En España, la Ley de Propiedad Horizontal obliga al secretario de la comunidad a conservar durante cinco años las convocatorias, las comunicaciones, los apoderamientos y los demás documentos relevantes de las reuniones, y al administrador a custodiar la documentación de la comunidad a disposición de los propietarios. En Cataluña, el Código civil catalán va más lejos y extiende esos cinco años a los documentos relevantes de la comunidad. Una comunidad cuyo correo vive en el Gmail personal del presidente difícilmente cumple eso en la práctica.
Este artículo es información general sobre la ley estatal y la catalana, tal como las hemos consultado en octubre de 2026. No es asesoramiento jurídico: revisa también los estatutos de tu comunidad y, si lo tenéis, consultad a vuestro administrador de fincas.
Los correos de la comunidad también son documentación
La Ley 49/1960, de Propiedad Horizontal, dice en su artículo 19.4: «El secretario custodiará los libros de actas de la Junta de propietarios. Asimismo deberá conservar, durante el plazo de cinco años, las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones.» Y el artículo 20.e encarga al administrador «custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad».
La ley no menciona el correo electrónico ni una sola vez: no distingue entre una carta y un correo, habla de comunicaciones y de documentación. Hoy, buena parte de esas comunicaciones llegan por correo: la convocatoria que se reenvía, el vecino que delega su voto, el presupuesto que se va a votar en la junta. Y en una comunidad sin administrador profesional, el artículo 13.5 hace que las funciones de secretario y de administrador las ejerza el presidente, salvo que los estatutos o la junta decidan otra cosa. Es decir: la obligación de conservar suele caer en el mismo vecino que contesta desde su correo personal.
El presupuesto para arreglar el tejado, la respuesta de la aseguradora sobre una filtración, la contestación a un vecino que no respeta las normas de la comunidad: todo eso forma parte de la vida de la comunidad, no de la persona que contestó ese día. La ley estatal limita el plazo de cinco años a lo relevante de las reuniones, pero el artículo 20.e habla de toda la documentación de la comunidad, y muchas decisiones de la junta se discuten antes por correo.
Cinco años, y la ley no impone ningún formato
El plazo estatal es de cinco años. La Ley de Propiedad Horizontal no exige que esa documentación se guarde en papel ni en formato electrónico: deja la forma en manos de la comunidad. Lo único que tiene un soporte fijado es el libro de actas, que debe estar diligenciado por el Registrador de la Propiedad (artículo 19.1).
Para el correo, eso significa que nadie te va a decir cómo guardarlo, pero que tienes que poder encontrarlo. Un buzón que lo conserva todo, sin reglas que vacíen carpetas automáticamente, responde mucho mejor a esa obligación que cualquier cadena de reenvíos. Las cartas que llegan por correo postal se pueden escanear y guardar con el resto, para que todo esté en el mismo sitio.
Cinco años son cinco mandatos: según el artículo 13.7, los cargos se nombran por un año salvo que los estatutos digan otra cosa. Un correo enviado en octubre de 2026 tiene que poder encontrarse en octubre de 2031, por una junta en la que quizá ya no quede nadie de los que estaban cuando se escribió.
Quién puede leerlos: la documentación a disposición de los propietarios
El artículo 20.e no dice solo que el administrador guarde la documentación: dice que la custodia «a disposición de los titulares». En la práctica, eso significa que un propietario puede pedir consultarla, y en una comunidad sin administrador, quien la custodia es el presidente.
Lo que la ley estatal no fija es el procedimiento. No hay un plazo para atender la petición, ni un precio, ni una forma concreta de consulta, presencial o a distancia. No vamos a inventar ninguno: si tus estatutos o un acuerdo de junta no lo regulan, lo razonable es pedirlo por escrito, acordar una fecha y dejar constancia de lo que se enseñó.
Lo que sí fija la ley es que las actas llegan a todos: el artículo 19.3 manda cerrarlas con las firmas del presidente y del secretario al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes, y remitirlas a los propietarios. Que cualquier vecino pueda pedir los documentos de una junta es motivo de sobra para que esos documentos no estén repartidos entre tres correos personales, uno de ellos de alguien que vendió el piso el año pasado.
