Verwaltungsbeirat und Verwalterwechsel: das Postfach der WEG übergeben, ohne das Archiv zu verlieren

Jede Eigentümerversammlung kann den Beirat verändern

Ein Verwaltungsbeirat ist kein festes Team. Die Wohnungseigentümer bestellen seine Mitglieder durch Beschluss, und das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) sieht keine feste Amtszeit vor: Wie lange jemand im Beirat sitzt, ergibt sich aus dem Beschluss oder aus der Gemeinschaftsordnung. Dazu kommen Rücktritte, Umzüge und Wohnungsverkäufe. Auch der Verwalter wechselt: Er wird für höchstens fünf Jahre bestellt und kann jederzeit abberufen werden. Die Eigentümerversammlung findet mindestens einmal im Jahr statt, und fast jede bringt einen Abschied und mit etwas Glück ein neues Mitglied, das mitmachen will.

Die Größenordnung wird leicht unterschätzt. Nach dem Zensus 2022, den der Verband der Immobilienverwalter Deutschland ausgewertet hat, liegen rund 9,3 Millionen Wohnungen in Deutschland in Wohnungseigentümergemeinschaften, verteilt auf rund 1,77 Millionen Gebäude. Hinter jedem dieser Häuser steht eine Gemeinschaft, in der früher oder später jemand sein Amt abgibt.

Das Postfach des Hauses arbeitet derweil weiter. Der Dachdecker schickt sein Angebot. Der Gutachter der Versicherung bittet um Fotos vom Wasserschaden. Der Verwalter schickt den Entwurf der Einladung zur Versammlung. Eine Eigentümerin meldet Feuchtigkeit im Treppenhaus. All das landet an einer einzigen Adresse, oft einem Gmail-Konto, das vor Jahren jemand angelegt hat, der längst ausgezogen ist. Was alles über diese Adresse läuft, beschreibt unser Artikel über das gemeinsame Postfach der selbstverwalteten WEG.

Die Übergabe dieses Postfachs wird selten geplant. Das ausscheidende Beiratsmitglied schickt dem neuen das Passwort, leitet drei E-Mails weiter, die wichtig schienen, und das war’s. Sechs Monate später weiß niemand mehr, wo der Versicherungsschaden vom letzten Jahr steht.

Das Postfach wie die Unterlagen der Gemeinschaft behandeln

Für Unterlagen gibt es Regeln. Jeder Wohnungseigentümer kann von der Gemeinschaft Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen. Der Verwalter führt die Beschluss-Sammlung, ohne Verwalter in der Regel der Vorsitzende der Eigentümerversammlung, und über die Beschlüsse jeder Versammlung wird eine Niederschrift aufgenommen. Das Postfach kommt in keiner dieser Vorschriften vor, und doch steht darin der aktuelle Stand jeder offenen Angelegenheit: was der Gutachter tatsächlich geschrieben hat, was der Handwerker tatsächlich zugesagt hat, und wann.

Für den Verwalter gibt es eine Pflicht zur Herausgabe, wenn auch nicht im WEG selbst. Das Amtsgericht Berlin-Mitte hat 2020 in einem Streit um Kontoauszüge entschieden, dass den Verwalter nach dem Ende seines Vertrags die Herausgabepflicht aus § 667 BGB trifft: Er muss alles herausgeben, was er zur Ausführung seines Auftrags erhalten und aus der Geschäftsbesorgung erlangt hat. Eine Frist nennt § 667 BGB nicht. Für den Beirat sieht das WEG keine solche Pflicht vor, aber Sie brauchen kein Gesetz, um die Idee zu übernehmen: eine schriftliche Liste, ein festes Übergabedatum und nichts, was vom guten Willen oder vom Gedächtnis der Person abhängt, die geht.

Die offenen Themen auflisten, bevor jemand geht

Bevor ein Mitglied ausscheidet, listen Sie auf, was offen ist. Nicht den ganzen Verlauf: nur die Themen, bei denen jemand auf eine Antwort oder eine Handlung wartet.

