Una dirección para el edificio, una contraseña para todos
El montaje casi siempre es el mismo. Una comunidad de veinte vecinos decide no contratar administrador de fincas, o un edificio pequeño nunca lo ha tenido. El presidente recién nombrado, o el vecino que se ofrece a llevar las cuentas, crea una dirección para la comunidad: muchas veces un Gmail del tipo comunidad.mayor14@gmail.com, otras un buzón que venía con el dominio de la web del edificio. La contraseña acaba en una hoja de cálculo o en un mensaje de WhatsApp, y cada uno mira el correo desde su móvil, por la noche, entre el trabajo y la cena.
Funciona unos meses. Luego llegan los problemas de siempre. Google bloquea la cuenta porque ve inicios de sesión desde cinco móviles en tres barrios. Nadie sabe si alguien contestó a la empresa del tejado. Y después de la junta anual, cuando cambia el presidente, la contraseña que el saliente sigue conociendo se convierte en un tema que nadie quiere sacar.
No es una situación excepcional: la propia ley la deja abierta. La Ley de Propiedad Horizontal enumera los órganos de gobierno de la comunidad: la junta de propietarios, el presidente (y, si hace falta, uno o varios vicepresidentes), el secretario y el administrador. Pero salvo que los estatutos o la junta digan otra cosa, las funciones de secretario y de administrador las ejerce el propio presidente. Y el administrador, cuando se nombra aparte, puede ser cualquier propietario, no necesariamente un profesional. Así que en muchas fincas pequeñas no hay administrador de fincas: el presidente y un par de vecinos llevan el correo del edificio con las herramientas que tienen a mano.
Presidente, secretario, administrador: el mismo trabajo
Los nombres cambian según la comunidad, y el trabajo no.
El presidente se nombra entre los propietarios, por elección o, si nadie se presenta, por turno rotatorio o sorteo, y el cargo es obligatorio. Representa legalmente a la comunidad, en juicio y fuera de él. El secretario custodia los libros de actas y debe conservar durante cinco años las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las juntas. El administrador custodia la documentación de la comunidad a disposición de los propietarios. La junta de propietarios se reúne al menos una vez al año para aprobar presupuestos y cuentas, y nombra y cesa a quienes ocupan los cargos.
En una comunidad autogestionada, todo eso puede recaer en una sola persona, o repartirse entre el presidente, un vicepresidente y un vecino que hace de secretario y administrador. Sea cual sea el reparto, el patrón se repite: unos pocos propietarios voluntarios, nombrados por un tiempo limitado, que responden por todo el edificio desde una sola dirección.
Lo que pasa de verdad por el correo de la comunidad
A lo largo de un año, la dirección de una comunidad sin administrador recibe casi todo lo que hace funcionar el edificio:
- cuotas, derramas y recibos devueltos, acuerdos de pago y los hilos delicados con los propietarios que van atrasados;
- presupuestos de empresas y seguimiento de obras: el jardín, el tejado, el contrato del ascensor, los bajantes que nadie limpia desde la primavera;
- partes del seguro y correos con el perito, que a menudo se alargan meses;
- peticiones de obras en las viviendas y permisos de la comunidad, que algún propietario invocará años después;
- convocatorias, órdenes del día y actas, más las preguntas y objeciones que llegan detrás;
- peticiones de notarías, gestorías e inmobiliarias cuando se vende un piso, casi siempre con prisa;
- los mensajes de cada día: una filtración, una queja por ruido, el mando del garaje que no funciona.
Dos cosas distinguen este correo de un buzón de contacto cualquiera. La primera, que los asuntos son largos. Un parte por daños de agua puede generar treinta correos en ocho meses, entre el vecino de arriba, la aseguradora, el fontanero y el perito. Quien retoma el asunto a mitad de camino necesita todo el historial, no un resumen de palabra en el portal.
La segunda, que parte del contenido es delicado. La deuda de un propietario o el detalle de una queja por incumplir las normas de la comunidad no tiene por qué circular por el edificio. Tampoco debería acabar en el buzón personal de un cargo, donde seguirá, olvidado, cuando esa persona se mude.
Una pregunta que suele surgir en este punto: ¿la dirección debe ser un Gmail gratuito o un buzón con el dominio propio del edificio? Una dirección como junta@comunidadmayor14.es parece más formal y sobrevive a un cambio de servicio de correo. Pero importa más quién es el dueño que el dominio. Un Gmail cuyas opciones de recuperación controla la comunidad, con sus datos apuntados donde los encontrará el siguiente presidente, es más seguro que un buzón con dominio registrado en la cuenta de hosting personal de un antiguo vecino. Elijáis lo que elijáis, decidid quién es el dueño de la cuenta, del correo de recuperación y del teléfono asociado, y dejadlo por escrito.