Cataluña lo dice con sus propias palabras
En Cataluña, la propiedad horizontal se rige por el libro quinto del Código civil catalán (Ley 5/2006). Su artículo 553-17 dice que el secretario «custodia, durante cinco años como mínimo, las convocatorias, las comunicaciones, los poderes, la documentación contable y los demás documentos relevantes de las reuniones y de la comunidad». La lista es más amplia que la estatal: ya no son solo las reuniones, también la comunidad.
Los libros de actas se conservan treinta años mientras exista el régimen de propiedad horizontal, o cinco años desde que se haya extinguido (artículo 553-28.2). Y la ley catalana sí habla del correo electrónico: las convocatorias y notificaciones pueden enviarse «por correo postal o electrónico», siempre que se garantice la autenticidad de la comunicación y de su contenido (artículo 553-21.2), y el acta se envía a todos los propietarios en el plazo de diez días, también por correo electrónico (artículo 553-27.4). La documentación de los asuntos que se van a tratar se envía con la convocatoria o se indica dónde está a disposición de los propietarios (artículo 553-21.5).
Las palabras cambian respecto a la ley estatal. La consecuencia para el correo de la comunidad es la misma: cinco años como mínimo, y un propietario puede pedir verlo.
Por qué los correos personales no aguantan la prueba
Muchas comunidades sin administrador empiezan igual: el presidente contesta desde su Gmail, otro vecino pone en copia su correo del trabajo, y el que lleva las cuentas reenvía las preguntas de las cuotas a quien esté disponible. Cada costumbre tiene sentido el día que nace. Juntas, ponen la documentación de la comunidad en cuatro cuentas que la comunidad no controla.
Compara esa situación con las reglas de arriba:
- Cinco años. Un vecino que deja el cargo, vende su piso o simplemente borra correos antiguos se lleva su mitad de cada conversación. El archivo queda incompleto el día que se va, no dentro de cinco años.
- Encontrar lo que se busca. Los correos existen, pero nadie puede buscar en cuatro cuentas personales a la vez. Saber qué le contestamos al fontanero en 2025 obliga a preguntar a cada uno y a fiarse de que busque bien.
- A disposición de los propietarios. Para enseñar a un vecino lo que pide, alguien tiene que reunir los correos de varias cuentas personales, reenviarlos a algún sitio y esperar que no falte nada. El correo personal está en las mismas cuentas, así que cada uno tiene además que separar lo de la comunidad de lo suyo.
Una dirección propia de la comunidad resuelve parte del problema, pero solo si se deja de reenviar a los correos personales y de compartir la contraseña. Lo contamos en el buzón compartido de una comunidad autogestionada, y lo que hay que hacer cuando cambia el presidente en traspasar el correo del presidente de la comunidad. Si la junta decide cosas por correo entre reunión y reunión, los acuerdos por correo en una comunidad de propietarios trata esa parte.
Una organización sencilla
El objetivo es modesto: un único sitio donde vive el correo de la comunidad, que la comunidad controla y que sobrevive a cada cambio de presidente.
- Una dirección para la comunidad. Una cuenta de Gmail, un buzón de Microsoft 365 o un buzón IMAP del proveedor de internet o del alojamiento web, creado para la comunidad. El correo y el teléfono de recuperación son de la junta y están apuntados donde la siguiente presidencia los encuentre.
- Todo pasa por ella. Vecinos, empresas, aseguradoras y notarías escriben a esa dirección, y la junta contesta desde ella. Si un vecino escribe al correo personal del presidente, la respuesta sale de la dirección de la comunidad.
- No se borra nada. Desactivad cualquier regla que vacíe carpetas automáticamente y decidid quién puede borrar qué. Es la forma práctica de cumplir los cinco años.
- El papel se escanea. Las cartas que llegan por correo postal o en mano se escanean y se guardan con el resto.
- Cada uno entra con su propia cuenta. Nadie comparte la contraseña, así que quien deja el cargo pierde el acceso ese mismo día y el historial se queda en la comunidad.
Los cuatro primeros pasos no cuestan nada y funcionan con cualquier servicio de correo. El quinto es donde ayuda una herramienta de buzón compartido.
