Kan en BRF-styrelse besluta per mejl? Per capsulam, protokoll och stadgar

Ja, men oftast inte på det sätt som många styrelser försöker. Lagen utgår från att en styrelse beslutar vid ett sammanträde där det förs protokoll. Ett beslut utan sammanträde, ett så kallat per capsulam-beslut, kan fattas till exempel per e-post, men då ska alla ledamöter vara överens om både formen och själva beslutet, och beslutet ska föras in i protokollet. Tre snabba ”ja” från tre av fem ledamöter är inget sådant beslut.

Här är reglerna i korthet, och sedan vad de betyder för styrelsens e-postlåda. Artikeln beskriver reglerna så som de står i källorna längst ned (november 2026). Den är inte juridisk rådgivning: stadgarna kan säga något annat än lagens huvudregel, så läs alltid era egna först.

• Styrelsemötet (lagen om ekonomiska föreningar, 7 kap. 21 till 25 §§): styrelsen är beslutsför när mer än hälften av ledamöterna är närvarande, eller det högre antal som stadgarna anger. Alla ledamöter ska, om det är möjligt, ha fått tillfälle att delta och fått ett tillfredsställande underlag. Vid sammanträdena förs protokoll.
• Per capsulam: ordet finns inte i lagen. Bostadsrätterna skriver att lagen inte ställer några formella krav, så att allmänna föreningsrättsliga principer gäller, och att alla ledamöter ska vara överens. HSB Malmö tillägger att det inte räcker att samla ihop ett antal mejl: beslutet ska bekräftas i ett protokoll.
• Föreningsstämman: vissa beslut kan styrelsen aldrig fatta själv, varken vid ett möte eller per mejl, till exempel en ändring av stadgarna eller av insatserna. Ett utskick till medlemmarna är ingen stämma.

Frestelsen: ”svara alla” som styrelsemöte

Alla styrelser känner igen ögonblicket. En offert från takläggaren kommer in en tisdag. Kassören vidarebefordrar den till de fyra andra med frågan ”Okej att skriva på?”. Två svarar ”ja” inom en timme, en svarar ”för mig går det bra” från telefonen, och den femte hör aldrig av sig. På onsdagen skriver kassören på.

Det känns effektivt, och ingen menade något illa. Men se vad som hände: en ledamot svarade aldrig, det finns inget protokoll, och underlaget ligger utspritt i fem privata inkorgar. Om någon senare frågar vem som beslutade vad, på vilka grunder och när, finns inget enkelt svar.

Den användbara skillnaden går mellan att prata och att besluta. E-post är en bra plats för att prata: dela offerten, ställa frågor, enas om vad som ska upp på nästa möte. Själva beslutet hör hemma på mötet, eller i ett per capsulam-beslut som görs ordentligt, och det är protokollet som visar att det fattades.

Vad lagen säger om styrelsens beslut

Bostadsrättslagen hänvisar till lagen om ekonomiska föreningar för hur en förening leds (9 kap. 12 § bostadsrättslagen). Det är i 7 kap. i den lagen som reglerna för styrelsen finns:

• Beslutsförhet (21 §). Mer än hälften av ledamöterna, eller det högre antal som stadgarna anger, ska vara närvarande. En ledamot som är jävig räknas som frånvarande.
• Alla ska få chansen (21 §). Beslut får inte fattas om inte samtliga ledamöter, ”för det fall det är möjligt”, har fått tillfälle att delta och fått ett tillfredsställande underlag.
• Majoritet (22 §). Som styrelsens beslut gäller det som mer än hälften av de närvarande röstar för, om stadgarna inte kräver mer. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst.
• Protokoll (24 §). ”Vid styrelsens sammanträden ska det föras protokoll.” Protokollet undertecknas av den som fört det och justeras av ordföranden och av ytterligare en ledamot som styrelsen utsett. En ledamot som inte håller med har rätt att få sin avvikande mening antecknad.
• Förvaring (25 §). Protokollen ”ska föras i nummerföljd och förvaras på ett betryggande sätt”.

Lagen säger också att ordföranden ska se till att sammanträden hålls när det behövs, och att styrelsen alltid ska sammankallas om en ledamot begär det (18 §). Den som är tveksam till ett beslut på distans kan alltså begära ett möte.

