Aufbewahrungsfristen in der WEG: E-Mails von Beirat und Verwaltung richtig archivieren

In einer Wohnungseigentümergemeinschaft zählt die Fachliteratur den Schriftverkehr der Gemeinschaft, also auch die E-Mails, die sie schreibt und erhält, zu den Unterlagen, die aufzubewahren sind, und jeder Wohnungseigentümer kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen. Eine feste Aufbewahrungsfrist nennt das Wohnungseigentumsgesetz nicht. Die Fachliteratur wendet die Fristen aus Handels- und Steuerrecht entsprechend an: für die Korrespondenz in der Regel sechs Jahre, für Niederschriften und Beschluss-Sammlung auf Dauer. Eine WEG, deren E-Mails im privaten Gmail-Konto eines Beiratsmitglieds liegen, wird dem in der Praxis selten gerecht.

Dieser Artikel ist eine allgemeine Information zum Wohnungseigentumsgesetz (WEG) und zu seiner Auslegung in der Fachliteratur, Stand: Oktober 2026. Er ist keine Rechtsberatung: Ihre Gemeinschaftsordnung, Ihre Beschlüsse und, falls es einen gibt, Ihr Verwalter bleiben der erste Bezugspunkt.

Die E-Mails der WEG gehören zu den Verwaltungsunterlagen

§ 18 Abs. 4 WEG ist kurz: „Jeder Wohnungseigentümer kann von der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen.“ Was alles dazugehört, zählt das Gesetz nicht auf. Der Verband der Immobilienverwalter Deutschland nennt unter anderem die Teilungserklärung, die Gemeinschaftsordnung, die Niederschriften, die Beschluss-Sammlung, die laufenden Verträge, die Abrechnungen und die Wirtschaftspläne. Die Fachliteratur führt bei den Aufbewahrungsfristen ausdrücklich auch die Korrespondenz mit Wohnungseigentümern und die Korrespondenz mit Dritten auf.

Das Angebot des Dachdeckers, die Antwort der Versicherung zum Wasserschaden, die Antwort an einen Eigentümer, der gegen die Hausordnung verstößt: Jede dieser E-Mails gehört zu den Unterlagen der Gemeinschaft, nicht der Person, die zufällig geantwortet hat. Dazu kommen die Unterlagen, die das Gesetz ausdrücklich verlangt. Über die Beschlüsse jeder Versammlung ist „unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen“, die, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, auch dessen Vorsitzender oder sein Vertreter unterschreibt, und es ist eine Beschluss-Sammlung zu führen (§ 24 Abs. 6 und 7 WEG). Viele dieser Beschlüsse werden vorher per E-Mail vorbereitet und diskutiert.

Wie lange aufbewahren: sechs Jahre, manches auf Dauer

Das WEG selbst enthält „keine Regelung über die Aufbewahrungsfristen von Verwaltungsunterlagen“, wie Alexander C. Blankenstein in seinem Beitrag bei Haufe festhält. Allgemein wendet man aber, wenn auch dogmatisch nicht gesichert, die Fristen aus § 257 HGB und § 147 AO entsprechend an. Für die Korrespondenz bedeutet das sechs Jahre. Bestimmte Unterlagen sind dauerhaft aufzubewahren, „namentlich die Teilungserklärung, die Versammlungsprotokolle und die Beschluss-Sammlung“. Und ein Beschluss, der den Verwalter zur Vernichtung von Unterlagen ermächtigt, darf zwingende Aufbewahrungsfristen nicht verkürzen, sonst ist er nichtig.

Wer die Analogie ernst nimmt, übernimmt auch den Fristbeginn: Im Handelsrecht beginnt die Frist mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem ein Brief empfangen oder abgesandt wurde. Eine E-Mail vom Oktober 2026 wäre damit bis Ende 2032 aufzubewahren. Für Kaufleute gilt zudem, dass steuerlich relevante Unterlagen, die digital entstanden sind, in elektronischer Form aufbewahrt werden und während der Frist weder verändert noch gelöscht werden dürfen. Für eine WEG gilt diese Regel nicht unmittelbar, als Maßstab taugt sie trotzdem: Eine E-Mail wird als E-Mail aufbewahrt, nicht als Ausdruck in einem Ordner, den irgendwann niemand mehr findet.

Sechs Jahre können länger sein als die Zeit, die jemand im Beirat sitzt. Das WEG schreibt dem Beirat keine feste Amtszeit vor, und Wohnungen werden verkauft. Eine E-Mail von heute muss in sechs Jahren noch auffindbar sein, für einen Beirat, in dem vielleicht niemand mehr sitzt, der beim Schreiben dabei war.

