Umlaufbeschluss per E-Mail in der WEG: was Beirat und Eigentümer dürfen

Per E-Mail beschließen geht in der WEG, aber meistens nicht so, wie es viele Beiräte und Eigentümer versuchen. Nach dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) beschließen die Wohnungseigentümer in der Eigentümerversammlung. Ein Beschluss ohne Versammlung, der Umlaufbeschluss, ist nur gültig, wenn alle Wohnungseigentümer zustimmen, und zwar in Textform. Eine E-Mail genügt dafür in der Regel, eine Mehrheit grundsätzlich nicht. Der Verwaltungsbeirat wiederum unterstützt und überwacht den Verwalter. Das Gesetz gibt ihm keine Befugnis, per E-Mail für die Gemeinschaft zu entscheiden.

Hier jede Regel in einem Absatz, danach, was sie für das Postfach des Beirats bedeutet. Dieser Artikel gibt die Regeln so wieder, wie sie in den am Ende genannten Quellen stehen (Stand: Oktober 2026). Er ist keine Rechtsberatung: Für eine Entscheidung in Ihrer Gemeinschaft lesen Sie Ihre Gemeinschaftsordnung und fragen Sie eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht.

• Umlaufbeschluss (§ 23 Abs. 3 WEG): Ein Beschluss ohne Versammlung ist gültig, „wenn alle Wohnungseigentümer ihre Zustimmung zu diesem Beschluss in Textform erklären“. Für einen einzelnen Gegenstand können die Eigentümer vorher beschließen, dass die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt.
• Verwaltungsbeirat (§ 29 WEG): Wohnungseigentümer werden durch Beschluss zu Mitgliedern bestellt. Der Beirat unterstützt und überwacht den Verwalter und prüft Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung, bevor die Eigentümer darüber beschließen. Eine Entscheidungsbefugnis für die Gemeinschaft nennt § 29 nicht.
• Online-Teilnahme und virtuelle Versammlung (§ 23 Abs. 1 und 1a WEG): Die Eigentümer können beschließen, dass man online an der Versammlung teilnehmen kann. Mit drei Vierteln der abgegebenen Stimmen können sie für längstens drei Jahre rein virtuelle Versammlungen beschließen. Eine so beschlossene Videoversammlung mit ordentlicher Einladung ist eine Versammlung. Ein E-Mail-Verlauf mit „Allen antworten“ ist keine.

Die Versuchung: ein E-Mail-Verlauf mit „Allen antworten“ als Versammlung

Jeder Verwaltungsbeirat kennt diesen Moment. An einem Dienstag kommt das Angebot eines Dachdeckers. Die Beiratsvorsitzende leitet es an die beiden anderen Beiratsmitglieder und an den Verwalter weiter, mit der Frage „Passt das?“. Zwei antworten innerhalb einer Stunde mit „Ja“, der Verwalter schreibt vom Handy „Dann beauftrage ich“. Am Mittwoch ist der Auftrag unterschrieben.

Das wirkt effizient, und niemand wollte etwas Falsches. Aber sehen Sie sich an, was passiert ist: Über eine Ausgabe der Gemeinschaft wurde entschieden, ohne Einladung, ohne Tagesordnung, ohne Niederschrift, und die Spur liegt verteilt in vier Postfächern, drei davon privat. Die Eigentümer, die über so eine Reparatur in der Regel beschließen müssen, haben nichts davon erfahren. Das Ja des Beirats ersetzt ihren Beschluss nicht.

Die entscheidende Unterscheidung ist die zwischen Besprechen und Beschließen. Die E-Mail ist ein guter Ort zum Besprechen: Angebote teilen, Fragen stellen, sich auf die Tagesordnung einigen. Der Beschluss selbst gehört in die Versammlung oder in einen wirksamen Umlaufbeschluss, und die Beschluss-Sammlung beweist, dass er gefasst wurde.

Umlaufbeschluss: per E-Mail ja, aber grundsätzlich einstimmig

§ 23 WEG zieht die Grenze klar. Absatz 1 legt fest, dass Angelegenheiten, über die die Wohnungseigentümer beschließen, „durch Beschlussfassung in einer Versammlung der Wohnungseigentümer geordnet“ werden. Absatz 3 lässt eine Ausnahme zu: den Beschluss ohne Versammlung, wenn alle Wohnungseigentümer ihre Zustimmung in Textform erklären.

Textform heißt nach § 126b BGB: eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger. Eine E-Mail mit Namen erfüllt das in der Regel. Daraus ergibt sich für eine WEG eine klare Aufteilung:

• Die drei Dachdeckerangebote vor der Versammlung an alle Eigentümer zu schicken, ist in Ordnung.
• Fragen dazu per E-Mail zu stellen, ist in Ordnung.
• Per E-Mail abzustimmen, ist nur dann ein Beschluss, wenn wirklich alle Eigentümer in Textform zustimmen. Schweigt einer, kommt kein Umlaufbeschluss zustande.

