Integritetspolicy

1. Vem som ansvarar för uppgifterna

Det företag som är personuppgiftsansvarigt är ALK Innovations, en SASU med ett aktiekapital på 1 000 €, registrerad i RCS Nantes under nummer 983 856 642, med säte på 31 avenue des Korrigans, 44300 Nantes, Frankrike (nedan ”ALK Innovations” eller ”vi”).

ALK Innovations ger ut tjänsten Trupeo (nedan ”tjänsten”), en delad e-postlåda för yrkesmässig och organiserad verksamhet.

Juridisk företrädare och publiceringsansvarig är Quentin Georget, ordförande (President) för ALK Innovations. Han är också kontaktperson för alla frågor om skydd av personuppgifter.

2. Uppgifter som vi behandlar

Vi samlar in och behandlar följande kategorier av uppgifter:

• Uppgifter om användarkontot: förnamn, efternamn, e-postadress i arbetet, den e-postsignatur du skriver och en eventuell logotyp som du laddar upp till den, samt de inställningar som sparas med ditt konto, till exempel språk, tidszon, profilbild, vilken vy din inkorg öppnas i, om aviseringar är aktiverade för dina enheter och ditt val att inte längre få våra påminnelsemejl.
• Uppgifter om ansluten e-postlåda: den anslutna e-postlådans e-postadress och den skyddade tekniska information som behövs för att ansluta e-postlådan till Trupeo.
• Mejlens innehåll: ämne, text, avsändare, mottagare, bilagor, etiketter och mappar. Dessa uppgifter är skyddade när de lagras.
• Delad adressbok och anteckningar för teamet: Trupeo bygger själv upp en katalog över de adresser som förekommer i varje e-postlådas mejl. Den fylls automatiskt från fälten Från, Till och Kopia i varje mottaget eller skickat mejl och innehåller adressen, det namn som hämtas från mejlets huvudfält, antalet utbyten, datum för det första och det senaste samt en automatisk rangordning efter om ditt team redan har skrivit till den adressen. Ditt team kan komplettera varje post med namn, företag, befattning, telefonnummer och en anteckning, och skriva anteckningar för teamet i en konversation. Det här är uppgifter om tredje part, synliga för medlemmarna i den delade e-postlåda de hör till. De skickas aldrig till den person du korresponderar med.
• Kontakter som hålls uppdaterade i både Trupeo och Google Kontakter eller Outlook: när en e-postlåda hos Gmail eller Outlook ansluts ber Trupeo även om åtkomst till det kontots kontakter, på samma samtyckesskärm hos Google eller Microsoft: contacts hos Google, Contacts.ReadWrite och MailboxSettings.ReadWrite hos Microsoft, eftersom en kontaktgrupp där är en Outlook-kategori. Därefter läser och skriver Trupeo det kontots kontakter via Googles People API eller Microsoft Graph. Hos Google kan den här behörigheten nekas och e-postlådan ansluts ändå. För en e-postlåda som anslöts innan Trupeo bad om behörigheten vid anslutningen bjuds e-postlådans ägare in att tillåta den. Frågan om behörighet ställs också nästa gång ägaren eller en medlem ansluter e-postlådan igen, om inte ägaren har slutat hålla kontakterna uppdaterade eller tackat nej till inbjudan. Ägaren kan när som helst stoppa det i e-postlådans inställningar: Trupeo slutar då läsa och skriva kontakterna, och en senare anslutning av e-postlådan aktiverar det inte igen. Kontakterna hålls inte uppdaterade mellan Trupeo och Outlook för en Outlook-adress som delas med eller delegeras till ett annat Microsoft 365-konto. För varje kontakt utbyter Trupeo namn, e-postadresser, telefonnummer, företag, befattning och anteckning samt kontaktens etiketter (Google) eller kategorier (Outlook), som blir kontaktgrupper i Trupeo. En kontakt utan e-postadress tas inte in i Trupeo. För att hålla uppgifterna uppdaterade på båda sidor lagrar Trupeo också, för varje kontakt och varje grupp, den identifierare som Google eller Microsoft ger den och de värden som båda sidor senast var överens om. Kontakter som tas in på det här sättet är synliga för medlemmarna i den delade e-postlådan, som alla poster i dess adressbok.
• Faktureringsuppgifter: namn, faktureringsadress och faktureringsland, momsregistreringsnummer eller annat skatteregistreringsnummer, transaktionshistorik. Betalkortsuppgifter behandlas direkt av vår leverantör Stripe; ALK Innovations lagrar inga betalningsuppgifter.
• Platsuppgifter för skatteändamål: den IP-adress din anslutning kommer från när anslutningen av en e-postlåda startar en kostnadsfri provperiod och skapar din kundpost hos Stripe och det faktureringsland du bekräftar när du lägger till en betalningsmetod.
• Underlag för rabatt: om du ansöker om den rabatt som är förbehållen ideella föreningar och skolor lagras det dokument du laddar upp (PDF, JPEG eller PNG) och läses av ALK Innovations för att bedöma ansökan. Dokumentet kommer från din organisation och kan innehålla uppgifter om tredje part.
• Aviseringar på din enhet: om du aktiverar aviseringar i webbläsaren lagrar Trupeo den prenumeration som webbläsaren lämnar för den enheten: den tekniska adress som utfärdas av webbläsarens aviseringstjänst, de nycklar som används för att kryptera aviseringarnas innehåll och den identifieringssträng som webbläsaren skickar, som anger dess namn och version och ditt operativsystems namn och version.
• Anslutna assistenter: om du ansluter en assistent som Claude eller ChatGPT till ditt konto (se avsnitt 12) registrerar Trupeo assistentens program så som det presenterar sig (dess namn, dess adress och de returadresser det anger), ditt godkännande (vilken assistent, de behörigheter som beviljats och deras datum) och de åtkomsttoken som utfärdats till den samt, för att begränsa missbruk, antalet förfrågningar som assistenten gör för ditt konto.
• Meddelanden du skickar till oss: webbplatsens kontaktformulär skickar den kategori du väljer, ditt namn, din e-postadress, den organisation du eventuellt anger, sidans språk, din IP-adress och det meddelande du skriver; de publiceras i teamets chattutrymme (se avsnitt 5). Hjälpformuläret i appen skickar den kategori du väljer och ditt meddelande, tillsammans med ditt namn, din e-postadress, din kontoidentifierare, det språk appen visas på för dig, den skärm du skriver från, appens version och webbläsarens identifieringssträng; om du skriver från en av dina e-postlådor skickas också den e-postlådans adress, identifierare, e-posttjänst och status samt abonnemangets status. Den begäran levereras per e-post till vår e-postlåda för hjälp (se avsnitt 5), och en kortare kopia, med kategori, din e-postadress, skärmen och ditt meddelande, publiceras därefter i teamets chattutrymme.
• Begäran om dataexport: när du ber om att få exportera dina uppgifter från gränssnittet (se avsnitt 8) registrerar Trupeo begäran: vad den omfattade, när den gjordes, när filen var klar, när den laddades ned och den IP-adress begäran kom från. Den registreringen gör att vi kan tala om för dig, och visa en granskare, att en export av dina uppgifter har ägt rum.
• Idéer och synpunkter: det du skickar till oss från sidan ”Idéer” i appen (se avsnitt 13): vilken sorts meddelande du väljer (en idé, ett problem eller något du gillar), ditt meddelande och de bilder du bifogar, det språk appen visas på för dig, den skärm du skickar från och det svar Trupeo-teamet skickar till dig; de idéer du följer; och dina bidrag till en idés diskussion, med de bilder som bifogats dem och deras status (väntar på granskning, publicerat eller borttaget).
• Hur du kom till Trupeo: när du registrerar dig från en länk på trupeo.com anger länken vilken kampanj den hör till, om den har någon (dess källa, medium och namn), den webbplats du kom från (bara dess adress, till exempel www.google.com, aldrig sidan) samt den sida på trupeo.com och den knapp du använde. Om du har godkänt besöksmätning på trupeo.com anger den också den första sida du såg där, den webbplats du kom från den gången och det besökets kampanj (se avsnitt 10). Detta registreras med ditt konto när kontot skapas, tillsammans med den kanal vi härleder ur det: en inbjudan, en annons, ett mejl, ett socialt nätverk, en gemenskap, en annan webbplats, en sökmotor eller ett direkt besök. En kopia skickas till PostHog, som vi använder för att mäta hur Trupeo används (avsnitt 10).
• Hur du använder tjänsten: de åtgärder du vidtar i Trupeo, till exempel att sätta en etikett eller slå ihop två kontakter, registrerade som tekniska identifierare, med uppgift om du gjorde dem i appen eller via en assistent som du har anslutit; och, om du godkänner besöksmätning, hur appens skärmar används. Båda beskrivs i avsnitt 3 och 10.
• Tekniska loggar: IP-adress (för säkerhet och upptäckt av incidenter), tidpunkter för anslutning och den identifieringssträng för webbläsaren som sparas med varje öppen session, som sidan ”Säkerhet” på ditt konto visar så att du kan känna igen dina inloggade enheter.

