetsordning) och lagen i det land eller den stat där föreningen är registrerad. Läs båda före ditt första möte. De säger vem som kallar till möten, hur lång tid medlemmarna får på sig, hur röstning går till och vad sekreteraren undertecknar.
Många små föreningar slår ihop roller, så att en person är både sekreterare och kassör, och det är ofta tillåtet så länge era styrdokument medger det. Läs avsnittet i stadgarna om styrelsens sammansättning innan du gör det.
De vanliga uppgifterna
Kallelser. Era stadgar bestämmer vem som ska underrättas, hur och hur lång tid i förväg. Kontrollera om de tillåter kallelse via e-post innan du förlitar dig på det. För själva inbjudan förklarar vår mall för kallelse till årsmöte varför dagordningen måste vara exakt.
Protokoll. Det här är den minst glamorösa uppgiften och den mest användbara. För amerikanska organisationer som lämnar in Form 990 frågar IRS om varje möte och skriftligt beslut i det styrande organet dokumenterades i nära anslutning till att det hölls. Instruktionerna säger att dokumentationen ”kan omfatta godkända protokoll, e-post eller liknande skrifter som förklarar vilken åtgärd som vidtogs, när den vidtogs och vem som fattade beslutet”. Med ”i nära anslutning” menar IRS senast vid nästa möte eller inom 60 dagar efter mötet, beroende på vilket som inträffar sist. Oavsett land är de tre punkterna (vad, när, vem) ett bra test för varje uppsättning protokoll.
Handlingar och bevarande. Styrdokument, tidigare protokoll, anmälningar, avtal med lokaler eller kommunen, försäkringar. IRS påpekar att ”tillämplig lag och en organisations riktlinjer kan kräva att organisationen sparar handlingar längre än 3 år”, så kontrollera vad som gäller er innan ni kastar något. Förvara dem på ett ställe som tillhör föreningen, inte på sekreterarens egen dator.
Medlemsförteckningen och korrespondensen. Att hålla förteckningen aktuell, svara på medlemsansökningar och lämna allt som rör pengar vidare till kassören. Förteckningen innehåller personuppgifter: vår guide om att organisera e-posten i en förening berör dataskydd.
Anmälningar när funktionärer byts. Vad ert register eller er myndighet kräver beror på er förening och på var den är registrerad. Ta reda på det, och om det finns en tidsfrist, notera den i kalendern. Vår checklista vid styrelsebyte går igenom anmälningarna och varje inloggning som ska lämnas över.
Föreningens inkorg är där jobbet verkligen sker
Stadgar talar om kallelser och protokoll. De nämner sällan inkorgen. Ändå är det där sekreteraren tillbringar största delen av sin tid, och där det går fel.
Mönstret är bekant. För fyra år sedan skapade dåvarande ordförande var-klubb@gmail.com på sin telefon. Lösenordet färdas i sms. Det ligger i ett kalkylblad, sedan på baksidan av en pärm. Ingen vet exakt vem som kan öppna e-postlådan.
Tre problem följer.
Inloggningen fastnar på en telefon du inte har. När en ny sekreterare loggar in från en bärbar dator kan Google skicka bekräftelsen till vilken Android-telefon som helst som är inloggad på kontot, ofta skaparens, och hon lämnade styrelsen för två år sedan.
Ett gemensamt lösenord skyddar ingenting. När sex frivilliga har det i sina meddelanden kan du inte se vem som är inloggad, och varje avhopp betyder att det måste bytas för alla.
Två frivilliga svarar på samma mejl. En familj frågar om anmälan är öppen. Sekreteraren svarar på kvällen. Kassören hade svarat samma morgon, med en annan avgift. Ingen av dem kunde veta att den andra höll på.
För ett gmail.com-konto som delas mellan frivilliga är det kostnadsfria alternativet delegering: ett ombud läser, skickar och raderar mejl utan lösenordet, men när hen skickar syns hens egen adress. Delegering har andra gränser när flera personer svarar varje vecka: vi gick igenom dem i gränserna för Gmail-delegering i små team, och de andra alternativen i dela en e-postlåda utan att dela lösenordet.
En veckorutin på 30 minuter
Sekreteraren som bränner ut sig är den som tittar i inkorgen varje kväll av dåligt samvete. En fast halvtimme i veckan räcker för de flesta föreningar. Här är en utgångspunkt.
- Sortera inkorgen. Varje inkommande mejl får en person som tar hand om det, och bara en: du, kassören, en gruppledare. Ett mejl som ingen tar hand om är ett mejl som alla utgår från att någon annan tog hand om.
- Svara på medlems- och informationsfrågor, eller lämna dem vidare med en rad sammanhang.
- För in beslut som fattats via e-post. ”Vi bokar lokalen den 12:e” i en tråd är ett beslut. Kopiera det till protokollet eller beslutsloggen, med datum.
- Kontrollera mötesplaneringen. Om ett årsmöte närmar sig kan kallelsetiden börja löpa den här veckan.
