Eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG), die sich ohne externe Hausverwaltung selbst verwaltet, hat drei Aufgaben zu erledigen: das Geld (Hausgeld, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung), die Mitteilungen an alle Eigentümer und das Postfach, an das Eigentümer, Handwerker und die Versicherung schreiben und von dem sie eine Antwort erwarten. Eine WEG-Software wie wegportal24 oder beschlussreif ist auf das Geld, die Versammlungen und die Unterlagen ausgelegt und die richtige Wahl, wenn Hausgeld und Abrechnung die meiste Arbeit machen. Läuft das Geld bereits gut und hakt es an der E-Mail-Adresse des Hauses, reicht ein gemeinsames Postfach, und das kostet meist weniger.
Die drei Aufgaben
Bevor Sie Software vergleichen, trennen Sie, was in Ihrer Gemeinschaft wirklich anfällt. Die meisten Werkzeuge sind für eine oder zwei dieser Aufgaben gebaut, selten für alle drei.
1. Das Geld. Die Eigentümer beschließen über die Hausgeldvorschüsse, die der Verwalter in einem Wirtschaftsplan für das Kalenderjahr aufstellt. Nach Ablauf des Jahres stellt der Verwalter die Jahresabrechnung auf, auf deren Grundlage die Eigentümer über Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse beschließen, dazu einen Vermögensbericht, der jedem Eigentümer zur Verfügung zu stellen ist (§ 28 WEG). Im Alltag heißt das: Zahlungseingänge prüfen, Eigentümer mahnen, die mit dem Hausgeld im Rückstand sind, Belege verbuchen. Zur ordnungsmäßigen Verwaltung gehört auch eine angemessene Erhaltungsrücklage (§ 19 Abs. 2 WEG). Gibt es einen Verwaltungsbeirat, soll er Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung prüfen und mit seiner Stellungnahme versehen, bevor darüber beschlossen wird (§ 29 Abs. 2 WEG). In der Selbstverwaltung liegt diese Arbeit bei einem Eigentümer, der zum Verwalter bestellt ist. Gibt es keinen Verwalter, vertreten die Eigentümer die Gemeinschaft gemeinschaftlich (§ 9b Abs. 1 WEG), und die Arbeit verteilt sich auf sie.
2. Die Mitteilungen. Eine Nachricht an alle Eigentümer: die Einladung zur Eigentümerversammlung, die mindestens einmal im Jahr stattfindet und in Textform einberufen wird, mit einer Frist von mindestens drei Wochen, außer in Fällen besonderer Dringlichkeit (§ 24 Abs. 1 und 4 WEG), die Wasserabsperrung am Dienstag, die Niederschrift, die unverzüglich nach der Versammlung aufzunehmen ist (§ 24 Abs. 6 WEG). Das ist ein Rundschreiben: einer schreibt an alle. Dafür braucht es eine aktuelle Liste der Eigentümer mit ihren Kontaktdaten und manchmal einen Brief auf Papier.
3. Das Postfach für Anfragen und Antworten. Die Adresse des Hauses, an die man schreibt und von der man eine Antwort erwartet: ein Eigentümer, der einen Wasserfleck meldet, ein Handwerker mit einem Angebot, der Gutachter der Versicherung, ein Notariat, das vor einem Verkauf Unterlagen braucht. Hier schreiben viele an eine Adresse, und die Antworten kommen von mehreren Ehrenamtlichen. Hier stellen sich andere Fragen: Wer kümmert sich um diese E-Mail, hat schon jemand geantwortet, und was wird aus dem Verlauf, wenn der Verwalter wechselt oder ein Beiratsmitglied aufhört? Ein Verwalter wird höchstens für fünf Jahre bestellt (§ 26 Abs. 2 WEG), und jeder Eigentümer kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG): Die Korrespondenz sollte deshalb bei der Gemeinschaft liegen, nicht in einem privaten Postfach.
Eine WEG-Software ist stark beim Geld, und beide hier vorgestellten helfen auch bei der Einladung zur Versammlung. Die dritte Aufgabe ist oft die einzige, für die niemand ein Werkzeug ausgesucht hat, und genau dort kursiert das geteilte Passwort. Wir beschreiben das Problem ausführlich in unserem Artikel über ein gemeinsames Postfach für die selbstverwaltete WEG.
