En Nouvelle-Galles du Sud (Australie), les mails qu’un conseil de copropriété envoie et reçoit sont des archives de la copropriété. Ils se conservent sept ans, en format électronique pour tout ce qui est créé depuis le 11 juin 2024, et un copropriétaire peut demander à les consulter. L’État de Victoria demande lui aussi de garder la correspondance sept ans. Un conseil dont les mails vivent dans le Gmail personnel d’un membre a du mal, en pratique, à tenir cette exigence.
Cet article décrit la façon dont l’Australie traite les mails d’un conseil de copropriété, comme point de comparaison. Il ne dit rien du droit français. Pour s’y retrouver dans les mots : un strata scheme correspond à peu près à une copropriété, l’owners corporation (l’ensemble des copropriétaires) au syndicat des copropriétaires, et le strata committee à un conseil élu parmi les copropriétaires, proche d’un conseil syndical. Les citations restent en anglais, suivies d’une traduction libre. Ce texte est une information générale, constatée en octobre 2026, et non un conseil juridique.
Les mails d’un conseil sont des archives
En Nouvelle-Galles du Sud, la loi de 2015 sur la gestion des copropriétés (Strata Schemes Management Act 2015) liste ce qu’une owners corporation doit conserver. Son article 180(1) dit : « An owners corporation must cause the following to be retained for 7 years: […] (d) copies of correspondence received and sent by the owners corporation, (e) notices of meetings of the owners corporation and its strata committee ». Autrement dit : la copropriété conserve sept ans les copies de la correspondance qu’elle reçoit et envoie, et les convocations de ses assemblées et de son conseil.
Le guide du gouvernement de l’État pour les membres du conseil le dit en clair : « You must keep a record of all communications sent and received by the strata committee and owners corporation for seven years. » Toute communication envoyée ou reçue par le conseil ou la copropriété se garde sept ans, et ses exemples citent les lettres, les mails, les rapports et les documents de réunion.
Le devis du couvreur, la réponse de l’assureur sur un dégât des eaux, la réponse à un copropriétaire sur une infraction au règlement : là-bas, chacun appartient aux archives de l’immeuble, pas à la personne qui y a répondu. L’annexe 2 de la loi demande en plus au conseil de tenir « a record of its decisions, any notices given under this Schedule and full and accurate minutes of its meetings », un registre de ses décisions, de ses avis et des procès-verbaux complets de ses réunions. Beaucoup de ces décisions se discutent d’abord par mail.
Sept ans, et en format électronique depuis le 11 juin 2024
L’article 176(1) de la même loi dit : « The strata roll and other records required to be made or kept by an owners corporation must be made or kept in electronic form. » Le registre des lots et les autres archives se tiennent sous forme électronique. Le guide donne la date : « From 11 June 2024, records which strata schemes are required to keep must be kept electronically. » La règle vaut pour les documents créés à partir de cette date, et une copropriété peut garder des copies papier en plus. L’article 176(2) de la loi le confirme : les documents antérieurs n’ont pas à être reproduits sous forme électronique, donc les anciens dossiers papier n’ont pas à être numérisés.
Pour les mails, le guide est précis. Il demande de « make sure that your email is set up to save your communications », c’est-à-dire de régler la boîte mail pour qu’elle conserve les échanges, ou de prévoir un autre dossier pour les ranger, et ajoute : « You will need to make sure that you can save your emails in this way for seven years. » Les lettres reçues par la poste se numérisent, et tout envoi papier garde sa copie électronique.
Sept ans, c’est plus long que plusieurs mandats de conseil mis bout à bout. Un mail envoyé en octobre 2026 doit pouvoir être retrouvé en octobre 2033, par un conseil où plus personne n’était là quand il a été écrit.
Qui peut les lire : la consultation par les copropriétaires
L’article 182(1) permet à « an owner, mortgagee or covenant chargee of a lot », c’est-à-dire un copropriétaire, un créancier hypothécaire, le bénéficiaire d’une charge inscrite sur le lot (covenant chargee) ou une personne qu’ils mandatent, de demander à consulter les archives. Parmi les documents à présenter, l’article 182(3)(b) cite « any other records or documents required to be kept under this Part », tout autre document à conserver au titre de cette partie de la loi, et l’article 180 en fait partie. La correspondance est donc concernée.
La loi laisse le choix du moyen. Article 183(3) : « The means for inspecting documents may be in person or through secure electronic access to the documents or any other means agreed on or fixed under this section. » La consultation peut se faire sur place, par un accès électronique sécurisé, ou par tout autre moyen convenu.
Le guide de l’État ajoute les règles pratiques :
- Si la copropriété et la personne qui demande ne s’accordent pas sur une date et un lieu sous trois jours, la copropriété peut fixer une date dans les 10 jours suivant la demande, par avis écrit.
