Varken Microsoft eller Google erbjuder en delad e-postlåda som spänner över båda. Microsoft anger rakt ut att man inte kan ge någon med ett Gmail-konto åtkomst till en delad e-postlåda i Microsoft 365, och delegering i Gmail kräver ett Google-konto i båda ändar. Ett team med adresser på båda sidor behöver alltså ett externt verktyg, och sättet verktyget ansluter på, tillägg i webbläsaren, leverantörens API eller vanlig IMAP, avgör mer än funktionslistan.
Så hamnar ett team med e-postlådor på båda sidor
Det är vanligare än marknadsföringen låter, och det är sällan något någon har valt.
Ett företag kör Microsoft 365 för att revisorn behövde det, men den gamla kontaktadressen ligger kvar hos webbhotellet från den första webbplatsen, på IMAP. En skola har personal på Microsoft 365 och en föräldraförening med en Gmail-adress. En byrå med tre personer gick ihop med en med två och ingen har flyttat något. Någon skapade ett Gmail-konto för bokningsadressen för flera år sedan, det fungerar, så det fick vara kvar.
Inget av de här teamen vill samla leverantörerna. Att flytta en adress innebär att röra DNS, varna alla som skriver dit och leva med en månads vidarebefordran. Frågan är inte hur man förenar e-postlådorna. Den är hur man svarar på dem från ett ställe.
De inbyggda verktygen stannar vid ekosystemets gräns
Det här är den del som förvånar människor, och båda leverantörerna dokumenterar det.
Delade e-postlådor i Microsoft 365 är bara interna. Microsofts vägledning är tydlig: man kan inte ge personer utanför företaget, till exempel personer med ett Gmail-konto, åtkomst till den delade e-postlådan. Förslaget när man behöver det är att skapa en Microsoft 365-grupp i stället. På samma sida finns fler begränsningar värda att känna till: en delad e-postlåda stöder högst 25 användare, och var och en som använder den behöver en egen licensierad Exchange Online-e-postlåda.
Delegering i Gmail stannar inom Google. Ett ombud öppnar e-postlådan från sitt eget Google-konto, vilket betyder att hen måste ha ett. Ett arbets- eller skolkonto tillåter upp till 1 000 ombud, men Google noterar att vid typisk användning kan 40 komma åt en e-postlåda samtidigt. Användbart, och begränsat till ett ekosystem. Vi gick igenom resten av begränsningarna i vad delegering i Gmail gör bra och var den tar slut.
Vidarebefordran är den vanliga nödlösningen, och den gör saken värre. Peka Outlook-adressen mot Gmail-adressen och ni har kopior på två ställen, svar som går ut från fel adress och ingen gemensam historik. Det är mönstret vi beskrev i delad e-postlåda eller distributionslista, med ett extra lager av förvirring om vilken adress mottagaren ser.
Det ärliga svaret på frågan ”vilket inbyggt verktyg täcker båda” är alltså: inget. Det är inget förbiseende, det är så produkterna är avgränsade.
Tre sätt ett verktyg kan ansluta på, och vad vart och ett kostar
Varje produkt för delad e-postlåda väljer ett av dessa. Det är det mest avgörande med den, och det är oftast gömt i dokumentationen i stället för på prissidan.
Tillägg i webbläsaren inne i webbmejlen. Verktyget lägger ett lager ovanpå Gmail eller Outlook på webben. Fördelning och statusar syns inne i gränssnittet som teamet redan kan, vilket gör det lätt att komma igång. Priset: ni är bundna till just den webbmejlen, i just den webbläsaren. Det fungerar oftast inte på mobilen, och ett verktyg byggt som ett Gmail-tillägg kan inte alls täcka en Outlook-adress, hur mycket de två leverantörerna än har gemensamt. Gmelius är det tydliga exemplet: enligt iakttagelse i augusti 2026 fungerar det med Gmail och Google Workspace och stöder inte Outlook eller Microsoft 365, men det erbjuder en webbapp för mobil (enligt iakttagelse i oktober 2026).
Leverantörens API med OAuth. Verktyget ansluter till Gmails eller Microsoft Graphs API med en token som ni ger, och körs i ett eget gränssnitt. Inget lösenord delas, åtkomsten återkallas med ett klick och verktyget kan reagera på nya mejl nästan i realtid. Det här använder seriösa verktyg som täcker flera leverantörer för de två stora. Priset: varje leverantör måste stödjas särskilt, så listan över stödda leverantörer spelar roll, och en leverantör utanför listan är utom räckhåll.