Komplettlösung je Einheit: wegportal24
wegportal24 ist eine Web-Software für kleine Gemeinschaften, die keine Hausverwaltung mehr finden oder keine wollen und sich selbst verwalten. Die Website beschreibt Hausgeld mit Soll, Ist und Saldo je Einheit, Mahnungen „als fertiger DIN-A4-Brief in drei Stufen“, einen Assistenten für den Wirtschaftsplan, eine Jahresabrechnung mit Einzelabrechnungen, eine Buchhaltung mit Belegen und CSV-Import der Kontoauszüge, eine Einladung „mit Fristenrechner“ und eine Beschluss-Sammlung, in der jeder Beschluss „dauerhaft“ landet. Eigentümer, Beirat und Mieter bekommen getrennte Zugänge.
Die Preise, Stand: Oktober 2026, laut Preisseite je Einheit und Monat, als „Endpreise inklusive Mehrwertsteuer“:
- Start: 0 €, „ohne Zahlungsdaten“;
- Basic: 10,00 € je Einheit und Monat, alle Zugänge inklusive;
- Verwalter-Plus: 13,90 € je Einheit und Monat, zusätzlich können Sie Fragen an einen zertifizierten Verwalter stellen;
- Mengenrabatt je Einheit: ab 5 Einheiten 10 %, ab 9 Einheiten 20 %; laut den Rechenbeispielen der Website gilt er für alle Einheiten;
- über 12 Einheiten: individuelles Angebot.
Es gibt keine Mindestlaufzeit, gekündigt wird zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats.
Für wen es passt: eine Gemeinschaft, in der Hausgeld, Mahnungen, Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung die meiste Zeit kosten. Genau die Arbeit, die ein gemeinsames Postfach nicht macht.
Was Sie prüfen sollten: Ein gemeinsames Postfach, in dem mehrere Eigentümer mit eigenem Zugang von der Adresse der Gemeinschaft antworten, beschreibt die Preisseite nicht. Wenn Ihnen das wichtig ist, fragen Sie nach, bevor Sie sich festlegen.
Komplettlösung je Gemeinschaft: beschlussreif
beschlussreif beschreibt sich als „browserbasierte WEG-Software für selbstverwaltete Wohnungseigentümergemeinschaften“. Die Website nennt Belege per Foto, PDF oder E-Rechnung, den Import der Kontoauszüge und den Abgleich der Hausgeldeingänge, Gesamt- und Einzelabrechnungen, den Wirtschaftsplan, die Vorbereitung von Versammlungen, Protokollen und Umlaufbeschlüssen, eine Prüfung durch den Beirat mit Prüfbericht und eine Dokumentenablage mit Suche. Verantwortung und Entscheidungen bleiben laut der Website bei der Gemeinschaft.
Die Preise, Stand: Oktober 2026, je Monat für die ganze Gemeinschaft, „Inklusive Umsatzsteuer“:
- Selbstverwaltung Basis: 39,95 €, bis 8 Einheiten;
- Selbstverwaltung Plus: 74,95 €, bis 20 Einheiten;
- Selbstverwaltung Premium: 129,95 €, bis 30 Einheiten, mit Bankanbindung und Briefversand aus dem Portal (Druck und Porto je Brief extra);
- ab 31 Einheiten: individuelles Angebot.
Die Preisseite nennt „Monatlich kündbar, keine Mindestlaufzeit“ und einen Test des Plus-Tarifs über 60 Tage „ohne Zahlungsdaten“. Ein E-Mail-Postfach erwähnt sie nicht.
Für wen es passt: eine selbstverwaltete WEG, die Belege, Abrechnung, Versammlung und Beiratsprüfung an einem Ort haben will, mit einem festen Preis je Gemeinschaft statt je Einheit.
Was Sie vielleicht schon haben
Manche Gemeinschaften zahlen schon für einen E-Mail-Dienst, der eine gemeinsame Adresse in irgendeiner Form anbietet, oder könnten ihn leicht bekommen. Prüfen Sie diese Möglichkeiten, bevor Sie etwas kaufen.
