Une association déclarée au Journal Officiel peut obtenir Google Workspace gratuitement, avec des adresses à son propre nom de domaine : c’est l’offre Google for Nonprofits, à 0 $ par utilisateur et par mois. Du côté de Microsoft, la page des offres associations consultée en août 2026 ne présente plus de licence gratuite, mais une remise de 75 % sur Microsoft 365 Business Premium. Une adresse Gmail ou Outlook.com ordinaire reste possible et gratuite, mais elle vous fera payer plus tard, au moment où deux bénévoles devront y accéder.
Les trois façons de créer l’adresse
Un compte gratuit grand public. Vous ouvrez un compte Gmail ou Outlook.com au nom de l’association : monassociation@gmail.com. C’est fait en cinq minutes, cela ne coûte rien et cela fonctionne. C’est ce que font la grande majorité des petites associations, et pour une structure de trois personnes qui reçoit dix messages par mois, ce n’est pas déraisonnable. Deux réserves : l’adresse ne porte pas votre nom de domaine, ce qui compte quand vous démarchez une mairie ou un partenaire, et surtout ce compte appartient à quelqu’un. Nous y revenons plus bas, parce que c’est là que tout se joue.
Un nom de domaine et l’hébergement qui va avec. Vous achetez monassociation.fr chez un hébergeur, en général entre 10 et 20 € par an, et l’offre inclut presque toujours une ou plusieurs boîtes mail. Vous obtenez contact@monassociation.fr. C’est l’option la plus simple à comprendre et la moins chère sur la durée. Elle donne une adresse professionnelle et vous rend propriétaire du domaine, donc de l’adresse, indépendamment de tout compte personnel.
Google Workspace, gratuit pour les associations éligibles. C’est l’option la plus méconnue, et souvent la meilleure. Elle mérite sa propre section.
Google Workspace for Nonprofits : gratuit, sous conditions
Google propose aux associations une édition de Google Workspace facturée 0 $ par utilisateur et par mois. Elle comprend des adresses email professionnelles au nom de domaine de l’association, des visioconférences jusqu’à 150 participants, 100 To de stockage partagés entre tous les utilisateurs, et les outils d’administration et de sécurité. Le plafond est de 2 000 utilisateurs, ce qui ne concernera aucune association de terrain.
Pour la France, la condition tient en une ligne : être enregistrée comme organisation à but non lucratif, déclarée au Journal Officiel des Associations. La vérification passe par Goodstack, le partenaire de validation de Google.
Trois catégories sont exclues, et il vaut mieux le savoir avant de monter le dossier :
- les entités et organismes gouvernementaux,
- les hôpitaux et les organisations de santé, sauf les fondations caritatives qui leur sont rattachées,
- les écoles, établissements d’enseignement et universités, sauf les structures philanthropiques qui en dépendent.
Ce dernier point surprend beaucoup d’associations de parents d’élèves. L’association elle-même, déclarée en préfecture, n’est pas une école : elle est en principe éligible. Un établissement scolaire, lui, relève des offres Google for Education, pas de celles-ci. Si vous êtes dans ce cas, notre page écoles traite le sujet à part.
Il faut aussi un nom de domaine : Google Workspace fournit les adresses, pas le domaine. Comptez ces 10 à 20 € par an dans tous les cas.
Microsoft 365 pour les associations : la donne a changé
Beaucoup de bénévoles cherchent encore comment créer une adresse Outlook gratuite pour leur association, parce que Microsoft proposait autrefois des licences offertes. Au 24 août 2026, la page des offres Microsoft pour les organisations à but non lucratif ne présente plus de licence gratuite. Elle propose Microsoft 365 Business Premium avec une remise de 75 % pour les associations éligibles, une offre Microsoft 365 F3 pour le personnel de terrain et les bénévoles, et une remise de 15 % sur le module Copilot.
Ce n’est pas une mauvaise offre, et si votre association travaille déjà sous Word et Excel, elle se défend. Mais la comparaison honnête en 2026 est celle-ci : Google offre une édition gratuite aux associations éligibles, Microsoft offre une remise importante sur une formule payante. Si votre seul besoin est une adresse mail à votre nom de domaine, le calcul est vite fait.
Vous pouvez aussi passer par Solidatech, un programme français qui accompagne les associations sur le numérique depuis 2008 et distribue des logiciels à tarif solidaire. Vérifiez sur leur catalogue ce qui est disponible au moment où vous montez votre dossier : l’offre évolue.
Choisir le nom de l’adresse
Une règle, et elle est plus importante qu’elle n’en a l’air : l’adresse porte une fonction, jamais une personne.
contact@, secretariat@, inscriptions@, tresorerie@. Jamais marie.dupont@ pour l’adresse de contact publique, et surtout jamais l’adresse personnelle de la présidente. Le jour où Marie passe la main, ce qui arrive tous les deux ou trois ans dans une association, une adresse de fonction se transmet en dix minutes, et une adresse personnelle emporte avec elle deux ans d’historique dans une boîte que personne ne peut plus ouvrir.
Deux ou trois adresses suffisent au démarrage. Une association qui crée huit adresses le premier jour se retrouve avec six boîtes que personne ne relève.
Le vrai problème arrive juste après
L’adresse est créée. Elle fonctionne. Et deux semaines plus tard arrive la question qui n’était pas prévue : comment font la secrétaire, la trésorière et le président pour y accéder tous les trois ?
La réponse spontanée est de se partager le mot de passe. C’est le montage le plus répandu dans le monde associatif, et le plus fragile. Le fournisseur peut bloquer le compte en voyant des connexions depuis trois villes différentes. Chaque départ oblige à changer le mot de passe pour tout le monde. Personne ne sait qui a répondu à quoi. Et le jour où la personne qui a créé le compte s’en va fâchée, l’association perd son adresse. Nous avons détaillé ces mécanismes dans partager une boîte mail sans partager le mot de passe.
