Una comunidad de propietarios que se gestiona sin administrador de fincas tiene tres tareas que cubrir: el dinero (cuotas, derramas y cuentas), los avisos que llegan a todos los propietarios y el buzón de doble sentido, donde escriben los vecinos, las empresas y el seguro. Una app para comunidades como TusVecinos o Comunya está pensada para el dinero, las juntas y los documentos, y es la opción acertada cuando lo que más cuesta es cobrar las cuotas y organizar las votaciones. Si el dinero ya funciona y lo que falla es la dirección de correo de la comunidad, basta con un buzón compartido.
Las tres tareas
Antes de comparar programas, separa lo que de verdad hacen el presidente y quienes le ayudan. La mayoría de las herramientas están pensadas para una o dos de estas tareas, rara vez para las tres.
1. El dinero. Las cuotas de comunidad, las derramas, los recibos, los pagos, los vecinos que van con retraso. La Ley de Propiedad Horizontal pide que la junta de propietarios se reúna al menos una vez al año para aprobar los presupuestos y las cuentas, y que el fondo de reserva no baje del 10 % del último presupuesto ordinario. Salvo que los estatutos o la junta digan otra cosa, el presidente ejerce también las funciones de secretario y de administrador, así que en una comunidad sin administrador de fincas estas cuentas suelen caer sobre él.
2. Los avisos. Un mismo mensaje para todos los propietarios: la convocatoria de la junta ordinaria, que la ley pide enviar como mínimo con seis días de antelación, el corte de agua del martes, el acta, que se cierra con las firmas del presidente y del secretario como tarde diez días naturales después de la reunión. Es difusión, de uno a todos. Hace falta una lista al día de los propietarios y de sus datos de contacto, y a veces la carta en papel o el tablón de anuncios.
3. El buzón de doble sentido. La dirección de la comunidad, donde la gente escribe y espera respuesta: un vecino que avisa de una gotera, una empresa que manda un presupuesto, el perito del seguro, un notario con prisa por una compraventa. Es de muchos a uno, y las respuestas salen de varios vecinos voluntarios. Aquí las preguntas son otras: quién se encarga de este correo, si alguien ha contestado ya y qué pasa con el historial cuando cambia el presidente, algo que en muchas fincas ocurre cada año, porque la ley nombra los cargos por un año salvo que los estatutos digan otra cosa.
Una app para comunidades es fuerte en el dinero, y las dos que vemos aquí también mandan avisos a todos los vecinos. La tercera tarea es a menudo la única para la que nadie eligió herramienta, y ahí es donde vive la contraseña compartida. Lo contamos en detalle en el buzón compartido de una comunidad autogestionada.
Todo en uno para una comunidad: TusVecinos
TusVecinos es una app para comunidades de vecinos, para iOS y Android. Su web describe el cobro desde la app de cuotas, derramas y reservas, con tarjeta, Apple Pay o Google Pay; comunicados a toda la comunidad o solo a una parte (propietarios, inquilinos, un portal o una planta); avisos de averías con seguimiento; votaciones desde el móvil y un gestor de documentos para actas, estatutos, normas, facturas, presupuestos, contratos y pólizas de seguro.
Los precios, observados en octubre de 2026 en su página de tarifas, van por vivienda y por año, sin IVA:
- Prueba: 0 € durante 3 meses, con todas las funciones en modo demo y sin tarjeta;
- Básico: 2 € por vivienda al año, con avisos, tablón, documentos, incidencias, votaciones, encuestas y pagos en la app;
- Medio: 3 € por vivienda al año, con la reserva de zonas comunes además;
- Premium: 4 € por vivienda al año, con domótica, un chatbot de IA y soporte prioritario además.
El pago es anual por transferencia, sin permanencia, y las comunidades de más de 150 viviendas tienen tarifa a medida.
Para quién encaja: una comunidad donde cobrar las cuotas, reclamar los recibos pendientes y organizar las votaciones se lleva casi todo el tiempo del presidente. Justo el trabajo que un buzón compartido no hace.
Qué comprobar: en su web, el correo aparece como un canal más para hacer llegar los avisos. Un buzón compartido de doble sentido, donde varias personas contestan desde la dirección de la comunidad, cada una con su propio acceso, no aparece descrito en la página de tarifas. Si te importa, pregúntalo durante la prueba.
Otra opción todo en uno: Comunya
Comunya es una app para comunidades de vecinos, en web y Android, que se presenta como la forma de dejar atrás los grupos de WhatsApp. Su web enumera comunicados oficiales con confirmación de lectura, juntas presenciales, en línea o mixtas, votaciones confirmadas con un código, documentos y actas, presupuestos y facturas, avisos de averías, reserva de instalaciones y un directorio de proveedores. No menciona el cobro de cuotas a los vecinos.
Los precios, observados en octubre de 2026:
- Comunidad: 25 € al mes, IVA incluido, por comunidad, con todos los módulos;
- Pago anual: 23,75 € al mes, es decir, 285 € al año;
- Administradores y proveedores: gratis.
