Après chaque assemblée générale, la boîte change de mains
Le conseil syndical n’est pas une équipe stable. Ses membres sont désignés par l’assemblée générale pour un mandat de trois ans au maximum, renouvelable. Entre deux AG s’ajoutent les démissions et les ventes d’appartement. Concrètement : presque chaque année, quelqu’un quitte le conseil et quelqu’un d’autre arrive.
Pendant ce temps, la boîte mail de la copropriété continue de vivre. Le couvreur envoie son devis. L’expert de l’assurance réclame une pièce pour le dégât des eaux. Le syndic transmet le projet de convocation. Un copropriétaire signale une infiltration. Tout cela arrive sur une adresse unique, souvent un Gmail créé il y a des années par un membre parti depuis longtemps. Nous avons décrit ce qui transite par cette adresse, et à qui elle devrait appartenir, dans l’adresse mail du conseil syndical.
La passation de cette boîte, elle, est rarement organisée. On envoie le mot de passe au nouveau membre, on transfère trois emails jugés importants, et on passe à autre chose. Six mois plus tard, personne ne sait plus où en est le sinistre déclaré l’an dernier.
Cet article couvre deux passations : celle du conseil syndical, qui revient presque chaque année, et celle, plus rare et plus lourde, d’un syndic bénévole qui passe la main à un autre bénévole ou à un cabinet.
Le syndic a une obligation de passation. Copiez-la.
Quand une copropriété change de syndic, la loi ne laisse pas la transmission au hasard. Le syndic sortant doit remettre la situation de trésorerie sous 15 jours, puis l’ensemble des documents et archives du syndicat sous 1 mois, accompagnés d’un bordereau récapitulatif dont une copie va au conseil syndical, puis l’état des comptes sous 2 mois.
Aucune règle équivalente n’existe pour la boîte mail du conseil syndical. Elle contient pourtant la version vivante des dossiers : ce que l’expert a écrit, ce que l’entreprise a promis, ce que le notaire attend encore. Appliquez la même logique à votre échelle : un inventaire écrit, une remise à date fixe, et rien qui repose sur la seule mémoire du sortant.
Quand c’est le syndic bénévole qui passe la main
C’est le cas que presque personne ne traite, et c’est le plus lourd. En syndic bénévole, l’adresse de la copropriété n’est pas une boîte d’appoint : elle porte toute la gestion courante, et elle est souvent tenue par le syndic lui-même. Les délais de remise des documents s’appliquent à lui comme à un cabinet. La loi parle de documents et d’archives, pas de boîte mail, mais dans une gestion bénévole une bonne partie de ces documents est arrivée par mail et n’existe nulle part ailleurs : devis signés reçus en pièce jointe, échanges avec l’assureur, relances de charges datées.
Deux choses sont à transmettre, et elles ne se confondent pas : l’adresse elle-même, et ce qu’elle contient.
Vers un autre syndic bénévole
Le successeur reprend l’adresse, et c’est tant mieux : les entreprises, l’assureur et les notaires la connaissent déjà. La passation porte alors sur la propriété du compte, pas seulement sur le mot de passe.
- Les moyens de récupération. Le téléphone et l’adresse de secours enregistrés sur le compte passent au nom du successeur. S’ils restent ceux du sortant, c’est lui qui pourra récupérer le compte le jour où le fournisseur demandera une vérification. Sur un compte Google, faites-le une semaine avant la passation plutôt que le jour même : après un changement, Google peut continuer à envoyer des codes aux anciennes coordonnées pendant sept jours.
- Le nom de domaine, s’il y en a un. Le compte chez l’hébergeur, le moyen de paiement du renouvellement et la date d’échéance.
- L’inventaire des dossiers ouverts, décrit plus bas, en une ligne par sujet.
- Le mot de passe, changé une fois tout cela fait, puisque le titulaire du compte change.
Vers un syndic professionnel
Le cabinet travaille avec ses propres outils et sa propre messagerie. L’adresse de la copropriété ne lui sert pas, mais elle ne disparaît pas pour autant, et elle ne doit pas partir avec l’ancien syndic.
- Ce qu’elle contient fait partie de ce qui se remet. Les éléments de gestion transmis sous forme dématérialisée doivent être dans un format téléchargeable et imprimable. Pour un Gmail, l’outil de téléchargement des données de Google exporte les messages du compte, à condition d’y être connecté.
- Les correspondants doivent apprendre le changement. Une réponse automatique qui indique les coordonnées du nouveau syndic évite qu’un devis ou une déclaration de sinistre arrive pendant des mois sur une boîte que plus personne ne relève.
- L’adresse peut devenir celle du conseil syndical. C’est souvent la meilleure issue : elle est connue de tous, et le conseil, qui reste en place, a justement besoin d’une adresse commune pour échanger avec le cabinet. Les moyens de récupération passent alors à un membre du conseil.