Dónde encaja Trupeo, y dónde no
Trupeo se conecta a la dirección que la comunidad ya tiene: Gmail, Outlook, Microsoft 365 o cualquier buzón IMAP. Cada miembro de la junta entra con su propia cuenta, ve quién se encarga de cada correo («X se encarga»), deja notas para el equipo que el vecino que escribió no ve nunca, y pulsa «Marcar como hecho» cuando el asunto está resuelto. Cuando alguien deja el cargo tras la junta ordinaria, retiras su acceso, y la dirección y su historial se quedan en la comunidad.
Trupeo no es un programa de gestión documental ni lleva la contabilidad de la comunidad, ni los recibos de las cuotas, ni un portal para los propietarios. Los correos siguen guardados en tu servicio de correo, que es el que conserva el archivo de cinco años: si un correo se borra en Gmail o en Microsoft 365, desaparece también de Trupeo. Y Trupeo no decide qué puede ver un propietario: eso sigue siendo cosa de la junta y de la ley. Lo que cambia es que el archivo está en un solo sitio, bajo la dirección de la comunidad, y no repartido entre cuentas personales.
Trupeo se paga por buzón conectado: 10 € al mes sin IVA por un buzón compartido entre 2 personas, y 20 € al mes sin IVA a partir de 3 personas, sea cual sea el tamaño de la junta. El detalle está en nuestra página para comunidades de propietarios y en la página de precios. Si todavía estás comparando, la mejor bandeja compartida para un equipo pequeño pone las opciones principales una al lado de otra, y el software para una comunidad de propietarios autogestionada repasa las herramientas que llevan la contabilidad y el portal de propietarios.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo tiene que guardar una comunidad de propietarios los correos?
La Ley de Propiedad Horizontal obliga al secretario a conservar durante cinco años las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones (artículo 19.4), sin distinguir entre papel y correo electrónico. En Cataluña, el artículo 553-17 del Código civil catalán fija cinco años como mínimo y extiende la obligación a los documentos relevantes de la comunidad y a la documentación contable.
¿Un correo electrónico cuenta como comunicación de la comunidad?
La ley estatal no lo dice expresamente: habla de comunicaciones y de documentación, sin mencionar el soporte. La ley catalana sí prevé el correo electrónico para enviar convocatorias, notificaciones y actas. Lo prudente es tratar los correos de la comunidad como el resto de su documentación y conservarlos al menos cinco años.
¿Puede un propietario pedir ver los correos de la junta?
La ley estatal manda custodiar la documentación de la comunidad a disposición de los propietarios (artículo 20.e), pero no fija plazo, precio ni forma de consulta. Si los estatutos no lo regulan, lo sensato es atender la petición por escrito, acordar una fecha y dejar constancia de lo que se enseñó.
Fuentes:
- Ley 49/1960, de 21 de julio, sobre propiedad horizontal (texto consolidado, BOE): el presidente ejerce las funciones de secretario y administrador salvo que los estatutos o la junta digan otra cosa (art. 13.5); los cargos se nombran por un año salvo disposición de los estatutos (art. 13.7); libro de actas diligenciado por el Registrador de la Propiedad (art. 19.1); acta cerrada con las firmas del presidente y del secretario al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes, y remitida a los propietarios (art. 19.3); el secretario custodia los libros de actas y conserva cinco años las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones (art. 19.4); el administrador custodia la documentación de la comunidad a disposición de los titulares (art. 20.e); el texto no menciona el correo electrónico.
- Ley 5/2006, de 10 de mayo, del libro quinto del Código civil de Cataluña (texto consolidado, BOE): cargos de un año (art. 553-15.4); el secretario custodia cinco años como mínimo las convocatorias, comunicaciones, poderes, documentación contable y demás documentos relevantes de las reuniones y de la comunidad (art. 553-17); convocatorias y notificaciones por correo postal o electrónico con garantía de autenticidad (art. 553-21.2); documentación de los asuntos a tratar enviada con la convocatoria o a disposición de los propietarios (art. 553-21.5); acta enviada a todos los propietarios en diez días, también por correo electrónico (art. 553-27.4); libros de actas conservados treinta años mientras exista el régimen o cinco años desde su extinción (art. 553-28.2).