Los cargos cambian, el buzón se queda
La composición de los cargos no es estable, y no tiene por qué serlo. Salvo que los estatutos digan otra cosa, la ley fija los nombramientos por un año, y la junta puede cesar a un cargo antes de que termine. Con el turno rotatorio, en muchas fincas la presidencia cambia de piso cada año. A eso se suman las ventas, las mudanzas y quien pide no repetir. Una comunidad que parece estable en marzo puede tener dos caras nuevas en octubre.
Cada cambio plantea dos preguntas sobre el buzón. ¿Quién pierde el acceso, y cómo? ¿Quién lo gana, y con cuánto historial? Con una contraseña compartida, las dos respuestas son malas. El presidente saliente conoce la contraseña hasta que alguien la cambia, y cambiarla obliga a repartir la nueva a todos, normalmente por WhatsApp. El que llega tiene acceso inmediato y total a años de correos, sin saber qué está hecho y qué sigue esperando respuesta.
Hay un caso peor, y es frecuente: el buzón pertenece en la práctica a una sola persona. El Gmail lo creó un antiguo presidente, con su móvil como opción de recuperación. Vende el piso y se va a vivir a otra ciudad. La dirección que tienen apuntada todas las empresas, la aseguradora y las notarías se vuelve inaccesible, y la comunidad empieza a reconstruir su archivo desde cero.
Por qué la contraseña compartida siempre acaba fallando
Compartir la contraseña falla de tres maneras, y cada una llega tarde o temprano.
La primera es técnica. Gmail y Outlook ven los inicios de sesión simultáneos desde dispositivos y lugares distintos como una señal de robo de cuenta, y los dos servicios lo documentan: Google bloquea un intento de inicio de sesión cuando la actividad parece inusual, por ejemplo desde un lugar o un dispositivo que no se usa normalmente, y Microsoft bloquea el inicio de sesión y pide un código de seguridad antes de desbloquear la cuenta. Ese código suele ir al teléfono o al correo de recuperación, es decir, en la práctica, a quien creó la cuenta. Si esa persona no está localizable, el edificio se queda sin correo hasta que lo esté. Explicamos este mecanismo en cómo compartir un buzón sin compartir la contraseña.
La segunda es la trazabilidad. Cuando todos actúan con la misma identidad, nadie sabe quién hizo cada cosa. Alguien le dijo a la empresa del tejado que empezara, pero ¿quién, y en qué correo? Un correo de la aseguradora se archivó sin respuesta, pero ¿quién lo archivó? Para un edificio llevado por voluntarios, no es un detalle menor. Las decisiones de la comunidad deben dejar rastro, y un buzón en el que cinco personas escriben como una sola lo borra.
La tercera es la coordinación. El estado de lectura de un correo es compartido: cuando un vecino abre un correo en el autobús, aparece como leído para los demás, que dan por hecho que alguien se encarga. Así es exactamente como la petición de una notaría se queda diez días sin respuesta aunque tres personas la vieron llegar.
El archivo sobrevive a cada presidente
Es tentador ver el archivo del correo como algo secundario. Para un edificio, se parece más a una infraestructura. El permiso de obras de 2019 zanja una discusión en 2026. Los correos del seguro explican por qué la prima del seguro es la que es al renovar. Los avisos de pago con fecha importan si una deuda llega algún día a un abogado o al juzgado. Y cuando se vende un piso, la parte compradora pide documentos contrarreloj.
Ese historial pertenece a la comunidad, no al voluntario que tenga la contraseña en cada momento. La ley ya lo dice para los papeles: el secretario conserva cinco años las comunicaciones de las juntas, y el administrador custodia la documentación a disposición de los propietarios. Una comunidad que guarda su correo en un archivo único, compartido y transmisible puede entregar el expediente completo a quien venga después. Una comunidad que funciona con copias reenviadas a buzones personales no puede, porque la mitad del archivo se fue con quienes lo escribieron.
También está la transparencia. Los propietarios piden documentos: el presupuesto que justificó una derrama, la postura de la aseguradora sobre un parte, el permiso que un presidente anterior dio para cerrar una terraza. Una comunidad que puede buscar en un archivo compartido responde en minutos. Una que tiene que preguntar a antiguos presidentes por sus buzones personales responde tarde, a medias o nunca, y cada respuesta a medias alimenta la desconfianza que hace tan ingrato el trabajo voluntario en una comunidad.
Esta es la vara de medir de vuestro buzón: ¿podría un presidente recién nombrado el mes que viene retomar cada asunto abierto sin llamar al anterior?
Tres normas de funcionamiento, antes de hablar de herramientas
Uséis el programa que uséis, un buzón llevado por varios voluntarios necesita tres normas. No cuestan nada y ya resuelven la mitad del problema.