Das freigegebene Postfach in Microsoft 365. Hat Ihre Gemeinschaft schon Microsoft 365 Business, kostet ein freigegebenes Postfach nichts extra. Microsoft schreibt, dass es bis zu 50 GB ohne eigene Lizenz speichert und höchstens 25 Personen unterstützt. Zwei Bedingungen zählen für eine WEG: Wer es öffnet, braucht ein eigenes lizenziertes Exchange-Online-Postfach, und nur Personen innerhalb Ihrer Organisation können es nutzen. Ein Eigentümer, der nur eine private Gmail-Adresse hat, bleibt also draußen. Mehr dazu in unserem Artikel über das freigegebene Postfach in Microsoft 365 für ein kleines Team.
Der gemeinsam genutzte Posteingang von Google Workspace. Google Workspace bietet inzwischen einen eigenen gemeinsam genutzten Posteingang, der laut Google in Phasen eingeführt wird (Stand: Oktober 2026). Eine Administratorin richtet ihn in der Admin-Konsole ein, auf der Startseite im Bereich „Nutzer“ unter „Gemeinsame E-Mail-Adresse einrichten“. Er ist für Business Starter, Business Standard und Business Plus vorgesehen, aber noch nicht in jedem Konto: Sehen Sie ihn nicht, empfiehlt Google für die Zwischenzeit delegierte Gmail-Konten.
Google Groups als gemeinsamer Posteingang. Eine Google-Gruppe, die als gemeinsamer Posteingang eingerichtet ist, lässt Mitglieder Konversationen übernehmen oder anderen zuweisen und sie „Als abgeschlossen markieren“. Dafür muss Google Groups for Business aktiviert sein, und die Mitglieder brauchen die passenden Moderationsrechte. Es ist eine Gruppenoberfläche, nicht Gmail, und manche Ehrenamtliche finden sich darin schwer zurecht. Beide Google-Lösungen vergleichen wir in unserem Artikel über das gemeinsame Postfach mit Google Workspace für ein kleines Team.
Diese Möglichkeiten sind kostenlos oder fast kostenlos, wenn Sie die Suite schon haben. Ihre Grenze ist dieselbe: Sie setzen eine Organisation voraus, die Konten für ihre Mitglieder anlegt. Eine Gemeinschaft von Eigentümern mit privaten Adressen ist das selten.
Nur das Postfach: Trupeo
Trupeo übernimmt die dritte Aufgabe und nichts anderes. Es verbindet die Adresse, die das Haus schon hat, ob bei Gmail, Outlook, Microsoft 365 oder in einem beliebigen IMAP-Postfach, etwa dem, das beim Webhosting dabei war. Die Adresse bleibt, und nichts wird umgezogen.
Jeder, der für die Gemeinschaft antwortet, meldet sich mit seinem eigenen Konto an, das Passwort des Postfachs geht also nicht mehr von Hand zu Hand. In jeder Konversation sehen Sie, wer sich darum kümmert und wo sie steht („Zu vergeben“, „In Bearbeitung“, „Erledigt“), und die Mitglieder hinterlassen Notizen fürs Team, die die schreibenden Eigentümer nie sehen. Hört jemand nach der Eigentümerversammlung auf, entziehen Sie den Zugang; die Adresse, der Verlauf und die offenen E-Mails bleiben bei der Gemeinschaft.
Was es nicht macht: Trupeo macht keine Buchhaltung, rechnet kein Hausgeld ab, stellt weder Wirtschaftsplan noch Jahresabrechnung auf, führt keine Beschluss-Sammlung und hat kein Eigentümerportal. Es verschickt auch keine Rundschreiben an alle Eigentümer. Es ist die E-Mail-Ebene, mehr nicht.
Trupeo kostet je verbundenem Postfach und Monat, zzgl. MwSt.: 10 € für 2 Personen, 20 € ab 3 Personen, ob drei Eigentümer antworten oder neun. Jeder Tarif enthält alle Funktionen. Die Testphase dauert 30 Tage, ohne Kreditkarte. Die Einzelheiten stehen auf unserer Seite für Eigentümergemeinschaften und auf der Preisseite.
