En styrelse i en bostadsrättsförening har tre uppgifter att täcka: pengarna (årsavgifter, bokföring, årsredovisning), utskicken till alla medlemmar och den e-postlåda dit medlemmar, hantverkare och försäkringsbolag skriver och väntar på svar. Ett bokföringsprogram eller en ekonomisk förvaltare tar hand om pengarna, och en boendeapp som Boappa samlar styrelsearbetet och utskicken. Fungerar det redan och det som krånglar är föreningens e-postadress kan en delad e-postlåda räcka.
De tre uppgifterna
Innan ni jämför program, skilj på vad styrelsen faktiskt gör. De flesta verktyg är byggda för en eller två av de här uppgifterna, sällan alla tre.
1. Pengarna. Styrelsen fastställer avgifterna till föreningen, om stadgarna inte säger något annat (9 kap. 13 § bostadsrättslagen). Föreningen är bokföringsskyldig (2 kap. 1 § bokföringslagen). Inom sex månader från räkenskapsårets slut ska medlemmarna hålla en ordinarie stämma där styrelsen lägger fram årsredovisningen och revisionsberättelsen (6 kap. 9 § lagen om ekonomiska föreningar), och föreningen ska ha minst en revisor (8 kap. 1 §). I vardagen betyder det: avisera årsavgifter, påminna den som ligger efter, betala fakturor, bokföra, ta fram bokslutet.
2. Utskicken. Ett meddelande till alla medlemmar: kallelsen till stämman, vattenavstängningen på tisdag, informationen efter ett möte. Stämmoprotokollet ska finnas tillgängligt för medlemmarna senast tre veckor efter stämman (6 kap. 40 §). Det här är utskick, från en till många. Det kräver en aktuell lista över medlemmar och kontaktuppgifter, och ibland ett brev på papper. Elektroniska kallelser kräver dessutom att stämman har beslutat om det och att mottagaren har samtyckt (1 kap. 16 §).
3. E-postlådan. Föreningens adress, dit folk skriver och väntar på svar: en medlem som anmäler en läcka, en hantverkare som skickar en offert, försäkringsbolagets besiktningsman, en mäklare med bråttom. Många skriver till en adress, och svaren kommer från flera ideellt engagerade. Här är frågorna andra: vem tar hand om det här mejlet, har någon svarat, och vad händer med historiken när en ledamot slutar efter stämman? Bostadsrätterna rekommenderar en gemensam e-postadress för styrelsen, med en rutin för inloggningen när ledamöter byts.
Program för föreningar är starka på den första och den andra uppgiften. Den tredje är ofta den enda som ingen har valt ett verktyg för, och det är där det delade lösenordet lever. Vi beskriver problemet utförligt i en delad e-postlåda för BRF-styrelsen.
Bokföring: Spiris för förening
Spiris, som tidigare hette Visma eEkonomi, säljer ett bokföringsprogram för föreningar. Sidan nämner bostadsrättsföreningar uttryckligen, tillsammans med ideella och ekonomiska föreningar, samfällighetsföreningar och stiftelser.
Priset, i november 2026: 219 kr i månaden exkl. moms, med 12 månaders abonnemangslängd.
Där det passar: en förening där en kassör sköter bokföringen själv och vill ha den i ett program.
Att kontrollera: sidan nämner e-post för att skicka fakturor, men beskriver ingen delad e-postlåda där flera ledamöter svarar från föreningens adress. Och ett bokföringsprogram gör inte bokföringen åt er.
Styrelseportal och boendeapp: Boappa
Boappa beskriver sig som ett digitalt system för bostadsrättsföreningar och samfälligheter, och skriver att Boappa är föreningens system och inte förvaltarens. Sidan för bostadsrättsföreningar nämner bland annat medlemshantering, avtalsbevakning, dokumentlagring, ärendehantering, omröstningar, styrelsekalender och en publik hemsida. Medlemmar kan skicka en styrelsefråga inne i appen.