Vad din tidszon används till. Trupeo skickar sina dagliga aviseringar (varningarna om att någon har väntat för länge på svar eller att det är problem med ditt konto och morgonsammanfattningen) på morgonen i din tidszon. Den känns av från din webbläsare när du öppnar Trupeo och ditt konto inte har någon ännu, och du kan när som helst ändra den i din profil. Så länge ingen tidszon är registrerad för ditt konto följer dessa aviseringar Paristid.

Hur ditt faktureringsland bestäms. Skatten på en faktura beror på var kunden finns. När anslutningen av en e-postlåda startar en kostnadsfri provperiod och skapar din kundpost hos Stripe skickar vi den IP-adress anslutningen kommer från till Stripe, som använder den för att uppskatta ditt land. Stripe sparar den på din kundpost; Trupeo behåller ingen kopia av den för det här ändamålet. Om Stripe inte kan placera IP-adressen sätts ditt faktureringsland till Frankrike tills du ändrar det. När du lägger till en betalningsmetod ber vi dig bekräfta ditt faktureringsland och skickar det land du väljer till Stripe. I USA, Puerto Rico, Kanada och Indien ber vi dig också om ett postnummer och skickar det till Stripe, eftersom landet ensamt inte räcker för att Stripe ska kunna placera dig i de länderna. Stripe beräknar skatten på dina fakturor utifrån din faktureringsadress när den har en, annars utifrån faktureringsuppgifterna för din betalningsmetod och annars utifrån IP-adressen. Vi skickar också språket för ditt Trupeo-konto till Stripe, så att de faktureringsdokument och meddelanden som Stripe tar fram åt dig är på det språket.

