De tre gränser som drabbar små team är de som ingen läser förrän det är för sent: en delad e-postlåda i Microsoft 365 stöder 25 användare och rymmer 50 GB utan licens, och ett Google Workspace-konto kan skicka 2 000 meddelanden om dagen, vilket sjunker till 100 mottagare per meddelande när ett externt verktyg ansluter över SMTP eller IMAP. Allt nedan är hämtat från Microsofts och Googles egen dokumentation, med källan för varje siffra i slutet.
Delad e-postlåda i Microsoft 365
| Gräns | Dokumenterat värde |
|---|---|
| Högsta antal användare | 25. Därutöver varnar Microsoft för anslutningsfel eller dubblerade meddelanden |
| Lagring utan licens | 50 GB |
| Lagring med Exchange Online Plan 2 | 100 GB |
| Lagring, e-postlåda skapad före juli 2018 | 100 GB, utan licens |
| Licens för själva e-postlådan | Krävs inte, upp till 50 GB |
| Licens för var och en som använder den | En egen licensierad Exchange Online-e-postlåda |
| Extern åtkomst | Inte möjligt. Ett Gmail-konto kan inte få åtkomst |
| Direkt inloggning | Ska blockeras och hållas blockerad |
| Lösenord | Finns, genereras av systemet, är inte avsett att användas |
| Förhindra radering | Inte möjligt i en delad e-postlåda |
| Kryptering av utgående mejl | Inte möjligt: ingen egen säkerhetskontext, alltså ingen krypteringsnyckel |
| Migrering till en Microsoft 365-grupp | Inte möjligt |
| Undermappar per mapp | 10 000 |
Tre av dem förtjänar att betonas, eftersom de ändrar ett beslut och inte bara en inställning.
Taket på 25 användare är inte mjukt. Microsofts eget botemedel är att använda en Microsoft 365-grupp i stället, och beskrivningen av vad som går fel därutöver nämner dubblerade meddelanden. En tjänst som skapar dubbletter under belastning är en dålig grund för ett team som redan kämpar mot dubbla svar för hand.
Lagringstaket har ett obehagligt sätt att brista. När en delad e-postlåda fylls tar den en tid fortfarande emot mejl, slutar sedan skicka och börjar därefter studsa tillbaka inkommande mejl till den som skrev till er. På en adress som används av en förening eller ett företag i flera år, med bilagor, kommer 50 GB snabbare än man tror, och det första tecknet som avsändarna ser är en studs.
Migreringsvägen går bara åt ett håll. Du kan göra om en användarbrevlåda till en delad e-postlåda. Du kan inte göra om en delad e-postlåda till en Microsoft 365-grupp. Valet mellan dem är ett beslut att fatta medvetet från början, och det behandlas i delad e-postlåda eller distributionslista.
Gmail och Google Workspace
Google Workspace har numera en inbyggd delad inkorg i Business-utgåvorna, som lanseras i etapper (enligt iakttagelse i oktober 2026), men Google anger att delade inkorgar och delegerade konton är samma sak, så de gränser som gäller är de för delegering och för utskick. Gränserna för utskick gäller kontot bakom er delade adress, oavsett vem som skriver.
| Gräns | Dokumenterat värde |
|---|---|
| Ombud, arbets- eller skolkonto | Upp till 1 000 konfigurerade |
| Ombud anslutna samtidigt | Ungefär 40 vid typisk användning |
| Ombud, privat @gmail.com-konto | 10 |
| Skickade meddelanden per dag och användare | 2 000 (1 500 vid brevkoppling, 500 på ett provkonto) |
| Mottagare per meddelande | 2 000 totalt, varav högst 500 externa |
| Mottagare per meddelande över SMTP, POP eller IMAP | 100 |
| Mottagare per meddelande via Gmail-API:t | 500 |
| Mottagare totalt per dag | 10 000 |
| Externa mottagare per dag | 3 000 |
| Unika mottagare per dag | 3 000, varav 2 000 externa |
| När en gräns nåtts | Inget utskick på upp till 24 timmar, mottagningen fortsätter |
Raden att lägga märke till är gränsen på 100 mottagare över SMTP, POP och IMAP. Den är tjugo gånger lägre än gränsen i gränssnittet, och den gäller just när ett externt verktyg skickar å era vägnar över IMAP i stället för via API:t. Om ni skickar ett säsongsutskick till era 250 medlemmar från ett verktyg som är anslutet på det sättet går det inte iväg i ett enda meddelande. Det är inte ett fel i verktyget.
