In Italia, il Codice civile chiede all’amministratore di condominio di conservare tutta la documentazione inerente alla propria gestione, di tenere i registri condominiali e di conservare per dieci anni le scritture e i documenti giustificativi del rendiconto. I condòmini possono vedere i registri gratuitamente e i giustificativi di spesa in ogni momento, e alla fine dell’incarico l’amministratore deve consegnare tutta la documentazione in suo possesso. Un condominio la cui posta sta nel Gmail personale di un condòmino, in pratica, fa fatica a rispettare tutto questo.
Questo articolo è un’informazione generale sul Codice civile come modificato dalla riforma del condominio (legge 11 dicembre 2012, n. 220), rilevato a ottobre 2026. Non è una consulenza legale: il regolamento del tuo condominio e, se c’è, il tuo amministratore restano il primo riferimento.
Le email del condominio sono documentazione
L’articolo 1130 del Codice civile elenca le attribuzioni dell’amministratore. Tra queste: curare la tenuta del registro di anagrafe condominiale (numero 6), del registro dei verbali delle assemblee, del registro di nomina e revoca dell’amministratore e del registro di contabilità (numero 7), e soprattutto, al numero 8, «conservare tutta la documentazione inerente alla propria gestione riferibile sia al rapporto con i condomini sia allo stato tecnico-amministrativo dell’edificio e del condominio».
La legge non nomina mai l’email. Parla di documentazione, senza distinguere tra una lettera e un’email. Ma oggi buona parte di quella documentazione arriva proprio per email: il preventivo del lattoniere, la risposta dell’assicurazione su un’infiltrazione, la risposta a un condòmino che segnala un rumore nel vano ascensore. Ognuna riguarda il rapporto con i condòmini o lo stato tecnico dell’edificio, e appartiene al condominio, non alla persona che quel giorno ha risposto.
E chi la tiene non è sempre un professionista. L’amministratore è obbligatorio solo quando i condòmini sono più di otto: sotto quella soglia può non essercene nessuno, oppure, anche sopra, a fare da amministratore è un condòmino, e la legge non gli chiede il diploma né il corso di formazione richiesti a un professionista. Negli edifici di almeno dodici unità, l’assemblea può affiancargli un consiglio di condominio di almeno tre condòmini, con funzioni consultive e di controllo. Molte decisioni di quel consiglio si discutono prima per email.
Dieci anni per i giustificativi, e un solo formato previsto dalla legge
L’articolo 1130-bis, sul rendiconto, è l’unico a fissare una durata: «Le scritture e i documenti giustificativi devono essere conservati per dieci anni» dalla data della relativa registrazione. Una fattura arrivata per email, il preventivo approvato a cui si riferisce, lo scambio che spiega una spesa: se servono a giustificare il rendiconto, la regola dei dieci anni li riguarda.
Per il resto della documentazione, l’articolo 1130 dice «conservare tutta» senza indicare un termine. Non inventeremo un numero: la scelta prudente è tenere la corrispondenza del condominio almeno quanto i giustificativi che spesso accompagna, cioè dieci anni.
Sul formato, la legge menziona la forma elettronica solo per il registro di contabilità, che «può tenersi anche con modalità informatizzate». Per la corrispondenza non impone nulla. Per l’email questo significa che nessuno ti dirà come conservarla, ma conservare serve a poco se poi non si ritrova niente. Una casella che tiene tutto, senza regole che svuotano le cartelle da sole, è più fedele a quel «conservare tutta» di qualunque catena di inoltri. Le lettere arrivate per posta si possono scansionare e conservare con il resto, così tutto sta nello stesso posto.
Dieci anni sono molto più di un mandato: l’incarico di amministratore dura un anno e si intende rinnovato per uguale durata. Un’email inviata a ottobre 2026 deve poter essere ritrovata a ottobre 2036, da un amministratore e da consiglieri che forse non c’erano quando è stata scritta.
Chi può leggerle: il diritto di visione dei condòmini
L’articolo 1129 chiede all’amministratore di comunicare il locale dove si trovano i registri dei numeri 6 e 7 dell’articolo 1130, e i giorni e le ore in cui ogni interessato, «previa richiesta all’amministratore, può prenderne gratuitamente visione» e ottenere, previo rimborso della spesa, una copia da lui firmata.
Per i giustificativi la regola è ancora più ampia. L’articolo 1130-bis permette ai condòmini e ai titolari di diritti reali o di godimento sulle unità immobiliari di «prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo ed estrarne copia a proprie spese».
La legge prevede anche una strada a distanza. L’articolo 71-ter delle disposizioni di attuazione del Codice civile dice che, su richiesta dell’assemblea, l’amministratore è tenuto ad attivare un sito internet del condominio, dove gli aventi diritto possono consultare ed estrarre copia in formato digitale dei documenti indicati dall’assemblea. Le spese del sito sono a carico dei condòmini.
«In ogni tempo» vuol dire anche la settimana prossima, e la richiesta diventa difficile da soddisfare se i documenti che un condòmino chiede sono sparsi nelle caselle personali di tre consiglieri, uno dei quali ha venduto l’appartamento l’anno scorso.