3. Ändamål och rättsliga grunder

4. Lagringstider

• Aktivt konto: uppgifterna sparas under hela avtalsförhållandet.
• E-postlåda pausad efter provperioden: när en provperiod slutar utan betalningsmetod pausas e-postlådan och dess uppgifter sparas i 14 dagar efter provperiodens slut och tas sedan bort: dess konversationer, anteckningar, kontakter och inställningar samt åtkomsten till e-postlådan, som när en e-postlåda tas bort. Om en betalningsmetod läggs till dessförinnan behålls allt. Varje ägare till e-postlådan varnas först per e-post, minst 11 dagar före borttagningen, och e-postlådan tas aldrig bort innan det mejlet har skickats. Själva kontot behålls.
• Efter att kontot tagits bort: radering sker omedelbart på produktionsservrarna, och de säkerhetskopior av databasen som fortfarande innehåller dina uppgifter löper ut inom högst 35 dagar. Två kategorier omfattas inte av den automatiska rensningen, och du kan be oss radera dem via kontaktformuläret (se avsnitt 8): ditt för- och efternamn på det du gjort i en delad e-postlåda och underlaget för rabatt, nedan.
• Ditt för- och efternamn i en delad e-postlåda: när du lämnar en e-postlåda eller tar bort ditt konto står ditt för- och efternamn kvar på det du gjort där, så att teamet alltid kan veta vem som gjorde vad. Det är det enda som sparas för det här ändamålet: varken din e-postadress eller ditt foto. De tas bort med e-postlådan. Lagringen grundar sig på teamets berättigade intresse av att behålla en förteckning över vad som har gjorts i den delade e-postlådan (avsnitt 3).
• Uppgifter som redan skickats till leverantörer av mätning och analys: att ta bort kontot tar inte i sig bort uppgifter som redan har skickats till Google Analytics 4. Google behåller det den redan har tagit emot enligt sina egna lagringsvillkor, som beskrivs i avsnitt 5. PostHog är annorlunda: eftersom dess kopia identifierades med din kontoidentifierare i Trupeo tar borttagningen av ditt konto också bort motsvarande profil i PostHog, och därmed kopplingen mellan identifieraren och profilen. Det gäller oavsett hur kontot tas bort, även när vi agerar på en begäran om radering som du skickar via kontaktformuläret (se avsnitt 8). De underliggande händelserna om produktanvändning (vem som tog hand om en konversation, när den hanterades, om ett svar skickades, vilken funktion som användes) finns kvar i PostHog, var och en fortfarande med den identifieraren men utan koppling till någon profil, enligt PostHogs egna lagringsvillkor. Hur du kom till Trupeo, som PostHog också har i den profilen, försvinner med den; händelsen när kontot skapades behåller det, liksom de andra händelserna. Adressen till en delad e-postlåda, som PostHog får enligt beskrivningen i avsnitt 10, tas bort från PostHog när e-postlådan tas bort, oavsett vem som tar bort den.
• Tidigare kopior i objektlagringen: tas bort automatiskt, senast 60 dagar efter att filen först skrevs.
• Exportfiler: tas bort sju dagar efter att exporten är klar. En export är en samlad kopia av personuppgifter utanför databasen, så den sparas bara så länge det tar att ladda ned den, och om du begär en ny export med samma omfattning tas den tidigare filen genast bort. När du tar bort ditt konto tas de exportfiler det har lämnat efter sig bort innan själva kontot tas bort.
• Intyg om borttagning: när en delad e-postlåda tas bort sparas e-postadressen och språket för var och en av dess ägare, och e-postlådans adress, endast tills mejlet som intygar borttagningen har skickats till dem, efter att e-postlådans lagrade filer har rensats. Sedan raderas de; kvar finns datumet då intyget skickades.
• Registreringen av en begäran om dataexport: sparas med ditt konto, inklusive den IP-adress den kom från, och tas bort med det. Den finns kvar längre än filen den gav upphov till, så att vi även efter att filen är borta kan svara på frågan om du exporterade den här e-postlådan i september.
• Underlag för rabatt: sparas med den rabattansökan det hör till och raderas inte automatiskt med e-postlådan eller med kontot. Du kan be oss radera det via kontaktformuläret (se avsnitt 8).
• Faktureringsuppgifter och platsuppgifter för skatteändamål: sparas i 10 år enligt bokföringskrav (den franska handelslagen, Code de commerce). Platsuppgifterna för skatteändamål (IP-adress, faktureringsland och i förekommande fall postnummer) sparas hos Stripe, med din kundpost och dina fakturor. Trupeo sparar självt det faktureringsland du har angett eller bekräftat, tillsammans med det juridiska namn, den organisationstyp och det momsregistreringsnummer som angetts i dina faktureringsuppgifter, för hantering av kundrelationer (avsnitt 3); Trupeo sparar varken din IP-adress eller ditt postnummer.
• Kontakter som hålls uppdaterade i både Trupeo och Google Kontakter eller Outlook: en kontakt finns kvar i e-postlådans adressbok i Trupeo, och i Google- eller Microsoft-kontot, så länge respektive sida behåller den. Tas en kontakt bort på ena sidan tas den bort på den andra: Google Kontakter behåller en borttagen kontakt i papperskorgen i 30 dagar, och Outlook behåller den i Borttaget, varifrån den kan återställas. När funktionen stängs av raderas de identifierare och överenskomna värden som Trupeo lagrat för den, och kontakterna finns kvar på båda sidor. När e-postlådan tas bort raderas dess adressbok i Trupeo, aldrig kontakterna hos Google eller Microsoft.
• Kopia i vårt CRM: sparas så länge du är kund. En borttagen e-postlåda, eller en e-postlåda som övergavs under konfigurationen innan den någonsin anslöts, finns kvar där som tidigare kund i 3 år efter att den tagits bort och raderas sedan med sina kopplingar till personer. När du tar bort ditt konto raderas den post som kopieringen skapade för dig, och posten om tidigare kund för varje e-postlåda som var enbart din; om det redan fanns en post om dig i CRM:et (för att vi hade haft kontakt innan du registrerade dig) tas bara den information som kom från Trupeo bort ur den, och en begäran om radering riktad till koncernen görs via kontaktformuläret (se avsnitt 8). Inget mejlinnehåll, inget ämne, ingen kontakt från dina e-postlådor, inget underlag och ingen IP-adress kopieras någonsin dit.
• Hur du kom till Trupeo: sparas med ditt konto och tas bort med det. Det ingår i exporten av ditt kontos uppgifter (avsnitt 8).
• Anslutna assistenter: ditt godkännande och en assistents token sparas tills du tar bort dess åtkomst. När du tar bort den, från sidan ”Assistenter” på ditt konto, tas godkännandet bort och dess token återkallas; när du tar bort ditt konto tas godkännandet och token för alla dina assistenter bort. En åtkomsttoken löper ut av sig själv efter en timme. Beskrivningen av en assistents program är inte knuten till ditt konto och sparas så länge tjänsten känner till den.
• Idéer och synpunkter: det du skickat, det svar du fått, de idéer du följer och dina bidrag, publicerade eller inte, med de bilder som bifogats dem, sparas med ditt konto och tas bort med det. En bild som du lägger till och sedan inte skickar tas bort efter 24 timmar. I appen går det för närvarande inte att ta bort en av dem för sig; du kan be oss radera den via kontaktformuläret (se avsnitt 8). En publicerad idé är skriven av Trupeo-teamet, nämner ingen vid namn och förblir publicerad efter att ditt konto tagits bort.
• Säkerhetsloggar: sparas under den kortaste tid som krävs enligt lag eller som är nödvändig för att hantera incidenter.