Welches Werkzeug für welche Situation
| Ihre Situation | Was passt |
|---|---|
| Hausgeld, Mahnungen und Jahresabrechnung kosten die meiste Zeit, Preis je Einheit passt | wegportal24 oder eine ähnliche WEG-Software |
| Belege, Abrechnung, Versammlung und Beiratsprüfung an einem Ort, fester Preis je WEG | beschlussreif |
| Zwei Personen, die schon Microsoft-365-Lizenzen auf den Namen der Gemeinschaft haben | Ein freigegebenes Postfach in Microsoft 365 |
| Eine Adresse, mehrere Zugänge und ein Verlauf, der jeden Wechsel im Beirat übersteht | Trupeo |
Nichts hindert Sie daran, beides zu kombinieren. Eine Gemeinschaft kann ihr Hausgeld in einer WEG-Software abrechnen und ihre E-Mails in einem gemeinsamen Postfach beantworten: Die beiden Werkzeuge überschneiden sich nicht.
Ein Rechenbeispiel: ein Haus mit 8 Einheiten
Nehmen Sie ein Haus mit 8 Einheiten, in dem eine Eigentümerin zur Verwalterin bestellt ist und zwei weitere Eigentümer im Verwaltungsbeirat sitzen. Die veröffentlichten Preise nebeneinander, Stand: Oktober 2026:
- wegportal24, Basic: 8 × 10,00 € mit 10 % Mengenrabatt = 72 € im Monat, inklusive Mehrwertsteuer.
- beschlussreif, Selbstverwaltung Basis: 39,95 € im Monat für die ganze Gemeinschaft, inklusive Umsatzsteuer.
- Trupeo: 20 € im Monat zzgl. MwSt. für das Postfach des Hauses, weil drei Personen antworten, also 23,80 € inklusive 19 % Mehrwertsteuer. Der Preis hängt nicht von der Zahl der Einheiten ab.
Vergleichen Sie diese Zahlen mit Vorsicht. Es sind nicht drei Preise für dieselbe Sache. wegportal24 und beschlussreif kümmern sich um das Geld, die Versammlungen und die Unterlagen, was Trupeo nicht tut. Trupeo kümmert sich um die gemeinsame Adresse mit mehreren Zugängen, die ihre Preisseiten nicht beschreiben. Die eigentliche Frage ist, welche Aufgabe Ihnen heute Probleme macht. Wie Werkzeuge für gemeinsame Postfächer allgemein abrechnen, zeigen unsere Artikel über den Preis eines gemeinsamen Postfachs: pro Person oder pro Postfach und das beste gemeinsame Postfach für kleine Teams. Und wenn der Beirat wechselt, führt unser Artikel über die Übergabe des Postfachs im Verwaltungsbeirat Schritt für Schritt durch.
Häufige Fragen
Welche Software braucht eine selbstverwaltete WEG?
Das hängt davon ab, welche der drei Aufgaben Ihnen schwerfällt. Kosten Hausgeld, Buchhaltung und Jahresabrechnung die meiste Zeit, passt eine WEG-Software wie wegportal24 oder beschlussreif. Läuft das Geld gut und hakt es an der E-Mail-Adresse der Gemeinschaft, reicht ein gemeinsames Postfach. Viele Gemeinschaften brauchen nur eines von beiden.
Braucht man eine WEG-Software nur für die E-Mails?
Nein. WEG-Software ist auf Hausgeld, Abrechnung, Versammlungen und Unterlagen ausgelegt. Ist das Problem ein geteiltes Passwort für die Gmail- oder Outlook-Adresse der Gemeinschaft, gibt ein gemeinsames Postfach jedem, der antwortet, einen eigenen Zugang zu dieser Adresse, bewahrt den Verlauf und zeigt, wer sich um welche E-Mail kümmert, ohne dass sich an Ihrer Hausgeldabrechnung etwas ändert.
Wie teilt ein Verwaltungsbeirat eine E-Mail-Adresse?
Meist auf eine von drei Arten: dasselbe Passwort, das herumgereicht wird (was scheitert, wenn das Konto gesperrt wird oder jemand ausscheidet), ein freigegebenes Postfach in Microsoft 365 oder ein gemeinsamer Posteingang in Google Workspace, wenn die Gemeinschaft dafür schon zahlt, oder ein gemeinsames Postfach wie Trupeo, das die vorhandene Adresse verbindet und jedem Mitglied ein eigenes Konto gibt.
Quellen:
- § 28 WEG, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht (gesetze-im-internet.de): Beschluss über die Vorschüsse, Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung des Verwalters, Beschluss über Nachschüsse nach Ablauf des Kalenderjahres, Vermögensbericht für jeden Eigentümer.