• Offene Versicherungsschäden: Schadennummer, letzter Austausch mit dem Gutachter oder der Versicherung, Unterlagen, die noch fehlen.
• Ausstehende Angebote von Handwerkern: wer wann nachgefasst hat, was zur Abstimmung in die nächste Versammlung kommt.
• Laufende Konversationen mit dem Verwalter, dem Anwalt, der Bank oder der Stadt: wer antworten muss, und bis wann.
• Erinnerungen an ausstehendes Hausgeld: wer erinnert wurde, wann, mit welchem Ergebnis.

Eine Zeile pro Thema genügt: wo es steht, wer zuletzt geantwortet hat, worauf Sie warten und von wem. Das kostet eine Stunde und erspart dem nächsten Beirat monatelanges Rekonstruieren.

Das Konto übergeben, nicht nur das Passwort

Ein Passwort ist nur die Hälfte dessen, was jemand in der Hand hat. Die andere Hälfte sind die Wiederherstellungsoptionen des Kontos: die Telefonnummer und die zweite E-Mail-Adresse, über die der Anbieter jemanden wieder hineinlässt, der sich nicht mehr anmelden kann. Gehören diese noch dem Mitglied, das das Konto angelegt hat, kann dieses Mitglied das Konto zurückholen und der Beirat nicht.

Übertragen Sie Telefonnummer und Wiederherstellungsadresse auf ein Mitglied, das bleibt, halten Sie fest, wo das Konto liegt, und notieren Sie, falls die Adresse auf einer eigenen Domain der WEG liegt, wer das Konto beim Hoster hat und wann die Domain verlängert wird. Wurde das Passwort je geteilt, ändern Sie es danach, ein einziges Mal. Bei einem Google-Konto erledigen Sie den Teil mit der Wiederherstellung eine Woche vor dem Übergabetag statt am Tag selbst: Nach einer Änderung kann Google noch 7 Tage lang Codes an die vorherigen Kontaktdaten senden.

Wenn ein professioneller Verwalter übernimmt

Kleine Gemeinschaften verwalten sich oft selbst. Gibt es keinen Verwalter, vertreten die Wohnungseigentümer die Gemeinschaft gemeinsam. Möglich ist auch, einen Eigentümer zum Verwalter zu bestellen: Bei weniger als neun Sondereigentumsrechten muss das kein zertifizierter Verwalter sein, solange nicht mindestens ein Drittel der Eigentümer einen verlangt. Wenn eine solche WEG einen professionellen Verwalter bestellt, steht dieselbe Übergabe in größerem Maßstab an. Der Verwalter arbeitet mit eigenen Systemen und eigenen E-Mail-Adressen, und der Alltag läuft nicht mehr über die Adresse des Hauses. Bedeutungslos wird sie deshalb nicht.

• Den Inhalt sichern. Bei einem Gmail-Konto exportiert Googles Werkzeug zum Herunterladen von Daten die E-Mails des Kontos, sofern Sie in diesem Konto angemeldet sind.
• Den Absendern sagen, wohin sie schreiben sollen. Eine automatische Antwort mit den Kontaktdaten des Verwalters verhindert, dass ein Angebot oder eine Rückmeldung zum Versicherungsschaden monatelang in einem Postfach landet, das niemand mehr öffnet.
• Erwägen, die Adresse für den Beirat zu behalten. Der Beirat bleibt bestehen, er unterstützt und überwacht den Verwalter und braucht dafür eine gemeinsame Adresse, die alle schon kennen. Übertragen Sie die Wiederherstellungsoptionen auf ein Beiratsmitglied.

Zugänge Person für Person entziehen

Teilt der Beirat ein Passwort, zwingt jeder Abschied zu einer schlechten Wahl. Das Passwort ändern und neu verteilen: In der Praxis macht das niemand, weil es lästig ist und das Mitglied im Guten gegangen ist. Nichts ändern: Dann liest ein ehemaliges Mitglied weiter die E-Mails der Eigentümer mit, manchmal jahrelang. Beides ist keine gute Lösung.