De dagliga gränserna gäller också per konto, inte per person. Tre ideellt engagerade som alla arbetar i samma delegerade e-postlåda delar på en kvot på 2 000 meddelanden, och en av dem som kör ett massutskick förbrukar den åt alla.
Google-grupper som teamets inkorg
En Google-grupp med Collaborative Inbox aktiverat är Googles etablerade alternativ, och dess begränsningar är funktionella snarare än numeriska.
| Begränsning | Detalj |
|---|---|
| Konversationshistorik | Måste vara aktiverad, annars fungerar inte Collaborative Inbox alls |
| Tilldela en konversation | Kräver behörigheten ”Who can moderate metadata” |
| Markera som slutförd | Kräver behörigheten ”Who can moderate metadata” |
| Markera som dubblett | Kräver behörigheten ”Who can moderate content” |
| Effekt av att markera en dubblett | Konversationen låses |
| Radera en konversation som markerats som klar | Permanent, kan inte återställas |
| Vem som aktiverar det | En gruppägare eller gruppansvarig, och Groups for Business måste vara på |
Behörighetsmodellen är det praktiska hindret. En ideellt engagerad som kan läsa och svara men aldrig fick rättigheten att moderera metadata kan inte ta en konversation, vilket betyder att den enda funktion ni aktiverade gruppen för är osynlig för personen. Det är en vanlig orsak till att team drar slutsatsen att Collaborative Inbox ”inte fungerar”.
Distributionsgrupper
| Gräns | Dokumenterat värde |
|---|---|
| Största meddelandestorlek, grupp med 5 000 till 99 999 medlemmar | 25 MB |
| Största meddelandestorlek, grupp med 100 000 medlemmar | 5 MB |
| Gemensamt arkiv över tidigare meddelanden | Saknas |
| Microsofts angivna syfte | Utskick till en bestämd grupp människor |
Det som ingen av dem begränsar, och borde
Läs tabellerna igen och lägg märke till vad som saknas. Ingen av dessa produkter dokumenterar en gräns för hur många som kan svara på samma meddelande samtidigt, eftersom ingen av dem håller reda på det. Taken handlar alla om kapacitet: lagring, mottagare, användare, meddelandestorlek. Det misslyckande som faktiskt kostar ett litet team pengar är samordningen, och den har ingen kvot eftersom den inte är en resurs som någon mäter.
Det är den verkliga luckan. En delad e-postlåda med 24 användare och 40 GB ligger inom alla dokumenterade gränser och kan ändå skicka två motstridiga offerter till samma person samma förmiddag, vilket vi beskrev i så undviker ni dubbla svar.
Var Trupeo står i förhållande till dem
Trupeo ansluter ovanpå e-postlådan ni redan har, så er leverantörs gränser gäller fortfarande: lagringen är deras, kvoterna för utskick är deras och er adress ändras inte. Det Trupeo tar bort är taket som hör till verktyget snarare än till e-postlådan.
Det finns inget tak på 25 användare, eftersom Trupeo inte är flera personer som loggar in på ett konto: varje person har sin egen inloggning mot en e-postlåda som anslutits en gång. Prissättningen är per ansluten e-postlåda i stället för per användare, så antalet personer är inte heller ett kostnadsbeslut. Och samordningslagret som ingen av tabellerna ovan innehåller, en som tar hand om varje konversation, en status (Att fördela, Pågår, Klar), anteckningar för teamet och en signal när en kollega redan svarar, är den del ni saknade.
Se våra priser och funktionerna, eller läs den kompletta guiden till delad e-postlåda för hela ämnet.
Vanliga frågor
Hur många användare kan använda en delad e-postlåda i Microsoft 365?