- La personne qui consulte paie le travail de préparation : pour un copropriétaire, 31 dollars australiens TTC la première heure et 16 dollars par demi-heure supplémentaire ; pour une personne mandatée, 60 dollars la première heure et 30 dollars par demi-heure supplémentaire. Le tarif est le même sur place ou à distance.
Dix jours, c’est court quand les mails demandés sont répartis entre les comptes personnels de trois membres, dont un a déménagé dans un autre État.
Victoria dit la même chose avec ses propres mots
Consumer Affairs Victoria, l’autorité de protection des consommateurs de l’État de Victoria, liste ce qu’une owners corporation « must collect and keep » au titre de l’Owners Corporations Act 2006, et « correspondence » figure sur la liste, à côté des procès-verbaux, des résolutions, des pouvoirs et de la comptabilité. Pour la durée : les bulletins de vote se gardent au moins 12 mois après le vote, les pouvoirs au moins 12 mois après leur expiration ou leur révocation, et « all other documents for at least seven years », tous les autres documents au moins sept ans.
Pour la consultation, Consumer Affairs Victoria indique qu’une owners corporation ne peut pas faire payer la consultation des archives et du registre, mais peut demander un montant raisonnable pour les copies. Elle recommande une demande écrite et une consultation encadrée, pour qu’aucun document ne se perde ou ne soit modifié. La page ne donne aucun délai pour organiser la consultation, et nous n’en inventerons pas.
Les mots diffèrent de ceux de la Nouvelle-Galles du Sud. La conséquence pour la boîte mail d’un conseil est la même : sept ans, et un copropriétaire peut demander à voir.
Pourquoi les boîtes personnelles ne tiennent pas
Beaucoup de copropriétés sans gestionnaire professionnel commencent de la même façon : le secrétaire répond depuis son Gmail, un autre membre met son adresse professionnelle en copie, et le trésorier transfère les questions de charges à celui qui est disponible. Chaque habitude a du sens le jour même. Mises ensemble, elles placent les archives de la copropriété dans quatre comptes que la copropriété ne contrôle pas.
Face aux règles ci-dessus :
- Sept ans. Un membre qui quitte le conseil, vend son lot ou supprime simplement ses vieux mails emporte sa moitié de chaque conversation. L’archive est incomplète le jour de son départ, pas dans sept ans.
- Électronique et retrouvable. Les mails existent bien sous forme électronique, mais personne ne peut chercher dans quatre comptes personnels à la fois. Savoir ce qu’on a répondu au plombier en 2025 oblige à demander à chaque membre, et à faire confiance à chacun pour chercher.
- Consultation sous 10 jours. Pour préparer une consultation, quelqu’un doit rassembler les mails utiles depuis des comptes personnels, les transférer quelque part et espérer n’avoir rien oublié. Le courrier personnel est dans les mêmes comptes, donc chaque membre doit en plus trier les mails de l’immeuble des siens.
Une adresse dédiée à l’immeuble règle une partie du problème, à condition de cesser de la transférer vers les boîtes personnelles et de partager son mot de passe. Nous avons traité ce point dans l’adresse mail du conseil syndical : qui la crée, qui la garde, qui y répond, et le changement de conseil dans la passation de la boîte mail du conseil syndical. Si le conseil décide par mail entre deux réunions, voter par mail dans un conseil HOA ou strata regarde ce côté-là.
Une organisation simple
Le but est modeste : un seul endroit où vit la correspondance de l’immeuble, que la copropriété contrôle, et qui survit à chaque changement de conseil.
- Une adresse pour l’immeuble. Un compte Gmail, une boîte Microsoft 365 ou une boîte IMAP fournie avec l’hébergement du site, créée pour la copropriété. L’adresse et le téléphone de récupération appartiennent au conseil et sont notés là où le conseil suivant les trouvera.
- Tout passe par elle. Copropriétaires, artisans, assureurs et notaires écrivent à cette adresse, et le conseil répond depuis elle. Si un copropriétaire écrit à l’adresse personnelle d’un membre, la réponse part de l’adresse de l’immeuble.
- Rien ne se supprime. Désactivez toute règle qui vide un dossier automatiquement, et décidez qui peut supprimer quoi. C’est le côté pratique de la consigne du guide sur une boîte mail réglée pour conserver les échanges.
- Le papier se numérise. Les lettres reçues par la poste ou en main propre sont numérisées et rangées avec le reste, comme le recommande le guide de la Nouvelle-Galles du Sud.
- Chaque membre se connecte avec son propre compte. Personne ne partage le mot de passe : un membre qui part perd son accès le jour même, et l’historique reste à l’immeuble.
Les quatre premières étapes ne coûtent rien et fonctionnent chez n’importe quel service mail. La cinquième est celle où un outil de boîte mail partagée aide.
