Pris för delad e-postlåda, per användare eller per e-postlåda: vad ett team på 3, 7 eller 10 verkligen betalar

De flesta verktyg för delad e-postlåda tar betalt per användare, så räkningen följer antalet personer, inte mängden mejl. På varje leverantörs prissida i september 2026, med årsbetalning, betalar ett team på 7 personer 168 USD i månaden hos Missive, 175 USD hos Front, Help Scout och Gmelius, 250 USD hos Hiver, 119 € hos Freshdesk och 98 € hos Zoho Desk. Trupeo, som är prissatt per e-postlåda och betalas månadsvis utan bindningstid, kostar 20 € i månaden exkl. moms för samma team, och fortfarande 20 € för ett team på 10. Flera gratisalternativ räcker gott för en adress med låg volym, och nedan säger vi vilka och var vart och ett tar slut.

Vem det här är till för

Fem till tio personer delar en adress: en bostadsrättsförenings styrelse, en föreningsstyrelse, en grupp ideellt engagerade, en skolexpedition, ett litet företag. Var och en av er skickar några mejl i veckan, inte några hundra om dagen. Och pengarna är ofta inte era egna att spendera: medlemmarnas avgifter, föreningens medlemsavgifter, en skolbudget.

De verktyg som dyker upp när man söker efter en delad e-postlåda är mestadels prissatta per användare. Den här sidan gör multiplikationen åt dig, för ett team på 3, 7 och 10, och säger sedan rakt ut när ett gratisalternativ eller ett verktyg per användare är det bättre valet.

Trupeo är vår produkt. Vi säger det direkt, vi prissätter den med samma regler som alla andra verktyg här, och vi pekar på andra verktyg där de passar bättre.

Så räknade vi

• Varje pris kommer från leverantörens egen prissida eller dokumentation, öppnad den 17 september 2026. Ingenting är hämtat från en recensionssajt eller en lista från tredje part. Där ett pris inte är offentligt säger vi det.
• Vi tar den billigaste plan som innehåller en delad e-postlåda och rymmer hela teamet. Flera ingångsplaner stannar vid ett visst antal personer: Missives Starter vid 5 användare, Zoho Desks Express vid 5, Fronts Starter vid 10 platser, Help Scouts gratisplan vid 5 användare. Därefter är nästa plan det verkliga priset.
• Årsbetalning för de andra leverantörerna, visad per månad, eftersom det är den siffra de flesta prissidor lyfter fram. Att betala dem månad för månad kostar mer: Fronts Starter går från 25 USD till 35 USD per plats, Hivers Growth från 25 USD till 35 USD, Gmelius Growth från 25 USD till 33 USD, Help Scouts Standard från 25 USD till 30 USD, Missives Starter från 14 USD till 18 USD, Freshdesks Growth från 17 € till 20 € och Zoho Desks Standard från 14 € till 20 €. Trupeo har ingen årsplan: den betalas månadsvis utan bindningstid, så dess rad är redan priset månad för månad.
• Vi använde de valutor som prissidorna visade när vi öppnade dem från Frankrike. Freshdesk, Zoho Desk och Google Workspace visade euro, de andra leverantörerna amerikanska dollar, skrivna USD här, och Trupeos priser är i euro. Vi har inte räknat om något, och ditt eget besök kan visa en annan valuta.
• Trupeos priser är exkl. moms.

Vad ett team på 3, 7 eller 10 betalar per månad

Priser enligt iakttagelse i september 2026, per månad: årsbetalning för alla leverantörer utom Trupeo, som betalas månadsvis utan bindningstid. Så är varje rad prissatt:

• Delegering i Gmail: ett privat @gmail.com-konto, upp till 10 ombud, utan kostnad.
• Delad e-postlåda i Microsoft 365: e-postlådan är gratis, men var och en behöver en licens för Exchange Online, här Plan 1 för 4 USD per användare.
• Delegering i Google Workspace: var och en behöver ett Workspace-konto, och det behöver även den delade adressen, eftersom Google behandlar en delad inkorg som ett delegerat konto, alltså ett användarkonto. Här Business Starter för 6,80 € per konto, alltså 4, 8 och 11 konton.
• Zoho Desk: gratis upp till 3 användare, sedan Standard för 14 € per användare, eftersom Express stannar vid 5 användare. Zohos vanliga frågor om priser säger att även Standard stannar vid 5 användare, vilket deras jämförelse mellan utgåvorna motsäger. Vi följde jämförelsen: om de vanliga frågorna har rätt behöver ett team på 7 eller 10 personer Professional för 23 € per användare, alltså 161 € och 230 €.
• Help Scout: gratis upp till 5 användare och 100 kontakter i månaden, sedan Standard för 25 USD per användare.
• Missive: Starter för 14 USD per användare upp till 5 användare, sedan Productive för 24 USD.
• Freshdesk: Growth för 17 € per agent.
• Front: Starter för 25 USD per plats, upp till 10 platser.
• Gmelius: Growth för 25 USD per användare, den första planen med delade inkorgar.
• Hiver: Growth för 25 USD per plats, där platserna säljs som 2, 5 och sedan multiplar av 5.
• Trupeo: per e-postlåda, 10 € för 2 personer och 20 € för 3 personer eller fler, exkl. moms, betalas månadsvis utan bindningstid.

Tre detaljer ändrar räkningen. Hiver säljer platser i steg: planerna börjar på 2 platser, går sedan till 5 och därefter upp i steg om 5, så ett team på 3 betalar för 5 platser och ett team på 7 betalar för 10. Help Scouts gratisplan täcker 3 personer bara så länge teamet svarar högst 100 olika personer i månaden; över det blir det 75 USD. Och raderna för Microsoft 365 och Google Workspace är vad ett team betalar när det köper de kontona bara för det här. Om alla redan har en licens för Microsoft 365 i samma organisation tillför den delade e-postlådan ingenting. Google Workspace fungerar annorlunda: dess dokumentation säger att delegerade konton och delade inkorgar är samma sak, och att en användare behöver en licens för att använda Gmail. Så även ett team där alla medlemmar redan har ett konto betalar för ett till, 6,80 € i månaden, för den delade adressen.

Trupeo-raden behöver sin egen reservation. Trupeo arbetar ovanpå en e-postlåda ni redan har, Gmail, Outlook, Microsoft 365 eller valfri IMAP-leverantör, så själva adressen stannar hos er nuvarande leverantör och på dess räkning.

Därför växer en räkning per användare snabbare än era mejl

Ett pris per användare passar ett supportteam där varje plats svarar hela dagen. Det är hårt för ett team där sju personer svarar på en handfull meddelanden i veckan. Räkningen räknar huvuden, inte mejl: på samma plan betalar en styrelse på 7 som skickar 20 mejl i veckan lika mycket som en supportavdelning på 7 betalar för 2 000.

Den beskattar också det som ett ideellt team behöver mest: möjligheten att täcka upp för varandra. Att lägga till kassören så att hen kan läsa fakturorna, eller en ny medlem så att hen kan lära sig hur saker går till, är en plats till. På ett verktyg som säljer platser i steg kan det innebära att man betalar för 10 när man går från 5 personer till 6.

De gratis alternativen, och var vart och ett tar slut

Gratis är ofta rätt svar för en adress med låg volym. Vart och ett av dessa är på riktigt, och vart och ett tar slut på en bestämd punkt.

Delegering i Gmail. Ett privat @gmail.com-konto kan ge upp till 10 ombud åtkomst, och var och en öppnar det från sitt eget Google-konto. Två begränsningar spelar roll för ett team: när ett ombud skickar ett meddelande syns hens egen e-postadress, och delegering fungerar bara om den delade adressen själv är ett Google-konto, inte ett alias eller en adress som ligger hos någon annan. Det finns ingen som tar hand om varje mejl och inget läge för klart. Vi gick igenom det i delegering i Gmail: vad den gör bra och var den tar slut.