- § 19 WEG, Regelung der Verwaltung und Benutzung durch Beschluss (gesetze-im-internet.de): angemessene Erhaltungsrücklage als Teil der ordnungsmäßigen Verwaltung.
- § 29 WEG, Verwaltungsbeirat (gesetze-im-internet.de): der Beirat unterstützt und überwacht den Verwalter und prüft Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung vor dem Beschluss.
- § 9b WEG, Vertretung (gesetze-im-internet.de): ohne Verwalter vertreten die Wohnungseigentümer die Gemeinschaft gemeinschaftlich.
- § 24 WEG, Einberufung, Vorsitz, Niederschrift (gesetze-im-internet.de): Versammlung mindestens einmal im Jahr, Einberufung in Textform, Frist von mindestens drei Wochen außer bei besonderer Dringlichkeit, unverzügliche Niederschrift über die Beschlüsse.
- § 26 WEG, Bestellung und Abberufung des Verwalters (gesetze-im-internet.de): Bestellung auf höchstens fünf Jahre.
- § 18 WEG, Verwaltung und Benutzung (gesetze-im-internet.de): jeder Wohnungseigentümer kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen.
- Preise von wegportal24: Stand: Oktober 2026, Start 0 € ohne Zahlungsdaten, Basic 10,00 € und Verwalter-Plus 13,90 € je Einheit und Monat als Endpreise inklusive Mehrwertsteuer, Verwalter-Plus mit Fragen an einen zertifizierten Verwalter, Mengenrabatt je Einheit 10 % ab 5 und 20 % ab 9 Einheiten (Beispiel: 6 Einheiten 648 € im Jahr), über 12 Einheiten individuelles Angebot, keine Mindestlaufzeit, Kündigung zum Ende des Abrechnungsmonats; kein E-Mail-Postfach beschrieben.
- Startseite von wegportal24: Web-Software für kleine Gemeinschaften, die keine Hausverwaltung finden, Beispiel Basic für 6 Einheiten 648 € im Jahr, Hausgeld, Mahnungen in drei Stufen, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Buchhaltung mit CSV-Import, Einladung mit Fristenrechner, Beschluss-Sammlung, getrennte Zugänge für Eigentümer, Beirat und Mieter.
- Preise von beschlussreif: Stand: Oktober 2026, Selbstverwaltung Basis 39,95 € bis 8 Einheiten, Plus 74,95 € bis 20 Einheiten, Premium 129,95 € bis 30 Einheiten, je Monat und WEG inklusive Umsatzsteuer, ab 31 Einheiten individuelles Angebot, monatlich kündbar, keine Mindestlaufzeit, 60 Tage Plus testen ohne Zahlungsdaten, Premium mit Bankanbindung und Briefversand, Druck und Porto je Brief; kein E-Mail-Postfach erwähnt.
- Startseite von beschlussreif: browserbasierte WEG-Software für selbstverwaltete Gemeinschaften, Belege, Kontoauszüge und Hausgeldabgleich, Abrechnungen und Wirtschaftsplan, Versammlungen, Protokolle und Umlaufbeschlüsse, Beiratsprüfung mit Prüfbericht, Dokumentenablage; Verantwortung und Entscheidungen bleiben bei der Gemeinschaft.
- Informationen zu freigegebenen Postfächern in Microsoft 365 (Microsoft Learn): bis zu 50 GB ohne Lizenz, höchstens 25 Benutzer, Zugriff nur mit lizenziertem Exchange Online-Postfach, nur Personen innerhalb der Organisation, kein Zugriff für ein Gmail-Konto.
- Gemeinsam genutzten Posteingang erstellen (Google Workspace-Admin-Hilfe): Einführung in Phasen, Business Starter, Business Standard und Business Plus, „Gemeinsame E-Mail-Adresse einrichten“ im Bereich „Nutzer“, delegierte Gmail-Konten als Alternative, Stand: Oktober 2026.
- Gruppe als gemeinsamen Posteingang verwenden (Google Workspace-Hilfe): Konversationen übernehmen oder zuweisen, „Als abgeschlossen markieren“, Google Groups for Business vom Administrator aktivieren lassen, Moderationsrechte.