Per capsulam: ja, men alla ska vara med

I en styrelse är per capsulam ett beslut som fattas mellan två möten utan att ledamöterna samlas. Eftersom lagen inte reglerar det är det praxis och råd från branschens organisationer som ger ramarna. De säger i stort sett samma sak:

• Alla ledamöter ska vara överens om både formen och beslutet. Bostadsrätterna skriver att beslutet förutsätter att ”samtliga ledamöter är överens”. HSB Stockholm skriver att ”praxis anger enhällighet”.
• Alla ska kontaktas, inte bara en majoritet. HSB Malmö är tydligt med det: är ledamöterna inte överens ska frågan i stället tas upp på ett vanligt möte.
• E-post går bra som väg, men mejlen är inte beslutet. Både Bostadsrätterna och HSB nämner e-post. HSB Malmö tillägger: ”Att bara samla ett antal e-brev fungerar inte.” Beslutet ska bekräftas i ett protokoll.
• Det förs in i protokollet. Enligt Bostadsrätterna förs beslutet in i protokollet vid nästa möte, under en egen punkt, med tydlig uppgift om att det fattades per capsulam.
• Det ska vara undantaget. Bostadsrätterna skriver att formen ”bara ska användas när det absolut behövs”: när beslutet inte kan vänta och ni inte kan samlas till ett extra möte. HSB Stockholm råder att använda den sparsamt, för precisa frågor av mindre karaktär.

Är det något som kommer tillbaka ofta, till exempel godkännande av nya medlemmar, finns en annan väg. Bostadsrätterna skriver att styrelsen kan delegera vissa beslut till en eller två ledamöter. Vad som gäller i er förening kan stå i stadgarna eller i en arbetsordning som styrelsen själv har antagit.

I exemplet med takläggaren hade det sett ut så här: sekreteraren skriver ett kort förslag till beslut, ”Styrelsen antar offert B för omläggning av taket”, med offerterna bifogade, och skickar det till alla fem. När alla fem har svarat att de godtar både formen och förslaget till beslut, förs beslutet in i protokollet vid nästa möte. Den femte ledamoten som inte svarar stoppar alltså processen tills någon har fått tag på henne.

Det styrelsen inte kan besluta själv

Styrelsen har stort mandat. Bostadsrätterna skriver att det ”alltid” ska vara styrelsen som beslutar i frågor om ekonomi, och bostadsrättslagen säger att styrelsen fastställer avgifterna till föreningen, om stadgarna inte säger något annat (9 kap. 13 §). Men vissa frågor hör till stämman, oavsett hur styrelsen beslutar:

• en ändring av insatsen (9 kap. 13 § bostadsrättslagen) eller av stadgarna;
• enligt Bostadsrätterna, en väsentlig förändring av föreningens hus eller mark.

Medlemmarna kan också begära en extra stämma: minst en tiondel av de röstberättigade, eller det mindre antal som stadgarna anger, kan skriftligen begära det för en viss fråga (6 kap. 12 § lagen om ekonomiska föreningar).

Stämman kan inte heller flyttas in i inkorgen. Lagen säger att en stämma hålls på den ort där styrelsen har sitt säte, och att den får hållas digitalt om stadgarna säger det, eller om extraordinära omständigheter kräver det (6 kap. 14 §). Bestämmelserna om poströstning gäller inte för en bostadsrättsförening (9 kap. 14 § bostadsrättslagen). Ett mejl till alla medlemmar med frågan ”Är ni för eller emot?” kan ge styrelsen en bra känsla för stämningen, men det är inget stämmobeslut.

Kallelsen kan däremot skickas elektroniskt om stämman har beslutat om det, föreningen har tillförlitliga rutiner för att identifiera mottagarna och mottagaren har samtyckt (1 kap. 16 § lagen om ekonomiska föreningar). Vad stadgarna säger om kallelsen gäller också, så läs dem innan ni ändrar något.

Underlaget i mejlen

Även när beslutet fattas på mötet ligger underlaget ofta i e-posten, och en del av det har egna regler.

Protokollen är inte offentliga. Bostadsrätterna skriver att de är tillgängliga för styrelsen och revisorerna, och att underlag som offerter är interna arbetsdokument. Det betyder inte att ni kan strunta i dem. En medlem kan fråga på stämman, och styrelsen ska då lämna upplysningar om det kan ske utan väsentlig skada för föreningen (6 kap. 29 § lagen om ekonomiska föreningar). Revisorn granskar. Och nästa styrelse behöver veta varför offert B valdes.