En delad e-postlåda i Microsoft 365. Själva e-postlådan behöver ingen licens upp till 50 GB, men var och en som öppnar den behöver en egen licensierad Exchange Online-e-postlåda, i samma organisation: personer med ett Gmail-konto kan inte få åtkomst. Microsoft dokumenterar högst 25 användare, och därutöver varnar de för anslutningsfel och dubblerade meddelanden. För ett team som redan har Microsoft 365 kostar den ingenting extra; för ideellt engagerade som var och en använder en privat adress innebär den att man köper en licens per person. Varje dokumenterat tak finns i begränsningar för delade e-postlådor.

Zoho Desks gratisplan. Gratis för alltid för 3 användare, med stöd för att hantera frågor som kommer via mejl. Varje mejl blir en separat fråga, och en fjärde person innebär en betald plan: Express för 7 € per användare upp till 5 användare, därefter Standard för 14 €.

Help Scouts gratisplan. Upp till 5 användare, 1 inkorg, 100 kontakter i månaden och 10 sparade svar. Help Scout räknar en kontakt som någon som fått ett svar från ert team, oavsett hur många konversationer hen haft, så gratisplanen passar en adress som skriver tillbaka till högst 100 olika personer i månaden.

Google Workspace för ideella organisationer. Workspace för 0 USD per användare och månad, med adresser på er egen domän, för organisationer som är registrerade som välgörenhetsorganisation i sitt land och verifierade av Googles partner Goodstack. Skolor, universitet, myndigheter och sjukhus är uttryckligen undantagna, så kontrollera er egen registrering mot Googles regler innan ni planerar utifrån den.

Två verktyg som man kan vänta sig att hitta här har ingen gratisplan. Missives faktureringsdokumentation säger det med så många ord: nya team får 30 dagars provperiod på planen Productive och betalar sedan. Hivers prissida visar en provperiod på 7 dagar och ingen gratisplan. En längre genomgång av vad gratis egentligen täcker finns i alternativ för gratis delad e-postlåda.

Rabatter för ideella organisationer

För en ideell förening eller en skola: fråga innan du betalar listpriset. Enligt iakttagelse i september 2026:

• Gmelius ger 30 % rabatt på planerna Growth, Pro och Enterprise vid årsbetalning för ideella organisationer och utbildningsinstitutioner från 5 till 19 användare, och 50 % från 20 användare. De ber om bevis på status, till exempel ett brev om 501(c)(3) eller motsvarande i ert land (enligt iakttagelse i oktober 2026).
• Hiver erbjuder rabatterade priser för kvalificerade ideella organisationer, och ber dig boka en demo för att få veta priset.
• Help Scout har programmet Help Scout for Good med rabatter för kvalificerade ideella organisationer.
• Zoho Desk nämner särskilda priser för ideella organisationer och utbildningsinstitutioner, utan en offentlig siffra.
• Missive anger att de inte erbjuder rabatter för ideella organisationer eller skolor.
• Trupeo ger 50 % rabatt för verifierade ideella föreningar och skolor, vilket sänker priset för ett team på 3 personer eller fler från 20 € till 10 € per e-postlåda.

Bostadsgrupper: HOAfy och Matera

Två plattformar byggda för fastigheter har en delad e-postlåda, och ingen av dem prissätter den per användare.

HOAfy, i USA, prissätter hela sin plattform för husägarföreningar (HOA) efter antal enheter: 36 USD i månaden vid årsbetalning för ett område med upp till 30 enheter (40 USD månad för månad), 63 USD för 31 till 60, 90 USD för 61 till 100 och 126 USD för 101 till 200, med obegränsat antal användare. E-postlådan är en del av den, vid sidan av fakturering och betalningar, bokföring, överträdelser och ärenden, omröstningar och en portal för ägarna, och dess adress byggs av föreningens kortnamn, på hoafy.org. Om er styrelse vill ha hela den plattformen följer e-postlådan med. Om ni bara behöver dela adressen ni redan har skulle ni betala för mycket mer än så.