Sinnvoll ist ein eigener Zugang pro Person, den man einzeln entziehen kann. Bei Gmail leistet das die Delegierung von Haus aus: Jedes Mitglied liest und antwortet aus dem eigenen Google-Konto, ohne das Passwort zu kennen, und ein Bevollmächtigter wird in den Einstellungen gelöscht, ohne dass sich für die anderen etwas ändert. Viele Postfächer von Eigentümergemeinschaften liegen allerdings nicht bei Gmail, sondern bei einem Internetanbieter oder einem Webhoster, mit einfachem IMAP, wo es nichts Vergleichbares gibt. Die Möglichkeiten vergleichen wir im Artikel Ein Postfach teilen, ohne das Passwort zu teilen.

Die Weiterleitung in private Postfächer zerstört das Archiv

Die bequeme Abkürzung kommt bei jeder Übergabe wieder auf den Tisch: die Adresse des Hauses automatisch an die privaten Postfächer der Beiratsmitglieder weiterleiten. Jeder bekommt alles nach Hause, keine zusätzliche Anmeldung. Daraus folgen drei Probleme, eines davon unumkehrbar.

Erstens betrifft die automatische Weiterleitung nur neue E-Mails. Googles eigene Hilfe spricht davon, „alle neuen Nachrichten“ weiterzuleiten: Der Verlauf gehört nicht dazu, er bleibt an der ursprünglichen Adresse, die niemand mehr öffnet.

Zweitens gehen die Antworten von privaten Adressen aus. Der Dachdecker antwortet direkt an die private Adresse von Herrn Becker, und diese Konversation kommt nie wieder an der Adresse des Hauses vorbei. Das Archiv zerfällt in vier private Postfächer.

Drittens geht beim ersten Abschied der Teil des Archivs, der im privaten Postfach des ausscheidenden Mitglieds liegt, mit ihm. Der nächste Beirat erbt eine leere Adresse und lückenhafte Unterlagen. Das ist das genaue Gegenteil der Kontinuität, die Sie wollten.

Neue Mitglieder in den Verlauf holen

Ein neues Beiratsmitglied fängt nicht bei null an, wenn das Postfach das gemeinsame Gedächtnis ist. Die ersten Wochen sollten vor allem aus Lesen bestehen: der offene Schaden, die Angebote, die im letzten Frühjahr verglichen wurden, der Ton gegenüber dem Handwerker, der seine Zusagen nicht eingehalten hat.

Geben Sie dem neuen Mitglied am Übergabetag einen Zugang auf eigenen Namen. Gehen Sie die Liste der offenen Themen gemeinsam durch. Zeigen Sie, wo die wiederkehrenden Themen liegen. Das geht schneller als eine Übergabesitzung, und es bleibt nachlesbar, wenn die Hälfte des Gesagten vergessen ist.

Die Übergabe in sechs Schritten

1. Prüfen Sie, wer das Konto und seine Wiederherstellungsoptionen hat, und übertragen Sie beides auf jemanden, der bleibt.
2. Markieren Sie fertige Konversationen als erledigt, damit das Postfach nur noch zeigt, was offen ist.
3. Schreiben Sie die Liste der offenen Themen, eine Zeile pro Thema.
4. Übergeben Sie jedes offene Thema an ein Mitglied, das bleibt oder neu dazukommt.
5. Ergänzen Sie heikle Themen um eine kurze Notiz fürs Team: der Streit mit dem Handwerker, der Eigentümer mit Hausgeldrückständen.
6. Entziehen Sie am Stichtag den Ausscheidenden ihre Zugänge und richten Sie die der Neuen ein.

Ein Postfach, das die Amtszeit überdauert

Mit einem gemeinsamen Postfach wie Trupeo gehört diese Routine zum Alltag, statt nach jeder Eigentümerversammlung neu aufgebaut zu werden. Sie verbinden die bestehende Adresse des Hauses: Gmail, Outlook, Microsoft 365 oder ein beliebiges IMAP-Postfach, also auch die Adressen, die mit einem Internetanschluss oder einer Domain gekommen sind. Jedes Beiratsmitglied meldet sich mit dem eigenen Konto an, ebenso ein Eigentümer, der das Amt des Verwalters übernommen hat.