La web ofrece dos meses gratis antes del primer cobro, sin permanencia. No describe ningún buzón de correo compartido.
Para quién encaja: una comunidad que quiere sacar la vida del edificio del grupo de WhatsApp y reunir comunicados, juntas, votaciones y documentos en un mismo sitio, con un precio fijo que no depende del número de viviendas.
Lo que quizá ya tienes
Muchas comunidades ya pagan, o pueden conseguir, un servicio de correo con alguna forma de dirección compartida. Antes de comprar nada, revisa estas opciones.
El buzón compartido de Microsoft 365. Si la comunidad ya tiene Microsoft 365 para empresas, un buzón compartido no cuesta nada más. Microsoft indica que guarda hasta 50 GB sin licencia propia y admite un máximo de 25 usuarios. Dos condiciones pesan para una comunidad: cada persona que lo abra necesita su propio buzón de Exchange Online con licencia, y solo pueden usarlo las personas de tu organización, así que un vecino que solo tiene un Gmail personal no puede entrar. Lo explicamos en el buzón compartido de Microsoft 365 para un equipo pequeño.
La bandeja de entrada compartida nativa de Google Workspace. Google Workspace ofrece ahora una bandeja de entrada compartida nativa que, en octubre de 2026, todavía se está lanzando por fases. Un administrador la crea desde la Consola del administrador: en la sección Usuarios de la página principal, pulsa «Configura una dirección de correo electrónico compartida». Está disponible en las ediciones Business Starter, Business Standard y Business Plus, pero todavía no en todas las cuentas: si no la ves, Google aconseja usar mientras tanto cuentas de Gmail delegadas.
La bandeja de entrada colaborativa de Grupos de Google. Un grupo de Google configurado como bandeja de entrada colaborativa permite a sus miembros asignar conversaciones y marcarlas como finalizadas. Hace falta tener activado Grupos para empresas y dar a los miembros los permisos de moderación adecuados. Es una interfaz de grupo, no Gmail, y algunos vecinos se pierden en ella. Las dos opciones de Google se comparan en el buzón compartido de Google Workspace para un equipo pequeño.
Estas opciones son gratis o casi si ya tienes la suite. Su límite es el mismo: dan por hecho una organización que crea cuentas para sus miembros, y un grupo de vecinos voluntarios que usan su correo personal rara vez lo es.
Solo el buzón: Trupeo
Trupeo cubre la tercera tarea y nada más. Conecta la dirección que la comunidad ya tiene, esté en Gmail, Outlook, Microsoft 365 o en cualquier buzón IMAP, como el que venía con el alojamiento de la web. La dirección no cambia y no se migra nada.
Cada persona del equipo entra con su propia cuenta, así que la contraseña del buzón deja de pasar de mano en mano. En cada conversación se ve quién se encarga y en qué punto está («Por asignar», «En curso», «Hecho»), y cada uno puede dejar notas para el equipo que quien escribe no ve nunca. Cuando alguien deja su cargo tras la junta ordinaria, le retiras el acceso; la dirección, el historial y los correos en curso se quedan en la comunidad.
Lo que no hace: Trupeo no lleva contabilidad, ni cuotas, ni votaciones, ni actas, ni tiene portal de vecinos. Tampoco manda avisos masivos a todos los propietarios. Es la capa del correo, y nada más.
Trupeo cobra por buzón conectado y por mes, sin IVA: 10 € al mes para 2 personas, 20 € al mes a partir de 3 personas, sean tres o nueve las personas del equipo. Todas las funciones están incluidas en los dos planes. La prueba gratuita dura 30 días, sin tarjeta. El detalle está en nuestra página para comunidades de propietarios y en la página de precios.
Qué herramienta para cada situación
| Tu situación | Lo que encaja |
|---|---|
| Comunidad donde cobrar cuotas, reclamar recibos y votar se lleva casi todo el tiempo | TusVecinos, u otra app de comunidad con pagos |
| Comunidad que quiere comunicados, juntas y documentos fuera del WhatsApp, a precio fijo | Comunya |
| Dos personas que ya tienen licencias de Microsoft 365 a nombre de la comunidad | Un buzón compartido de Microsoft 365 |
| Equipo que solo necesita una dirección, varios accesos y un historial que sobreviva a cada junta | Trupeo |
Nada te impide combinarlas. Una comunidad puede cobrar sus cuotas en TusVecinos y llevar su correo en un buzón compartido: las dos herramientas no se pisan.
Un ejemplo con cifras: un edificio de 40 viviendas
Pongamos un edificio de 40 viviendas en el que cuatro vecinos llevan la comunidad, y comparemos los precios publicados, observados en octubre de 2026:
- TusVecinos, plan Básico: 40 viviendas × 2 € = 80 € al año sin IVA. Con el plan Premium: 40 × 4 € = 160 € al año sin IVA.
- Comunya: 25 € al mes IVA incluido, o 285 € al año con pago anual, sea cual sea el número de viviendas.
