Spara mejl i BRF-styrelsen: vad som ska sparas och vad som ska bort

I en bostadsrättsförening finns ingen enhetlig tid för hur länge styrelsens mejl ska sparas. Olika delar har olika regler. Räkenskapsinformation ska bevaras till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Protokoll ska förvaras på ett betryggande sätt, och eftersom lagen inte anger någon tid råder Bostadsrätterna och HSB att spara dem för evig tid. Mejl om vardagliga frågor innehåller ofta personuppgifter och ska inte sparas längre än de behövs. En styrelse vars e-post ligger i en ledamots privata Gmail-konto klarar sällan något av det i praktiken.

Den här artikeln är allmän information om reglerna, så som de står i källorna längst ned (november 2026). Den är inte juridisk rådgivning. Tidsgränserna för vardagliga mejl är Bostadsrätternas råd och inte lagtext, och era stadgar eller en dataskyddspolicy kan säga något annat.

Tre sorters mejl, tre sorters regler

Vi har inte hittat någon regel i lagen om ekonomiska föreningar eller bostadsrättslagen som säger hur länge just styrelsens mejl ska sparas. Det beror i stället på vad mejlet innehåller.

• Mejl som är räkenskapsinformation. En faktura eller ett kvitto som kommer per mejl, och enligt bokföringslagen också ”avtal och andra handlingar av särskild betydelse för att belysa verksamhetens ekonomiska förhållanden”. Offerten från takläggaren som ledde till ett avtal kan alltså höra hit.
• Protokoll och förteckningar. Stämmoprotokoll, styrelseprotokoll, medlemsförteckning och lägenhetsförteckning. De kan ha mejlats runt, men originalet har egna regler.
• Allt annat. En felanmälan, en fråga om andrahandsuthyrning, ett klagomål på en granne. Här finns personuppgifter, och här gäller dataskyddsförordningen (GDPR): spara det som behövs, så länge det behövs.

Det är en annan bild än ”spara allt”. Ett arkiv där inget raderas är inte bara rörigt: det kan vara fel.

Räkenskaperna: sju år enligt bokföringslagen

En bostadsrättsförening är bokföringsskyldig som andra juridiska personer. Bokföringslagen är tydlig med tiden: räkenskapsinformationen ska bevaras ”fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades”. Har föreningen kalenderår som räkenskapsår ska en faktura från oktober 2026 alltså finnas kvar till och med 2033.

Sju år är längre än många ledamöter sitter. Fakturan ska gå att hitta av en styrelse där kanske ingen var med när den kom in.

Två praktiska följder:

• Lägg inte fakturan bara i e-postlådan. Bokföringslagen har egna regler för hur och var räkenskapsinformation förvaras, och e-postlådan är sällan det som håller ihop bokföringen. Spara fakturor och kvitton med bokföringen, hos er själva eller hos er förvaltare.
• Papper kan skannas. Sedan den 1 juli 2024 behöver räkenskapsmaterial inte längre sparas i original när det har digitaliserats, skriver Bostadsrätterna. Lagen kräver att överföringen inte innebär någon risk att uppgifterna ändras eller går förlorade.

Protokollen: utan bortre gräns

För styrelseprotokollen säger lagen om ekonomiska föreningar: ”Styrelsens protokoll ska föras i nummerföljd och förvaras på ett betryggande sätt.” Stämmoprotokollen ska också förvaras på ett betryggande sätt. Någon tid anges inte. Bostadsrätterna skriver att alla dokument som är unika för föreningen ska sparas ”för evig tid”, däribland protokoll, medlemsförteckning och lägenhetsförteckning, och att papperskopiorna ska sparas även om ni digitaliserar. HSB Malmö drar samma slutsats om tiden, men skriver att protokoll får förvaras elektroniskt, inskannade med underskrifter eller elektroniskt signerade, så länge det sker betryggande. Se vad er revisor eller rådgivare föredrar.

För medlemsförteckningen finns en lagregel: den ska bevaras så länge föreningen består och minst sju år efter upplösningen.