Priset, i november 2026, per år för hela föreningen, exkl. moms:
- 1 till 25 lägenheter: 3 900 kr;
- 26 till 50 lägenheter: 5 900 kr;
- 51 till 100 lägenheter: 7 900 kr;
- 101 till 150 lägenheter: 9 900 kr;
- 151 till 200 lägenheter: 11 900 kr;
- fler än 200 lägenheter: 13 900 kr.
Sidan säger att priset omfattar alla funktioner för hela föreningen, och erbjuder 60 dagars kostnadsfri provperiod.
Där det passar: en förening som vill samla dokument, bokningar och kontakten med medlemmarna i en app.
Att kontrollera: pris- och föreningssidan beskriver kontakten i appen, inte en delad e-postlåda på föreningens egen adress. Mäklare, hantverkare och försäkringsbolag skriver sannolikt fortfarande mejl. Är det viktigt för er, fråga innan ni bestämmer er.
Förvaltare: HSB, Simpleko och andra
Många föreningar köper ekonomin i stället för att sköta den. Simpleko beskriver sig som ekonomisk förvaltare med löpande administration och rapporter, en digital portal och ett team för råd. HSB erbjuder ett tillägg, Digitalt styrelsestöd, som lovar ”smidig överlämning till nya styrelsemedlemmar eller valberedning”. Inget av de två anger något pris på de sidor vi läste: det är offert eller tillägg som gäller.
Som en grov fingervisning skriver guiden hos Offerta (daterad september 2026) att ekonomisk förvaltning brukar kosta 200 till 400 kr per lägenhet och år i grundutförande, 400 till 600 kr med budget, prognoser och årsredovisning, och 600 till 1 000 kr med full service. Det är en jämförelsesajts uppskattning, inte en prislista.
Där det passar: en förening som inte har någon som vill eller kan vara kassör.
Att kontrollera: en förvaltare arbetar i sina egna system och från sina egna adresser. Styrelsen behöver ofta fortfarande en egen adress. Det tar vi upp i ny styrelse: lämna över e-postlådan.
Det ni kanske redan har
Många styrelser betalar redan för, eller kan lätt få, en e-posttjänst med någon form av gemensam adress. Kontrollera de här innan ni köper något.
Delad postlåda i Microsoft 365. Har föreningen redan Microsoft 365 för företag kostar en delad postlåda inget extra. Microsoft skriver att den kan lagra upp till 50 GB utan egen licens och stöder högst 25 personer. Två villkor är viktiga för en styrelse: var och en som öppnar den behöver en egen licensierad Exchange Online-postlåda, och bara personer i organisationen kan använda den, så en ledamot som bara har en privat Gmail-adress kan inte läggas till. Vi går igenom den i delad postlåda i Microsoft 365 för ett litet team.
Delad inkorg i Google Workspace. Google Workspace erbjuder nu en egen delad inkorg, som enligt Google lanseras i faser (november 2026). En administratör skapar den från administratörskonsolen, med ”Konfigurera en delad e-postadress”. Den är avsedd för Business Starter, Business Standard och Business Plus, men finns inte på alla konton än: ser ni den inte är Googles råd att använda delegerade Gmail-konton så länge.
Google Grupper som gemensam inkorg. En Google-grupp som ställs in som gemensam inkorg låter medlemmar ta på sig konversationer och använda ”Markera som slutförd”. Det kräver att Grupper för företag är aktiverat och att medlemmarna har rätt behörigheter. Det är ett gruppgränssnitt och inte Gmail, vilket en del ideellt engagerade tycker är förvirrande. Båda Google-alternativen jämförs i delad inkorg i Google Workspace för ett litet team.
De här alternativen är gratis eller nästan gratis om ni redan har paketet. Deras gräns är densamma: de utgår från en organisation som äger konton åt sina medlemmar, och en styrelse med privata adresser är sällan det.
