Un conseil d’administration de HOA autogéré (États-Unis) ou un strata committee sans gestionnaire (Australie) a trois travaux à couvrir : l’argent (charges, appels de fonds et comptes), les avis envoyés à tous les propriétaires, et la boîte mail où les propriétaires, les entreprises et les assureurs écrivent et attendent une réponse. Une plateforme tout-en-un comme PayHOA aux États-Unis ou Our Body Corp en Australie est conçue pour l’argent, les assemblées et les documents, et c’est le bon choix quand l’encaissement et le respect du règlement sont le plus difficile. Si l’argent tourne déjà bien et que c’est l’adresse mail de l’immeuble qui pose problème, une boîte mail partagée suffit, et coûte en général moins cher.
Cet article porte sur des produits américains et australiens. Pour une copropriété française, la situation est différente : voyez l’adresse mail du conseil syndical.
Les trois travaux
Avant de comparer des logiciels, séparez ce que fait réellement le conseil. La plupart des outils sont conçus pour un ou deux de ces travaux, rarement les trois.
1. L’argent. Les dues d’un homeowners association américain, les levies d’un strata scheme australien. Les factures, le paiement en ligne, les relances des propriétaires en retard, le budget, les comptes que le trésorier présente à l’assemblée annuelle. Dans un HOA américain, ajoutez les amendes et le respect du règlement (les CC&Rs).
2. Les avis. Un même mail à tous les propriétaires : la convocation, la coupure d’eau de mardi, le procès-verbal. C’est de la diffusion, d’un vers tous. Il faut une liste à jour des propriétaires et de leurs coordonnées, et parfois une lettre papier.
3. La boîte mail à double sens. L’adresse de l’immeuble, où l’on écrit et où l’on attend une réponse : un propriétaire qui signale une fuite, une entreprise qui envoie un devis, l’expert de l’assureur, un notaire ou un conveyancer pressé. C’est de tous vers un, et les réponses partent de plusieurs bénévoles. Les questions sont alors différentes : qui s’occupe de ce mail, quelqu’un a-t-il répondu, et que devient l’historique quand un membre quitte le conseil à l’assemblée annuelle.
Une plateforme tout-en-un est forte sur l’argent, et PayHOA envoie aussi des avis à tous les propriétaires. Le troisième est souvent celui pour lequel personne n’a choisi d’outil, et c’est là que vit le mot de passe partagé.
Tout-en-un pour un HOA américain : PayHOA
PayHOA est un logiciel américain conçu pour les HOA, avec une offre dédiée aux associations autogérées. Son site décrit le paiement en ligne et le prélèvement automatique, des factures automatiques pour les charges, frais et amendes, une « comptabilité HOA complète » (« full HOA accounting »), une fonction de suivi des infractions au règlement (« enforce CC&Rs »), un portail des propriétaires présenté comme « un point unique pour vos propriétaires », et l’envoi de SMS, de mails et d’appels aux propriétaires.
Les tarifs, constatés en octobre 2026 sur l’onglet « self-managed » de sa page de prix, dépendent du nombre de lots :
- de 0 à 25 lots : 54 $ par mois, ou 49 $ par mois en paiement annuel ;
- de 26 à 50 lots : 65 $ par mois, ou 59 $ par mois en paiement annuel ;
- de 401 à 500 lots : 275 $ par mois, ou 249 $ par mois en paiement annuel ;
- au-delà de 500 lots : 0,55 $ par lot et par mois, avec un minimum de 275 $ par mois.
La page indique « All features included to your plan » (toutes les fonctions incluses), présente les « Text, emails & phone calls » comme illimités, propose un essai gratuit de 30 jours « sans carte bancaire » et facture à part les lettres postales (1,25 $ la lettre en USPS First Class, impression et affranchissement compris).
À qui il convient : une association où l’encaissement des charges, les retards de paiement et les infractions au règlement prennent l’essentiel du temps du conseil. C’est précisément le travail qu’une boîte mail partagée ne fait pas.
À vérifier : sa messagerie est décrite comme une diffusion vers les propriétaires. Une boîte mail partagée à double sens, où plusieurs membres du conseil répondent depuis l’adresse de l’association avec leur propre accès, n’est pas décrite sur la page de prix. Si c’est important pour vous, posez la question pendant l’essai.
Tout-en-un pour un strata australien : Our Body Corp
Our Body Corp est un éditeur australien de logiciel de gestion de strata. Son offre Owner Controlled vise les immeubles qui se gèrent eux-mêmes : le site dit qu’on peut y lancer les appels de fonds (« raise levies »), gérer ses finances, organiser et tenir les assemblées et diffuser les procès-verbaux. Ailleurs sur sa page d’accueil, il indique que tous les documents et communications sont stockés de façon sécurisée (« All records and communications are securely stored »).
Les tarifs, constatés en octobre 2026 :
- Owner Controlled : 7,60 $ par lot et par mois, abonnement de 12 mois, avec 2 heures d’assistance offertes ;
- Admin Support : 11,60 $ par lot et par mois, plus des frais de mise en place uniques de 49,00 $ par lot, pour les immeubles qui veulent faire traiter les appels de fonds et les factures tout en gardant la main sur les assemblées et le budget ;
- Fully Managed : à partir de 24 $ par lot et par mois, contrat de 12 mois, plus les mêmes 49,00 $ par lot de mise en place.