5. Tjänsteleverantörer och mottagare

6. Googles användaruppgifter (Limited Use)

När du ansluter en e-postlåda hos Gmail till Trupeo får Trupeo åtkomst till den e-postlådan via Gmail API, med den behörighet du beviljar på Googles samtyckesskärm. För själva mejlen begär Trupeo en enda Gmail-behörighet, gmail.modify, som gör det möjligt att visa dina mejl och att i Gmail genomföra de åtgärder du vidtar i Trupeo. Trupeo raderar aldrig dina Gmail-mejl permanent.

På samma samtyckesskärm ber Trupeo också om en andra behörighet, contacts, för att hålla e-postlådans kontakter uppdaterade i både Trupeo och Google Kontakter. Google visar den som en egen ruta: den kan lämnas tom och e-postlådan ansluts ändå. För en e-postlåda som anslöts innan Trupeo bad om behörigheten vid anslutningen bjuds e-postlådans ägare in att tillåta den. Frågan om behörighet ställs också nästa gång ägaren eller en medlem ansluter e-postlådan igen, om inte ägaren har slutat hålla kontakterna uppdaterade eller tackat nej till inbjudan. Behörigheten gör det möjligt för Trupeo att läsa kontots kontakter och kontaktetiketter via People API, och att skapa, ändra och ta bort dem där när ditt team gör det i Trupeo. En kontakt som Trupeo tar bort hamnar i papperskorgen i Google Kontakter, varifrån den kan återställas i 30 dagar.

Trupeos användning och överföring till andra appar av information som tagits emot från Googles API:er följer Google API Services User Data Policy, inklusive kraven på Limited Use.

I praktiken:

• Vi använder uppgifter från Gmail enbart för att tillhandahålla de funktioner för delad e-postlåda som du ser i Trupeo: att visa, fördela och svara på dina mejl och att i Gmail återspegla de åtgärder du vidtar i Trupeo (läst/oläst, arkivera, papperskorgen, skräppost).
• Vi använder uppgifter från Google Kontakter enbart för att se till att ändringar i e-postlådans delade adressbok och kontaktgrupper förs över till Google-kontots kontakter och etiketter och tvärtom, så att ditt team kan hitta kontakterna och skriva till dem och deras grupper från Trupeo.
• Vi säljer inte uppgifter från Gmail eller Google Kontakter och vi överför dem inte till tredje part, utom till de tjänsteleverantörer som är absolut nödvändiga för att driva tjänsten (förtecknade i avsnitt 5), till en assistent som du själv har anslutit och godkänt, och då bara det den ber om för din räkning (avsnitt 12), för att följa tillämplig lag, eller i samband med en fusion eller ett förvärv, under förutsättning av ditt föregående samtycke.
• Vi använder inte uppgifter från Gmail eller Google Kontakter för reklamändamål av något slag.
• Vi använder inte uppgifter från Gmail eller Google Kontakter för att utveckla, förbättra eller träna generaliserade modeller för artificiell intelligens eller maskininlärning.
• Ingen på ALK Innovations läser innehållet i dina mejl eller dina kontakter, utom på din uttryckliga begäran för att hantera en begäran om hjälp, när det är nödvändigt av säkerhetsskäl, till exempel för att utreda missbruk, eller för att fullgöra en rättslig förpliktelse.
• När en e-postlåda kopplas från Trupeo tas de mejl och bilagor som lagrats för den e-postlådan bort, på de villkor som beskrivs i avsnitt 4. E-postlådans ägare kan när som helst sluta hålla kontakterna uppdaterade i både Trupeo och Google Kontakter, i e-postlådans inställningar: Trupeo slutar då läsa och skriva kontakterna, låter dem vara som de är på båda sidor och aktiverar det inte igen när e-postlådan ansluts igen; du kan också när som helst återkalla behörigheten på sidan för tredjepartsåtkomst i ditt Google-konto.

7. Överföringar utanför Europeiska unionen

Överföringar av personuppgifter till våra tjänsteleverantörer i USA sker i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR). Vi förlitar oss på skyddsåtgärder som erkänns i EU:s regelverk och, när det behövs, på avtalsklausuler som antagits av Europeiska kommissionen.