Anticipez-le au moment de la création, cela ne coûte rien :
- Créez le compte avec une adresse de secours qui appartient à l’association, pas au téléphone personnel du trésorier sortant.
- Notez quelque part, dans les documents de l’association, où sont hébergés le domaine et la messagerie, et à quel nom.
- Décidez tout de suite qui relève la boîte, et comment cela se passe quand cette personne est absente.
- Prévoyez la passation dans les statuts de fonctionnement, comme vous prévoyez la remise des clés du local. Notre guide sur la passation de la boîte mail entre bénévoles déroule la procédure.
La checklist de création
- Achetez le nom de domaine au nom de l’association, pas au nom d’un membre. Entre 10 et 20 € par an.
- Vérifiez votre éligibilité à Google Workspace for Nonprofits, en gardant sous la main le numéro de parution au Journal Officiel.
- Créez deux ou trois adresses de fonction, jamais de personne.
- Renseignez une adresse de récupération qui survivra au prochain changement de bureau.
- Écrivez dans un document partagé qui détient quoi : domaine, messagerie, identifiants administratifs.
- Décidez, avant d’en avoir besoin, comment plusieurs personnes accèdent à la boîte.
Quand plusieurs bénévoles répondent chaque semaine
Tant qu’une seule personne relève la boîte, tout ce qui précède suffit. Dès que deux ou trois bénévoles répondent aux adhérents, il vous faut savoir qui s’occupe de quel message, sans avoir à s’appeler.
C’est ce que fait une boîte de réception partagée. Avec Trupeo, vous connectez l’adresse que vous venez de créer, chez Google, Microsoft ou n’importe quel hébergeur en IMAP, et chaque bénévole se connecte avec son propre compte. Chaque conversation a un responsable, un statut ouvert ou terminé, des notes internes. Une passation devient un changement d’accès, pas un transfert de mot de passe.
Les associations vérifiées bénéficient d’une réduction de 50 % : le tarif Duo (2 personnes, 1 boîte) passe de 10 € à 5 €/mois HT, et le tarif Équipe (3 personnes ou plus) passe de 20 € à 10 €/mois HT. Voir notre offre associations et nos tarifs.
Pour la suite, deux lectures utiles : organiser les emails d’une association pour la mise en ordre, et nos modèles d’emails pour associations pour les messages qui reviennent chaque saison.
Questions fréquentes
Comment créer une adresse mail gratuite pour une association ?
Deux voies. La plus simple est un compte Gmail ou Outlook.com ordinaire au nom de l’association : gratuit et immédiat, mais sans votre nom de domaine. La plus solide est Google Workspace for Nonprofits, facturé 0 $ par utilisateur et par mois pour les associations éligibles, qui donne des adresses à votre propre nom de domaine. Il vous faudra tout de même acheter ce domaine, entre 10 et 20 € par an.
Une association loi 1901 est-elle éligible à Google Workspace gratuit ?
En France, la condition posée par Google est d’être enregistrée comme organisation à but non lucratif déclarée au Journal Officiel des Associations. La vérification passe par Goodstack. Sont exclus les organismes gouvernementaux, les hôpitaux et organisations de santé, ainsi que les écoles et universités, avec des exceptions pour leurs structures caritatives ou philanthropiques.
Microsoft 365 est-il encore gratuit pour les associations ?
La page des offres Microsoft pour les organisations à but non lucratif, consultée en août 2026, ne présente plus de licence gratuite. Elle propose une remise de 75 % sur Microsoft 365 Business Premium pour les associations éligibles, une offre F3 pour le personnel de terrain et les bénévoles, et 15 % de remise sur Copilot.
Faut-il un nom de domaine pour une association ?
Ce n’est pas obligatoire, et c’est recommandé dès que vous écrivez à des partenaires, des financeurs ou une collectivité. Une adresse contact@monassociation.fr coûte le prix du domaine, entre 10 et 20 € par an, et surtout elle appartient à l’association plutôt qu’à un compte personnel. C’est ce qui rend la passation possible.
Comment plusieurs bénévoles peuvent-ils accéder à la même adresse ?
Pas en se partageant le mot de passe, qui expose le compte au blocage et rend toute passation douloureuse. Selon votre fournisseur, vous pouvez utiliser la délégation Gmail, une boîte partagée Microsoft 365, ou une boîte de réception partagée qui se connecte par-dessus votre messagerie existante et donne à chacun ses propres identifiants, avec un responsable par message.
Sources :
- Google Workspace for Nonprofits : l’édition gratuite à 0 $ par utilisateur et par mois, les adresses au nom de domaine de l’association, les visioconférences à 150 participants, les 100 To de stockage partagés et le plafond de 2 000 utilisateurs.
- Google for Nonprofits : conditions d’éligibilité : l’obligation d’être enregistrée comme organisation caritative, la condition française d’être déclarée au Journal Officiel des Associations, la vérification par Goodstack, et l’exclusion des organismes gouvernementaux, des hôpitaux et organisations de santé et des établissements d’enseignement.
- Microsoft 365 pour les organisations à but non lucratif : constaté en août 2026, la remise de 75 % sur Microsoft 365 Business Premium, l’offre F3 pour le personnel de terrain et les bénévoles, et la remise de 15 % sur Copilot, sans licence gratuite présentée.
- Solidatech : le programme français de solidarité numérique qui accompagne les associations depuis 2008 et distribue logiciels et matériel reconditionné à tarif solidaire.