Quando l’amministratore cambia: la consegna dei documenti
L’articolo 1129 è esplicito sulla fine del mandato: «Alla cessazione dell’incarico l’amministratore è tenuto alla consegna di tutta la documentazione in suo possesso» relativa al condominio e ai singoli condòmini, e a eseguire le attività urgenti per evitare pregiudizi agli interessi comuni, senza diritto a ulteriori compensi. Tra le gravi irregolarità che possono portare alla revoca, lo stesso articolo cita il mancato rispetto degli obblighi dell’articolo 1130, numeri 6, 7 e 9.
C’è poi un limite che riguarda direttamente l’email. L’articolo 66 delle disposizioni di attuazione prevede che l’avviso di convocazione dell’assemblea arrivi almeno cinque giorni prima della data fissata in prima convocazione, per «posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o tramite consegna a mano». Un’email normale da un indirizzo Gmail non è una PEC: per le convocazioni serve uno di quei canali, anche se tutto il resto passa dalla casella del condominio.
Le parole cambiano da un articolo all’altro. La conseguenza per la casella del condominio è la stessa: la documentazione appartiene al condominio, un condòmino può chiedere di vederla, e chi lascia l’incarico la deve consegnare tutta.
Perché le caselle personali non reggono
Molti condomini senza amministratore professionale partono allo stesso modo: chi fa da amministratore risponde dal proprio Gmail, un consigliere mette in copia il suo indirizzo di lavoro, e chi tiene i conti inoltra le domande sulle quote a chi è disponibile. Ogni abitudine ha senso il giorno in cui nasce. Messe insieme, mettono la documentazione del condominio in quattro account che il condominio non controlla.
Confronta questa situazione con le regole viste sopra:
- Dieci anni. Un consigliere che lascia l’incarico, vende l’appartamento o semplicemente cancella le email vecchie si porta via la sua metà di ogni conversazione. L’archivio è incompleto il giorno in cui se ne va, non fra dieci anni.
- Ritrovare quello che si cerca. Le email esistono, ma nessuno può cercare in quattro account personali insieme. Per sapere «cosa abbiamo risposto all’idraulico nel 2025?» bisogna chiederlo a ciascuno e fidarsi che cerchi bene.
- Visione in ogni tempo e consegna completa. Per mostrare a un condòmino ciò che chiede, o per consegnare tutto al nuovo amministratore, qualcuno deve raccogliere le email da più account personali, inoltrarle da qualche parte e sperare che non manchi niente. La posta personale sta negli stessi account, quindi ognuno deve anche separare le email del condominio dalle proprie.
Un indirizzo dedicato al condominio risolve una parte del problema, ma solo se si smette di inoltrarlo alle caselle personali e di condividerne la password. Ne abbiamo parlato nell’articolo sulla casella condivisa del condominio senza amministratore, e di cosa fare quando cambiano amministratore o consiglieri in quello su come passare l’email del condominio senza perdere l’archivio. Se il consiglio decide per email tra un’assemblea e l’altra, l’articolo sulle decisioni via email nel condominio affronta quella parte.
Un’organizzazione semplice
L’obiettivo è modesto: un solo posto dove vive la corrispondenza del condominio, che il condominio controlla e che sopravvive a ogni cambio di amministratore o di consiglieri.
- Un indirizzo per il condominio. Un account Gmail, una casella Microsoft 365 o una casella IMAP presso il provider o l’hosting, aperti a nome del condominio. L’email e il telefono di recupero appartengono al condominio e sono annotati dove chi arriva dopo li troverà.
- Tutto passa da lì. Condòmini, imprese, assicurazioni e notai scrivono a quell’indirizzo, e si risponde da lì. Se un condòmino scrive all’indirizzo personale di un consigliere, la risposta parte dall’indirizzo del condominio.
- Non si cancella niente. Disattiva ogni regola che svuota le cartelle in automatico, e decidi con gli altri chi può cancellare cosa. È il modo pratico di conservare «tutta la documentazione».
- La carta si scansiona. Le lettere arrivate per posta o a mano si scansionano e si conservano con il resto.
- Ognuno entra con il proprio account. Nessuno condivide la password: chi lascia l’incarico perde l’accesso lo stesso giorno, e lo storico resta al condominio.
I primi quattro passi non costano nulla e funzionano con qualunque servizio email. È per il quinto che serve uno strumento di casella condivisa.
Dove c’entra Trupeo, e dove no
Trupeo si collega all’indirizzo che il condominio ha già: Gmail, Outlook, Microsoft 365 o qualunque casella IMAP. Ogni membro entra con il proprio account, vede chi si occupa di ogni email («Se ne occupa Marco»), lascia note per il team che chi ha scritto non vede mai, e preme «Segna come fatto» quando ha finito. Quando un consigliere lascia l’incarico dopo l’assemblea, gli togli l’accesso, e l’indirizzo con il suo storico resta al condominio.