La page de prix propose un essai gratuit avec une période de 6 semaines sans engagement. Elle ne mentionne aucune fonction de mail ou de boîte de réception.
À qui il convient : un strata australien qui veut rester géré par ses propriétaires, sans strata manager, et réunir appels de fonds, assemblées et documents dans un outil conçu pour les strata australiens.
Ce que vous avez peut-être déjà
Beaucoup de conseils paient déjà, ou peuvent obtenir, un service mail qui propose une forme d’adresse partagée. Avant d’acheter quoi que ce soit, vérifiez ces options.
La boîte aux lettres partagée Microsoft 365. Si l’association a déjà Microsoft 365 pour les entreprises, une boîte aux lettres partagée ne coûte rien de plus. Microsoft indique qu’elle stocke jusqu’à 50 Go sans licence propre et accepte au maximum 25 utilisateurs. Deux conditions comptent pour un conseil : chaque membre qui l’ouvre doit avoir sa propre boîte Exchange Online sous licence, et seules les personnes de votre organisation peuvent l’utiliser, donc un membre qui n’a qu’une adresse Gmail personnelle ne peut pas y être ajouté. Nous la détaillons dans la boîte mail partagée Microsoft 365 pour une petite équipe.
La boîte de réception partagée native de Google Workspace. Google Workspace propose désormais une boîte de réception partagée native, encore en déploiement progressif constaté en octobre 2026. Un administrateur la crée depuis la console d’administration, sous Accueil > Utilisateurs > « Set up a shared email address ». Elle est disponible sur les éditions Business Starter, Business Standard et Business Plus, mais pas encore dans tous les comptes : si vous ne la voyez pas, Google conseille lui-même d’utiliser en attendant des comptes Gmail délégués.
La boîte de réception collaborative de Google Groupes. Un groupe Google configuré en boîte de réception collaborative permet aux membres d’attribuer des conversations et de les marquer terminées. Il faut que Groups for Business soit activé et que les membres aient les bonnes autorisations de modération. C’est une interface de groupe, pas Gmail, et certains bénévoles s’y perdent. Les deux options Google sont comparées dans la boîte mail partagée Google Workspace pour une petite équipe.
Ces options sont gratuites ou presque si vous avez déjà la suite. Leur limite est la même : elles supposent une organisation qui possède des comptes pour ses membres, ce qu’est rarement un conseil de bénévoles qui utilisent leurs adresses personnelles.
Seulement la boîte mail : Trupeo
Trupeo couvre le troisième travail et rien d’autre. Il connecte l’adresse actuelle de l’immeuble, qu’elle soit chez Gmail, Outlook, Microsoft 365 ou n’importe quel service IMAP, comme celle fournie avec l’hébergement du site web. L’adresse ne change pas et rien n’est migré.
Chaque membre du conseil se connecte avec son propre identifiant : le mot de passe de la boîte mail ne circule plus. Chaque conversation montre qui s’en occupe et où elle en est (à attribuer, en cours, traité), et les membres laissent des notes pour l’équipe que les propriétaires ne voient jamais. Quand quelqu’un part après l’assemblée annuelle, vous retirez son accès ; l’adresse, l’historique et les mails en cours restent à l’immeuble.
Ce qu’il ne fait pas : Trupeo ne fait ni comptabilité, ni suivi du règlement ou des infractions, ni portail des propriétaires. Il n’envoie pas non plus d’avis groupés à tous les propriétaires. C’est la couche mail, rien de plus.
Trupeo facture par boîte mail connectée, hors taxes : 10 € par mois pour 2 personnes, 20 € par mois à partir de 3 personnes, que le conseil compte trois membres ou neuf. L’essai gratuit dure 30 jours, sans carte bancaire. Les détails sont sur notre page pour les conseils syndicaux et sur la page des tarifs.
Quel outil pour quelle situation
| Votre situation | Ce qui convient |
|---|---|
| HOA américain où l’encaissement des charges, les retards et les infractions prennent le plus de temps | PayHOA, ou une plateforme HOA tout-en-un comparable |
| Strata australien qui veut une administration par les propriétaires, sans strata manager | Our Body Corp, offre Owner Controlled |
| Conseil de deux personnes qui ont déjà des licences Microsoft 365 au nom de l’association | Une boîte aux lettres partagée Microsoft 365 |
| Conseil qui a juste besoin d’une adresse, de plusieurs accès et d’un historique qui survit à l’assemblée | Trupeo |
Rien ne vous empêche de les combiner. Une association peut gérer ses charges dans PayHOA et sa correspondance dans une boîte mail partagée : les deux outils ne se recouvrent pas.
Un exemple chiffré : un immeuble de 40 lots
Prenez un immeuble de 40 lots avec un conseil de quatre personnes, et mettez côte à côte les prix publiés, constatés en octobre 2026 :
- PayHOA, de 26 à 50 lots : 65 $ par mois, ou 59 $ par mois en paiement annuel.