Ce que Trupeo fait, et ce qu’il ne fait pas
Trupeo se connecte à l’adresse existante de l’immeuble : Gmail, Outlook, Microsoft 365 ou n’importe quelle boîte IMAP. Chaque membre du conseil se connecte avec son propre compte, voit qui s’occupe de chaque mail, laisse des notes pour l’équipe que l’expéditeur ne voit jamais, et marque un mail traité quand c’est fait. Quand un membre quitte le conseil après l’assemblée, vous retirez son accès, et l’adresse comme son historique restent à la copropriété.
Trupeo n’est pas un logiciel d’archivage, et ne fait ni la comptabilité de la copropriété, ni les appels de charges, ni d’espace copropriétaires. Les mails restent stockés chez votre service mail, qui porte l’archive de sept ans : un mail supprimé dans Gmail ou Microsoft 365 disparaît aussi de Trupeo. Et Trupeo ne décide pas de ce qu’un copropriétaire peut consulter ; cela reste au conseil, selon la loi qui s’applique. Ce qui change, c’est que l’archive est au même endroit, sous l’adresse de l’immeuble, et non dispersée dans des comptes personnels.
Trupeo se paie par boîte mail connectée : 10 € HT par mois pour une boîte partagée à 2 personnes, et 20 € HT par mois à partir de 3 personnes, quelle que soit la taille du conseil. Le détail est sur notre page pour les conseils syndicaux et sur la page des tarifs. Si vous comparez encore, la meilleure boîte mail partagée pour une petite équipe met les principales options côte à côte, et les logiciels pour une copropriété HOA ou strata autogérée présente les outils qui font la comptabilité et l’espace copropriétaires.
Questions fréquentes
Combien de temps une copropriété australienne garde-t-elle ses mails ?
En Nouvelle-Galles du Sud, sept ans : l’article 180(1)(d) du Strata Schemes Management Act 2015 vise les copies de la correspondance reçue et envoyée par l’owners corporation, et le gouvernement de l’État précise que cela couvre toutes les communications du conseil. Les documents créés depuis le 11 juin 2024 se conservent sous forme électronique. Dans l’État de Victoria, Consumer Affairs Victoria range la correspondance parmi les documents à conserver, et les documents autres que les bulletins de vote et les pouvoirs se gardent au moins sept ans.
Les mails comptent-ils comme de la correspondance ?
Oui. Le guide du gouvernement de la Nouvelle-Galles du Sud cite les mails parmi les communications qu’un conseil doit conserver, et demande de régler la boîte mail pour qu’elle les garde sept ans.
Un copropriétaire peut-il demander à voir les mails du conseil ?
En Nouvelle-Galles du Sud, un copropriétaire, un créancier hypothécaire ou une personne qu’ils mandatent peut demander à consulter les archives que la copropriété doit conserver, correspondance comprise. La consultation peut se faire sur place ou par un accès électronique sécurisé, la copropriété peut fixer une date sous 10 jours faute d’accord sous trois jours, et la consultation est payante. Dans l’État de Victoria, la consultation des archives est gratuite, seules les copies peuvent être facturées à un montant raisonnable.
Sources :
- Strata Schemes Management Act 2015 No 50 (NSW Legislation) : article 176(1) et (2), archives tenues sous forme électronique, sauf documents antérieurs et copies papier en double ; article 180(1), documents conservés 7 ans, dont (d) les copies de la correspondance reçue et envoyée par l’owners corporation et (e) les convocations ; l’article 180 figure dans la partie 10, « Records and information about strata schemes » ; article 182(1) et (3)(b), qui peut demander une consultation et les documents présentés ; article 183(3), consultation sur place ou par accès électronique sécurisé ; annexe 2, clause 17(1), registre des décisions, des avis et des procès-verbaux du conseil.
- Record keeping requirements (gouvernement de la Nouvelle-Galles du Sud) : toutes les communications envoyées et reçues par le conseil et l’owners corporation conservées sept ans, mails compris ; conservation électronique des nouveaux documents depuis le 11 juin 2024 ; boîte mail réglée pour conserver les mails sept ans ; numérisation du courrier papier ; règle des trois jours et des 10 jours pour la consultation ; copies papier possibles en plus des archives électroniques ; frais pour le travail de préparation des documents, identiques sur place ou à distance ; tarifs de 31 et 16 dollars pour un copropriétaire, 60 et 30 dollars pour une personne mandatée, TTC.
- Owners corporation records (Consumer Affairs Victoria) : la correspondance parmi les documents qu’une owners corporation doit conserver au titre de l’Owners Corporations Act 2006 ; bulletins de vote et pouvoirs conservés au moins 12 mois, tous les autres documents au moins sept ans ; consultation gratuite, copies facturables à un montant raisonnable ; demande écrite et consultation encadrée recommandées.