Si può votare via email in condominio? Cosa dice il Codice civile

Di regola no, almeno non come ci provano molti condomìni. In Italia le decisioni sulle parti comuni spettano all’assemblea dei condòmini, che si convoca con un avviso e un ordine del giorno, delibera con le maggioranze dell’articolo 1136 del Codice civile e mette tutto a verbale. Un’email con «vi va bene?» e tre risposte «sì» non è una delibera. Il consiglio di condominio, dove c’è, ha funzioni consultive e di controllo: nemmeno lui decide al posto dell’assemblea, per email o in altro modo. L’email ha comunque il suo posto: per preparare l’assemblea, per discutere un preventivo e per far girare i documenti.

Ecco le regole in breve, e poi cosa significano per la casella del condominio. Questo articolo descrive le norme come si leggono nelle fonti citate alla fine. Non è una consulenza legale: per una decisione concreta, rileggi il regolamento del tuo condominio e chiedi all’amministratore o a un avvocato.

• Chi decide (articoli 1135 e 1130-bis del Codice civile): l’assemblea conferma l’amministratore, approva il preventivo e il rendiconto e decide le opere di manutenzione straordinaria. Il consiglio di condominio, che l’assemblea può nominare negli edifici con almeno dodici unità immobiliari, «ha funzioni consultive e di controllo».
• Come si decide (articolo 66 delle disposizioni di attuazione e articolo 1136): l’avviso con l’ordine del giorno arriva almeno cinque giorni prima, per raccomandata, posta elettronica certificata, fax o consegna a mano; l’assemblea delibera con i quorum fissati dalla legge e il verbale va trascritto nel registro tenuto dall’amministratore.
• A distanza (articolo 66, sesto comma): anche se il regolamento non lo prevede, con il consenso della maggioranza dei condòmini si può partecipare all’assemblea in videoconferenza. Una riunione in diretta, non uno scambio di email lungo una settimana.

La tentazione: un «rispondi a tutti» al posto dell’assemblea

Ogni condominio conosce la scena. Un martedì arriva il preventivo per rifare il tetto. Marta, che in un palazzo di sei famiglie tiene i conti un po’ per tutti, lo inoltra agli altri condòmini con «Ok per firmare?». Due rispondono «sì» entro un’ora, un altro scrive «per me va bene» dal telefono, e gli altri non dicono niente. Il mercoledì Marta firma.

Sembra efficiente, e nessuno voleva fare niente di male. Ma guarda cosa è successo: una parte dei condòmini ha approvato un lavoro sulle parti comuni senza avviso di convocazione, senza ordine del giorno, senza maggioranze contate e senza verbale, con la traccia sparsa in sei caselle personali. E nel frattempo Marta ha mostrato l’indirizzo email di ogni condòmino a tutti gli altri.

Con un amministratore la scena cambia poco: un’email ai consiglieri con «procedo?» e due risposte favorevoli non diventano una delibera dell’assemblea.

La distinzione utile è tra parlare e decidere. L’email è un buon posto per parlare: condividere il preventivo, fare domande, mettersi d’accordo su cosa portare all’ordine del giorno. La decisione si prende in assemblea, e quello che prova che è stata presa è il verbale.

Chi decide: l’assemblea, non l’amministratore né il consiglio

Il Codice civile distribuisce i ruoli in pochi articoli. Quando i condòmini sono più di otto, l’assemblea nomina un amministratore, e se non lo fa può nominarlo il giudice (articolo 1129). L’incarico dura un anno e si intende rinnovato per uguale durata. Fino a otto condòmini la nomina non è obbligatoria, ed è lì che molti condomìni si gestiscono da soli, con un condòmino volenteroso che tiene la posta e i conti.

L’amministratore esegue le delibere dell’assemblea e la convoca ogni anno per approvare il rendiconto (articolo 1130). Ma le decisioni restano all’assemblea: secondo l’articolo 1135 è lei che approva il preventivo delle spese, il rendiconto e le opere di manutenzione straordinaria. L’eccezione sono i lavori urgenti: l’amministratore «non può ordinare lavori di manutenzione straordinaria, salvo che rivestano carattere urgente, ma in questo caso deve riferirne nella prima assemblea».