- Our Body Corp, Owner Controlled : 40 lots × 7,60 $ = 304 $ par mois. Avec Admin Support à la place : 40 × 11,60 $ = 464 $ par mois, plus 40 × 49,00 $ = 1 960 $ une seule fois.
- Trupeo : 20 € par mois hors taxes pour la boîte mail de l’immeuble, puisque le conseil compte trois personnes ou plus. Le prix ne dépend pas du nombre de lots.
Lisez cette comparaison avec prudence. Ce ne sont pas trois prix pour la même chose. PayHOA et Our Body Corp gèrent l’argent, les assemblées et les documents, ce que Trupeo ne fait pas. Trupeo gère l’adresse partagée avec plusieurs accès, ce que leurs pages de prix ne décrivent pas. La vraie question est de savoir quel travail vous pose problème aujourd’hui. Pour un regard plus large sur la façon dont les outils de boîte mail partagée facturent, voyez le prix d’une boîte mail partagée, par utilisateur ou par boîte et la meilleure boîte mail partagée pour une petite équipe. Et quand le conseil change, la passation de la boîte mail du conseil syndical liste les étapes.
Questions fréquentes
De quel logiciel un HOA autogéré a-t-il besoin ?
Cela dépend de celui des trois travaux qui vous pose problème. Si l’encaissement des charges, la comptabilité et le suivi des infractions prennent l’essentiel du temps du conseil, une plateforme HOA tout-en-un comme PayHOA convient. Si l’argent tourne bien et que c’est l’adresse mail de l’association qui pose problème, une boîte mail partagée suffit. Beaucoup de conseils n’ont besoin que de l’un des deux.
Faut-il un logiciel de HOA juste pour les mails ?
Non. Les plateformes HOA tout-en-un sont construites autour des paiements, de la comptabilité et des avis aux propriétaires. Si le problème est un mot de passe partagé sur l’adresse Gmail ou Outlook de l’association, une boîte mail partagée donne à chaque membre du conseil son propre accès à cette adresse, garde l’historique et montre qui s’occupe de chaque mail, sans changer la façon dont vous encaissez les charges.
Qu’utilise un strata committee pour partager une adresse mail ?
En général l’une de ces trois solutions : le même mot de passe qui circule (ce qui casse quand le compte se bloque ou qu’un membre part), une boîte partagée Microsoft 365 ou Google Workspace si l’immeuble en paie déjà une, ou une boîte mail partagée comme Trupeo qui connecte l’adresse existante et donne à chaque membre du conseil son propre identifiant.
Sources :
- Tarifs PayHOA (onglet self-managed) : constaté en octobre 2026, 54 $ par mois de 0 à 25 lots (49 $ en paiement annuel), 65 $ de 26 à 50 lots (59 $ en paiement annuel), 275 $ de 401 à 500 lots (249 $ en paiement annuel), 0,55 $ par lot et par mois au-delà de 500 lots avec un minimum de 275 $ par mois, « All features included to your plan », « Text, emails & phone calls » présentés comme illimités, essai gratuit de 30 jours, « No credit card required », lettres USPS First Class à 1,25 $ ; aucune boîte de réception partagée ou à double sens décrite.
- Page d’accueil PayHOA : paiement en ligne et prélèvement automatique, factures pour charges, frais et amendes, « full HOA accounting », suivi des infractions pour « enforce CC&Rs », portail des propriétaires, SMS, mails et appels vers les propriétaires, offres pour les HOA autogérés.
- Tarifs Our Body Corp : constaté en octobre 2026, Owner Controlled à 7,60 $ par lot et par mois sur un abonnement de 12 mois avec 2 heures d’assistance offertes, Admin Support à 11,60 $ par lot et par mois plus 49,00 $ par lot de mise en place unique, Fully Managed à partir de 24 $ par lot et par mois plus les mêmes frais de mise en place, essai gratuit avec 6 semaines sans engagement ; aucune fonction de mail ou de boîte de réception mentionnée.
- Page d’accueil Our Body Corp : éditeur australien de logiciel de gestion de strata ; l’offre Owner Controlled permet de lancer les appels de fonds, gérer les finances, organiser et tenir les assemblées, diffuser les procès-verbaux ; le site indique aussi que documents et communications sont stockés de façon sécurisée.
- À propos des boîtes aux lettres partagées dans Microsoft 365 (Microsoft Learn) : jusqu’à 50 Go sans licence, 25 utilisateurs au maximum, chaque utilisateur doit avoir une boîte Exchange Online sous licence, et seules les personnes de l’organisation peuvent l’utiliser.
- Create a shared inbox (Google Workspace) : boîte de réception partagée native déployée par phases sur Business Starter, Business Standard et Business Plus, créée depuis Accueil > Utilisateurs > « Set up a shared email address », avec les comptes Gmail délégués comme solution d’attente, constaté en octobre 2026.
- Utiliser un groupe comme boîte de réception collaborative (Centre d’apprentissage Google Workspace) : les membres peuvent attribuer des conversations et les marquer terminées, une fois Groups for Business activé et les autorisations de modération définies.