Trupeo non è un software di gestione documentale, e non fa la contabilità del condominio, né le rate delle quote, né un portale per i condòmini. Le email restano conservate presso il tuo servizio email, ed è lì che sta l’archivio: se un’email viene cancellata in Gmail o in Microsoft 365, sparisce anche da Trupeo. Trupeo non è una PEC, quindi le convocazioni seguono comunque l’articolo 66. E Trupeo non decide cosa un condòmino può vedere: resta compito dell’amministratore, secondo la legge. Quello che cambia è che l’archivio sta in un solo posto, sotto l’indirizzo del condominio, e non sparso tra account personali.
Trupeo si paga per casella collegata: 10 € al mese IVA esclusa per una casella condivisa da 2 persone, e 20 € al mese IVA esclusa da 3 persone in su, qualunque sia il numero dei consiglieri. Ogni funzione è in ogni piano. I dettagli sono nella nostra pagina per il condominio e nella pagina dei prezzi. Se stai ancora confrontando, la migliore casella condivisa per un piccolo team mette le opzioni principali una accanto all’altra, e il software per un condominio autogestito presenta gli strumenti che fanno la contabilità e il portale dei condòmini.
Domande frequenti
Per quanto tempo un condominio deve conservare le email?
Il Codice civile fissa dieci anni dalla registrazione per le scritture e i documenti giustificativi del rendiconto (articolo 1130-bis), e chiede all’amministratore di conservare tutta la documentazione inerente alla propria gestione (articolo 1130, numero 8), senza indicare un termine per il resto. Le email che giustificano una spesa rientrano nei dieci anni; per le altre, conservarle almeno altrettanto è la scelta prudente.
Le email contano come documentazione del condominio?
La legge non lo dice espressamente: parla di documentazione inerente alla gestione, riferita al rapporto con i condòmini e allo stato tecnico-amministrativo dell’edificio, senza nominare il supporto. Un’email che riguarda uno di questi temi va trattata come il resto della documentazione. Per le convocazioni dell’assemblea, invece, un’email semplice non basta: servono raccomandata, PEC, fax o consegna a mano.
Un condòmino può chiedere di vedere le email del condominio?
Ogni interessato può vedere gratuitamente i registri condominiali, previa richiesta all’amministratore, e ottenerne copia firmata rimborsando la spesa (articolo 1129). I condòmini possono vedere i documenti giustificativi di spesa in ogni tempo ed estrarne copia a proprie spese (articolo 1130-bis), anche dal sito internet del condominio, se l’assemblea lo ha chiesto e li ha indicati tra i documenti consultabili. Per la corrispondenza che non rientra in questi casi la legge non fissa una procedura: la cosa sensata è accogliere la richiesta per iscritto e annotare cosa è stato mostrato.
Fonti:
- Legge 11 dicembre 2012, n. 220, art. 9, che sostituisce l’art. 1129 del Codice civile (Normattiva): la nomina obbligatoria quando i condòmini sono più di otto; il locale dove si trovano i registri dei numeri 6 e 7 dell’art. 1130, la visione gratuita previa richiesta e la copia firmata previo rimborso della spesa; l’incarico di un anno che si intende rinnovato per uguale durata; la consegna di tutta la documentazione alla cessazione dell’incarico e le attività urgenti senza ulteriori compensi; l’inottemperanza agli obblighi dell’art. 1130, numeri 6, 7 e 9, tra le gravi irregolarità.
- Legge 11 dicembre 2012, n. 220, art. 10, che sostituisce l’art. 1130 del Codice civile (Normattiva): il registro di anagrafe condominiale (n. 6); i registri dei verbali delle assemblee, di nomina e revoca dell’amministratore e di contabilità, quest’ultimo tenibile anche con modalità informatizzate (n. 7); la conservazione di tutta la documentazione inerente alla propria gestione riferibile al rapporto con i condòmini e allo stato tecnico-amministrativo dell’edificio (n. 8).
- Legge 11 dicembre 2012, n. 220, art. 11, che introduce l’art. 1130-bis del Codice civile (Normattiva): scritture e documenti giustificativi conservati per dieci anni dalla data della registrazione; visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo e copia a proprie spese; il consiglio di condominio di almeno tre condòmini negli edifici di almeno dodici unità immobiliari, con funzioni consultive e di controllo.
- Legge 11 dicembre 2012, n. 220, art. 20, che sostituisce il terzo comma dell’art. 66 delle disposizioni di attuazione del Codice civile (Normattiva): avviso di convocazione per posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o consegna a mano, almeno cinque giorni prima dell’assemblea in prima convocazione.
- Legge 11 dicembre 2012, n. 220, art. 25, che introduce gli artt. 71-bis e 71-ter delle disposizioni di attuazione del Codice civile (Normattiva): il sito internet del condominio attivato dall’amministratore su richiesta dell’assemblea, per consultare ed estrarre copia digitale dei documenti indicati, con spese a carico dei condòmini; diploma e corso di formazione non necessari quando l’amministratore è nominato tra i condòmini dello stabile (art. 71-bis).