Il consiglio di condominio non cambia questo quadro. L’articolo 1130-bis permette all’assemblea di nominarlo, con almeno tre condòmini, negli edifici di almeno dodici unità immobiliari, e gli dà «funzioni consultive e di controllo». I consiglieri possono esaminare un preventivo e dare un parere per email, ed è un ottimo uso dell’email. Non possono approvarlo al posto dell’assemblea.

In pratica, questo dà una divisione semplice:

• Mandare i tre preventivi del tetto a tutti i condòmini prima dell’assemblea va bene.
• Fare domande sui preventivi per email va bene.
• Rispondere «voto per il preventivo B» non è un voto. Si vota in assemblea.

Se un tubo scoppia di sabato, è un’altra storia: è un lavoro urgente, e l’amministratore può intervenire e riferirne poi all’assemblea.

Come si convoca e come si vota

L’articolo 66 delle disposizioni di attuazione del Codice civile fissa il quadro. L’assemblea si riunisce ogni anno in via ordinaria, e in via straordinaria quando l’amministratore lo ritiene necessario o quando lo chiedono almeno due condòmini che rappresentino un sesto del valore dell’edificio. Se manca l’amministratore, può convocarla «ciascun condomino».

L’avviso di convocazione deve contenere la «specifica indicazione dell’ordine del giorno», il luogo e l’ora della riunione, e deve arrivare almeno cinque giorni prima della data della prima convocazione, «a mezzo di posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o tramite consegna a mano». Nota che cosa manca nell’elenco: l’email ordinaria. Se la convocazione è omessa, tardiva o incompleta, la delibera è annullabile su istanza dei dissenzienti o degli assenti non convocati regolarmente.

Per i quorum vale l’articolo 1136. In prima convocazione l’assemblea è costituita con i condòmini che rappresentano i due terzi del valore dell’edificio e la maggioranza dei partecipanti al condominio, e delibera con la maggioranza degli intervenuti e almeno la metà del valore. La seconda convocazione si tiene in un giorno successivo, non oltre dieci giorni dalla prima (l’articolo 66 vieta lo stesso giorno solare): l’assemblea è costituita con un terzo dei partecipanti e un terzo del valore, e delibera con la maggioranza degli intervenuti e almeno un terzo del valore. Per alcune materie, come la nomina e la revoca dell’amministratore o le riparazioni straordinarie di notevole entità, servono sempre le maggioranze della prima convocazione: conviene leggerle nell’articolo stesso.

Altre due regole spiegano perché un filo di email non può fare da assemblea:

• Senza convocazione di tutti, niente delibera. L’assemblea «non può deliberare, se non consta che tutti gli aventi diritto sono stati regolarmente convocati» (articolo 1136). Tutti, non solo quelli che rispondono alle email.
• Chi non c’era ha trenta giorni. Il condòmino assente, dissenziente o astenuto può impugnare la delibera davanti al giudice «nel termine perentorio di trenta giorni», che per gli assenti decorre dalla comunicazione della delibera (articolo 1137). Quel termine presuppone un’assemblea e una delibera: il silenzio davanti a un’email improvvisata non è la stessa cosa.

La videoconferenza: sì, se la maggioranza è d’accordo

Dal 2020 l’articolo 66 delle disposizioni di attuazione dà spazio alla riunione a distanza, con condizioni precise.

• Il consenso viene prima. Il sesto comma dice: «Anche ove non espressamente previsto dal regolamento condominiale, previo consenso della maggioranza dei condomini, la partecipazione all’assemblea può avvenire in modalità di videoconferenza.»
• L’avviso indica la piattaforma. Se l’assemblea si tiene in videoconferenza, l’avviso deve indicare «la piattaforma elettronica sulla quale si terrà la riunione» e l’ora.
• Il verbale circola come la convocazione. Il verbale, redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente, è trasmesso all’amministratore e a tutti i condòmini con le stesse formalità previste per la convocazione.

Così un condominio può riunirsi in videochiamata se ha raccolto il consenso, ma continua a decidere in un’assemblea convocata come si deve. Un «tutti d’accordo?» tra un’assemblea e l’altra non è un voto nemmeno qui. La norma non dice come raccogliere quel consenso preventivo: prima della prima assemblea a distanza, chiedi all’amministratore o a un avvocato come documentarlo.

Le email che diventano documenti del condominio

Anche quando l’email non può portare il voto, porta il fascicolo che c’è dietro, e buona parte di quel fascicolo è documentazione che il condominio deve conservare.