- Trupeo: 20 € al mes sin IVA por el buzón de la comunidad, porque son tres personas o más. El precio no depende del número de viviendas.
Ojo con estas cifras: no son tres precios por lo mismo. TusVecinos y Comunya se ocupan del dinero, las juntas y los documentos, y Trupeo no. Trupeo se ocupa de la dirección compartida con varios accesos, algo que sus páginas de precios no describen. La pregunta de verdad es qué tarea te da problemas hoy. Para ver cómo cobran en general las herramientas de buzón compartido, mira el precio de un buzón compartido, por persona o por buzón y la mejor bandeja de entrada compartida para un equipo pequeño. Y cuando cambie la presidencia, el traspaso del correo de la comunidad repasa los pasos.
Preguntas frecuentes
¿Qué programa necesita una comunidad de propietarios sin administrador?
Depende de cuál de las tres tareas te cueste. Si cobrar las cuotas, llevar las cuentas y organizar las votaciones se lleva casi todo el tiempo del presidente, encaja una app de comunidad con cobro de cuotas, como TusVecinos. Si el dinero funciona y lo que falla es la dirección de correo de la comunidad, basta con un buzón compartido. Muchas comunidades solo necesitan una de las dos cosas.
¿Hace falta una app de comunidad solo para el correo?
No. Las apps de comunidad giran en torno a los pagos, las juntas y los avisos a los vecinos. Si el problema es una contraseña compartida en el Gmail o el Outlook de la comunidad, un buzón compartido da a cada persona del equipo su propio acceso a esa dirección, guarda el historial y muestra quién se encarga de cada correo, sin cambiar cómo cobráis las cuotas.
¿Qué usan el presidente y quienes le ayudan para compartir una dirección de correo?
Normalmente una de estas tres cosas: la misma contraseña, que pasa de mano en mano (y que falla cuando la cuenta se bloquea o alguien deja su cargo), un buzón compartido de Microsoft 365 o Google Workspace si la comunidad ya paga uno, o un buzón compartido como Trupeo, que conecta la dirección que ya existe y da a cada persona del equipo su propia cuenta.
Fuentes:
- Ley 49/1960, de 21 de julio, sobre propiedad horizontal (texto consolidado, BOE): el fondo de reserva no puede ser inferior al 10 % del último presupuesto ordinario (art. 9.1.f); el domicilio para notificaciones y el tablón de anuncios (art. 9.1.h); el presidente ejerce las funciones de secretario y administrador salvo que los estatutos o la junta acuerden otra cosa (art. 13.5); los cargos se nombran por un año salvo que los estatutos digan otra cosa (art. 13.7); la junta aprueba el plan de gastos e ingresos previsibles y las cuentas (art. 14); se reúne al menos una vez al año para aprobar presupuestos y cuentas (art. 16.1) y la ordinaria se convoca con seis días de antelación como mínimo (art. 16.3); el acta se cierra con las firmas del presidente y del secretario al terminar la reunión o en los diez días naturales siguientes (art. 19.3).
- Tarifas de TusVecinos: observado en octubre de 2026, prueba de 3 meses a 0 € sin tarjeta, Básico a 2 €, Medio a 3 € y Premium a 4 € por vivienda al año sin IVA, pago anual por transferencia, sin permanencia, tarifa a medida a partir de 150 viviendas, pagos en la app incluidos desde el plan Básico; ningún buzón compartido descrito.
- Página de inicio de TusVecinos: app para iOS y Android, cobro de cuotas, derramas y reservas con tarjeta, Apple Pay o Google Pay, comunicados segmentados, avisos de averías, votaciones y gestor de documentos; el correo solo como canal de avisos.
- Página de inicio de Comunya: observado en octubre de 2026, 25 € al mes IVA incluido por comunidad, 23,75 € al mes con pago anual (285 € al año), dos meses gratis, sin permanencia, gratis para administradores y proveedores; web y Android; comunicados, juntas, votaciones, documentos y actas, presupuestos y facturas; ni cobro de cuotas ni buzón compartido descritos.
- Acerca de los buzones compartidos en Microsoft 365 (Microsoft Learn): hasta 50 GB sin licencia, un máximo de 25 usuarios, cada usuario necesita una licencia de buzón de Exchange Online, y solo las personas de la organización pueden usarlo, no alguien con una cuenta de Gmail.
- Crea una carpeta Recibidos compartida (Ayuda de Google Workspace): bandeja de entrada compartida nativa lanzada por fases en Business Starter, Business Standard y Business Plus, creada desde la sección Usuarios de la Consola del administrador con «Configura una dirección de correo electrónico compartida», con las cuentas de Gmail delegadas como alternativa mientras tanto, observado en octubre de 2026.
- Utilizar grupos con las funciones de Bandeja de entrada colaborativa (Ayuda de Google Workspace): los miembros pueden asignar conversaciones y marcarlas como finalizadas, con Grupos para empresas activado y los permisos de moderación definidos.