Cambio del consiglio direttivo di un’associazione: adempimenti e accessi

L’assemblea dei soci ha votato a giugno. Nuova presidente, nuovo tesoriere, nuova segretaria. A settembre la segretaria apre l’account Gmail dell’associazione per rispondere ai soci che chiedono informazioni sulle iscrizioni, e Google le chiede di confermare l’accesso su un telefono. Il telefono è quello del vecchio presidente, che si è trasferito dall’altra parte d’Italia e risponde ai messaggi la domenica, quando si ricorda.

Cambiare consiglio direttivo vuol dire fare due lavori. Il primo riguarda le carte: quello che il fisco e i registri devono sapere. È breve e ben documentato. Il secondo sono gli accessi: l’account email, la banca, la piattaforma di pagamento, il sito, le pagine social. Nessuno lo scrive nello statuto, ed è quello che blocca l’associazione tre mesi dopo. Questa checklist copre entrambi.

Cosa comunicare, e a chi

Dipende dalla forma della tua associazione e dai registri in cui è iscritta. Non fingiamo che esista una regola sola. Ecco cosa abbiamo verificato per l’Italia:

• Associazioni senza partita IVA. Il cambio del legale rappresentante, di solito il presidente, si comunica all’Agenzia delle Entrate con il modello AA5/6, quello dei soggetti diversi dalle persone fisiche non obbligati alla dichiarazione di inizio attività IVA (un’associazione con partita IVA usa invece il modello AA7/10), indicando il codice fiscale e la data della variazione. Per questa variazione il modello non si può trasmettere con i servizi telematici Entratel o Fisconline: si consegna in duplice copia all’ufficio competente per il domicilio fiscale, oppure in copia unica per raccomandata con ricevuta di ritorno, per PEC o con il servizio “Consegna documenti e istanze” dell’area riservata, allegando una copia del documento d’identità del rappresentante.
• Enti del Terzo settore iscritti al RUNTS (per esempio APS e ODV). Il Codice del Terzo settore prevede che il Registro unico nazionale riporti le generalità di chi ha la rappresentanza legale, e chiede di pubblicare le informazioni aggiornate entro 30 giorni da ogni modifica. Se il deposito manca o è incompleto, l’ufficio del registro diffida l’ente ad adempiere e, se il termine passa invano, lo cancella dal registro.
• Associazioni riconosciute, con personalità giuridica. Nel registro delle persone giuridiche va iscritta anche la sostituzione degli amministratori, con l’indicazione di chi ha la rappresentanza.
• In ogni caso. Leggi il tuo statuto: dice chi elegge il consiglio direttivo e quale traccia del voto bisogna conservare. Se la tua associazione non è in Italia, cerca il registro delle associazioni o l’autorità fiscale del tuo Paese.

Qualunque sia la regola, conserva il verbale dell’assemblea che ha eletto il nuovo consiglio (di solito il lavoro del segretario) e l’elenco aggiornato delle cariche in un posto dove il prossimo consiglio li possa trovare. Banche e piattaforme possono chiederli.

La banca: firme, carte, deleghe

I poteri di firma non si aggiornano da soli quando cambia il consiglio. Finché la banca non li ha tolti, dai per scontato che chi esce possa ancora firmare.

1. Prendi appuntamento in banca con il verbale dell’elezione e l’elenco aggiornato delle cariche.
2. Togli i poteri di firma a chi esce e aggiungi i nuovi.
3. Blocca le carte delle cariche uscenti e richiedi quelle per i nuovi.
4. Cambia l’accesso all’home banking. Se le credenziali sono del tesoriere precedente, se ne vanno con lui.

L’account email condiviso, quello che tutti dimenticano

Nella maggior parte delle piccole associazioni l’indirizzo è un account gratuito Gmail o Outlook.com creato anni fa da un presidente o da una segretaria. La password gira su WhatsApp. Il numero di recupero è quello di chi l’ha creato. Tutto funziona, finché quella persona non lascia il consiglio.

In pratica, chi ha il telefono e l’email di recupero è chi controlla l’account. Con un account Google, tre fatti della Guida di Account Google (rilevato a ottobre 2026) ti obbligano ad agire prima che quella persona se ne vada:

• Le richieste di accesso arrivano sul suo telefono. Google può chiederti di toccare una notifica per confermare un accesso anche senza la verifica in due passaggi, e queste richieste arrivano su qualsiasi smartphone Android su cui è stato fatto l’accesso all’account. Se un accesso sembra diverso, per esempio da un altro luogo, Google può chiedere passaggi aggiuntivi per confermare la tua identità: ed è esattamente ciò che succede a una nuova volontaria.
• Le informazioni di recupero si cambiano solo dall’interno dell’account. Non puoi aggiungerle se non hai accesso all’account, e dopo una modifica Google può continuare a inviare codici alle informazioni precedenti per 7 giorni.
• I codici di backup si possono rinnovare. Con la verifica in due passaggi attiva, creare una nuova serie di 10 codici di backup rende inattiva quella precedente, compresi i codici che il vecchio consiglio aveva annotato.