Una sola puerta de entrada. Todo lo que tiene que ver con el edificio pasa por la dirección común. Si un propietario escribe al correo personal de un cargo, la respuesta sale de la dirección común, o el mensaje se reenvía allí antes de actuar. La costumbre contraria, reenviar los correos del buzón común a los personales «para que la gente los vea de verdad», destruye el archivo: la respuesta sale de una cuenta personal y no existe en ningún otro sitio.
Una persona por asunto. La obra del tejado la lleva Lucía. La filtración del 3.º B, Javier. La norma vale también correo a correo: cada correo que llega tiene a alguien concreto que se encarga, aunque la respuesta se hable entre todos. Sin esto, cada uno supone que otro se ocupa, y el correo más importante es el que espera.
Un estado «hecho» que diga la verdad. El buzón de un edificio acumula decenas de asuntos abiertos a la vez. Hay que ver de un vistazo qué está terminado y qué sigue pendiente, y apuntar el contexto sobre la marcha: «presupuesto aprobado en la junta de marzo, falta la factura», «aseguradora reclamada el día 3, volver a llamar en dos semanas». Si ese contexto vive en la cabeza de una persona o en un grupo de WhatsApp, se evapora con el siguiente cambio de presidente.
Un repaso semanal de veinte minutos
Sin una rutina, las normas se olvidan. Las comunidades que mantienen sano su buzón hacen un repaso corto a la semana, a menudo justo antes de su reunión o su llamada habitual. Una persona abre la dirección común y repasa en voz alta los asuntos abiertos: qué ha llegado, quién se encarga, qué lleva más de una semana esperando. Lo que no tiene a nadie que se encargue sale del repaso con alguien que se encarga. Lo terminado se marca como hecho.
Veinte minutos suelen bastar, porque el repaso no sirve para contestar correos. Sirve para que nada se quede sin nadie que se encargue y nada se atasque en silencio. El repaso también reparte el conocimiento: todos oyen que ha llegado el presupuesto del ascensor y que el perito ha dejado de contestar, así que ningún voluntario se convierte en la única persona que sabe cómo están los asuntos del edificio. Cuando esa persona es justo la que deja el cargo en la siguiente junta, esta diferencia es la que os salva.
Conservar la dirección, dejar la contraseña compartida
Esas normas se pueden aplicar a base de disciplina en cualquier buzón. Una herramienta de buzón compartido las aplica por diseño, y es exactamente el caso para el que se hizo Trupeo.
El principio: el edificio conserva su dirección de siempre. Trupeo se conecta al buzón actual, ya sea Gmail, Outlook, Microsoft 365 o cualquier buzón IMAP. Lo del IMAP importa aquí más que en casi ningún otro sitio, porque muchas direcciones de comunidad son buzones IMAP corrientes que venían con el hosting de la web o con la conexión a internet de un proveedor. Se conectan como cualquier otro buzón, sin migración y sin cambiar de dirección.
Después, cada cargo entra con su propia cuenta, y la contraseña del buzón deja de compartirse. Si ha ido pasando de mano en mano, cámbiala una vez, justo antes de conectar el buzón. Cuando alguien deja el cargo después de la junta anual, le quitas el acceso; la dirección, el historial y cada asunto abierto se quedan donde están. Cuando alguien entra, recibe su propio acceso y lo hereda todo: el parte del año pasado, los tres presupuestos del tejado, el último aviso de pago y su fecha.
El mismo buzón contiene los hilos delicados, como la deuda de un propietario o una queja por incumplir las normas de la comunidad. Antes de conectarlo, lee nuestra página de seguridad. Explica quién puede entrar, dónde se guardan los correos y quién ha revisado la seguridad de Trupeo.
En el día a día, cada conversación muestra quién se encarga, un estado (Por asignar, En curso, Hecho) y notas para el equipo que los propietarios nunca ven: «hablado con el perito, informe a final de mes». La pregunta «¿alguien ha contestado a la notaría?» se responde en la propia conversación, no en un grupo de WhatsApp con once personas.
Dos límites que conviene conocer. Trupeo no cambia quién es el dueño de la cuenta de correo: si el Gmail del edificio pertenece en la práctica a un antiguo presidente, sigue siendo suyo, y hay que decidir igualmente quién es el dueño de la cuenta, como decíamos más arriba. Y Trupeo no hace contabilidad, ni lleva el seguimiento de las normas de la comunidad y sus incumplimientos, ni ofrece un portal para los propietarios. Es la capa del correo, que es la que más suele faltar en una comunidad autogestionada.