Matera, i Frankrike, driver två hjälpcenter: ett för sitt kooperativa erbjudande och sitt erbjudande för ideellt arbetande, ett för sitt professionella erbjudande, där Matera är fastighetens professionella förvaltare, dess syndic. För det kooperativa erbjudandet säger hjälpcentret att en fastighet kan skapa en delad adress på Materas domän, till exempel cs.geranium@mail.matera.eu, att det är helt gratis att skapa den för Materas kunder och att ägare med Admin- eller utökad åtkomst kan öppna den. För det professionella erbjudandet säger hjälpcentret att e-postlådan för conseil syndical, ägarnas råd, bara är öppen för ägare med utökad åtkomst och för fastighetens förvaltare hos Matera. I båda fallen ingår e-postlådan bara för Materas kunder, och Materas prissida anger ingen siffra för sina syndic-erbjudanden, bara en kostnadsfri offert på mått. Så vi kan inte säga vad det kostar en fastighet, och vi kommer inte att gissa.

För en styrelse som väger sina alternativ har vi också skrivit om en delad e-postlåda för BRF-styrelser. För vad Trupeo gör med en bostadsrättsförenings adress, och vad det kostar, se vår sida för bostadsrättsföreningar.

Vad prissättning per e-postlåda kostar er i gengäld

Prissättning per e-postlåda är en avvägning, inget trick. Det här är vad ni ger upp.

Varje adress faktureras. Hos Trupeo kostar varje ansluten e-postlåda 20 € för ett team på 3 personer eller fler. Tre personer som sköter adresserna för kontakt, bokningar och ekonomi betalar 60 € i månaden. I Missives Starter, för 14 USD per användare, ingår 5 delade konton per användare, så samma tre personer betalar 42 USD. Om ert team sköter flera adresser kan ett verktyg per användare bli det billigare.

Priset stiger vid den tredje personen. Två personer betalar 10 € per e-postlåda; tre betalar 20 €. Och ett team på två som ryms i en gratisplan betalar ingenting alls.

Ni får en delad e-postlåda, ingen helpdesk. Trupeo ger varje konversation en som tar hand om den, en status (Att fördela, Pågår, Klara), anteckningar för teamet och en signal när en kollega redan svarar. Den har ingen livechatt, ingen SMS-funktion, ingen kunskapsbas, ingen automatisk bevakning av svarstider och inga rapportpaneler. Ett supportteam på 30 personer som svarar hela dagen behöver det, och en helpdesk prissatt per agent är då det bättre verktyget. Vi går igenom det valet i delad e-postlåda eller helpdesk.

Ni betalar fortfarande för själva e-postlådan. Trupeo är ingen e-postvärd. Den ansluter till den Gmail-, Outlook-, Microsoft 365- eller IMAP-e-postlåda ni redan använder, så de 20 € kommer ovanpå det abonnemanget eller webbhotellet.

Vilket ni ska välja

Två personer, låg volym, en Gmail-adress: delegering i Gmail. Alla redan på Microsoft 365 i en organisation: den delade e-postlådan. Tre personer som vill ha referensnummer för varje fråga: Zoho Desks gratisplan. En registrerad välgörenhetsorganisation som behöver adresser på sin egen domän: Google Workspace för ideella organisationer. Många personer som svarar på mejl hela dagen, med chatt, SMS eller ett hjälpcenter: då förtjänar ett verktyg per användare sitt pris. Fem till tio personer som svarar på några få mejl i veckan var, från en adress ni vill behålla: det är fallet som prissättning per e-postlåda finns till för, och Trupeos priser landar på 20 € i månaden exkl. moms, med 14 dagars gratis provperiod.

För en genomgång verktyg för verktyg av funktioner snarare än pris, läs den bästa delade e-postlådan för små team.

Vanliga frågor

Finns det en delad e-postlåda som inte är prissatt per användare?