Si l’ancien syndic ne transmet pas les documents, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical doit le mettre en demeure, puis peut saisir le président du tribunal judiciaire pour obtenir la remise des documents sous astreinte.
L’inventaire des sujets en cours
Avant le départ d’un membre ou d’un syndic, listez ce qui est ouvert. Pas tout l’historique : uniquement les sujets où quelqu’un attend une réponse ou une action.
- Les sinistres ouverts : numéro de dossier chez l’assureur, dernier échange avec l’expert, pièces encore attendues.
- Les devis en attente : entreprises relancées ou non, date de la dernière réponse, décision à inscrire à la prochaine AG.
- Les échanges en cours avec le syndic, le notaire ou la mairie : qui doit répondre, avant quelle date.
- Les relances de charges entamées : qui a été relancé, quand, avec quel résultat.
Une ligne par sujet suffit : où en est le dossier, qui a répondu en dernier, ce que l’on attend et de qui. C’est le bordereau récapitulatif du syndic, version conseil syndical. Une heure de travail qui évite des mois de reconstitution.
Au départ d’un membre, retirez un accès plutôt que de changer le mot de passe
Si la boîte est partagée par mot de passe, chaque départ pose un dilemme. Changer le mot de passe et le redistribuer à tout le monde : en pratique, personne ne le fait, parce que c’est pénible et que le sortant est parti en bons termes. Ne rien changer : un ancien membre garde alors l’accès aux échanges des copropriétaires, parfois pendant des années. Aucune des deux options n’est saine.
La bonne mécanique, c’est un accès par personne, révocable individuellement. Sur Gmail, la délégation le permet nativement : chaque membre lit et répond depuis son propre compte, sans connaître le mot de passe, et un délégué se retire dans les paramètres, sans toucher aux autres. Beaucoup de boîtes de copropriété ne sont toutefois pas sur Gmail mais chez un fournisseur d’accès, en IMAP simple, où rien de tel n’existe. Nous avons comparé les options dans partager une boîte mail sans partager le mot de passe.
Le transfert vers les boîtes perso détruit l’archive
La solution de facilité revient à chaque passation : rediriger l’adresse de la copro vers les boîtes personnelles des membres du conseil. Chacun reçoit tout chez lui, plus besoin de se connecter ailleurs. Trois problèmes suivent, dont un irréversible.
D’abord, le transfert automatique ne porte que sur les nouveaux messages. La documentation de Gmail parle de transférer « tous les nouveaux messages » : l’historique n’est pas concerné, et il reste dans la boîte d’origine, que plus personne n’ouvre.
Ensuite, les réponses partent des adresses personnelles. Le couvreur répond directement à jean.dupont@ et ce fil ne repassera plus jamais par l’adresse de la copro. L’archive se fragmente entre quatre boîtes perso.
Enfin, au premier départ, la part d’archive qui vit dans la boîte du partant s’en va avec lui. Le conseil suivant hérite d’une adresse creuse et de dossiers amputés. C’est l’inverse exact de la continuité recherchée.
Faites entrer les nouveaux dans l’historique
Un nouveau membre du conseil ne part pas de zéro si la boîte est la mémoire commune. Ses premières semaines devraient surtout être de la lecture : le sinistre en cours, les devis comparés l’an dernier, le ton employé avec le syndic.
Donnez-lui un accès à son nom dès la passation. Parcourez avec lui l’inventaire des sujets ouverts. Montrez-lui où vivent les dossiers récurrents. C’est plus court qu’une réunion de passation, et cela reste consultable quand il aura oublié la moitié de ce qu’on lui a dit.
La passation en six étapes
- Vérifiez qui détient le compte et ses moyens de récupération, et mettez-les au nom d’une personne qui reste.
- Clôturez les conversations terminées, pour que la boîte ne montre que le vivant.
- Écrivez l’inventaire des sujets ouverts, une ligne par dossier.
- Réattribuez chaque dossier ouvert à un membre qui reste ou qui arrive.
- Ajoutez une note de contexte aux dossiers sensibles : le contentieux avec l’entreprise, le copropriétaire en difficulté.
- À la date effective, révoquez les accès des sortants et créez ceux des arrivants.
Une boîte qui survit aux mandats
Avec une boîte mail partagée comme Trupeo, cette mécanique fait partie du quotidien au lieu d’être reconstruite à chaque AG. Vous connectez l’adresse existante de la copropriété : Gmail, Outlook, Microsoft 365 ou n’importe quelle boîte IMAP, ce qui couvre les adresses créées chez un fournisseur d’accès. Chaque membre du conseil, et le syndic bénévole s’il y en a un, se connecte avec son propre identifiant.