Bara e-postlådan: Trupeo
Trupeo täcker den tredje uppgiften och inget annat. Det ansluter föreningens befintliga adress, oavsett om den ligger hos Gmail, Outlook, Microsoft 365 eller i någon IMAP-e-postlåda, som den som kom med webbhotellet. Adressen ändras inte och inget flyttas.
Varje ledamot loggar in med sitt eget konto, så lösenordet går inte längre runt. Varje konversation visar vem som tar hand om den och var den står (”Att fördela”, ”Pågår”, ”Klara”), och ledamöterna skriver anteckningar för teamet som medlemmarna aldrig ser. När någon slutar efter stämman tar ni bort hens åtkomst. Adressen, historiken och de öppna mejlen stannar hos föreningen.
Det här gör Trupeo inte: ingen bokföring, ingen avisering av årsavgifter, ingen årsredovisning, ingen medlemsportal. Det skickar inte heller massutskick till alla medlemmar. Det är e-postdelen och inget mer.
Trupeo tar betalt per ansluten e-postlåda, exkl. moms: 10 € i månaden för 2 personer, 20 € i månaden för 3 personer eller fler, oavsett om styrelsen har tre ledamöter eller nio. Provperioden är 14 dagar, utan kreditkort. Detaljerna finns på vår sida för bostadsrättsföreningar och på prissidan.
Vilket verktyg i vilket läge
| Ert läge | Det som passar |
|---|---|
| En kassör sköter bokföringen själv och vill ha ett program för det | Spiris för förening, eller ett liknande program |
| Ni vill samla dokument, bokningar och kontakten med medlemmarna i en app | Boappa, eller en liknande boendeapp |
| Ingen i styrelsen vill sköta ekonomin | En ekonomisk förvaltare |
| Två personer som redan har Microsoft 365-licenser i föreningens namn | En delad postlåda i Microsoft 365 |
| En adress, flera inloggningar och en historik som överlever stämman | Trupeo |
Inget hindrar er från att kombinera dem. En förening kan ha sin ekonomi hos en förvaltare, sin kontakt med medlemmarna i en app och sina mejl i en delad e-postlåda: verktygen konkurrerar inte om samma uppgift.
Ett räkneexempel: en förening med 40 lägenheter
Ta en förening med 40 lägenheter och en styrelse på fem, och lägg de publicerade priserna bredvid varandra, i november 2026:
- Spiris för förening: 219 kr i månaden exkl. moms, med 12 månaders abonnemangslängd.
- Boappa, 26 till 50 lägenheter: 5 900 kr per år exkl. moms.
- Ekonomisk förvaltare, enligt Offertas uppskattning: 40 × 200 till 400 kr = 8 000 till 16 000 kr per år i grundutförande. Det är ingen offert.
- Trupeo: 20 € i månaden exkl. moms för föreningens e-postlåda, eftersom styrelsen är tre personer eller fler. Priset beror inte på antalet lägenheter.
Läs siffrorna med försiktighet. Det här är inte fyra priser för samma sak. De tre första hanterar pengarna, dokumenten och medlemmarna, vilket Trupeo inte gör. Trupeo hanterar den gemensamma adressen med flera inloggningar, vilket de sidor vi läste inte beskriver. Den riktiga frågan är vilken uppgift som ställer till problem för er i dag. För hur verktyg för delad e-post tar betalt, se pris för delad e-postlåda: per person eller per e-postlåda och den bästa delade e-postlådan för små team. Och när styrelsen byts listar ny styrelse: lämna över e-postlådan stegen.
Vanliga frågor
Vilket program behöver en BRF-styrelse?
Det beror på vilken av de tre uppgifterna som är svår för er. Tar årsavgifter, bokföring och årsredovisning mest tid passar ett bokföringsprogram eller en ekonomisk förvaltare. Vill ni samla dokument och kontakten med medlemmarna passar en boendeapp. Fungerar det och det som krånglar är föreningens e-postadress räcker en delad e-postlåda. Många föreningar behöver bara något av det.