Wer sie lesen darf: das Einsichtsrecht der Eigentümer

Das Einsichtsrecht aus § 18 Abs. 4 WEG steht jedem Wohnungseigentümer zu. Nach dem Verband der Immobilienverwalter findet es seine Grenze erst in der rechtsmissbräuchlichen Ausübung. In die Beschluss-Sammlung ist auch einem Dritten Einsicht zu geben, den ein Wohnungseigentümer dazu ermächtigt hat (§ 24 Abs. 7 WEG).

Wie die Einsicht abläuft, regelt das Gesetz kaum. Eine Frist oder eine Gebühr nennt § 18 WEG nicht. Was Fachleute und Gerichte dazu sagen:

• Die Einsicht findet nach Haus & Grund Frankfurt am Ort der Liegenschaft statt oder, wenn die Verwaltung in derselben Gemeinde sitzt, im Büro des Verwalters. Während der Einsicht dürfen Eigentümer fotografieren oder scannen.
• Einen Anspruch auf Versand gibt es grundsätzlich nicht, auch nicht per E-Mail. Das hat das Landgericht Frankfurt am Main am 28.11.2024 entschieden (Az. 2-13 S 27/24).
• Unterlagen, die nur digital vorliegen, müssen nach dem Verband der Immobilienverwalter auf einem Endgerät sichtbar gemacht und als digitale Kopien ausgehändigt werden.

Für eine Eigentümerin, die den Austausch mit dem Dachdecker sehen will, heißt das: Jemand muss die passenden E-Mails finden und zeigen können. Das wird schwierig, wenn sie in den privaten Postfächern von drei Beiratsmitgliedern liegen, von denen eines inzwischen weggezogen ist.

Wenn der Verwalter geht: die Unterlagen bleiben bei der Gemeinschaft

Gibt es einen Verwalter, vertritt er die Gemeinschaft; gibt es keinen, vertreten die Wohnungseigentümer sie gemeinschaftlich (§ 9b Abs. 1 WEG). Auch die Beschluss-Sammlung führt der Verwalter. Fehlt er, ist der Vorsitzende der Eigentümerversammlung dazu verpflichtet, sofern die Eigentümer mit Stimmenmehrheit keinen anderen dafür bestellt haben (§ 24 Abs. 8 WEG).

Endet die Verwaltung, greift die allgemeine Herausgabepflicht aus § 667 BGB: Der Beauftragte muss alles herausgeben, was er zur Ausführung des Auftrags erhält und was er aus der Geschäftsbesorgung erlangt. Für den Beirat regelt das WEG die Herausgabe nicht ausdrücklich. Der Beirat unterstützt und überwacht den Verwalter (§ 29 Abs. 2 WEG), und seine Mitglieder wechseln. Die Unterlagen, die dabei entstehen, sind trotzdem die der Gemeinschaft.

Für das Postfach der WEG ist die praktische Folge einfach: Die Korrespondenz bleibt bei der Gemeinschaft, über jeden Wechsel hinweg, und ein Eigentümer kann verlangen, sie zu sehen.

Warum private Postfächer an dieser Prüfung scheitern

Viele selbstverwaltete Gemeinschaften fangen gleich an: Ein Beiratsmitglied antwortet aus seinem privaten Gmail-Konto, ein zweites setzt seine dienstliche Adresse in Kopie, und der ehrenamtliche Verwalter leitet die Fragen zum Hausgeld an den weiter, der gerade Zeit hat. Jede dieser Gewohnheiten ist am jeweiligen Tag vernünftig. Zusammen verteilen sie die Unterlagen der Gemeinschaft auf vier Konten, über die die Gemeinschaft nicht verfügt.

Messen Sie diese Praxis an den Regeln oben:

• Sechs Jahre. Wer den Beirat verlässt, seine Wohnung verkauft oder einfach alte E-Mails löscht, nimmt seine Hälfte jeder Konversation mit. Die Unterlagen sind an dem Tag lückenhaft, an dem die Person geht, nicht erst sechs Jahre später.
• Elektronisch und auffindbar. Die E-Mails liegen zwar elektronisch vor, aber niemand kann vier private Konten auf einmal durchsuchen. Um die Frage „Was haben wir dem Installateur 2025 geschrieben?“ zu beantworten, muss man jedes Mitglied fragen und darauf vertrauen, dass jedes auch nachsieht.
• Einsicht für jeden Eigentümer. Für eine Einsicht muss jemand die passenden E-Mails aus privaten Konten zusammentragen, irgendwohin weiterleiten und hoffen, dass nichts fehlt. In denselben Konten liegt die private Post, also muss jedes Mitglied auch noch die E-Mails des Hauses von den eigenen trennen.