- En gång i månaden: arkivera och gå igenom. Arkivera de godkända protokollen och läs listan över personer med åtkomst till inkorgen. Finns någon kvar på listan som har lämnat föreningen?
Om flera frivilliga delar e-postlådan är början på säsongen ett bra tillfälle att nollställa den: se vår nollställning inför den nya säsongen och vår guide till att samordna frivilliga via e-post.
Vad du lämnar över när du slutar
En sekreterare som tar med sig föreningens minne när hen slutar gör att efterträdaren börjar från noll. Förbered överlämningen före årsmötet, inte på kvällen.
- Styrdokumenten: gällande stadgar, arbetsordning, registreringsuppgifter.
- Protokollen och beslutsloggen.
- Medlemsförteckningen, på ett ställe som din efterträdare når.
- En lista över konton: e-postlådan, domänen om ni har en, inloggningen till registret. För varje konto: var det finns, i vems namn och vem som har åtkomst.
- Åtkomst till e-postlådan: återställningsuppgifter i föreningens eller den nya styrelsens namn, och åtkomsten borttagen för alla som slutar, du inkluderad. Gör det några veckor före mötet, medan du fortfarande går att nå.
- Öppna trådar, var och en med en rad förklaring: ”Väntar på cateringfirmans offert”, ”Kommunen ska fortfarande bekräfta lokalen”.
- Anmälan om byte av funktionärer, om ert register kräver en. Erbjud dig att hjälpa till, men den ska oftast undertecknas av de nya funktionärerna.
För e-postlådans del av överlämningen i detalj, följ vår metod för överlämning av e-post mellan frivilliga.
Där Trupeo passar in
Allt ovan fungerar utan att betala för något. Trupeo hjälper när flera frivilliga svarar från samma adress varje vecka.
Ni ansluter adressen som föreningen redan har, vare sig den ligger hos gmail.com, outlook.com eller vilken IMAP-leverantör som helst. Varje frivillig får en egen inloggning, så ingen delar ett lösenord. Varje mejl har en person som tar hand om det och ett läge (Att fördela, Pågår, Klara), du lämnar anteckningar för teamet bredvid konversationen, och du ser när en kollega skriver ett svar. En överlämning blir att ta bort en åtkomst och lägga till en annan. Om föreningen slutar använda Trupeo fortsätter adressen att fungera hos sin leverantör.
För verifierade ideella föreningar och skolor kostar det 5 € per ansluten e-postlåda och månad exkl. moms för 2 personer, och 10 € från 3 personer, i stället för 10 € och 20 €. Se sidan för föreningar och priserna.
Vanliga frågor
Måste en förening ha en sekreterare?
Det beror på era styrdokument och på lagen där ni är registrerade. Många små föreningar har en eftersom någon måste skicka kallelser och föra protokoll, men titeln i sig är ofta valfri.
Vad ska styrelsens mötesprotokoll innehålla?
Som minimum vilken åtgärd som vidtogs, när den vidtogs och vem som fattade beslutet. Så beskriver IRS godtagbar dokumentation i instruktionerna till Form 990, och det är ett bra test överallt. Skriv protokollen snarast: IRS räknar handlingar som upprättade i nära anslutning till mötet om det sker till nästa möte eller inom 60 dagar, vilket som är senast.
Kan en person vara både sekreterare och kassör?
Ofta ja, om era stadgar tillåter det. Små föreningar slår ihop roller hela tiden. Kontrollera avsnittet i styrdokumenten som listar funktionärerna innan du gör det.
Måste sekreteraren sköta inkorgen ensam?
Nej. Styrdokument säger sällan det. Det viktiga är att varje mejl har en person som tar hand om det och att alla vet vem som svarar på vad. En fast halvtimme i veckan för att sortera och fördela slår en sekreterare som tittar på allt, varje kväll.
Vad ska en sekreterare lämna över när hen slutar?
Styrdokumenten, protokollen och beslutsloggen, medlemsförteckningen, en lista över varje konto med vem som innehar det, e-postlådans återställningsuppgifter flyttade till föreningen, åtkomsten borttagen för dem som slutar och en anteckning om varje öppen tråd.
Källor:
- IRS: Instructions for Form 990: del VI, rad 8, om dokumentation i nära anslutning till mötet (godkända protokoll, e-post eller liknande skrifter som förklarar åtgärden, när och vem), definitionen av ”i nära anslutning” som det senare av nästa möte eller 60 dagar, och anmärkningen att lag och riktlinjer kan kräva att handlingar sparas längre än 3 år.
- Gmail Help: Delegate and collaborate on email: som det såg ut i september 2026, vad ett ombud kan göra, att hens adress syns när hen skickar och att hen inte kan ändra lösenordet.
- Google Account Help: Sign in with Google prompts: som det såg ut i september 2026, frågor som skickas till alla Android-telefoner som är inloggade på kontot.