En faktura eller ett avtal som kommer per mejl kan dessutom vara räkenskapsinformation. Då gäller bokföringslagen, med sju års bevarande. Vad som ska sparas, och vad GDPR säger att ni bör radera, går vi igenom i spara mejl i en BRF-styrelse.

Privata konton: föreningens frågor i någon annans e-postlåda

Många styrelser sköter sin e-post från ledamöternas privata Gmail- och Outlook-konton. Det kostar inget, och där läser man ändå sin e-post. Men det betyder att föreningens korrespondens ligger på konton som föreningen inte råder över.

Bostadsrätterna tar upp just det. Organisationen avråder från att en nyckelperson, ordförande eller sekreterare, har all dokumentation hemma och på sin egen dator, eftersom ingen annan då kommer åt den om något händer. Om e-posten skriver organisationen att det är bättre om styrelsen har en gemensam e-postadress, med en rutin för att uppdatera inloggningen när ledamöter byts.

Det handlar också om sekretess. Bostadsrätterna skriver att ledamöter och suppleanter inte får berätta för andra vad som diskuteras i styrelsen. En betalningspåminnelse eller en störning hos en granne ska inte ligga kvar i en före detta ledamots privata inkorg när hen har flyttat. Föreningen, inte den enskilda ledamoten, är personuppgiftsansvarig, och styrelsen bär det yttersta ansvaret.

I praktiken: prata i e-postlådan, besluta på mötet

Så här kan en rutin se ut för en styrelse som arbetar ideellt:

1. Använd en adress för föreningens frågor, som föreningen äger, inte en ledamot. Dit skriver hantverkare, medlemmar och försäkringsbolag.
2. Diskutera där, inte i ”svara alla”-kedjor. Frågor om en offert hör hemma i konversationen, eller i en anteckning för teamet som hantverkaren aldrig ser.
3. Sätt beslutet på dagordningen. ”Anta offert B för taket” blir en punkt på nästa möte, med offerterna som underlag till alla.
4. Besluta på mötet och protokollför. Kan det inte vänta: per capsulam, med alla ledamöter, och in i protokollet vid nästa möte.
5. Knyt ihop protokollet och konversationen. ”Offert B antogs, se konversationen från den 4 mars i styrelsens e-postlåda” gör att nästa styrelse hittar offerterna, frågorna och svaret.
6. Svara från föreningens adress. Hantverkaren får beskedet från föreningen, och svaret ligger bredvid offerten.

Det finns ett pris. Det går långsammare än tre ”ja”, och vissa veckor känns det byråkratiskt. Men det är vad lagen utgår från, och det gör att ni kan svara på en revisors fråga på en eftermiddag i stället för att leta i fem privata inkorgar.

Två närliggande problem dyker upp i samma styrelser: två ledamöter som svarar samma medlem, som vi tar upp i undvik dubbla svar i en delad e-postlåda, och bytet efter stämman, i överlämning av e-postlådan till en ny styrelse.

Där Trupeo passar in

Trupeo ansluter styrelsens befintliga adress, oavsett om den ligger hos Gmail, Outlook, Microsoft 365 eller någon IMAP-e-postlåda, och ger varje ledamot ett eget konto. Alla ser samma konversationer, vem som tar hand om varje mejl och vilka som är klara. Med anteckningar för teamet kan ni diskutera en offert bredvid mejlet den kom i, utan att hantverkaren ser det. När en ledamot slutar tar ni bort hens åtkomst, och historiken stannar hos föreningen.

Trupeo håller inga möten, samlar inga röster och skriver inga protokoll. Det bevarar konversationen och spårbarheten. Beslutet hör fortfarande hemma på mötet eller i ett ordentligt per capsulam-beslut.

Det kostar 10 € i månaden exkl. moms för en e-postlåda som delas av 2 personer, och 20 € i månaden för 3 personer eller fler, per ansluten e-postlåda. Detaljerna finns på vår sida för bostadsrättsföreningar och på prissidan. För styrelsens e-postlåda i stort, läs en delad e-postlåda för BRF-styrelsen. För styrelsens övriga verktyg, läs program för BRF-styrelsen. Och för hur delade e-postlådor står sig mot varandra, läs den bästa delade e-postlådan för små team.