Eine eigene Adresse für das Haus löst einen Teil davon, aber nur, wenn der Beirat sie nicht mehr in private Postfächer weiterleitet und ihr Passwort nicht mehr teilt. Um Passwort und Weiterleitung geht es im Artikel Gemeinsames Postfach für die selbstverwaltete WEG, um den Wechsel im Beirat im Artikel Das Postfach der WEG übergeben. Wird zwischen zwei Versammlungen per E-Mail entschieden, behandelt Umlaufbeschluss per E-Mail in der WEG diese Seite.

So richten Sie es ein

Das Ziel ist bescheiden: ein einziger Ort, an dem die Korrespondenz des Hauses liegt, über den die Gemeinschaft verfügt und der jeden Wechsel im Beirat übersteht.

1. Eine Adresse für das Haus. Ein Gmail-Konto, ein Postfach bei Microsoft 365 oder ein IMAP-Postfach beim Webhoster, angelegt für die Gemeinschaft. Die Wiederherstellungsadresse und die Telefonnummer gehören dem Beirat und sind dort notiert, wo der nächste Beirat sie findet.
2. Alles läuft über diese Adresse. Eigentümer, Handwerker, Versicherungen und Makler schreiben an diese Adresse, und der Beirat antwortet von ihr aus. Schreibt ein Eigentümer an die private Adresse eines Mitglieds, kommt die Antwort trotzdem von der Adresse des Hauses.
3. Nichts wird gelöscht. Schalten Sie jede Regel ab, die Ordner automatisch leert, und legen Sie fest, wer was löschen darf. Das ist die praktische Seite der Fristen oben: Was sechs Jahre lang auffindbar sein soll, darf nicht vorher automatisch verschwinden.
4. Papier wird eingescannt. Briefe aus der Post und eingeworfene Schreiben werden eingescannt und zusammen mit den E-Mails abgelegt.
5. Jedes Mitglied meldet sich mit eigenem Zugang an. Niemand teilt das Passwort, also verliert ein ausscheidendes Mitglied den Zugang an dem Tag, an dem es geht, und der Verlauf bleibt beim Haus.

Die Schritte eins bis vier kosten nichts und funktionieren bei jedem E-Mail-Anbieter. Bei Schritt fünf hilft ein Werkzeug für ein gemeinsames Postfach.

Wo Trupeo passt, und wo nicht

Trupeo verbindet die bestehende Adresse des Hauses: Gmail, Outlook, Microsoft 365 oder ein beliebiges IMAP-Postfach. Jedes Beiratsmitglied meldet sich mit dem eigenen Konto an, sieht bei jeder E-Mail, wer sich darum kümmert, schreibt Notizen fürs Team, die der Absender nie sieht, und klickt auf „Als erledigt markieren“, wenn die Sache erledigt ist. Verlässt ein Mitglied den Beirat nach der Eigentümerversammlung, entfernen Sie seinen Zugang, und die Adresse samt Verlauf bleibt bei der Gemeinschaft.

Trupeo ist kein Archivsystem und macht weder die Buchhaltung der WEG noch die Hausgeldabrechnung oder ein Eigentümerportal. Die E-Mails selbst bleiben bei Ihrem E-Mail-Anbieter gespeichert, bei dem damit auch das Archiv liegt: Eine E-Mail, die bei Gmail oder Microsoft 365 gelöscht wird, verschwindet auch aus Trupeo. Und Trupeo entscheidet nicht, was ein Eigentümer einsehen darf; das entscheidet die Gemeinschaft nach dem Gesetz. Was sich ändert: Das Archiv liegt an einem Ort, unter der Adresse des Hauses, statt verstreut in privaten Konten.

Trupeo rechnet pro verbundenem Postfach ab: 10 € im Monat zzgl. MwSt. für ein Postfach, das 2 Personen teilen, und 20 € im Monat ab 3 Personen, egal wie groß der Beirat ist. Die Einzelheiten stehen auf unserer Seite für Eigentümergemeinschaften und auf der Preisseite. Wenn Sie noch vergleichen, stellt das beste gemeinsame Postfach für kleine Teams die wichtigsten Möglichkeiten nebeneinander, und Software für die selbstverwaltete WEG stellt die Werkzeuge vor, die Buchhaltung und Eigentümerportal übernehmen.

Häufige Fragen

Wie lange muss eine WEG ihre E-Mails aufbewahren?

Das WEG nennt keine Frist. Die Fachliteratur wendet die Fristen aus § 257 HGB und § 147 AO entsprechend an, wenn auch dogmatisch nicht gesichert: Danach ist die Korrespondenz sechs Jahre aufzubewahren, die Teilungserklärung, die Versammlungsprotokolle und die Beschluss-Sammlung auf Dauer. Ein Beschluss kann zwingende Aufbewahrungsfristen nicht verkürzen.

Gehören E-Mails zu den Verwaltungsunterlagen?