Behöver vi ett BRF-program bara för e-posten?
Nej. Program för föreningar är byggda kring ekonomi, dokument och medlemmar. Är problemet ett delat lösenord till föreningens Gmail- eller Outlook-adress ger en delad e-postlåda varje ledamot egen åtkomst till den adressen, behåller historiken och visar vem som tar hand om varje mejl, utan att ändra hur ni sköter ekonomin.
Hur delar en styrelse en e-postadress?
Oftast på ett av tre sätt: samma lösenord som går runt (vilket går sönder när kontot spärras eller en ledamot slutar), en delad postlåda i Microsoft 365 eller en delad inkorg i Google Workspace om föreningen redan betalar för det, eller ett verktyg för delad e-post som Trupeo, som ansluter den befintliga adressen och ger varje ledamot ett eget konto.
Källor:
- Bostadsrättslag (1991:614) (riksdagen.se): 9 kap. 13 §, styrelsen fastställer avgifterna om stadgarna inte säger annat.
- Lag (2018:672) om ekonomiska föreningar (riksdagen.se): 6 kap. 9 §, årsstämma inom sex månader med årsredovisning och revisionsberättelse; 6 kap. 40 §, stämmoprotokollet tillgängligt inom tre veckor; 8 kap. 1 §, minst en revisor; 1 kap. 16 §, kallelser med elektroniska hjälpmedel.
- Bokföringslag (1999:1078) (riksdagen.se): 2 kap. 1 §, en juridisk person är bokföringsskyldig.
- Ha pappren i ordning, och i säkert förvar (Bostadsrätterna, 2018, reviderad 2024): gemensam e-postadress för styrelsen och rutin för inloggningen vid byte av ledamöter.
- Bokföringsprogram för förening (Spiris): i november 2026, Spiris för förening, tidigare Visma eEkonomi, 219 kr i månaden exkl. moms, 12 månaders abonnemangslängd, bostadsrättsförening nämnd; e-post beskrivs bara för att skicka fakturor.
- Boappas startsida: digitalt system för bostadsrättsföreningar och samfälligheter, oberoende av förvaltaren, prissättning efter antal lägenheter eller hushåll, 60 dagars kostnadsfri provperiod.
- Boappa för bostadsrättsföreningar: medlemshantering, avtalsbevakning, dokumentlagring, ärendehantering, omröstningar, styrelsekalender, publik hemsida, styrelsefråga; ingen delad e-postlåda beskriven.
- Prisplaner för föreningar (Boappa): i november 2026, årspriser exkl. moms från 3 900 kr för 1 till 25 lägenheter till 13 900 kr för fler än 200 lägenheter, alla funktioner för hela föreningen, 60 dagars kostnadsfri provperiod.
- Simpleko: ekonomisk förvaltning för bostadsrättsföreningar, digital portal, offertförfrågan i stället för publicerat pris.
- Digitalt styrelsestöd (HSB): tillägg till HSB Ekonomi Bas, smidig överlämning till nya styrelsemedlemmar eller valberedning; inget pris på sidan.
- Guide om vad ekonomisk förvaltning av en BRF kostar (Offerta, 25 september 2026): uppskattningar på 200 till 400, 400 till 600 och 600 till 1 000 kr per lägenhet och år.
- Om delade postlådor i Microsoft 365 (Microsoft Learn): upp till 50 GB utan licens, högst 25 personer, licensierad Exchange Online-postlåda krävs, bara personer i organisationen, ingen åtkomst för ett Gmail-konto.
- Skapa en delad inkorg (Google Workspace): lanseras i faser, Business Starter, Business Standard och Business Plus, ”Konfigurera en delad e-postadress”, delegerade Gmail-konton som alternativ, i november 2026.
- Använda en grupp som en gemensam inkorg (Google Workspace Hjälp): medlemmar kan tilldela konversationer och markera dem som slutförda, när Grupper för företag är aktiverat och behörigheterna är inställda.