Vorstandswechsel im Verein: Checkliste für Register und Zugänge

Die Mitgliederversammlung hat im Juni gewählt. Eine neue Vorsitzende, eine neue Kassenwartin, ein neuer Schriftführer. Im September öffnet die neue Kassenwartin das Gmail-Konto des Vereins, um Fragen von Mitgliedern zu beantworten, und Google verlangt, die Anmeldung auf einem Smartphone zu bestätigen. Das Smartphone gehört dem früheren Vorsitzenden, der ans andere Ende des Landes gezogen ist und Nachrichten sonntags beantwortet, manchmal.

Ein Vorstandswechsel besteht aus zwei Aufgaben. Die erste ist der Papierkram: das, was das Register wissen muss. Sie ist kurz und gut beschrieben. Die zweite sind die Zugänge: das E-Mail-Konto, die Bank, die Zahlungsplattform, die Website, die Social-Media-Seiten. Das steht in keiner Satzung, und genau das legt den Verein drei Monate später lahm. Diese Checkliste deckt beides ab.

Was Sie anmelden müssen, und wo

Das hängt davon ab, ob Ihr Verein eingetragen ist, und in welchem Land er seinen Sitz hat. Eine einzige Regel für alle gibt es nicht. Hier die Regeln für Deutschland, die wir geprüft haben, und ein Hinweis für alle anderen:

• Eingetragener Verein (e. V.). Nach § 67 BGB muss der Vorstand jede Änderung des Vorstands zur Eintragung ins Vereinsregister anmelden und eine Abschrift der Urkunde über die Änderung beifügen, in der Regel das Protokoll der Mitgliederversammlung, die gewählt hat. Zuständig ist das Amtsgericht, in dessen Bezirk der Verein seinen Sitz hat (§ 55 BGB).
• Die Form. Die Anmeldung geben vertretungsberechtigte Vorstandsmitglieder als öffentlich beglaubigte Erklärung ab (§ 77 BGB), die Unterschrift beglaubigt also ein Notar (§ 129 BGB). Auch eine Beglaubigung per Videokommunikation ist zulässig.
• Die Frist. Das BGB nennt keine feste Frist. Das Amtsgericht kann den Vorstand aber mit einem Zwangsgeld zur Anmeldung anhalten (§ 78 BGB). Warten Sie also nicht bis zur nächsten Versammlung, sondern melden Sie zeitnah an.
• Nicht eingetragener Verein oder Sitz im Ausland. Ohne Eintrag im Vereinsregister gibt es keine Registeranmeldung. Sehen Sie in Ihrer Satzung nach, wer den Vorstand wählt und welches Protokoll der Wahl Sie aufbewahren müssen. Hat Ihr Verein seinen Sitz in einem anderen Land, gilt dessen Recht: Fragen Sie die dortige Registerbehörde.

Unabhängig von der Regel: Bewahren Sie das Protokoll der Versammlung, die den neuen Vorstand gewählt hat (meist die Aufgabe der Schriftführung), und die aktuelle Liste der Vorstandsmitglieder dort auf, wo der nächste Vorstand sie findet. Banken und Plattformen können danach fragen.

Die Bank: Zeichnungsberechtigte, Karten, Vollmachten

Die Zeichnungsberechtigung ändert sich nicht von selbst, wenn der Vorstand wechselt. Solange die Bank die ausscheidenden Vorstandsmitglieder nicht gestrichen hat, gehen Sie davon aus, dass diese noch zeichnen können.

1. Vereinbaren Sie einen Termin mit der Bank, mit dem Protokoll der Wahl und der aktuellen Vorstandsliste.
2. Lassen Sie die ausscheidenden Zeichnungsberechtigten streichen und die neuen eintragen.
3. Sperren Sie die Karten der ausscheidenden Vorstandsmitglieder und bestellen Sie Karten für die neuen.
4. Ändern Sie den Zugang zum Onlinebanking. Läuft der Zugang auf den früheren Kassenwart, geht er mit ihm.

Das gemeinsame E-Mail-Konto, das alle vergessen

In den meisten kleinen Vereinen ist die Adresse ein kostenloses Gmail- oder Outlook.com-Konto, das vor Jahren ein Vorsitzender oder eine Schriftführerin angelegt hat. Das Passwort wandert per SMS weiter. Die Telefonnummer zur Wiederherstellung ist die der Person, die das Konto angelegt hat. Alles funktioniert, bis diese Person den Vorstand verlässt.

In der Praxis hat das Konto in der Hand, wer über die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse zur Wiederherstellung verfügt. Bei einem Google-Konto zeigen drei Punkte aus Googles Hilfe (Stand: Oktober 2026), dass Sie handeln müssen, bevor diese Person geht:

• Anmeldeaufforderungen gehen auf ihr Smartphone. Google kann Sie bitten, zur Bestätigung einer Anmeldung auf eine Benachrichtigung zu tippen, auch ohne Bestätigung in zwei Schritten, und diese Aufforderungen gehen an jedes Android-Smartphone, das im Konto angemeldet ist. Fällt Google bei der Anmeldung etwas Ungewohntes auf, etwa ein anderer Ort, können zusätzliche Schritte zur Bestätigung nötig sein: Genau so sieht die Anmeldung eines neuen Vorstandsmitglieds aus.
• Die Wiederherstellungsdaten lassen sich nur aus dem Konto heraus ändern. Ohne Zugriff auf das Konto können Sie keine Wiederherstellungsdaten hinzufügen, und nach einer Änderung kann Google noch 7 Tage lang Codes an die bisherigen Kontaktoptionen senden.
• Backup-Codes lassen sich erneuern. Bei aktivierter Bestätigung in zwei Schritten deaktiviert ein neuer Satz von zehn Backup-Codes den alten, und damit auch die Codes, die sich der alte Vorstand notiert hat.