8. Dina rättigheter

I enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR) har du följande rättigheter: tillgång, rättelse, radering, dataportabilitet, begränsning av behandling, invändning, återkallelse av samtycke och fastställande av anvisningar för tiden efter din död.

Invända mot hantering av kundrelationer och prospektering. Du kan när som helst invända mot att dina uppgifter kopieras till vårt CRM (artikel 21 i GDPR), via kontaktformuläret. Vi tar då bort din post ur CRM:et, och dina kopplingar till e-postlådor med den; en e-postlåda vars innehavare invänder tas bort på samma sätt.

Exportera dina uppgifter från gränssnittet. Två exporter finns i dina inställningar, och de omfattar olika saker.

• Ditt konto (Inställningar, avsnittet ”Ditt konto”, sidan ”Dina uppgifter”), tillgänglig för alla med ett Trupeo-konto: din profil, dina inställningar och dina aviseringsinställningar, dina sessioner, förteckningen över eventuella hjälpsessioner i ditt konto, de anteckningar för teamet som du har skrivit, det du skickat från sidan ”Idéer” med det svar du fått, de idéer du följer och dina bidrag, även de som inte publicerats, samt en daterad förteckning över vad du har gjort i de delade e-postlådor du är medlem i. Den förteckningen identifierar varje konversation och innehåller varken dess ämne eller innehåll: mejl i en delad e-postlåda delas med de andra medlemmarna och är e-postlådans uppgifter snarare än en enskild medlems.
• En delad e-postlåda (Inställningar, avsnittet ”Den här e-postlådan”, sidan ”Allmänt”), tillgänglig för den e-postlådans ägare: e-postlådan och dess inställningar, dess medlemmar och inbjudningar, varje konversation och mejl med avsändare, mottagare, ämne och datum, anteckningarna för teamet, den delade adressboken, hela aktivitetshistoriken och listan över bilagor med namn, typ och storlek. Mejlens innehåll och bilagefiler ingår bara om ägaren kryssar i ”Ta med mejlens innehåll och de bilagor som Trupeo lagrar”: arkivet innehåller då också det mejlinnehåll som Trupeo har, dekrypterat, utkasten och de lagrade bilagefilerna. Trupeo lagrar innehållet i ett mottaget mejl först från det att någon öppnar det, så innehållet i ett mejl som ingen har öppnat i Trupeo ingår inte i något fall: din e-posttjänst har originalet, och varje mejl har sin identifierare hos e-posttjänsten så att du kan hitta det där.

Båda ger en fil med strukturerade, maskinläsbara uppgifter (radavgränsad JSON, komprimerad). De förbereds i bakgrunden i stället för direkt, och för din säkerhet krävs en nylig inloggning: om du har varit inloggad i mer än ett dygn ber Trupeo dig först logga in igen. När filen är klar finns den tillgänglig för nedladdning i sju dagar och tas sedan bort; du kan när som helst begära en ny. Varje begäran registreras, med datum och den IP-adress den kom från (se avsnitt 2 och 4).

För allt som dessa två exporter inte omfattar, och för att utöva någon av de andra rättigheterna ovan, kan du skriva till oss via kontaktformuläret på /sv/kontakt/ (genom att välja ”GDPR-begäran”). Vi svarar på din begäran inom högst 30 dagar. Du har också rätt att lämna in ett klagomål till CNIL (https://www.cnil.fr).

9. Datasäkerhet

Vi vidtar noggranna tekniska och organisatoriska åtgärder:

• Anslutningar till Trupeo är skyddade.
• Skydd av mejlinnehåll och bilagor vid lagring.
• Åtskillnad och skydd av varje kunds kontoutrymme.
• Drift i Frankrike, inklusive lagring av mejl och bilagor.
• Dagliga skyddade säkerhetskopior.
• Anmälan av personuppgiftsincidenter inom 72 timmar till CNIL och till berörda användare vid hög risk.

10. Cookies och spårare

I linje med CNIL:s rekommendationer placeras ingen cookie som inte är nödvändig förrän du uttryckligen har gett ditt samtycke via den ruta som visas vid ditt första besök.

Absolut nödvändiga cookies (inget samtycke krävs)

Vi använder din webbläsares egen lagring för att komma ihåg ditt språkval och det val du gör i samtyckesrutan. Beroende på vad du gör med Trupeo kan de två värdena lämna din enhet: så här går det till för vart och ett.

Ditt språk. Det registreras också med ditt Trupeo-konto, så snart kontot skapas: språket på den sida där du registrerade dig och i annat fall det språk din webbläsare begär, som tolkas som engelska om Trupeo inte har det språket. Om din webbläsare inte begär något språk registreras det första gången du öppnar Trupeo som inloggad, på det språk som visas för dig där. Du kan när som helst ändra det i din profil, och ditt kontos språk skickas till Stripe (se avsnitt 2).

Ditt samtyckesval, på faktureringsskärmen för en e-postlåda du äger. När du öppnar den skärmen skickar Trupeo till sina egna servrar enbart ditt svar för kategorin ”Mätning av besök” (ditt val för kategorin ”Marknadsföring” skickas inte) och, när din webbläsare har en sådan, den Google Analytics-identifierare som sparas i cookien _ga, och registrerar båda med din kundpost. Om, och endast om, du har godkänt besöksmätning skickar våra servrar sedan, första gången ditt abonnemang blir aktivt, en ”purchase”-händelse till Google Analytics med den identifieraren, priset för din plan, dess valuta, planens namn och en transaktionsreferens, som är Stripes identifierare för motsvarande faktura eller, i annat fall, för abonnemanget (inte det fakturanummer som visas på dina dokument), så att ett abonnemang kan räknas i webbplatsens statistik. Om du inte har godkänt besöksmätning, eller om din webbläsare inte har någon Google Analytics-identifierare, skickas ingen sådan händelse till Google.