Ja. Trupeo tar betalt per ansluten e-postlåda: 10 € i månaden för två personer och 20 € för tre eller fler, exkl. moms, oavsett om teamet är 3, 7 eller 10 personer. Enligt iakttagelse i september 2026 prissätter HOAfy sin HOA-plattform efter antal enheter i stället för användare. För sitt kooperativa erbjudande säger Materas hjälpcenter att det är gratis för kunderna att skapa en delad adress för fastigheten, enligt iakttagelse i september 2026. Delegering i Gmail på ett privat konto är gratis för upp till 10 ombud, och en delad e-postlåda i Microsoft 365 tillför ingenting för personer som redan har en licens för Exchange Online.

Hur mycket kostar en delad e-postlåda för ett team på 7 personer?

Med årsbetalning, enligt iakttagelse i september 2026: 168 USD i månaden hos Missive, 175 USD hos Front, Help Scout och Gmelius, 250 USD hos Hiver, som säljer ett team på 7 tio platser, 119 € hos Freshdesk, 98 € hos Zoho Desk och 20 € hos Trupeo. Delegering i Gmail kostar ingenting för upp till 10 ombud.

Finns det en gratis delad e-postlåda för ett litet team?

Ja, med begränsningar, enligt iakttagelse i september 2026. Zoho Desk är gratis för 3 användare, Help Scout för 5 användare och 100 kontakter i månaden, delegering i Gmail för upp till 10 ombud på ett privat konto, och en delad e-postlåda i Microsoft 365 tillför ingenting för personer som redan har en licens. Missive och Hiver visade ingen gratisplan.

När är prissättning per användare den bättre affären?

När ett litet team sköter flera adresser, när två personer ryms i en gratisplan, eller när många svarar på mejl hela dagen och använder chatt, SMS, överenskomna svarstider eller en kunskapsbas. Enligt iakttagelse i september 2026 ingår 5 delade konton per användare i Missives Starter, så tre personer med tre adresser betalar 42 USD i månaden där med årsbetalning, mot 60 € hos Trupeo.

Får ideella organisationer rabatt på verktyg för delad e-postlåda?

Vissa gör det, enligt iakttagelse i september 2026. Gmelius ger 30 % rabatt vid årsbetalning från 5 användare och 50 % från 20, skolor inräknade (enligt iakttagelse i oktober 2026), Hiver och Help Scout har rabatter för kvalificerade ideella organisationer, Zoho Desk nämner särskilda priser, och Trupeo ger 50 % rabatt för verifierade ideella föreningar och skolor. Missive anger att de inte erbjuder någon rabatt för ideella organisationer eller skolor. Google Workspace för ideella organisationer är gratis för berättigade registrerade välgörenhetsorganisationer, skolor undantagna.

Källor:

• Front Pricing and Plans: Starter för 25 USD per plats och månad vid årsbetalning (35 USD månadsvis), begränsad till 10 platser, och en plats definierad som en licens för en användare, enligt iakttagelse i september 2026.
• Help Scout Pricing: Standard för 25 USD per användare och månad vid årsbetalning (30 USD månadsvis), gratisplanens 5 användare, 1 inkorg, 100 kontakter i månaden och 10 sparade svar, definitionen av en kontakt och programmet Help Scout for Good, enligt iakttagelse i september 2026.
• Missive Pricing: Starter för 14 USD per användare och månad vid årsbetalning för upp till 5 användare, och Productive för 24 USD för upp till 50 användare, enligt iakttagelse i september 2026.
• Billing and plans (Missive Docs): månadspriserna 18 USD och 30 USD, 5 delade konton per användare, avsaknaden av gratisplan, 30 dagars provperiod på planen Productive och inga rabatter för ideella organisationer eller skolor, enligt iakttagelse i september 2026.
• Hiver Omni pricing: Growth för 25 USD per användare och månad vid årsbetalning (35 USD månadsvis), provperioden på 7 dagar och ingen gratisplan visad, platser som börjar på 2, sedan 5 och därefter i steg om 5, och rabatterade priser för kvalificerade ideella organisationer, enligt iakttagelse i september 2026.
• Gmelius Pricing: Growth för 25 USD per användare och månad vid årsbetalning (33 USD månadsvis) med delade inkorgar, enligt iakttagelse i september 2026, och rabatten på 30 % från 5 till 19 användare och 50 % från 20 för ideella organisationer och utbildningsinstitutioner, vid årsbetalning, med bevis som ett brev om 501(c)(3) eller motsvarande lokalt, enligt iakttagelse i oktober 2026.
• Zoho Desk pricing: gratisplanen med 3 användarlicenser och hantering av frågor via mejl, Standard för 14 € per användare och månad vid årsbetalning (20 € månadsvis), särskilda priser för ideella organisationer och utbildningsinstitutioner, och de vanliga frågorna som anger att Standard är begränsad till 5 användare efter en uppgradering från gratisplanen, enligt iakttagelse i september 2026.
• Zoho Desk edition comparison: högst 3 användare på Free, 5 på Express och inget tak på Standard, Express för 7 € per agent och månad vid årsbetalning, och Professional för 23 €, enligt iakttagelse i september 2026.
• Freshdesk pricing: Growth för 17 € per agent och månad vid årsbetalning (20 € månadsvis), enligt iakttagelse i september 2026.
• Delegate and collaborate on email (Gmail Help): upp till 10 ombud på ett privat konto, att ombudets egen adress syns när hen skickar och att alias inte kan ha ombud.
• Let users delegate access to a Gmail account (Google Workspace Admin Help): delegering endast till användare i samma organisation.
• Delegate a user’s email address (Google Workspace Admin Help): i Gmail är delegerade konton och delade inkorgar samma sak.
• How licensing works (Google Workspace Admin Help): en användare behöver en licens för att använda Gmail, och flera användare kan inte dela en licens.
• Google Workspace pricing: Business Starter för 6,80 € per användare och månad med årsbindning, enligt iakttagelse i september 2026.
• Google Workspace for Nonprofits: erbjudandet för 0 USD per användare och månad, enligt iakttagelse i september 2026.
• Google for Nonprofits eligibility guidelines: registrering som välgörenhetsorganisation, verifiering av Goodstack och undantaget för skolor, myndigheter och sjukhus.
• About shared mailboxes in Microsoft 365: ingen licens för e-postlådan upp till 50 GB, en licensierad Exchange Online-e-postlåda för var och en som öppnar den, ingen åtkomst för personer utanför organisationen och taket på 25 användare.
• Exchange Online plans and pricing: Exchange Online (Plan 1) för 4,00 USD per användare och månad med årsbetalning, enligt iakttagelse i september 2026.
• HOAfy pricing: prissättning efter antal enheter, 36 USD i månaden vid årsbetalning för 1 till 30 enheter (40 USD månadsvis), 63 USD, 90 USD och 126 USD för de tre följande nivåerna, obegränsat antal användare, och vad planen omfattar (fakturering och betalningar, bokföring, kommunikation, överträdelser och ärenden, ägarportal, omröstningar), enligt iakttagelse i september 2026.
• Why your HOA needs its own email address (HOAfy): föreningens e-postlåda på en hoafy.org-adress.
• La boite e-mail Matera (Materas hjälpcenter för det kooperativa erbjudandet, på franska): fastighetens adress på mail.matera.eu, helt gratis att skapa för Materas kunder och öppen för ägare med Admin- eller utökad åtkomst, enligt iakttagelse i september 2026.
• La mailbox (boite e-mail) Matera (Materas hjälpcenter för det professionella erbjudandet, på franska): e-postlådan för conseil syndical, öppen bara för ägare med utökad åtkomst och för fastighetens förvaltare, enligt iakttagelse i september 2026.
• Matera syndic pricing (på franska): prissättning på mått efter kostnadsfri offert, utan offentlig siffra, för erbjudandena Syndic coopératif och Syndic local, enligt iakttagelse i september 2026.