Vanlig IMAP. Det äldsta protokollet, som i princip varje e-postvärd i världen stöder. Det är det som täcker adressen hos OVH, Gandi, Ionos eller den regionala webbhotellsfirma som er företrädare valde 2014. Det märker nya mejl långsammare än ett API med push-meddelanden, och det är värt att kontrollera hur ett visst verktyg hanterar det, men det är skillnaden mellan ett verktyg som täcker era faktiska e-postlådor och ett som täcker två av dem.
Den praktiska regeln: ett team som har både Gmail och Outlook behöver minst det andra sättet för båda leverantörerna. Ett team som dessutom har en gammal adress någonstans behöver det tredje också.
”Fungerar med Outlook” betyder inte en enda sak
Värt att reda ut innan ni litar på ett påstående om kompatibilitet, eftersom fyra olika saker kallas Outlook.
- Företagskonton i Microsoft 365, de betalda abonnemangen med egen domän. Det är vad de flesta verktyg menar.
- Privata konton på Outlook.com eller Hotmail, gratiskonton för privatpersoner. Stödet varierar kraftigt mellan produkterna.
- Exchange i egen drift, en server som er organisation driver själv. Allt ovanligare i små företag, och sällan stödd.
- En adress som bara öppnas i Outlook-appen men ligger hos någon annan, till exempel hos ert webbhotell. Det är ett IMAP-konto med en Outlook-klient framför. Ingenting med Outlook-appen gör det till en Microsoft-e-postlåda.
Den sista fångar människor hela tiden. Om er adress är kontakt@dittforetag.se och ligger hos ert webbhotell och ni läser den i Outlook kan ett verktyg som ”stöder Microsoft 365” sakna stöd för er e-postlåda helt. Det ni behöver där är IMAP.
Vad ni bör kontrollera innan ni bestämmer er
Sex frågor, i den ordning som spelar roll. De tre första sållar bort de flesta kandidater.
- Stöder det varje leverantör ni faktiskt har, även den udda? Lista era adresser först och kontrollera sedan, inte tvärtom.
- Hur ansluter det, via tillägg, API eller IMAP? Fråga rakt ut om webbplatsen inte säger det.
- Går svaren ut från den delade adressen eller från den enskilda personens egen? Den här har drabbat team i efterhand, och det är precis vad delegering i Gmail gör fel: när ett ombud skickar syns hens egen adress.
- Behåller hela teamet individuella inloggningar? Om svaret innebär ett delat lösenord: gå därifrån. Varför gick vi igenom i dela en e-postlåda utan att dela lösenordet.
- Skalar priset per användare eller per team? Verktyg som täcker flera leverantörer är nästan alla prissatta per plats, vilket gör att ett team på fyra personer betalar som en supportavdelning.
- Vad händer med era mejl om ni slutar betala? Mejlen ska ligga hos er leverantör, med verktyget som ett lager ovanpå, inte tvärtom.
Hur verktygen ser ut i dag
Kontrollerat på varje leverantörs egen prissida i oktober 2026. Priser ändras, anslutningssättet sällan.
| Verktyg | Gmail | Outlook och Microsoft 365 | IMAP | Priser enligt iakttagelse |
|---|---|---|---|---|
| Gmelius | Ja | Nej | Nej | 25 USD per användare och månad vid årsbetalning (Growth, den första planen med delade inkorgar) |
| Front | Ja | Ja, angivet som Office 365 | Via vidarebefordran, inte IMAP | Starter 25 USD per plats och månad, årsbetalning, upp till 10 platser |
| Missive | Ja | Ja | Ja | Starter 14 USD per användare och månad, upp till 5 användare |
| Trupeo | Ja | Ja | Ja | 10 € per e-postlåda och månad exkl. moms för 2 personer, 20 € från 3 personer |
Missive är bredast av de tre på kanaler, eftersom det också hanterar WhatsApp, Messenger, Instagram och SMS via Twilio. Om de ni har kontakt med verkligen skriver till er där är det ett skäl som väger tungt, och det säger vi i vår jämförelse. Front är byggt för större supportorganisationer och prissatt därefter, med nivåer på 65 och 105 USD per plats ovanför Starter; vår jämförelse går igenom när det är rimligt. Gmelius är ett bra verktyg om ni är säkra på att varje adress ni någonsin kommer att ha är en från Google, vilket är det ni satsar på; se vår jämförelse.