Microsoft dokumenterar högst 25. Därutöver kan de som använder den samtidigt råka ut för anslutningsfel eller dubblerade meddelanden, och Microsofts rekommendation är att använda en Microsoft 365-grupp i stället.
Vilken är lagringsgränsen för en delad e-postlåda?
50 GB utan någon licens tilldelad, och 100 GB om du tilldelar en licens för Exchange Online Plan 2. Delade e-postlådor utan licens som skapades före juli 2018 har 100 GB. När den är full tar e-postlådan en tid fortfarande emot mejl, slutar sedan skicka och studsar därefter inkommande mejl.
Hur många mejl kan ett Google Workspace-konto skicka per dag?
2 000 meddelanden per dag och användare, eller 1 500 vid brevkoppling och 500 på ett provkonto. Det dagliga totalet för mottagare är 10 000, varav 3 000 får vara externa. När en gräns nåtts stannar utskicken i upp till 24 timmar medan mottagningen fortsätter.
Varför kan jag bara skicka till 100 mottagare över IMAP?
Det är Googles dokumenterade gräns för SMTP, POP och IMAP, mot 2 000 i Gmails gränssnitt och 500 via Gmail-API:t. Den gäller så fort ett verktyg skickar å dina vägnar över de protokollen, vilket drabbar team som skickar ett säsongsutskick från en extern klient.
Behöver en delad e-postlåda en egen licens?
Nej, upp till 50 GB. Men var och en som använder den behöver en egen licensierad Exchange Online-e-postlåda, så den delade e-postlådan är gratis bara i den meningen att den inte lägger något på abonnemang ni redan betalar.
Kan personer utanför vår organisation använda vår delade e-postlåda?
Nej. Microsoft anger att man inte kan ge personer utanför företaget, till exempel personer med ett Gmail-konto, åtkomst till en delad e-postlåda, och föreslår en Microsoft 365-grupp när externa personer måste ingå. Ett verktyg som ansluter över leverantörens API är det andra sättet runt den begränsningen, vilket vi går igenom i delad e-postlåda för Gmail och Outlook.
Källor:
- About shared mailboxes in Microsoft 365: taket på 25 användare med varningen för anslutningsfel eller dubblerade meddelanden, lagringsgränserna 50 GB och 100 GB, kravet på Exchange Online Plan 2, de 100 GB som gäller e-postlådor skapade före juli 2018, licensen som krävs för varje användare, att extern åtkomst, förhindrande av radering och kryptering av utgående mejl inte är möjliga, och instruktionen att blockera inloggning.
- Exchange Online limits: lagringskvoterna för delade e-postlådor, användarbrevlådor och gruppbrevlådor per plan, de 10 000 undermapparna per mapp och största meddelandestorlek för stora distributionsgrupper.
- Compare types of groups in Microsoft 365: att en delad e-postlåda inte kan migreras till en Microsoft 365-grupp, och distributionsgruppers angivna syfte.
- Gmail sending limits in Google Workspace: 2 000 meddelanden per dag, 2 000 mottagare per meddelande med högst 500 externa, 100 mottagare per meddelande över SMTP, POP och IMAP, 500 via Gmail-API:t, 10 000 mottagare per dag, 3 000 externa och 3 000 unika mottagare per dag, och utskicksstoppet på upp till 24 timmar.
- Delegate and collaborate on email: 1 000 ombud på ett arbets- eller skolkonto, 10 på ett privat konto och ungefär 40 ombud anslutna samtidigt vid typisk användning.
- Use a group as a Collaborative Inbox: behörigheterna för att moderera metadata och innehåll, låsningen av en konversation som markerats som dubblett och att radering av en konversation som markerats som klar är permanent.
- Make a group a Collaborative Inbox: kravet på att aktivera konversationshistorik först, och vem som kan slå på funktionerna.
- Create a shared inbox och Delegate a user’s email address (Google Workspace Admin Help): den inbyggda delade inkorgen i Business Starter, Standard och Plus, som lanseras i etapper, och uppgiften att delegerade konton och delade inkorgar är samma sak i Gmail, enligt iakttagelse i oktober 2026.