Les dossiers y ont déjà la forme que la passation exige : un responsable par conversation, un statut à traiter ou traité, des notes internes que le copropriétaire ne voit pas. La passation se réduit alors à trois gestes : réattribuer les dossiers ouverts, retirer un accès, en créer un. L’historique et les notes restent à la copropriété. La première étape, elle, reste à faire dans tous les cas : Trupeo ne change pas le titulaire du compte de messagerie. Et si le mot de passe de la boîte change à cette occasion, reconnectez-la dans Trupeo dans la foulée : une boîte IMAP est connectée avec l’ancien mot de passe, et Google coupe l’accès d’une application à Gmail quand le mot de passe du compte change. Sans cela, les nouveaux messages n’arrivent plus dans Trupeo.
La même logique vaut pour toutes les structures tenues par des bénévoles : nous l’avons décrite côté associations dans la passation email entre bénévoles. Pour un conseil syndical, le prix tient en une ligne : 10 € HT par mois pour une boîte partagée à deux personnes, 20 € HT à partir de trois, quel que soit le nombre de membres au-delà. Le détail est sur notre page pour les conseils syndicaux. Ce que paierait un conseil de 7 ou 10 membres avec un outil facturé par utilisateur est chiffré dans notre comparatif des prix par utilisateur et par boîte.
Questions fréquentes
Que doit transmettre un syndic bénévole qui passe la main ?
La situation de trésorerie et les références bancaires sous 15 jours, l’ensemble des documents et archives sous 1 mois avec un bordereau récapitulatif, et l’état des comptes sous 2 mois, comme un syndic professionnel. Côté boîte mail, il transmet en plus l’adresse elle-même, avec ses moyens de récupération, et l’inventaire des dossiers ouverts.
Que devient l’adresse mail de la copropriété quand un cabinet reprend la gestion ?
Le cabinet utilise sa propre messagerie, mais l’adresse garde son contenu et ses correspondants. Exportez les messages, prévenez les correspondants par une réponse automatique, et faites-en de préférence l’adresse du conseil syndical, en transférant ses moyens de récupération à un membre du conseil.
Faut-il changer le mot de passe quand un membre quitte le conseil ?
Si la boîte est partagée par mot de passe, oui, et il faut le redonner à tous les autres. C’est ce qui rend ce montage fragile. Avec un accès par personne, par délégation Gmail ou par une boîte partagée, on retire l’accès du sortant sans toucher à celui des autres.
Comment récupérer l’historique si les échanges ont été transférés vers des boîtes personnelles ?
En partie seulement. Les messages reçus sont restés dans la boîte d’origine si le transfert était réglé pour garder la copie de Gmail dans la boîte de réception, comme Google le recommande, ou pour l’archiver. S’il était réglé pour mettre cette copie à la corbeille, Gmail a supprimé chaque message définitivement au bout de 30 jours : seuls ceux du dernier mois se retrouvent encore. Les réponses envoyées depuis les boîtes personnelles, elles, ne sont jamais passées par l’adresse commune, et ne se récupèrent qu’en demandant à chaque ancien membre de les retransférer, ce qui dépend de sa bonne volonté.
Sources :
- Conseil syndical de copropriété (Service-Public.fr) : la désignation des membres par l’assemblée générale, le mandat de trois ans maximum renouvelable et la fin de mandat par démission ou perte de qualité.
- En cas de changement de syndic, que deviennent les documents de la copropriété ? (Service-Public.fr) : les délais légaux de remise au nouveau syndic (15 jours, 1 mois, 2 mois), le bordereau récapitulatif et sa copie au conseil syndical, le format téléchargeable et imprimable des éléments transmis sous forme dématérialisée, la mise en demeure par le nouveau syndic ou le président du conseil syndical, et la saisine du président du tribunal judiciaire pour obtenir la remise sous astreinte.
- Comment télécharger vos données Google (Aide Compte Google) : l’export des données d’un compte Google, e-mails compris, après connexion au compte.
- Transférer automatiquement les messages Gmail vers un autre compte (Aide Gmail) : Gmail transfère « tous les nouveaux messages », hors spam ; la page décrit deux réglages pour la copie de Gmail, l’enregistrer dans la boîte de réception ou l’archiver, et recommande de la garder dans la boîte de réception.
- AutoForwarding (Gmail API, Google for Developers, en anglais) : les quatre sorts possibles de la copie d’un message transféré, la laisser dans la boîte de réception, l’archiver, la mettre à la corbeille, ou la laisser dans la boîte de réception en la marquant comme lue.
- Supprimer des messages dans Gmail (Aide Gmail) : un message placé dans la corbeille est définitivement supprimé au bout de 30 jours.
- Configurer des options de récupération (Aide Compte Google) : le numéro de téléphone et l’adresse e-mail de récupération d’un compte Google, et, après leur modification, l’envoi possible de codes aux anciennes informations pendant sept jours.
- Using OAuth 2.0 to Access Google APIs (Google for Developers, en anglais) : l’autorisation donnée à une application cesse de fonctionner quand l’utilisateur change de mot de passe et qu’elle porte sur Gmail.
- Delegate & collaborate on email (Aide Gmail, en anglais) : l’accès délégué sans partage de mot de passe et le retrait individuel d’un délégué depuis les paramètres.