Vanliga frågor

Kan en BRF-styrelse rösta per mejl?

Inte genom några enstaka ”ja”. Ett beslut mellan två möten, per capsulam, kan fattas per e-post, men alla ledamöter ska vara överens om både formen och själva beslutet, och beslutet ska föras in i protokollet vid nästa möte. Lagen reglerar inte formen, så det är praxis och stadgarna som gäller. Är ledamöterna oense tas frågan upp på ett vanligt möte.

Hur många ledamöter måste vara med för att styrelsen ska kunna besluta?

Styrelsen är beslutsför när mer än hälften av ledamöterna är närvarande, eller det högre antal som stadgarna anger. Dessutom ska alla, om det är möjligt, ha fått tillfälle att delta och fått ett tillfredsställande underlag (7 kap. 21 § lagen om ekonomiska föreningar). Vid ett per capsulam-beslut räcker det enligt HSB Malmö inte med en majoritet: alla ska kontaktas.

Är styrelsens mejl offentliga för medlemmarna?

Nej. Styrelsens protokoll är inte offentliga, och Bostadsrätterna beskriver underlag som offerter som interna arbetsdokument. En medlem kan däremot begära upplysningar på stämman och får ta del av stämmoprotokollet senast tre veckor efter stämman. En medlem kan också begära besked om de personuppgifter föreningen har om hen.

Källor:

• Lag (2018:672) om ekonomiska föreningar (riksdagen.se): 7 kap. 18 §, sammanträden och begäran från en ledamot; 21 §, beslutsförhet, tillfälle att delta och tillfredsställande underlag; 22 §, majoritet och utslagsröst; 23 §, jäv; 24 §, protokoll, justering och avvikande mening; 25 §, nummerföljd och betryggande förvaring; 6 kap. 12 §, extra stämma på begäran av en tiondel; 6 kap. 14 §, stämmans plats och digital stämma; 6 kap. 29 §, styrelsens upplysningsplikt; 6 kap. 40 §, stämmoprotokollet tillgängligt inom tre veckor; 1 kap. 16 §, kallelser med elektroniska hjälpmedel.
• Bostadsrättslag (1991:614) (riksdagen.se): 9 kap. 12 §, reglerna om ledning i lagen om ekonomiska föreningar gäller med vissa undantag; 9 kap. 13 §, styrelsen fastställer avgifterna om stadgarna inte säger annat, ändring av insatsen beslutas av stämman; 9 kap. 14 §, reglerna om poströstning gäller inte.
• Per capsulam-beslut: vad innebär det och hur används det? (Bostadsrätterna, 2020, reviderad 2023): inga formella krav i lagen, samtliga ledamöter överens, e-post möjlig, förs in i protokollet vid nästa möte under en egen punkt, ska bara användas när det absolut behövs, delegering av vissa beslut.
• Per capsulam-beslut (HSB Stockholm, 2018): praxis anger enhällighet, e-postkorrespondens som ett av sätten, sparsam användning för precisa frågor av mindre karaktär, förs in i protokollet för nästa möte.
• Frågor och svar om styrelseprotokoll (HSB Malmö): alla ledamöter ska kontaktas, inte bara en majoritet, att bara samla e-brev fungerar inte, beslutet bekräftas i protokoll, oenighet leder till ett vanligt möte.
• Styrelsebeslut (Bostadsrätterna, kunskapsbanken): styrelsens mandat, frågor om ekonomi, frågor som hör till stämman, väsentlig förändring av hus eller mark.
• Styrelsens arbete (Bostadsrätterna, kunskapsbanken): arbetsordning, ledamöternas tystnadsplikt, protokollen endast tillgängliga för styrelsen och revisorerna.
• Hantera och spara föreningens dokument (Bostadsrätterna, kunskapsbanken): styrelseprotokoll inte offentliga, underlag som offerter är interna arbetsdokument.
• Ha pappren i ordning, och i säkert förvar (Bostadsrätterna, 2018, reviderad 2024): avrådan från att en nyckelperson har all dokumentation hemma, gemensam e-postadress för styrelsen och rutin för inloggningen vid byte av ledamöter.
• GDPR för föreningar (Bostadsrätterna, kunskapsbanken): föreningen är personuppgiftsansvarig, styrelsen bär det yttersta ansvaret, medlemmens rätt till besked om sina uppgifter.