El día en que nadie cobra por contestar
La junta de propietarios ha votado: el administrador de fincas se va y la comunidad se lleva sola. La ley lo permite. El cargo de administrador puede ejercerlo cualquier propietario, y si los estatutos o la junta no lo separan, las funciones de secretario y de administrador las ejerce el presidente. La junta puede además cesar a un cargo antes de que acabe su mandato, que por regla general es de un año.
Lo primero que cambia no son las cuentas. Es el correo. Durante años, el seguro, el fontanero, el ayuntamiento y medio edificio han escrito al despacho del administrador. Seguirán haciéndolo durante meses si nadie les da otra dirección. Este artículo trata de ese momento: la dirección de correo de la comunidad, lo que conviene pedir al administrador que se va, y quién contesta a qué cuando ya no hay administrador.
Una advertencia antes de seguir: si la comunidad está en Cataluña, tiene su propia regulación, en el libro quinto de su Código civil. Lo que citamos aquí es la Ley de Propiedad Horizontal: comprueba las reglas catalanas antes de aplicarlo.
Primera pregunta: ¿de quién es la dirección?
Hay dos casos, y no dan el mismo trabajo.
La comunidad ya tiene su propia dirección. Un Gmail de la comunidad, o una dirección en un dominio que paga la comunidad. Bien, pero revisa dos cosas antes de la fecha de salida: que el despacho no figure como contacto de recuperación de la cuenta, y que no sea él quien gestiona el dominio. En los dos casos seguiría teniendo la llave. Pásalo todo a nombre del presidente o de otro propietario.
La dirección es del despacho. Una dirección como comunidad-mayor12@administraciones-xyz.es vive en el dominio del administrador, en sus sistemas. Es suya y se va con él. No hay nada que recuperar: crea ya la dirección de la comunidad, antes de la fecha de salida, para que figure en el aviso del cambio. Una dirección del cargo, nunca un nombre, con opciones de recuperación en manos de dos personas. Cómo elegir entre un Gmail y un dominio propio lo contamos en el buzón compartido de una comunidad autogestionada.
Qué pedir al administrador que se va
Aquí la ley es más parca de lo que muchos creen. La Ley de Propiedad Horizontal dice que el administrador custodia la documentación de la comunidad a disposición de los titulares, y que el secretario custodia los libros de actas y conserva durante cinco años las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones. Lo que no dice es en qué plazo ni de qué forma tiene que entregarlo todo un administrador saliente: no fija ningún plazo de traspaso.
Así que no esperes una entrega por defecto. Pídela por escrito, con fecha, en la misma comunicación que cierra el encargo:
- los libros de actas y la documentación de las juntas, si los tiene el despacho;
- los contratos en vigor, las pólizas y los partes abiertos con el seguro;
- la correspondencia de cada asunto abierto, exportada con sus archivos adjuntos: obras, siniestros, recibos impagados, quejas;
- la lista de proveedores, con sus datos y lo que cada uno está esperando;
- la lista de propietarios con su dirección de correo.
Ninguna norma de la ley habla del correo electrónico. Los correos del despacho sobre tu comunidad están mezclados con los de todas las demás que lleva, en su sistema. Si no los pides, no llegan. Sobre qué conservar y durante cuánto tiempo, tienes el detalle en el archivo de correos de la comunidad de propietarios.
Quién contesta a qué, sin administrador
Sin administrador, el presidente acumula las funciones de secretario y de administrador, salvo que la junta haya nombrado a otras personas. Y es el presidente quien representa legalmente a la comunidad, en juicio y fuera de él. Eso lo convierte en la respuesta por defecto a «¿quién contesta?». Pero una sola persona rara vez puede, tarde tras tarde.
Reparte por temas y déjalo por escrito: las obras y los proveedores a un vecino, los recibos y el banco al que lleve las cuentas, los siniestros a quien mejor conozca el edificio, las preguntas de los vecinos entre todos. Lo que importa es que cada correo tenga una persona que se encarga, y que los demás vean quién.
Luego avisa a todo el mundo de la nueva dirección en un solo mensaje: vecinos, proveedores, seguro, banco, conserje. Y pide al administrador, en la misma carta, que deje una respuesta automática en la dirección antigua hacia la nueva durante unos meses. Es su buzón: puedes pedirlo, no hacerlo tú.
Prepara ya el próximo relevo
El presidente puede cambiar en la próxima junta, porque el mandato es de un año. Y algún día la comunidad puede volver a contratar a un administrador. Las dos cosas son fáciles si la dirección nunca fue de una persona: una dirección del cargo, una recuperación que no dependa de un solo vecino, un acceso por persona en lugar de una contraseña compartida, y nada de reenvíos a correos personales. La rutina completa está en traspasar el correo sin perder el archivo.
Y dilo claro en la junta: llevar la comunidad uno mismo ahorra honorarios, pero el trabajo no desaparece. Pasa a vecinos que tienen su trabajo. Una dirección clara y unas funciones repartidas lo aligeran. No lo eliminan.
Dónde encaja Trupeo
Trupeo es un buzón compartido. Conectas la dirección de la comunidad, Gmail, Outlook, Microsoft 365 o cualquier buzón IMAP, y cada persona entra con su propia cuenta. La dirección y los correos se quedan en tu servicio de correo, y las respuestas salen desde la dirección de la comunidad. Cada uno ve quién se encarga de cada correo, y el aviso de cambio de dirección puede guardarse como plantilla con campos por rellenar. En el próximo relevo, el papel de propietario del buzón en Trupeo pasa a otra persona y quien se va sale del buzón, sin que ninguna contraseña cambie de manos. Cuesta 10 € al mes sin IVA por un buzón compartido entre dos personas, 20 € a partir de tres personas, con 14 días de prueba sin tarjeta. El detalle está en nuestra página para comunidades de propietarios, y cómo se compara con los programas de gestión completos, en el software para comunidades autogestionadas.
Preguntas frecuentes
¿Podemos seguir usando la dirección de correo del administrador de fincas?
En principio, no. Si está en el dominio del despacho, es su buzón y se acaba con el encargo. Crea la dirección de la comunidad antes de la fecha de salida y pide una respuesta automática en la antigua.
¿En qué plazo tiene que entregar la documentación un administrador saliente?
La Ley de Propiedad Horizontal no fija ningún plazo de traspaso. Dice que el administrador custodia la documentación a disposición de los propietarios. Pide la entrega por escrito, con una fecha y una lista, correos incluidos.
¿Quién lleva la comunidad si no hay administrador?
El presidente, que ejerce las funciones de secretario y de administrador salvo que la junta nombre a otras personas para esos cargos. El cargo de administrador también puede ejercerlo cualquier propietario.
Fuentes:
- Ley 49/1960, de 21 de julio, sobre propiedad horizontal (BOE, texto consolidado): artículo 13.3, el presidente representa a la comunidad en juicio y fuera de él; 13.5, el presidente ejerce las funciones de secretario y administrador salvo provisión separada; 13.6, el cargo de administrador puede ejercerlo cualquier propietario o un profesional cualificado; 13.7, nombramiento por un año y cese anticipado por acuerdo de la junta; 19.4, el secretario custodia los libros de actas y conserva cinco años convocatorias, comunicaciones y demás documentos relevantes de las reuniones; 20.1.e), el administrador custodia la documentación a disposición de los titulares. La ley no fija plazo de traspaso para el administrador saliente.
- Ley 5/2006, de 10 de mayo, del libro quinto del Código Civil de Cataluña, relativo a los derechos reales (BOE): la norma propia de Cataluña.