Dagen då ingen får betalt för att svara
Styrelsen har bestämt sig: förvaltningsavtalet sägs upp, och föreningen sköter mer själv. En BRF blir aldrig utan styrelse. Styrelsen väljs av föreningsstämman, och den ansvarar för föreningens organisation och förvaltningen av föreningens angelägenheter. Det som försvinner är förvaltaren, inte ansvaret. Lagen säger dessutom att en styrelse som delegerar uppgifter till andra ska fortlöpande kontrollera om delegationen kan upprätthållas. Säger ni upp förvaltaren kommer uppgifterna alltså tillbaka till er.
Det första som ändras är inte bokslutet. Det är posten. I åratal har försäkringsbolaget, rörmokaren, kommunen och halva huset mejlat förvaltaren. De fortsätter i månader om ingen ger dem en annan adress. Den här artikeln handlar om just det ögonblicket: föreningens e-postadress, vad ni ska begära av förvaltaren och vem som svarar på vad efter bytet.
Börja i tid: läs ert förvaltningsavtal
Varken lagen om ekonomiska föreningar eller bostadsrättslagen säger något om vilka handlingar en förvaltare ska lämna över när avtalet tar slut. Svaret står i ert förvaltningsavtal, så läs det innan ni säger upp det. Bostadsrätterna skrev i maj 2025 att avtalen ofta löper ett kalenderår med 6 till 7 månaders uppsägningstid, vilket för många föreningar betyder att uppsägningen måste in vid halvårsskiftet eller sista maj för att avtalet ska upphöra den 31 december. Samma guide påminner om att andra tider kan gälla, så kontrollera ert eget avtal.
Första frågan: vems är adressen?
Två fall, och de ger olika mycket arbete.
Föreningen har redan en egen adress. Ett Gmail-konto för styrelsen, eller en adress på en domän som föreningen betalar. Bra, men kontrollera två saker före slutdatumet: att förvaltaren inte står som återställningskontakt på kontot, och att det inte är förvaltaren som sköter domänen. I båda fallen har förvaltaren fortfarande nyckeln. Flytta allt till en ledamot.
Adressen är förvaltarens. En adress som brf-trasten@forvaltare-xyz.se ligger på förvaltarens domän, i förvaltarens system. Den är deras och följer med dem. Det finns inget att ta över. Skapa föreningens adress nu, före slutdatumet, så att den kan stå i meddelandet om bytet. En adress för funktionen, aldrig ett namn, med återställningsuppgifter hos två personer. Hur ni väljer mellan Gmail och en egen domän tar vi upp i delad e-postlåda för BRF-styrelsen.
Vad ni ska begära av förvaltaren
Räkenskapsinformation ska bevaras till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, och till räkenskapsinformationen hör avtal och andra handlingar av särskild betydelse för att belysa verksamhetens ekonomiska förhållanden. Det ansvaret ligger kvar hos föreningen när förvaltaren går. Se till att ni får tillbaka det ni behöver.
E-post nämns inte i någon av lagarna. Förvaltarens mejl om er förening ligger i förvaltarens system, blandade med alla andra föreningar de sköter. Begär därför skriftligt, i samma brev som uppsägningen eller när avtalet löper ut:
- protokoll, stadgar och gällande avtal med leverantörer;
- försäkringen och pågående skador hos försäkringsbolaget;
- korrespondensen i varje öppen fråga, exporterad med bilagor: reparationer, skador, avgiftsfrågor, klagomål;
- listan över leverantörer, med kontaktuppgifter och vad var och en väntar på;
- listan över medlemmar med deras e-postadresser;
- arkivet: vad som finns, var det ligger och i vilken form ni får det.
Vad ni bör spara av föreningens mejl, och hur länge, tar vi upp i spara mejl i en BRF-styrelse.
Vem svarar på vad efter bytet
Ingen lag säger vilken ledamot som svarar på föreningens mejl. Det bestämmer ni själva, och det är lätt att det blir ordföranden som får allt. En person orkar sällan kväll efter kväll.