Allt det andra: GDPR säger att ni ska rensa

Det är här en svensk styrelse skiljer sig från bilden av ”arkivet som aldrig tömts”. IMY skriver att personuppgifter får sparas så länge de behövs för ändamålet, och att de sedan ska raderas eller avidentifieras. Bostadsrätterna omsätter det i en rutin för styrelsens e-post: det behövs ”en rutin för att radera e-postkommunikationen” när en fråga är färdigbehandlad.

Samma källa ger några riktmärken, som är råd och inte lagtext:

• Fel i fastigheten: kommunikation som behövs för att se återkommande fel kan sparas för den enskilda lägenheten upp till 10 år, och ska sedan raderas.
• Ombyggnad i lägenheten: det lagen kräver står i lägenhetsförteckningen. E-post som är underlag för ombyggnaden bör raderas senast efter 10 år.
• Störningar: dokumenteras separat och raderas när det inte längre är relevant, till exempel när medlemmen har flyttat, eller senast efter 10 år.
• Andrahandsuthyrning: uppgifter om den sökande raderas om ansökan avslås eller uthyrningen upphör, men kan sparas upp till 10 år om det finns skäl att vänta sig rättsliga anspråk.
• Kreditupplysningar: de som är äldre än tre månader tas bort. Uppgifter om sena betalningar kan sparas i tre år.

Bostadsrätterna skriver också att känsliga personuppgifter inte ska skickas med e-post utan kryptering, och att incidenter som sannolikt medför en risk för enskildas rättigheter och friheter som utgångspunkt ska anmälas till IMY inom 72 timmar från att styrelsen fått kännedom om dem. IMY förklarar att det är den personuppgiftsansvarige, alltså föreningen, som anmäler till IMY. Ett mejl med personuppgifter som går till fel mottagare är ett av IMY:s exempel.

Vem som får läsa

En bostadsrättsförening är ingen myndighet, och medlemmarna har ingen allmän rätt att läsa styrelsens mejl. Det här är vad som gäller för de olika delarna:

• Styrelseprotokoll: inte offentliga. Bostadsrätterna skriver att de är tillgängliga för styrelsen och revisorerna, och att underlag som offerter är interna arbetsdokument. Ledamöter och suppleanter har tystnadsplikt om det som diskuteras.
• Stämmoprotokoll: ska finnas tillgängligt för medlemmarna senast tre veckor efter stämman.
• Medlemsförteckningen: ska hållas tillgänglig hos föreningen för var och en som vill ta del av den. Lägenhetsförteckningen är inte offentlig, men en bostadsrättshavare har rätt till utdrag för sin egen lägenhet.
• Upplysningar på stämman: om en medlem begär det och styrelsen anser att det kan ske utan väsentlig skada för föreningen, ska styrelsen lämna upplysningar om förhållanden som kan inverka på ett beslut eller på föreningens ekonomi.
• En medlems egna uppgifter: en medlem kan begära information och utdrag om de personuppgifter föreningen har om hen, och begära rättelse. Mejl om medlemmen kan ingå i det.

Det sista är lätt att glömma. En medlem som är missnöjd med hur en störning hanterades kan fråga vad föreningen har om hen. Då måste någon kunna hitta mejlen, och de kan inte ligga utspridda.

Varför privata inkorgar klarar det här dåligt

Många föreningar börjar på samma sätt: sekreteraren svarar från sitt eget Gmail-konto, en annan ledamot sätter sin jobbadress på kopia, och kassören vidarebefordrar frågorna om årsavgiften till den som är ledig. Varje vana är rimlig just den dagen. Tillsammans lägger de föreningens handlingar på fyra konton som föreningen inte råder över.

Håll det upplägget mot reglerna ovan:

• Sju år för räkenskaperna. En ledamot som lämnar styrelsen, säljer lägenheten eller bara raderar gamla mejl tar med sig sin del av varje konversation. Underlaget är ofullständigt den dagen hen går, inte sju år senare.
• Rensning enligt GDPR. Ni kan inte rensa det ni inte kommer åt. Föreningen är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter den hanterar, och det går inte att ha en rutin för mejl som ligger kvar i en före detta ledamots privata inkorg.
• En medlems fråga om sina uppgifter. Någon ska samla ihop mejlen från privata konton, skicka dem någonstans och hoppas att inget saknas. Privat e-post ligger på samma konton, så varje ledamot måste dessutom sortera föreningens mejl från sina egna.