Einen Mittelweg gibt es: Nach § 23 Abs. 3 Satz 2 können die Eigentümer beschließen, „dass für einen einzelnen Gegenstand die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt“. Das muss vorher beschlossen werden, für einen bestimmten Gegenstand, nicht pauschal für alles, was zwischen zwei Versammlungen anfällt.

Der Verwaltungsbeirat: unterstützen und überwachen, nicht entscheiden

§ 29 WEG beschreibt den Verwaltungsbeirat in drei kurzen Absätzen. Wohnungseigentümer werden durch Beschluss zu Mitgliedern bestellt. Hat der Beirat mehrere Mitglieder, sind ein Vorsitzender und ein Stellvertreter zu bestimmen, und der Vorsitzende beruft den Beirat nach Bedarf ein. Der Beirat unterstützt und überwacht den Verwalter, und Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung sollen vom Beirat geprüft und mit seiner Stellungnahme versehen werden, bevor die Eigentümer darüber beschließen. Unentgeltlich tätige Mitglieder haften nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.

Wie der Beirat intern berät, regelt das Gesetz nicht. Er kann sich also ohne Weiteres per E-Mail abstimmen, etwa über seine Stellungnahme zur Jahresabrechnung. Was er so nicht kann: für die Gemeinschaft entscheiden. Nach außen vertritt der Verwalter die Gemeinschaft (§ 9b WEG). Allein handeln darf er nach § 27 Abs. 1 bei Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung, die nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen, oder wenn es nötig ist, um eine Frist zu wahren oder einen Nachteil abzuwenden. Die Eigentümer können diese Befugnisse durch Beschluss einschränken oder erweitern.

Gegenüber dem Verwalter selbst vertritt der Beiratsvorsitzende die Gemeinschaft, oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer (§ 9b Abs. 2). Wenn Ihre Gemeinschaft dem Beirat eigene Entscheidungen übertragen will, lassen Sie den Beschluss und die Gemeinschaftsordnung vorher fachkundig prüfen.

Online-Teilnahme und virtuelle Versammlung: ja, mit Einladung

Was das WEG erlaubt, ist eine Versammlung auf Distanz. Nach § 23 Abs. 1 Satz 2 können die Eigentümer beschließen, dass man an der Versammlung auch ohne Anwesenheit vor Ort teilnehmen und seine Rechte „im Wege elektronischer Kommunikation ausüben“ kann. § 23 Abs. 1a geht weiter: Mit „mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen“ können die Eigentümer beschließen, dass Versammlungen für längstens drei Jahre ab dem Beschluss rein virtuell stattfinden. Die virtuelle Versammlung muss in Teilnahme und Rechteausübung mit einer Präsenzversammlung vergleichbar sein.

Drei Punkte sind für eine Gemeinschaft wichtig, die so beschließen will:

• Bis einschließlich 2028 einmal im Jahr in Präsenz. Für virtuelle Versammlungen, die vor 2028 beschlossen werden, verlangt § 48 Abs. 6 WEG bis einschließlich 2028 mindestens eine Präsenzversammlung im Jahr, außer die Eigentümer verzichten darauf durch einstimmigen Beschluss.
• Die Einladung zählt. Ein Beschluss ist nur gültig, wenn sein Gegenstand bei der Einberufung bezeichnet ist (§ 23 Abs. 2). Die Einladung erfolgt in Textform, und die Frist soll mindestens drei Wochen betragen, außer bei besonderer Dringlichkeit (§ 24 Abs. 4).
• Die Niederschrift folgt unverzüglich. Beschlüsse werden unverzüglich protokolliert; die Niederschrift unterschreiben der Versammlungsvorsitzende, ein Wohnungseigentümer und, wenn es einen Beirat gibt, sein Vorsitzender oder Stellvertreter (§ 24 Abs. 6).

Eine WEG kann also per Video beschließen, aber nur in einer ordentlich einberufenen Versammlung, über Gegenstände aus der Einladung. Ein spontanes „Sind alle einverstanden?“ zwischen zwei Versammlungen ist ohne die Zustimmung aller kein Beschluss.

Die Unterlagen, die Ihr E-Mail-Verlauf füllt

Auch wenn per E-Mail meist nur besprochen und nicht beschlossen wird, entsteht dort die Akte zum Beschluss, und diese Akte kann zu den Unterlagen der Gemeinschaft gehören.