Dela upp efter ämne och skriv ner det: reparationer och hantverkare till en ledamot, avgifter och banken till kassören, skador till den som känner huset bäst, medlemmarnas frågor gemensamt. Det viktiga är att varje mejl har en person som tar hand om det, och att de andra ser vem.
Berätta sedan om den nya adressen för alla i ett enda meddelande: medlemmar, hantverkare, försäkringsbolag, bank, fastighetsskötare. Be också förvaltaren, i samma brev, att lägga ett automatiskt svar på den gamla adressen som hänvisar till den nya i några månader. Det är deras e-postlåda: ni kan be om det, inte göra det själva.
Förbered nästa överlämning redan nu
Styrelsen byts efter stämman, och en dag kanske föreningen tar in en förvaltare igen. Båda går lätt om adressen aldrig har tillhört en person: en adress för funktionen, återställningsuppgifter som inte hänger på en ledamot, en inloggning per person i stället för ett delat lösenord, och ingen vidarebefordran till privata e-postlådor. Hela rutinen finns i lämna över e-postlådan till en ny styrelse.
Säg det också rakt ut i styrelsen: att sköta mer själva sparar förvaltararvodet, men arbetet försvinner inte. Det flyttar till ledamöter som har ett jobb. En tydlig adress och nedskrivna roller gör det lättare. Mindre blir det inte.
Var Trupeo passar in
Trupeo är en delad e-postlåda. Ni ansluter föreningens adress, Gmail, Outlook, Microsoft 365 eller vilken IMAP-e-postlåda som helst, och varje ledamot loggar in med sitt eget konto. Adressen och mejlen stannar hos er e-posttjänst, och svaren går ut från föreningens adress. Alla ser vem som tar hand om vilket mejl, och meddelandet om den nya adressen kan sparas som en mall med fält att fylla i. Vid nästa överlämning går rollen som ägare av e-postlådan i Trupeo till någon annan och den som slutar tas bort, utan att någon behöver lämna över ett lösenord. Det kostar 10 € i månaden exkl. moms för en e-postlåda som delas av 2 personer, 20 € för 3 personer eller fler, med 14 dagars provperiod utan kort. Detaljerna finns på vår sida för bostadsrättsföreningar, och jämförelsen med kompletta styrelseprogram i program för BRF-styrelsen.
Vanliga frågor
Kan vi fortsätta använda förvaltarens e-postadress?
Nej, inte utan vidare. Ligger den på förvaltarens domän är det deras e-postlåda, och den upphör med avtalet. Skapa föreningens adress före slutdatumet och be om ett automatiskt svar på den gamla.
Vilka handlingar måste förvaltaren lämna över?
Det står inte i lagen om ekonomiska föreningar eller i bostadsrättslagen, utan i ert förvaltningsavtal. Läs det före uppsägningen, och begär skriftligt det ni behöver, mejl inräknade.
Kan en BRF klara sig utan förvaltare?
Ja, styrelsen finns alltid och ansvarar för föreningens förvaltning. Förvaltaren är en tjänst styrelsen köper och måste kontrollera. Utan den gör styrelsen arbetet själv eller fördelar det mellan ledamöterna.
Källor:
- Lag (2018:672) om ekonomiska föreningar (Sveriges riksdag): 7 kap. 4 §, styrelsens ansvar för föreningens organisation och förvaltningen av dess angelägenheter, och den fortlöpande kontrollen vid delegation; 7 kap. 6 §, ”Styrelsen väljs av föreningsstämman.”
- Bokföringslag (1999:1078) (Sveriges riksdag): 7 kap. 2 §, bevarande till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades; 1 kap. 2 § punkt 9 b, avtal och andra handlingar av särskild betydelse som räkenskapsinformation.
- Dags att byta ekonomisk förvaltare (Bostadsrätterna, 1 maj 2025): avtal som ofta löper ett kalenderår med 6 till 7 månaders uppsägningstid, uppsägning vid halvårsskiftet eller sista maj, och påminnelsen om att andra tider kan gälla.