På den sida på webbplatsen som innehåller ett offentligt formulär (kontaktformuläret) använder vi Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc.) för att begränsa automatiserat missbruk, till exempel skräppost. Tjänsten kontrollerar att formuläret används normalt, utan att placera en cookie för annonsspårning eller bygga upp en användarprofil. Den kan placera en kortlivad teknisk cookie enbart för att förhindra upprepat missbruk.

På webbplatsens sidor för småföretag, föreningar och skolor visas en demovideo först som en bild från Trupeo: inget skickas till YouTube. Om du startar den får YouTube-spelaren (Google LLC), som laddas från youtube-nocookie.com, din IP-adress och teknisk information om din webbläsare, och den kan lagra information på din enhet. Google hanterar dessa uppgifter enligt sin egen integritetspolicy.

Cookies för besöksmätning (samtycke krävs)

Om du godkänner kategorin ”Mätning av besök” använder vi:

• Google Analytics 4 (Google LLC) för att mäta anonymiserad trafik på webbplatsen och i appen: visade sidor, trafikkälla, enhetstyp och stegen när Trupeo konfigureras. Uppgifterna tas automatiskt bort efter högst 14 månader.
• PostHog (PostHog, Inc.) för att förstå hur besökare använder webbplatsen och appen och var de fastnar, bland annat genom den sessionsinspelning och den mätning av appens skärmar som beskrivs nedan.
• Ditt första besök, som trupeo.com sparar i din webbläsares lagring under trupeo:first-touch: den första sida du såg, adressen till den webbplats du kom från (aldrig sidan) och det besökets kampanj, så att vi, om du registrerar dig senare, vet vad som först ledde dig till Trupeo (avsnitt 2). Det skrivs en gång, aldrig innan du godkänner, sparas i 90 dagar och tas bort så snart du återkallar ditt samtycke. Om du godkänner under ett besök är det den sida du kom till under det besöket som sparas, inte den där du godkände.

Dessa verktyg används bara med ditt samtycke, via samtyckesrutan.

Tills du har gett ditt samtycke:

• Ingen cookie för besöksmätning placeras på din enhet.
• PostHog laddas inte och ingen inspelning sker.
• Google Analytics kan ta emot mycket begränsad information utan cookies för att ta fram övergripande statistik. Informationen innehåller ingen beständig personlig identifierare. Om du kräver en strikt spärr mot alla förfrågningar till Google före samtycke kan du kontakta oss.

När du godkänner kategorin ”Mätning av besök” går GA4 och PostHog över till fullt läge: cookies placeras, detaljerade händelser överförs och sessionsinspelning aktiveras, enligt beskrivningen ovan.

Sessionsinspelning (PostHog)

Om, och endast om, du godkänner kategorin ”Mätning av besök” spelar PostHog in din navigering så att vi kan se var folk fastnar: besökta sidor, musrörelser, klick och rullning. Det är en uppspelning av det som visades på skärmen, inte en inspelning av din skärm eller din kamera.

Var den gäller, och var den aldrig gäller:

• På den offentliga webbplatsen, på alla sidor.
• I appen, bara på de skärmar som kommer före en e-postlåda: skapa konto, bekräfta en adress, återställa ett lösenord, ansluta en e-postlåda, godta en inbjudan.
• Aldrig inne i en e-postlåda. Inspelningen stoppas i samma ögonblick som du går in i en. Inget ämne, inget utdrag, inget namn på någon korrespondent och ingen bilaga kan därför förekomma i den. Detsamma gäller skärmarna för inställningar, ditt konto och de interna sidor som är förbehållna vårt team.

Vad en inspelning inte innehåller, inte ens där den gäller:

• Det du skriver i ett fält maskeras, inklusive ditt namn, din e-postadress och ditt meddelande i kontaktformuläret. Lösenordsfält maskeras alltid.
• Varken appens nätverksutbyten eller webbläsarens tekniska meddelanden fogas till inspelningen.
• Din IP-adress anonymiseras av PostHog innan inspelningen lagras.

Inspelningar sparas i 30 dagar och tas sedan bort av PostHog. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke via länken ”Cookieinställningar” längst ned på sidan: inspelningen upphör omedelbart.

Mätning av appens skärmar (PostHog)

Om du godkänner kategorin ”Mätning av besök” berättar appen också för PostHog hur dess skärmar används, även inne i en e-postlåda, så att vi vet vilka funktioner som används och vilka som inte gör det: vilken vy eller panel som öppnades, om en åtgärd gick via en knapp, en meny, ett kortkommando eller en svepning, om ett mejl som skrevs skickades, sparades som utkast eller kastades, hur många resultat en sökning gav och vilka slags kriterier den kombinerade, typ av enhet och en ungefärlig fönsterbredd. Var och en av dessa händelser hämtas från en fast lista som är inskriven i appen: ingen av dem innehåller vad du sökte efter, ett ämne, ett namn, en adress, texten i ett mejl eller sidans adress. Det är ingen inspelning: inne i en e-postlåda spelas inget in, som sagt ovan. Om du nekar eller återkallar ditt samtycke skickas inget.