Nach § 24 Abs. 7 WEG ist eine Beschluss-Sammlung zu führen. Diese enthält den Wortlaut der in der Versammlung verkündeten Beschlüsse und der schriftlichen Beschlüsse, also auch der Umlaufbeschlüsse, fortlaufend nummeriert. Jeder Eigentümer kann sie einsehen. Geführt wird sie vom Verwalter, ohne Verwalter in der Regel vom Vorsitzenden der Eigentümerversammlung (§ 24 Abs. 8). Darüber hinaus kann jeder Wohnungseigentümer von der Gemeinschaft Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4).

Eine feste Aufbewahrungsfrist für die Korrespondenz des Beirats nennen diese Vorschriften nicht. Aber das Angebot des Dachdeckers, die Rückfragen und die Zustimmung, auf der der Auftrag beruht, sind genau das, wonach ein Eigentümer fragt, wenn die Rechnung höher ausfällt als gedacht. Auch deshalb sollte die Zustimmung ein klarer, auffindbarer Beleg sein und nicht drei „Ja“ in drei Postfächern. Was ein solches Archiv enthalten sollte, beschreiben wir im Artikel E-Mail-Archiv der WEG.

Private Postfächer: die Unterlagen gehören der Gemeinschaft

Viele Beiräte arbeiten mit ihren privaten Gmail- und Outlook-Konten. Das kostet nichts, und dort lesen die Leute ohnehin ihre E-Mails. Es bedeutet aber auch, dass die Korrespondenz der Gemeinschaft in Konten liegt, über die die Gemeinschaft nicht verfügt.

Das fällt spätestens dann auf, wenn ein Eigentümer Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangt, wenn es Streit über einen Auftrag gibt oder wenn ein Beiratsmitglied ausscheidet. Dann muss jemand die betreffenden E-Mails aus privaten Postfächern zusammensuchen, und wer ausgeschieden ist, nimmt sein Postfach mit.

Das Muster ist immer dasselbe: Läuft die Arbeit des Beirats über private Konten, geraten diese Konten bei jedem Streit in den Blick. Eine Adresse, die der Gemeinschaft gehört, hält ihre Angelegenheiten an einem Ort und die privaten E-Mails der Beiratsmitglieder heraus.

In der Praxis: im Postfach besprechen, in der Versammlung beschließen

Eine Routine, die für einen ehrenamtlichen Beirat funktioniert:

1. Nutzen Sie eine Adresse für die Angelegenheiten der Gemeinschaft, die der Gemeinschaft gehört, nicht einem Beiratsmitglied. Handwerker, Eigentümer und Versicherer schreiben dorthin.
2. Besprechen Sie dort, nicht in Verläufen mit „Allen antworten“. Fragen zu einem Angebot gehören in die Konversation oder in eine Notiz fürs Team, die der Handwerker nie sieht.
3. Setzen Sie die Entscheidung auf die Tagesordnung. Aus „Angebot B für das Dach annehmen“ wird ein Tagesordnungspunkt, mit den Angeboten in der Einladung.
4. Beschließen Sie in der Versammlung und protokollieren Sie es. Geht es nicht bis zur nächsten Versammlung, bleibt der Umlaufbeschluss mit der Zustimmung aller.
5. Verknüpfen Sie Niederschrift und Konversation. „Angebot B angenommen, siehe Konversation vom 4. März im Postfach des Beirats“ lässt den nächsten Beirat Angebote, Fragen und Antwort finden.
6. Antworten Sie von der Adresse der Gemeinschaft. Der Handwerker bekommt die Entscheidung von der Gemeinschaft, und die Antwort liegt neben dem Angebot.

Das hat einen Preis. Es ist langsamer als drei „Ja“, und in manchen Wochen fühlt es sich bürokratisch an. Es ist aber das, was das WEG verlangt, und es erlaubt, die Einsichtsanfrage eines Eigentümers an einem Nachmittag zu beantworten, statt vier private Postfächer abzufragen.

Zwei verwandte Probleme tauchen in denselben Beiräten auf: zwei Mitglieder, die demselben Eigentümer antworten, dazu doppelte Antworten im Team vermeiden, und die Übergabe nach der Neuwahl des Beirats, in das Postfach des Verwaltungsbeirats übergeben.

Wo Trupeo hilft

Trupeo verbindet die bestehende Adresse des Beirats, ob Gmail, Outlook, Microsoft 365 oder ein beliebiges IMAP-Postfach, und gibt jedem Mitglied ein eigenes Konto. Alle sehen dieselben Konversationen, wer sich um welche E-Mail kümmert und welche erledigt sind. Mit einer Notiz fürs Team besprechen die Mitglieder ein Angebot direkt neben der E-Mail, mit der es kam, ohne dass der Handwerker es sieht. Scheidet ein Mitglied aus, entziehen Sie ihm den Zugang, und der Verlauf bleibt bei der Gemeinschaft.