In un solo incontro con chi esce: sostituisci il telefono e l’email di recupero con quelli dell’associazione (o almeno di un membro del nuovo consiglio), cambia la password, rigenera i codici di backup e conservali con i documenti dell’associazione. La versione passo per passo, con la delega per non far più girare la password, è in condividere l’account Gmail di un’associazione tra volontari.

Meglio ancora, smetti del tutto di condividere la password. Se ogni persona ha il proprio accesso, un’uscita è un accesso da togliere, non una password da cambiare per tutti. Per la parte email del passaggio di consegne (cosa trasmettere, come conservare lo storico), leggi la nostra guida al passaggio dell’email tra volontari. Per le soluzioni senza password condivisa, leggi condividere una casella senza condividere la password e i limiti della delega di Gmail. Se l’indirizzo va rifatto su basi solide, creare un indirizzo email per un’associazione confronta le opzioni.

Piattaforme di pagamento, sito, dominio, social

Piattaforme di pagamento e di donazione. Controlla a quale indirizzo ogni piattaforma invia il ripristino della password. Se è l’indirizzo email dell’associazione, mettere al sicuro quell’account protegge anche questo: l’account email è la chiave della maggior parte degli altri. Se nessuno sa chi ha aperto l’account, aspettati che l’assistenza della piattaforma ti chieda una prova che ora sei tu a guidare l’associazione, come l’elenco delle cariche o il verbale dell’ultima assemblea. Aggiungi le nuove cariche come amministratori finché quelle vecchie sono ancora raggiungibili.

Il sito e il dominio. Due accessi distinti, spesso dimenticati entrambi: il registrar che gestisce il nome a dominio e l’hosting o il servizio con cui è costruito il sito. Controlla a nome di chi è registrato il dominio e quale indirizzo riceve gli avvisi di rinnovo. Un dominio che scade perché i promemoria arrivano al vecchio webmaster si porta via anche l’indirizzo email dell’associazione. Se i vostri indirizzi sono su Google Workspace, la console di amministrazione è un accesso in più: nomina almeno due amministratori, come spiega la nostra guida a Google Workspace per le associazioni.

Le pagine social. Aggiungi i nuovi amministratori prima di togliere i vecchi, mai il contrario. Se la pagina dipende dall’account personale di una carica uscente, è il momento di nominare almeno due amministratori del nuovo consiglio.

Tutto il resto. L’assicurazione, la rete o federazione a cui siete affiliati, il sistema di prenotazione della sala, il programma di contabilità, la cartella condivisa. Scrivi l’elenco una volta: servirà a ogni cambio di consiglio dopo questo.

La checklist del cambio di consiglio direttivo

Prima che le cariche uscenti se ne vadano:

1. Elenca ogni account che l’associazione usa: email, home banking, piattaforma di pagamento, dominio, hosting, pagine social, assicurazione, rete o federazione.
2. Per l’account email: cambia il telefono e l’email di recupero, rigenera i codici di backup, cambia la password.
3. Aggiungi le nuove cariche come amministratori ovunque puoi, prima di togliere le vecchie.
4. Raccogli le chiavi, il libretto degli assegni, i blocchetti delle ricevute e l’archivio cartaceo.

Dopo l’elezione:

5. Comunica quello che serve (Agenzia delle Entrate, RUNTS o registro delle persone giuridiche) nei tempi previsti, con il verbale e l’elenco delle cariche.
6. Vai in banca: firme, carte, accesso online.
7. Togli gli accessi alle cariche uscenti e disconnetti i loro dispositivi. Per la casella dei contatti, vedi riordinare l’email dell’associazione a inizio stagione.
8. Aggiorna l’elenco degli account e conservalo con lo statuto.

Per avvisare la banca, i partner o i soci basta un messaggio breve:

Buongiorno,

vi informiamo che nell’assemblea dei soci del 14 giugno 2026 l’associazione Amici del Mulino ha eletto il nuovo consiglio direttivo: Chiara Martini, presidente, Karim Benali, tesoriere, e Sofia Rossi, segretaria.

In allegato trovate il verbale e l’elenco aggiornato delle cariche.

Vi chiediamo di aggiornare i vostri dati. L’indirizzo email dell’associazione resta lo stesso.

Cordiali saluti,

Chiara Martini, presidente

Altri messaggi pronti da usare (quote, volontari, iscrizioni) sono nei nostri modelli di email per associazioni.

Quando più membri del consiglio rispondono alle email

Tutto quello che c’è sopra funziona senza nessuno strumento particolare. Ma se tre membri del consiglio leggono lo stesso indirizzo, ogni passaggio di consegne resta una password da passare di mano in mano, e ogni settimana si tira a indovinare chi ha risposto a chi.