En del av denna mätning placerar inget på din enhet. Våra servrar skickar till PostHog de åtgärder som tjänsten redan registrerar för att driva din delade e-postlåda: vem som tog hand om en konversation, när den hanterades, om ett svar skickades, vilka funktioner som användes (en etikett som sattes, en mall som infogades, två kontakter som slogs ihop, en aviseringsinställning som ändrades och så vidare), hur många objekt en åtgärd omfattade och om den gjordes i appen eller via en assistent du har anslutit, som bara anges med sitt slag (Claude, ChatGPT eller annan). Detta används enbart för att förstå hur Trupeo används och för att förbättra det. Det innehåller varken innehållet i dina mejl, namn eller adresser på de berörda personerna eller de namn du ger etiketter, mallar, grupper eller områden. Eftersom den inte placerar någon cookie är den inte beroende av samtyckesrutan: den grundar sig på vårt berättigade intresse, och du kan när som helst invända mot den via kontaktformuläret (avsnitt 8).

Våra servrar skickar också två uppgifter till PostHog som inte är åtgärder:

• Adressen till varje ansluten delad e-postlåda: adressen till teamets e-postlåda (till exempel kontakt@din-forening.se), aldrig adressen till en person som skriver till den eller som den skriver till, och aldrig innehållet i ett mejl. Den låter oss se vilken e-postlåda som behöver hjälp: en som är ansluten men inte används, eller en vars anslutning gång på gång misslyckas. Den tas bort från PostHog när e-postlådan tas bort, och inom en dag efter en invändning.
• Hur varje konto kom till Trupeo (avsnitt 2): kanalen vi härleder, webbplatsen du kom från (bara dess adress, som www.google.com, aldrig sidan), länkens kampanj (källa, medium och namn), sidan på trupeo.com och knappen du använde, samma uppgifter för ditt första besök om du godkände mätning av besök, och om du registrerade dig via en rekommendationslänk, aldrig vem som delade den. Den innehåller aldrig en sidas fullständiga adress. Den låter oss veta vilket av vårt innehåll och vilken prospektering som ger registreringar som består.

Båda grundar sig på vårt berättigade intresse, liksom resten av denna mätning, och du kan invända mot dem via kontaktformuläret (avsnitt 8). Allt annat som denna mätning skickar håller sig inom gränserna ovan: inga namn, inga adresser till de berörda personerna, inget mejlinnehåll.

Cookies för marknadsföring (separat samtycke krävs)

Om, och endast om, du godkänner kategorin ”Marknadsföring” aktiverar vi Google Signals (Google LLC). Det innebär i praktiken:

• Om du är inloggad på ett Google-konto med anpassade annonser aktiverade kopplas dina besök på trupeo.com till det kontot. Besöksmätningen är då inte längre anonymiserad för dig.
• Vi får ytterligare sammanställd statistik: åldersgrupp, kön, intressen och spårning av din väg över flera enheter.
• Uppgifter skickas till Googles annonsinfrastruktur, på domänen doubleclick.net, och inte bara till domänerna för besöksmätning.

Vad det inte ändrar: Trupeo annonserar inte, utnyttjar ingen annonsmålgrupp och säljer inga uppgifter. Vi använder Google Signals för det statistiska ändamål som beskrivs ovan och inget annat.

Så länge du inte har godkänt den här kategorin är Google Signals inaktivt: signalerna ad_storage, ad_user_data och ad_personalization är nekade som standard och maskeringen av annonsidentifierare (ads_data_redaction) är på. Du kan när som helst ändra detta via länken ”Cookieinställningar” längst ned på sidan.

Hantera och återkalla ditt samtycke

Du kan när som helst ändra eller återkalla ditt samtycke via länken ”Cookieinställningar” längst ned på sidan. Ditt val sparas i högst 13 månader; därefter visas rutan igen, i linje med CNIL:s vägledning.

11. Uppgifter om minderåriga

Trupeo är en tjänst för organisationer. När kunder använder tjänsten, inklusive utbildningsinstitutioner, behandlar ALK Innovations uppgifter för kundens räkning i enlighet med artikel 28 i GDPR, enligt personuppgiftsbiträdesavtalet.

Kunden garanterar att den har lämplig rättslig grund, i förekommande fall inklusive vårdnadshavares samtycke eller ett uppdrag av allmänt intresse, för de personuppgifter som den importerar eller behandlar via tjänsten, inklusive uppgifter om minderåriga under femton (15) år. Kunden förbinder sig att före all användning av tjänsten inhämta och upprätthålla det tillstånd eller samtycke som krävs från vårdnadshavare för minderåriga under 15 år, i enlighet med artikel 8 i GDPR och gällande fransk lagstiftning. Trupeo frånsäger sig allt ansvar för giltigheten hos den rättsliga grund som kunden har valt.

12. Assistenter med artificiell intelligens

Assistenter som du ansluter. Du kan ansluta en assistent som Claude (Anthropic) eller ChatGPT (OpenAI), eller någon annan assistent som stöder protokollet MCP, till ditt Trupeo-konto. Inget händer utan dig: du lägger till Trupeo i din assistent och godkänner den sedan på en skärm i Trupeo som anger vad den kommer att kunna göra. Assistenten agerar sedan med ditt konto och dina rättigheter, varken mer eller mindre: den ser de delade e-postlådor du är medlem i och, i var och en, de konversationer du ser. Den kan läsa och söka i konversationer, medlemmar, etiketter, områden och adressboken, skriva, svara på och vidarebefordra mejl i ditt namn, fördela konversationer, markera dem som klara, lägga till anteckningar för teamet i dem, lägga dem i ett område, flytta dem till papperskorgen eller markera dem som skräppost, som lästa eller som olästa, hantera mappar, etiketter, signaturer, adressboken, din profil och dina aviseringar och, om du äger en e-postlåda, hantera dess medlemmar, inbjudningar och områden. Den kan inte ta bort en e-postlåda eller ditt konto, hantera faktureringen, ditt lösenord, tvåstegsverifiering eller en e-postlådas inloggningsuppgifter, eller exportera dina uppgifter.