Trupeo führt keine Versammlungen, sammelt keine Stimmen und schreibt keine Niederschriften. Es hält die Konversation und die Spur; der Beschluss gehört weiterhin in die Versammlung oder in einen Umlaufbeschluss.

Es kostet 10 € im Monat zzgl. MwSt. für ein gemeinsames Postfach mit 2 Personen und 20 € im Monat ab 3 Personen, pro verbundenem Postfach. Details finden Sie auf unserer Seite für Eigentümergemeinschaften und auf der Preisseite. Für das Postfach eines ehrenamtlichen Beirats allgemein lesen Sie ein gemeinsames Postfach für die selbstverwaltete WEG; für die übrigen Werkzeuge einer selbstverwalteten Gemeinschaft Software für die WEG-Selbstverwaltung; und für einen Vergleich gemeinsamer Postfächer das beste gemeinsame Postfach für kleine Teams.

Häufige Fragen

Ist ein Umlaufbeschluss per E-Mail in der WEG gültig?

Ja, wenn alle Wohnungseigentümer ihre Zustimmung in Textform erklären (§ 23 Abs. 3 WEG); eine E-Mail mit Namen erfüllt die Textform in der Regel. Eine Mehrheit genügt nur, wenn die Eigentümer vorher für diesen einzelnen Gegenstand beschlossen haben, dass die Mehrheit der abgegebenen Stimmen ausreicht. Im Übrigen beschließen die Eigentümer in der Versammlung.

Kann der Verwaltungsbeirat per E-Mail beschließen?

Der Beirat kann sich intern per E-Mail abstimmen, denn das Gesetz regelt sein Verfahren nicht. Er beschließt damit aber nicht für die Gemeinschaft: Nach § 29 WEG unterstützt und überwacht er den Verwalter. Nach außen vertritt der Verwalter die Gemeinschaft, und was über seine eigenen Befugnisse hinausgeht, beschließen die Eigentümer.

Gehören die E-Mails des Beirats zu den Verwaltungsunterlagen?

Jeder Wohnungseigentümer kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG), und Umlaufbeschlüsse gehören in die Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7 WEG). Was im Einzelnen zu den Verwaltungsunterlagen zählt, bestimmt das Gesetz nicht abschließend. Korrespondenz zu Aufträgen der Gemeinschaft liegt deshalb besser in einem Postfach, über das die Gemeinschaft verfügt, als in privaten Konten.

Quellen:

• § 23 WEG, Wohnungseigentümerversammlung (gesetze-im-internet.de): Beschlüsse in der Versammlung; Online-Teilnahme durch Beschluss; virtuelle Versammlung mit drei Vierteln der abgegebenen Stimmen für längstens drei Jahre; Gegenstand in der Einberufung bezeichnet; Beschluss ohne Versammlung nur mit Zustimmung aller in Textform; Mehrheit für einen einzelnen Gegenstand durch Beschluss.
• § 24 WEG, Einberufung, Vorsitz, Niederschrift (gesetze-im-internet.de): Einladung in Textform mit mindestens drei Wochen Frist; unverzügliche Niederschrift und ihre Unterschriften; Beschluss-Sammlung mit verkündeten und schriftlichen Beschlüssen, Einsicht für jeden Wohnungseigentümer, vom Verwalter geführt.
• § 29 WEG, Verwaltungsbeirat (gesetze-im-internet.de): Bestellung durch Beschluss; Vorsitzender und Stellvertreter; unterstützt und überwacht den Verwalter; Prüfung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung; Haftung nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit bei unentgeltlicher Tätigkeit.
• § 9b WEG, Vertretung (gesetze-im-internet.de): der Verwalter vertritt die Gemeinschaft gerichtlich und außergerichtlich; gegenüber dem Verwalter vertritt der Beiratsvorsitzende oder ein ermächtigter Eigentümer.
• § 27 WEG, Aufgaben und Befugnisse des Verwalters (gesetze-im-internet.de): Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung oder zur Fristwahrung und Abwendung eines Nachteils; Einschränkung oder Erweiterung durch Beschluss.
• § 18 WEG, Verwaltung und Benutzung (gesetze-im-internet.de): jeder Wohnungseigentümer kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen.
• § 48 WEG, Übergangsvorschriften (gesetze-im-internet.de): bei virtueller Versammlung bis einschließlich 2028 mindestens einmal im Jahr eine Präsenzversammlung, außer bei einstimmigem Verzicht.
• § 126b BGB, Textform (gesetze-im-internet.de): lesbare Erklärung mit Namen des Erklärenden auf einem dauerhaften Datenträger.