L’articolo 1130 chiede all’amministratore di curare la tenuta del registro dei verbali delle assemblee, del registro di nomina e revoca dell’amministratore e del registro di contabilità, e di «conservare tutta la documentazione inerente alla propria gestione». L’articolo 1136 aggiunge che delle riunioni dell’assemblea si redige un verbale da trascrivere nel registro tenuto dall’amministratore.

Il preventivo arrivato per email, le domande dei consiglieri, la risposta della ditta, la richiesta di convocazione di due condòmini: tutto questo può diventare parte di quella documentazione. Vediamo cosa dovrebbe contenere l’archivio della corrispondenza di un condominio in l’archivio delle email del condominio.

L’email personale se ne va con l’incarico

Molti condomìni funzionano con il Gmail o l’Outlook personale dell’amministratore o del condòmino che fa da referente. È gratis ed è lì che le persone leggono già la posta. Significa anche che la corrispondenza del condominio vive in un account che il condominio non controlla.

E l’incarico cambia: dura un anno, si rinnova, ma prima o poi passa a un altro. L’articolo 1129 prevede che alla cessazione dell’incarico l’amministratore «è tenuto alla consegna di tutta la documentazione in suo possesso» e a eseguire le attività urgenti. Consegnare una cartella di carta è semplice. Consegnare anni di email chiuse nella casella personale di chi se ne va lo è molto meno, e nei piccoli condomìni senza amministratore spesso non c’è nemmeno una regola che dica chi deve farlo.

Un indirizzo che appartiene al condominio tiene i suoi affari in un solo posto, e lascia fuori la posta privata di ciascuno.

In pratica: parlare nella casella, decidere in assemblea

Una routine che funziona per un condominio, con o senza amministratore:

1. Usa un indirizzo del condominio per gli affari del condominio, che sia del condominio e non della persona di turno. Lì scrivono le ditte, i condòmini e l’assicurazione.
2. Discuti lì, non in catene di «rispondi a tutti». Le domande su un preventivo vanno nella conversazione, o in una nota per il team che la ditta non vede mai.
3. Porta la decisione all’ordine del giorno. «Approvazione del preventivo B per il rifacimento del tetto» diventa un punto dell’avviso, con i preventivi a disposizione dei condòmini.
4. Decidi in assemblea e mettilo a verbale. In presenza o in videoconferenza, se la maggioranza ha dato il consenso.
5. Collega il verbale alla conversazione. «Approvato il preventivo B, vedi la conversazione della casella del condominio del 4 marzo» permette al prossimo amministratore di ritrovare i preventivi, le domande e la risposta.
6. Rispondi dall’indirizzo del condominio. La ditta riceve la decisione dal condominio, e la risposta resta accanto al preventivo.

C’è un rovescio della medaglia. È più lento di tre «sì» per email, e certe settimane sembrerà burocratico. È anche quello che chiede il Codice civile, e quello che permette di rispondere in un pomeriggio a un condòmino che chiede come è stata presa una decisione, invece di frugare in sei caselle personali.

Negli stessi condomìni compaiono altri due problemi: due persone che rispondono allo stesso condòmino, di cui parliamo in come evitare risposte doppie, e il passaggio di consegne quando cambiano i consiglieri o l’amministratore, in il passaggio della casella del condominio.

Dove si inserisce Trupeo

Trupeo collega l’indirizzo che il condominio usa già, che sia Gmail, Outlook, Microsoft 365 o qualsiasi casella IMAP, e dà a ciascuno il proprio account: l’amministratore, i consiglieri o il condòmino che dà una mano. Tutti vedono le stesse conversazioni, chi se ne occupa e quali sono già fatte. Le note per il team permettono di discutere un preventivo accanto all’email con cui è arrivato, senza che la ditta lo veda. Quando qualcuno lascia l’incarico, gli togli l’accesso alla casella e lo storico resta al condominio.

Trupeo non convoca assemblee, non raccoglie voti e non scrive verbali. Conserva la conversazione e la traccia; la decisione resta all’assemblea.

Costa 10 € al mese IVA esclusa per una casella condivisa da 2 persone, e 20 € al mese da 3 persone in su, per casella collegata, con tutte le funzioni in ogni piano. Trovi i dettagli nella nostra pagina per il condominio e nella pagina dei prezzi. Per il caso generale della casella di un condominio che si gestisce da solo, leggi una casella condivisa per il condominio senza amministratore; per il resto degli strumenti, software per il condominio autogestito; e per confrontare le caselle condivise, la migliore casella condivisa per piccoli team.