Trupeo skickar till assistenten bara det den ber om, när den ber om det för din räkning. Det den tar emot behandlas av det företag som driver den, under det företagets eget ansvar och villkor, som du godtog genom att använda den: den är inte en tjänsteleverantör till Trupeo och finns därför inte med i avsnitt 5. I assistentens inställningar bestäms bland annat hur länge dina konversationer med den sparas eller om de används för att träna dess modeller.

Du kan när som helst ta bort en assistents åtkomst från sidan ”Assistenter” på ditt konto: den upphör omedelbart. För att vi ska kunna se hur assistenter används räknas deras åtgärder i Trupeo tillsammans med dina, men markeras som utförda via en assistent och anges bara med assistentens typ (avsnitt 10). Vad Trupeo sparar om anslutningen beskrivs i avsnitt 2 och 4.

Trupeos egna AI-funktioner. Vi planerar att införa funktioner med artificiell intelligens i Trupeo, till exempel automatisk fördelning av mejl. Dessa funktioner kommer alltid att vara frivilliga och förklaras innan de används. Vi förbinder oss att inte träna AI-modeller på dina uppgifter och att inte dela ditt innehåll med AI-leverantörer utan ditt uttryckliga godkännande. Att själv ansluta en assistent, enligt beskrivningen ovan, är ett sådant godkännande, och det gäller enbart den assistenten.

13. Idéer och synpunkter

Sidan ”Idéer” i appen visar vad vi överväger för Trupeo och hur långt varje idé har kommit. Den är öppen för alla med ett Trupeo-konto, ägare eller medlem i en e-postlåda, under provperioden och efter den.

Det du skickar till oss. Med knappen ”Föreslå en idé” kan du med egna ord skriva till oss om en idé, ett problem eller något du gillar. Ditt meddelande registreras med ditt konto, tillsammans med det språk appen visas på för dig och den skärm du skickade det från. Du kan bifoga upp till tre bilder, till exempel en skärmbild; en skärmbild kan visa e-postadresser eller namn, som du bör dölja innan du skickar. Varje bild kodas om så snart du lägger till den, vilket tar bort allt den innehåller utöver själva bilden, till exempel var och när ett foto togs eller vilken enhet som tog det. Ditt meddelande och dess bilder stannar mellan dig och Trupeo-teamet: en person i teamet läser det i våra interna verktyg, där personen också ser ditt namn, din e-postadress och de delade e-postlådor du är medlem i, för att förstå ditt meddelande och svara dig. Personen kan svara dig privat, koppla ditt meddelande till en idé eller markera det som hanterat. Det du har skickat, dess status och vårt svar hittar du under ”Det jag har skickat”. Inget av det publiceras utan att Trupeo-teamet har skrivit om det, och aldrig med ditt namn: en publicerad idé är skriven av Trupeo-teamet och nämner ingen vid namn.

Idéer du följer. Du kan följa en idé för att i Trupeo få veta när dess status ändras. När ditt meddelande kopplas till en idé följer du den idén automatiskt, och du kan när som helst sluta följa den. Ingen annan användare ser vem som följer en idé.

Dina bidrag. Under varje idé kan du skriva ett bidrag till dess diskussion. En person i Trupeo-teamet läser det innan det publiceras; fram till dess ser bara du och Trupeo-teamet det. När det är publicerat kan det läsas av alla med ett Trupeo-konto, med ditt förnamn. Trupeo-teamet kan besluta att inte publicera det eller att ta bort det: det syns då inte längre i appen, inte heller för dig, men ingår fortfarande i exporten av ditt kontos uppgifter. Du kan bifoga upp till tre bilder till ett bidrag, omkodade på samma sätt. De publiceras med det, om inte Trupeo-teamet döljer någon av dem, och kan då ses av alla med ett Trupeo-konto och på trupeo.com (nedan), utan ditt namn. Du får veta i Trupeo när Trupeo-teamet svarar på det du har skickat, publicerar ditt bidrag eller svarar i en diskussion du har deltagit i.

På trupeo.com. Publicerade idéer visas också på webbplatsen, på /sv/ideer/, med titel, beskrivning och status samt, i förekommande fall, Trupeo-teamets förklaring. Webbplatsen visar ingen bidragstext, inget namn och inget av det du har skickat till oss med knappen ”Föreslå en idé”. Det enda den visar från en diskussion är de bilder som bifogats dess publicerade bidrag och som Trupeo-teamet har släppt igenom, utan att säga vem som skickade dem.

Denna behandling grundar sig på vårt berättigade intresse av att förbättra tjänsten och svara dig (avsnitt 3), och du kan invända mot den via kontaktformuläret (avsnitt 8). Det du har skickat, de idéer du följer och dina bidrag, med deras bilder, lagras tillsammans med resten av tjänsten (avsnitt 5), ingår i exporten av ditt kontos uppgifter (avsnitt 8) och tas bort med ditt konto (avsnitt 4). En bild som du lägger till och sedan inte skickar tas bort efter 24 timmar.

14. Ändringar av denna policy

Vi kan uppdatera denna policy. Vid en väsentlig ändring informerar vi dig 30 dagar i förväg. En uppdatering som bara beskriver en redan pågående behandling mer exakt får verkan så snart den publiceras: det som utlöser varseltiden på 30 dagar är ett nytt ändamål eller en ny mottagare. Fortsatt användning av tjänsten efter att ändringarna har börjat gälla innebär att de godtas.

15. Kontakt och klagomål

Om du har frågor kan du använda formuläret på /sv/kontakt/ eller skriva till oss på: ALK Innovations, 31 avenue des Korrigans, 44300 Nantes, Frankrike.