Bostadsrätterna säger det rakt ut: ”Därför är det bättre om styrelsen har en gemensam e-postadress för att ha kontroll över detta.” Organisationen avråder också från att en nyckelperson har all dokumentation hemma och på sin egen dator.

En egen adress för föreningen löser en del av det här, men bara om styrelsen slutar vidarebefordra till privata e-postlådor och slutar dela lösenordet. Lösenord och vidarebefordran tar vi upp i en delad e-postlåda för BRF-styrelsen, och vad ni gör när styrelsen byts i ny styrelse: lämna över e-postlådan. Fattas beslut per mejl mellan mötena, läs kan en BRF-styrelse besluta per mejl?.

Ett praktiskt upplägg

Målet är blygsamt: en enda plats för föreningens korrespondens, som föreningen råder över och som överlever varje byte av styrelse.

1. En adress för föreningen. Ett Gmail-konto, en e-postlåda i Microsoft 365 eller en IMAP-e-postlåda hos webbhotellet, skapad för föreningen. Återställningsadressen och telefonnumret tillhör styrelsen och är nedskrivna där nästa styrelse hittar dem.
2. Allt går genom den. Medlemmar, hantverkare, försäkringsbolag och mäklare skriver till den adressen, och styrelsen svarar därifrån. Skriver en medlem till en ledamots privata adress kommer svaret från föreningens adress.
3. Bestäm vad som sparas och vad som raderas. Stäng av regler som tömmer mappar automatiskt, och besluta i stället vem som får radera vad och när. Sortera gärna i mappar eller etiketter, som Bostadsrätterna föreslår, så att känsliga uppgifter är lätta att hitta och ta bort. Gå igenom det en gång om året.
4. Flytta det som hör hemma någon annanstans. Fakturor till bokföringen, protokoll till protokollpärmen eller den säkra lagringen. Papper som kommer med posten skannas och läggs till. Spara originalen av protokoll och förteckningar som ni har bestämt ovan.
5. Varje ledamot loggar in med sitt eget konto. Ingen delar lösenordet, så en ledamot som slutar förlorar åtkomsten samma dag och historiken stannar hos föreningen.

Steg ett till fyra kostar inget och fungerar hos alla e-posttjänster. Bostadsrätterna påminner om att ni bör kontrollera var en molntjänst har sina servrar: inom EU eller med adekvat skyddsnivå. Steg fem är där ett verktyg för delad e-post hjälper.

Där Trupeo passar in, och där det inte gör det

Trupeo ansluter till föreningens befintliga adress: Gmail, Outlook, Microsoft 365 eller vilken IMAP-e-postlåda som helst. Varje ledamot loggar in med sitt eget konto, ser vem som tar hand om varje mejl, skriver anteckningar för teamet som avsändaren aldrig ser och markerar ett mejl som klart när det är klart. När en ledamot slutar efter stämman tar ni bort hens åtkomst, och adressen och historiken stannar hos föreningen.

Trupeo är inget arkivsystem och sköter ingen bokföring, ingen avisering av årsavgifter och ingen medlemsportal. Själva mejlen ligger kvar hos er e-posttjänst, och det är där arkivet finns: ett mejl som raderas hos Gmail eller Microsoft 365 försvinner också från Trupeo. Trupeo avgör inte heller vad som ska sparas eller vad en medlem ska få se: det avgör styrelsen. Det som ändras är att korrespondensen finns på ett ställe, under föreningens adress, i stället för utspridd på privata konton. Vem som kommer in och var mejlen sparas står på vår sida om säkerhet.

Trupeo tar betalt per ansluten e-postlåda: 10 € i månaden exkl. moms för en e-postlåda som delas av 2 personer, och 20 € i månaden för 3 personer eller fler, hur stor styrelsen än är. Detaljerna finns på vår sida för bostadsrättsföreningar och på prissidan. Jämför ni fortfarande verktyg ställer den bästa delade e-postlådan för små team de viktigaste alternativen bredvid varandra, och program för BRF-styrelsen tar upp de verktyg som sköter bokföringen och kontakten med medlemmarna.

Vanliga frågor

Hur länge ska en bostadsrättsförening spara mejl?