Domande frequenti

Si può votare via email in condominio?

Le norme del Codice civile che abbiamo letto legano le decisioni all’assemblea: avviso con ordine del giorno almeno cinque giorni prima, convocazione di tutti gli aventi diritto, maggioranze dell’articolo 1136 e verbale nel registro. Non prevedono un voto per email tra un’assemblea e l’altra, e il consiglio di condominio ha solo funzioni consultive e di controllo. L’email resta utile per preparare l’assemblea e far circolare i documenti. Per il tuo caso, rileggi il regolamento e chiedi all’amministratore.

L’assemblea di condominio si può fare in videoconferenza?

Sì, se c’è il consenso preventivo della maggioranza dei condòmini, anche quando il regolamento non lo prevede (articolo 66, sesto comma, delle disposizioni di attuazione). L’avviso deve indicare la piattaforma e l’ora, e il verbale, redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente, va trasmesso all’amministratore e a tutti i condòmini con le stesse formalità della convocazione.

Le email dell’amministratore sono documenti del condominio?

Possono esserlo. L’articolo 1130 chiede all’amministratore di conservare tutta la documentazione inerente alla propria gestione, e l’articolo 1129 gli impone di consegnare tutta la documentazione in suo possesso quando l’incarico finisce. Molti preventivi, convocazioni e risposte delle ditte oggi arrivano per email. Se vivono nella casella personale di chi tiene l’incarico, consegnarli al successore è molto più difficile.

Fonti:

• Art. 1129 Codice civile, Nomina, revoca ed obblighi dell’amministratore (Brocardi.it): nomina dell’amministratore quando i condomini sono più di otto, in mancanza dall’autorità giudiziaria; incarico di un anno rinnovato per eguale durata; consegna di tutta la documentazione e attività urgenti alla cessazione dell’incarico; testo rilevato a ottobre 2026.
• Art. 1130 Codice civile, Attribuzioni dell’amministratore (Brocardi.it): eseguire le deliberazioni e convocare l’assemblea ogni anno per il rendiconto; registro dei verbali, registro di nomina e revoca, registro di contabilità; conservare tutta la documentazione inerente alla propria gestione; rilevato a ottobre 2026.
• Art. 1130-bis Codice civile, Rendiconto condominiale (Brocardi.it): consiglio di condominio di almeno tre condomini negli edifici di almeno dodici unità immobiliari, con funzioni consultive e di controllo; rilevato a ottobre 2026.
• Art. 1135 Codice civile, Attribuzioni dell’assemblea dei condomini (Brocardi.it): l’assemblea conferma l’amministratore, approva preventivo, rendiconto e opere di manutenzione straordinaria; l’amministratore ordina lavori straordinari solo se urgenti, riferendone nella prima assemblea; rilevato a ottobre 2026.
• Art. 1136 Codice civile, Costituzione dell’assemblea e validità delle deliberazioni (Brocardi.it): quorum in prima e seconda convocazione, la seconda non oltre dieci giorni dalla prima; maggioranze sempre richieste per nomina e revoca dell’amministratore e riparazioni straordinarie di notevole entità; nessuna delibera se non consta la regolare convocazione di tutti gli aventi diritto; verbale trascritto nel registro dell’amministratore; rilevato a ottobre 2026.
• Art. 1137 Codice civile, Impugnazione delle deliberazioni dell’assemblea (Brocardi.it): impugnazione da parte del condomino assente, dissenziente o astenuto nel termine perentorio di trenta giorni, che per gli assenti decorre dalla comunicazione; rilevato a ottobre 2026.
• Art. 66 Disposizioni per l’attuazione del Codice civile (Brocardi.it): assemblea ordinaria annuale e straordinaria su richiesta di due condomini per un sesto del valore; convocazione da parte di ciascun condomino in mancanza dell’amministratore; avviso con ordine del giorno almeno cinque giorni prima per raccomandata, PEC, fax o consegna a mano; piattaforma indicata per la videoconferenza; annullabilità per convocazione omessa, tardiva o incompleta; seconda convocazione non nello stesso giorno; videoconferenza con il consenso della maggioranza dei condomini e trasmissione del verbale; rilevato a ottobre 2026.