Vad Trupeo gör åt saken
Trupeo ansluter till Gmail, Google Workspace, Outlook, Microsoft 365 och valfri IMAP-leverantör, med OAuth för de fyra första och vanliga IMAP-uppgifter för resten. Ni behåller era adresser, alla, oavsett var de ligger. Var och en i teamet loggar in med sitt eget konto.
Ovanpå de e-postlådorna, oavsett leverantör, får teamet samma sak: en som tar hand om varje konversation, en status (Att fördela, Pågår, Klar), anteckningar för teamet och etiketter, och en signal när en kollega redan svarar. Ett mejl från Microsoft 365-adressen och ett från den gamla IMAP-adressen ligger i samma lista och beter sig likadant.
Prissättningen är per e-postlåda i stället för per användare, vilket är den andra halvan av problemet för ett litet team: 10 € i månaden exkl. moms för 2 personer, 20 € från 3 personer, vare sig teamet är tre eller sex personer. Se våra priser och funktionerna, eller börja med vår kompletta guide till delad e-postlåda.
Vanliga frågor
Finns det en delad e-postlåda som fungerar med både Gmail och Outlook?
Inte från Microsoft eller Google själva. Microsoft anger att en delad e-postlåda i Microsoft 365 inte kan öppnas av någon med ett Gmail-konto, och delegering i Gmail kräver ett Google-konto på båda sidor. Att täcka båda innebär ett externt verktyg som ansluter till varje leverantörs API, och flera gör det, bland andra Front, Missive och Trupeo enligt iakttagelse i augusti 2026.
Kan jag lägga till en Gmail-adress i en delad e-postlåda i Microsoft 365?
Nej. Microsofts dokumentation är tydlig med att man inte kan ge personer utanför företaget, till exempel personer med ett Gmail-konto, åtkomst till en delad e-postlåda, och föreslår att man skapar en Microsoft 365-grupp när externa personer ska ingå.
Behöver ett verktyg för delad e-postlåda mitt lösenord?
Det ska det inte. Verktyg som ansluter till Gmail eller Microsoft 365 använder OAuth, där du ger en token som kan återkallas och aldrig lämnar ut något lösenord. En IMAP-adress är annorlunda: den kräver oftast inloggningsuppgifter, och därför är ett appspecifikt lösenord rätt val där leverantören erbjuder ett.
Vad gör vi om en av våra adresser ligger hos ett litet webbhotell?
Det är en IMAP-e-postlåda, och IMAP-stödet är det som ska kontrolleras. Ett verktyg som bara listar Gmail och Microsoft 365 når den inte, även om ni just nu läser adressen i Outlook-appen. Att läsa en adress i Outlook gör den inte till en Microsoft-e-postlåda.
Måste mitt team byta e-postadress?
Nej, och ett verktyg som kräver det ska ni utesluta. En delad e-postlåda ansluts ovanpå de e-postlådor ni redan har. De som skriver till er fortsätter skriva till samma adresser och fortsätter få svar därifrån.
Källor:
- About shared mailboxes in Microsoft 365: uppgiften att man inte kan ge personer utanför företaget, till exempel personer med ett Gmail-konto, åtkomst till en delad e-postlåda, taket på 25 användare och kravet att varje användare har en licensierad Exchange Online-e-postlåda.
- Delegate and collaborate on email: gränserna för ombud på Google-konton för arbete och privat bruk, noteringen att 40 ombud kan komma åt en e-postlåda samtidigt vid typisk användning och att ett ombuds egen adress syns när hen skickar.
- Gmelius pricing: enligt iakttagelse i oktober 2026 endast Gmail- och Google Workspace-konton utan stöd för Outlook eller Microsoft 365, delade inkorgar från planen Growth för 25 USD vid årsbetalning, och en webbapp för mobil.
- Front pricing: enligt iakttagelse i oktober 2026 Office 365, Gmail och Custom som alternativ för e-post, med Starter för 25 USD per plats och månad vid årsbetalning upp till 10 platser, Professional för 65 USD och Enterprise för 105 USD.
- Front Help Center: connecting a custom email account: enligt iakttagelse i oktober 2026 ansluts ett Custom-konto genom att ställa in vidarebefordran av e-post till Front.
- Missive pricing: enligt iakttagelse i oktober 2026 Gmail och Google Workspace, Outlook och Office 365 samt IMAP, plus WhatsApp, Messenger, Instagram och SMS via Twilio, med Starter för 14 USD per användare och månad upp till 5 användare.