Det beror på innehållet. Räkenskapsinformation ska bevaras till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Protokoll ska förvaras på ett betryggande sätt, och Bostadsrätterna råder att spara dem för evig tid. Övriga mejl med personuppgifter sparas så länge de behövs: Bostadsrätterna råder att radera dem när frågan är färdigbehandlad, och ger 10 år som övre gräns för till exempel fel i fastigheten och underlag till en ombyggnad.

Är ett mejl räkenskapsinformation?

Det kan vara det. Bokföringslagen räknar in verifikationer som fakturor och kvitton, och även avtal och andra handlingar av särskild betydelse för att belysa verksamhetens ekonomiska förhållanden. Ett mejl med en faktura, eller med ett avtal som är av särskild betydelse för föreningens ekonomi, kan därför höra till räkenskapsinformationen, medan en vanlig fråga från en granne inte gör det.

Får en medlem läsa styrelsens mejl?

Som huvudregel nej: styrelsens protokoll och underlag är inte offentliga, och ledamöterna har tystnadsplikt. En medlem kan däremot begära upplysningar på stämman, ta del av stämmoprotokollet senast tre veckor efter stämman och begära information om de personuppgifter föreningen har om hen.

Källor:

• Bokföringslag (1999:1078) (riksdagen.se): 1 kap. 2 §, räkenskapsinformation inklusive avtal och andra handlingar av särskild betydelse; 2 kap. 1 §, juridiska personer är bokföringsskyldiga; 5 kap. 6 §, verifikationer; 7 kap. 2 §, bevarande till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades; 7 kap. 6 §, förstöring efter överföring när det inte finns risk att uppgifterna ändras eller går förlorade.
• Lag (2018:672) om ekonomiska föreningar (riksdagen.se): 7 kap. 25 §, styrelseprotokoll i nummerföljd och betryggande förvaring; 6 kap. 40 §, stämmoprotokollet tillgängligt inom tre veckor och betryggande förvaring; 5 kap. 5 och 6 §§, medlemsförteckningen tillgänglig för var och en och bevarad så länge föreningen består och minst sju år efter upplösningen; 6 kap. 29 §, styrelsens upplysningsplikt på stämman.
• Bostadsrättslag (1991:614) (riksdagen.se): 9 kap. 8 §, medlemsförteckning och lägenhetsförteckning; 9 kap. 11 §, utdrag ur lägenhetsförteckningen för den egna lägenheten.
• Ha pappren i ordning, och i säkert förvar (Bostadsrätterna, 2018, reviderad 2024): dokument som sparas för evig tid, räkenskaper i sju år, rutin för att radera e-post, gemensam e-postadress för styrelsen, riktmärken på 10 år för fel, ombyggnad och störningar, avrådan från att en nyckelperson har allt hemma, kontroll av molntjänstens servrar.
• Hantera och spara föreningens dokument (Bostadsrätterna, kunskapsbanken): original av digitaliserat räkenskapsmaterial behöver inte sparas sedan den 1 juli 2024; styrelseprotokoll inte offentliga, underlag som offerter är interna arbetsdokument; lägenhetsförteckningen i låst utrymme.
• GDPR för föreningar (Bostadsrätterna, kunskapsbanken): föreningen är personuppgiftsansvarig, medlemsförteckningen är offentlig och lägenhetsförteckningen inte, medlemmens rätt till information, utdrag och rättelse, mappar och kryptering, tider för ombyggnad, störningar, andrahand och kreditupplysningar, incidenter inom 72 timmar.
• Protokoll (Bostadsrätterna, kunskapsbanken): styrelseprotokoll inte tillgängliga för medlemmarna; förvaras för evig tid.
• Styrelsens arbete (Bostadsrätterna, kunskapsbanken): tystnadsplikt för ledamöter och suppleanter.
• Frågor och svar om styrelseprotokoll (HSB Malmö): ingen fast tid i lagen, protokoll bör förvaras i evig tid, elektronisk förvaring med underskrifter eller elektronisk signatur, sekretess.
• Grundläggande principer (IMY): personuppgifter sparas så länge de behövs för ändamålet och raderas eller avidentifieras sedan.
• Personuppgiftsincidenter (IMY): den personuppgiftsansvarige anmäler till IMY, som utgångspunkt inom 72 timmar; personuppgifter till fel mottagare som exempel.