Das Gesetz zählt die Verwaltungsunterlagen nicht auf. Die Fachliteratur führt die Korrespondenz mit Wohnungseigentümern und mit Dritten unter den Unterlagen auf, die aufzubewahren sind, und eine E-Mail an einen Handwerker oder einen Eigentümer ist inhaltlich nichts anderes als ein Brief. Wer auf Nummer sicher gehen will, behandelt die E-Mails der Gemeinschaft wie ihre übrigen Unterlagen.

Kann ein Eigentümer verlangen, die E-Mails des Beirats zu sehen?

Jeder Wohnungseigentümer kann von der Gemeinschaft Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG), und die Grenze liegt erst beim Rechtsmissbrauch. Die Einsicht findet am Ort der Liegenschaft oder im Büro des Verwalters statt, einen Anspruch auf Zusendung per E-Mail gibt es nach einem Urteil des Landgerichts Frankfurt am Main grundsätzlich nicht. Unterlagen, die nur digital vorliegen, sind nach dem Verband der Immobilienverwalter auf einem Endgerät zu zeigen und als digitale Kopien auszuhändigen.

Quellen:

• § 18 WEG: Verwaltung und Benutzung (gesetze-im-internet.de): Abs. 4, das Recht jedes Wohnungseigentümers, von der Gemeinschaft Einsicht in die Verwaltungsunterlagen zu verlangen; keine Frist und keine Gebühr im Wortlaut.
• § 24 WEG: Einberufung, Vorsitz, Niederschrift (gesetze-im-internet.de): Abs. 6, die unverzügliche Niederschrift über die Beschlüsse, unterschrieben auch vom Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder seinem Vertreter; Abs. 7, die Beschluss-Sammlung und die Einsicht für einen Wohnungseigentümer oder einen von ihm ermächtigten Dritten; Abs. 8, ohne Verwalter führt der Vorsitzende der Versammlung die Beschluss-Sammlung.
• § 29 WEG: Verwaltungsbeirat (gesetze-im-internet.de): die Bestellung der Beiratsmitglieder durch Beschluss, ohne gesetzliche Amtszeit; der Beirat unterstützt und überwacht den Verwalter.
• § 9b WEG: Vertretung (gesetze-im-internet.de): die Vertretung der Gemeinschaft durch den Verwalter, ohne Verwalter durch die Wohnungseigentümer gemeinschaftlich.
• § 667 BGB: Herausgabepflicht (gesetze-im-internet.de): der Beauftragte muss alles herausgeben, was er zur Ausführung des Auftrags erhält und aus der Geschäftsbesorgung erlangt.
• § 257 HGB: Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen (gesetze-im-internet.de): sechs Jahre für empfangene Handelsbriefe und Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe; Fristbeginn mit dem Schluss des Kalenderjahres.
• Verwaltungsunterlagen: Aufbewahrung, Einsicht und Herausgabe, 2.2 Aufbewahrungsfristen (Haufe, Alexander C. Blankenstein): keine Regelung der Aufbewahrungsfristen im WEG; entsprechende Anwendung von § 257 HGB und § 147 AO, dogmatisch nicht gesichert; Korrespondenz mit Wohnungseigentümern und mit Dritten sechs Jahre.
• Verwaltungsunterlagen: Unterlagenvernichtung (Beschluss) (Haufe, Alexander C. Blankenstein): dauerhafte Aufbewahrung der Teilungserklärung, der Versammlungsprotokolle und der Beschluss-Sammlung; ein Beschluss, der zwingende Aufbewahrungsfristen verkürzt, ist nichtig.
• Aufbewahrungspflichten (IHK Ostwürttemberg): für Kaufleute sechs Jahre für Geschäftsbriefe, Fristbeginn mit Ablauf des Kalenderjahres; steuerlich relevante, digital entstandene Unterlagen werden in elektronischer Form aufbewahrt und während der Frist weder verändert noch gelöscht.
• WEG-Recht: E-Mail-Versand von Verwaltungsunterlagen (VDIV Deutschland): Beispiele für Verwaltungsunterlagen; Grenze des Einsichtsrechts erst beim Rechtsmissbrauch; LG Frankfurt am Main, 28.11.2024, 2-13 S 27/24: kein Anspruch auf Versand, auch nicht per E-Mail; nur digital vorliegende Unterlagen werden auf einem Endgerät sichtbar gemacht und als digitale Kopien ausgehändigt.
• Wohnungseigentum: Verwaltungsunterlagen per E-Mail senden? (Haus & Grund Frankfurt am Main): Einsicht am Ort der Liegenschaft oder im Büro des Verwalters in derselben Gemeinde; Fotos und Scans während der Einsicht; grundsätzlich kein Anspruch auf Versand, auch nicht digital; LG Frankfurt am Main, 28.11.2024, 2-13 S 27/24.