Die Konversationen haben dort schon die Form, die eine Übergabe braucht: Bei jeder steht, wer sich darum kümmert, dazu ein Status („Zu vergeben“, „In Bearbeitung“, „Erledigt“) und Notizen fürs Team, die die Eigentümer nie sehen. Die Übergabe schrumpft auf drei Handgriffe: die offenen Konversationen mit „Übergeben an…“ weitergeben, einen Zugang entfernen, einen anlegen. Der Verlauf und die Notizen bleiben bei der Gemeinschaft. Den ersten Schritt der Liste müssen Sie trotzdem immer selbst gehen: Trupeo ändert nicht, wem das E-Mail-Konto selbst gehört. Und wenn sich das Passwort des Postfachs dabei ändert, verbinden Sie das Postfach in Trupeo gleich neu: Ein IMAP-Postfach ist mit dem alten Passwort verbunden, und Google beendet den Gmail-Zugriff einer Anwendung, wenn sich das Passwort des Kontos ändert. Bis jemand das Postfach neu verbindet, kommen keine neuen E-Mails in Trupeo an.

Dieselbe Logik gilt für jede Gemeinschaft, die von Ehrenamtlichen getragen wird: Für Vereine beschreiben wir sie im Artikel über die E-Mail-Übergabe zwischen Ehrenamtlichen, für Betriebsräte nach der Wahl im Artikel über die Übergabe des Postfachs im Betriebsrat. Welche E-Mails eine WEG aufbewahren sollte, steht im Artikel über das E-Mail-Archiv der WEG. Und wenn Sie eine Zahl wollen, passt sie in eine Zeile: 10 € im Monat zzgl. MwSt. für ein Postfach, das zwei Personen teilen, 20 € ab drei Personen, egal wie groß der Beirat ist. Die Einzelheiten stehen auf unserer Seite für Eigentümergemeinschaften. Was ein Beirat mit 5 oder 7 Mitgliedern bei einem Werkzeug zahlen würde, das pro Person abrechnet, rechnen wir im Artikel Preis eines gemeinsamen Postfachs: pro Person oder pro Postfach durch.

Häufige Fragen

Was sollte ein ausscheidendes Beiratsmitglied übergeben?

Die Liste der offenen Themen, eine Zeile pro Thema, und alles, was es vom Postfach selbst in der Hand hat: das Passwort, wenn es geteilt wurde, und die Wiederherstellungsnummer oder -adresse, wenn es das Konto angelegt hat. Sein Zugang sollte am Tag des Ausscheidens entfernt werden, nicht Monate später.

Sollten wir das Passwort ändern, wenn ein Mitglied den Beirat verlässt?

Wenn das Passwort geteilt wurde, ja, und dann braucht jedes verbleibende Mitglied das neue. Genau dieser Aufwand spricht dafür, jedem Mitglied einen eigenen Zugang zu geben, über die Gmail-Delegierung oder ein gemeinsames Postfach, damit ein Abschied nur bedeutet, eine Person zu entfernen.

Was wird aus der E-Mail-Adresse des Hauses, wenn ein Verwalter übernimmt?

Der Verwalter arbeitet mit eigenen Systemen, aber die Adresse des Hauses enthält Jahre an Korrespondenz und ist die Adresse, die Handwerker und Eigentümer kennen. Exportieren Sie ihren Inhalt, richten Sie eine automatische Antwort mit den Kontaktdaten des Verwalters ein und überlegen Sie, die Adresse als Adresse des Verwaltungsbeirats zu behalten.

Lassen sich E-Mails zurückholen, die an private Postfächer früherer Mitglieder weitergeleitet wurden?

Teilweise. Eingehende Nachrichten sind im ursprünglichen Postfach geblieben, wenn die Weiterleitung so eingestellt war, dass Gmail seine Kopie im Posteingang behält, wie Google es empfiehlt, oder archiviert. War eingestellt, dass Gmail die Kopie in den Papierkorb verschiebt, hat Gmail jede Nachricht nach 30 Tagen endgültig gelöscht: Nur der letzte Monat lässt sich noch finden. Antworten, die aus privaten Postfächern verschickt wurden, sind nie über die gemeinsame Adresse gelaufen, und nur die früheren Mitglieder können sie zurückschicken.