Trupeo cobra por buzón, y el precio deja de subir a partir de tres personas: 10 € al mes sin IVA para un buzón compartido entre dos personas, 20 € a partir de tres, tanto si os encargáis tres como si sois nueve. Los detalles están en nuestra página para comunidades de propietarios y en la página de precios. Para compararlo con las herramientas que cobran por persona, hemos calculado el precio para equipos de 3, 7 y 10 personas en precio de un buzón compartido, por persona o por buzón.
Prepara el traspaso antes de la próxima junta
El mejor momento para dejar la contraseña compartida es un mes tranquilo, no la semana después de la junta. Comprobad quién tiene la cuenta y sus opciones de recuperación, poned a una persona al frente de cada asunto abierto y apuntad lo pendiente: partes abiertos, presupuestos a la espera de votación, avisos que hay que repetir. Explicamos los pasos propios de una comunidad en traspasar el correo cuando cambia el presidente, y el método general para cualquier equipo de voluntarios en traspasar un buzón entre voluntarios. Si todavía estáis eligiendo herramientas, software para una comunidad de propietarios autogestionada aclara qué herramienta sirve para qué, y ¿se pueden tomar acuerdos por correo en una comunidad de propietarios? explica qué se puede decidir desde el buzón y qué no.
Los cargos de una comunidad cambian de manos por definición: un cargo es un mandato, no una propiedad. El buzón debería funcionar igual. La dirección y el archivo son de los propietarios del edificio. Los accesos siguen a los mandatos.
Preguntas frecuentes
¿Necesita un buzón compartido una comunidad sin administrador de fincas?
Necesita una dirección que pertenezca a la comunidad y no a un vecino, y una forma de que varios cargos la lleven sin compartir la contraseña. Salvo que los estatutos o la junta digan otra cosa, el presidente ejerce también las funciones de secretario y de administrador, así que en una comunidad autogestionada el correo del edificio lo llevan los propios cargos.
¿El correo de la comunidad debe ser un Gmail o una dirección con dominio propio?
Las dos opciones sirven. Una dirección con dominio parece más formal y sobrevive a un cambio de servicio de correo. Lo que más importa es la propiedad: el correo de recuperación, el teléfono y, si hay dominio, la cuenta de hosting deben estar en manos de la comunidad y apuntados donde los encuentre el siguiente presidente.
¿Qué pasa con el correo de la comunidad cuando cambia el presidente?
Con una contraseña compartida, el presidente saliente conserva el acceso hasta que alguien la cambia, y si creó él la cuenta, las opciones de recuperación pueden seguir siendo suyas. Con una cuenta por persona, le quitas el acceso y la dirección, el historial y los asuntos abiertos se quedan con el edificio.
¿Es obligatorio contratar un administrador de fincas?
La Ley de Propiedad Horizontal no lo exige. El administrador es uno de los órganos de la comunidad, pero salvo que los estatutos o la junta decidan otra cosa, sus funciones las ejerce el presidente. Y cuando se nombra aparte, puede ser cualquier propietario, una persona con cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida, o una empresa. Revisa en todo caso los estatutos de tu comunidad.
Fuentes:
- Ley 49/1960, de 21 de julio, sobre propiedad horizontal (texto consolidado, BOE): los órganos de gobierno de la comunidad, junta, presidente, vicepresidentes, secretario y administrador (art. 13.1); el presidente se nombra entre los propietarios por elección o, subsidiariamente, por turno rotatorio o sorteo, y el nombramiento es obligatorio (art. 13.2); representa a la comunidad en juicio y fuera de él (art. 13.3); el presidente ejerce las funciones de secretario y administrador salvo que los estatutos o la junta digan otra cosa (art. 13.5); los cargos de secretario y administrador pueden acumularse en una misma persona, y el administrador puede ser cualquier propietario, una persona con cualificación profesional o una persona jurídica (art. 13.6); los cargos se nombran por un año salvo disposición contraria de los estatutos y la junta puede cesarlos antes (art. 13.7); la junta nombra y cesa a los cargos (art. 14); se reúne al menos una vez al año para aprobar presupuestos y cuentas (art. 16.1); el secretario custodia los libros de actas y conserva cinco años convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes (art. 19.4); el administrador custodia la documentación de la comunidad a disposición de los propietarios (art. 20.e).
- Correo electrónico «Se ha evitado un inicio de sesión sospechoso» (Ayuda de Cuenta de Google): Google bloquea un intento de inicio de sesión cuando la actividad parece inusual, como un inicio de sesión desde un lugar o un dispositivo que no se usa normalmente.
- ¿Qué sucede si se produce un inicio de sesión inusual en su cuenta? (Soporte técnico de Microsoft): Microsoft puede bloquear el inicio de sesión desde un dispositivo nuevo o al viajar, y desbloquea la cuenta tras introducir un código de seguridad enviado a un método de contacto.