Trupeo si collega all’indirizzo che avete già, su Gmail, Outlook, Microsoft 365 o qualsiasi servizio email IMAP, e ogni volontario entra con il proprio account. Ogni email mostra chi se ne occupa e uno stato, le note per il team restano accanto all’email, e vedi quando qualcuno sta già scrivendo una risposta. Quando cambia il consiglio, togli un accesso e ne aggiungi un altro: lo storico resta. Se smettete di usare Trupeo, l’indirizzo continua a funzionare presso il suo servizio email.

Costa 10 € per casella collegata al mese, IVA esclusa, per due persone, e 20 € da tre persone. Le associazioni e le scuole verificate hanno uno sconto del 50%: 5 € e 10 €. Vedi la nostra pagina per le associazioni e i prezzi.

Domande frequenti

Bisogna comunicare qualcosa quando cambia il consiglio direttivo?

Sì, se cambia il legale rappresentante: all’Agenzia delle Entrate, con il modello AA5/6 se l’associazione non ha partita IVA, con il modello AA7/10 se ce l’ha. Un ente del Terzo settore iscritto al RUNTS deve inoltre pubblicare le informazioni aggiornate entro 30 giorni da ogni modifica, e un’associazione riconosciuta iscrive la sostituzione degli amministratori nel registro delle persone giuridiche. Fuori dall’Italia, consulta il registro delle associazioni del tuo Paese.

Cosa deve consegnare il presidente uscente?

Ogni accesso da cui dipende l’associazione, con i metodi di recupero passati al nuovo consiglio: prima l’account email, poi l’home banking, le piattaforme di pagamento, il dominio e l’hosting, le pagine social. E gli oggetti fisici: chiavi, libretto degli assegni, blocchetti delle ricevute e archivio.

Come recuperiamo il Gmail dell’associazione se chi l’ha creato se n’è andato?

Se riesci ancora a raggiungerlo, fate il passaggio insieme: nuovo telefono ed email di recupero, nuova password, nuovi codici di backup. Altrimenti usa il recupero dell’account di Google, che ti fa alcune domande per verificare che l’account sia tuo e funziona meglio da un dispositivo e da un luogo da cui di solito si accede all’account. Un consiglio nuovo raramente usa un dispositivo e un luogo già noti all’account, ed è per questo che il passaggio va fatto prima dell’uscita.

Il nuovo consiglio deve condividere un’unica password?

È la soluzione più comune, e la più fragile. Ogni uscita obbliga a cambiare la password per tutti, le richieste di accesso arrivano sul telefono di una sola persona e nessuno sa chi ha risposto a cosa. Dai a ogni persona il proprio accesso, con la delega o con uno strumento di casella condivisa, così un’uscita è un accesso da togliere.

Fonti:

• Agenzia delle Entrate: Codice fiscale, modello AA5/6, modello e istruzioni: il modello per la richiesta del codice fiscale e la comunicazione della variazione dati dei soggetti diversi dalle persone fisiche.
• Agenzia delle Entrate: istruzioni per la compilazione del modello AA5/6: l’indicazione del codice fiscale e della data della variazione, e le modalità di presentazione in caso di modifica del rappresentante (ufficio, raccomandata, PEC, “Consegna documenti e istanze”, copia del documento d’identità).
• Normattiva: D.Lgs. 117/2017, Codice del Terzo settore, art. 48: le generalità di chi ha la rappresentanza legale nel RUNTS, le informazioni aggiornate entro trenta giorni da ogni modifica, la diffida e la cancellazione in caso di mancato deposito.
• Normattiva: D.P.R. 361/2000, art. 4: l’iscrizione nel registro delle persone giuridiche degli amministratori e della loro sostituzione, con l’indicazione di chi ha la rappresentanza.
• Guida di Account Google: accedere con i messaggi di Google: rilevato a ottobre 2026, le notifiche che Google può mostrare anche senza la verifica in due passaggi, inviate a qualsiasi smartphone Android su cui è stato fatto l’accesso, e i passaggi aggiuntivi quando un accesso è diverso, per esempio per la posizione.
• Guida di Account Google: configura le opzioni di recupero: rilevato a ottobre 2026, i codici che possono arrivare alle informazioni precedenti per 7 giorni e le informazioni di recupero che non si possono aggiungere senza accesso all’account.
• Guida di Account Google: accedere con i codici di backup: rilevato a ottobre 2026, le serie di 10 codici, la verifica in due passaggi necessaria e la serie precedente che diventa inattiva quando ne crei una nuova.
• Guida di Account Google: come recuperare l’Account Google o Gmail e suggerimenti per completare la procedura di recupero dell’account: rilevato a ottobre 2026, le domande per verificare che l’account sia tuo e il consiglio di usare un dispositivo e un luogo noti.