Quellen:

• § 29 WEG: Verwaltungsbeirat (gesetze-im-internet.de): die Bestellung der Beiratsmitglieder durch Beschluss, ohne gesetzliche Amtszeit, und die Aufgabe des Beirats, den Verwalter zu unterstützen und zu überwachen.
• § 26 WEG: Bestellung und Abberufung des Verwalters (gesetze-im-internet.de): die Bestellung des Verwalters für höchstens fünf Jahre und seine jederzeitige Abberufung.
• § 24 WEG: Einberufung, Vorsitz, Niederschrift (gesetze-im-internet.de): die Eigentümerversammlung mindestens einmal im Jahr, die Niederschrift über die Beschlüsse und die Beschluss-Sammlung, die der Verwalter führt.
• § 18 WEG: Verwaltung und Benutzung (gesetze-im-internet.de): das Recht jedes Wohnungseigentümers auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen.
• § 9b WEG: Vertretung (gesetze-im-internet.de): ohne Verwalter vertreten die Wohnungseigentümer die Gemeinschaft gemeinschaftlich.
• § 19 WEG: Regelung der Verwaltung und Benutzung durch Beschluss (gesetze-im-internet.de): kein zertifizierter Verwalter nötig bei weniger als neun Sondereigentumsrechten, wenn ein Wohnungseigentümer Verwalter ist und weniger als ein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangt.
• § 667 BGB: Herausgabepflicht (gesetze-im-internet.de): der Beauftragte muss alles herausgeben, was er zur Ausführung des Auftrags erhält und aus der Geschäftsbesorgung erlangt.
• WEG: Herausgabe der Verwaltungsunterlagen durch den ausgeschiedenen Verwalter (mietrechtsiegen.de): das Urteil des AG Berlin-Mitte vom 14.05.2020 (29 C 5022/19 WEG), nach dem den Verwalter nach Vertragsende die Herausgabepflicht aus § 667 BGB trifft (im entschiedenen Fall für Kontoauszüge).
• Eigentumsbildung in Gefahr: Zensus 2022 belegt wenig Wachstum bei Wohnraum in WEG (VDIV Deutschland): 9.277.939 Wohnungen und 1.771.291 Gebäude in Wohnungseigentümergemeinschaften im Zensus 2022.
• So laden Sie Ihre Google-Daten herunter (Google-Konto-Hilfe): der Export der Daten eines Google-Kontos, E-Mails eingeschlossen, nach der Anmeldung im Konto.
• Gmail-Nachrichten automatisch an ein anderes E-Mail-Konto weiterleiten (Gmail-Hilfe): Gmail leitet „alle neuen Nachrichten“ weiter, mit Ausnahme von Spam; die Seite beschreibt zwei Einstellungen für die Kopie von Gmail, im Posteingang behalten oder archivieren, und empfiehlt, sie im Posteingang zu behalten.
• AutoForwarding (Gmail API, Google for Developers, auf Englisch): die vier Möglichkeiten für die Kopie einer weitergeleiteten Nachricht: im Posteingang lassen, archivieren, in den Papierkorb verschieben oder im Posteingang lassen und als gelesen markieren.
• Nachrichten in Gmail löschen (Gmail-Hilfe): eine Nachricht im Papierkorb wird nach 30 Tagen endgültig gelöscht.
• Zugriff auf E-Mails delegieren und E-Mails gemeinsam bearbeiten (Gmail-Hilfe): der Bevollmächtigte öffnet das delegierte Konto aus seinem eigenen Gmail-Konto, kann das Passwort nicht ändern und wird in den Einstellungen gelöscht.
• Wiederherstellungsoptionen einrichten (Google-Konto-Hilfe): Telefonnummer und E-Mail-Adresse zur Wiederherstellung eines Google-Kontos, und die 7 Tage, in denen Google nach einer Änderung noch Codes an die vorherigen Kontaktoptionen senden kann.
• Using OAuth 2.0 to Access Google APIs (Google for Developers, auf Englisch): das Aktualisierungstoken einer Anwendung funktioniert nicht mehr, wenn die Person ihr Passwort ändert und das Token Gmail-Bereiche enthält.