In einer einzigen Sitzung mit dem ausscheidenden Vorstandsmitglied: Ersetzen Sie Telefonnummer und E-Mail-Adresse zur Wiederherstellung durch solche, die dem Verein gehören (oder zumindest einem neuen Vorstandsmitglied), ändern Sie das Passwort, erstellen Sie neue Backup-Codes und legen Sie sie zu den Vereinsunterlagen. Wie das Schritt für Schritt geht, mit Delegierung, damit das Passwort nicht mehr herumgereicht wird, erklärt unser Artikel Gmail-Konto im Verein unter Ehrenamtlichen teilen.

Noch besser: Hören Sie ganz auf, das Passwort zu teilen. Hat jede Person ihre eigene Anmeldung, heißt ein Abschied nur noch: einen Zugang entfernen, statt das Passwort für alle zu ändern. Für die E-Mail-Seite der Übergabe (was weitergegeben wird, wie der Verlauf erhalten bleibt) lesen Sie unseren Leitfaden zur E-Mail-Übergabe unter Ehrenamtlichen. Für Lösungen ohne gemeinsames Passwort lesen Sie, wie Sie ein Postfach teilen, ohne das Passwort weiterzugeben, und wo die Gmail-Delegierung an ihre Grenzen stößt. Soll die Adresse neu und auf solider Grundlage aufgesetzt werden, vergleicht unser Artikel E-Mail-Adresse für den Verein erstellen die Möglichkeiten.

Zahlungsplattformen, Website, Domain, Social Media

Zahlungs- und Spendenplattformen. Prüfen Sie, an welche Adresse jede Plattform ihre Links zum Zurücksetzen des Passworts schickt. Ist es die E-Mail-Adresse des Vereins, schützt die Absicherung dieses Kontos auch die Plattform: Das E-Mail-Konto ist der Schlüssel zu den meisten anderen. Weiß niemand mehr, wer das Konto eröffnet hat, rechnen Sie damit, dass die Plattform einen Nachweis verlangt, dass Sie jetzt den Verein vertreten, etwa die Vorstandsliste oder das Protokoll der letzten Versammlung. Tragen Sie die neuen Vorstandsmitglieder als Administratoren ein, solange die alten noch erreichbar sind.

Website und Domain. Zwei getrennte Zugänge, oft beide vergessen: der Anbieter, bei dem die Domain registriert ist, und der Hoster oder Website-Baukasten. Prüfen Sie, auf wessen Namen die Domain läuft und welche Adresse die Verlängerungshinweise bekommt. Läuft eine Domain aus, weil die Erinnerungen beim früheren Webmaster landen, fällt die E-Mail-Adresse des Vereins mit ihr aus. Laufen Ihre Adressen über Google Workspace, ist die Admin-Konsole ein weiterer Zugang: Benennen Sie mindestens zwei Administratoren, wie unser Leitfaden zu Google Workspace für Vereine erklärt.

Social-Media-Seiten. Fügen Sie die neuen Admins hinzu, bevor Sie die alten entfernen, nie umgekehrt. Hängt die Seite am privaten Konto eines ausscheidenden Vorstandsmitglieds, ist jetzt der Moment, mindestens zwei Admins aus dem neuen Vorstand zu benennen.

Alles andere. Die Versicherung, der Dachverband, das Buchungssystem für Räume, die Buchhaltungssoftware, der gemeinsame Cloud-Speicher. Schreiben Sie die Liste einmal auf: Sie hilft bei jedem weiteren Vorstandswechsel.

Die Checkliste für den Vorstandswechsel

Bevor die ausscheidenden Vorstandsmitglieder gehen:

1. Listen Sie jedes Konto auf, das der Verein nutzt: E-Mail, Onlinebanking, Zahlungsplattform, Domain, Hosting, Social-Media-Seiten, Versicherung, Dachverband.
2. Ändern Sie beim E-Mail-Konto Telefonnummer und E-Mail-Adresse zur Wiederherstellung, erstellen Sie neue Backup-Codes und ändern Sie das Passwort.
3. Tragen Sie die neuen Vorstandsmitglieder überall, wo es geht, als Administratoren ein, bevor Sie die alten entfernen.
4. Sammeln Sie Schlüssel, Kassenbuch, Quittungsblöcke und Papierunterlagen ein.

Nach der Wahl:

5. Melden Sie die Änderung an, wo es nötig ist: beim e. V. über einen Notar beim Vereinsregister, mit einer Abschrift des Wahlprotokolls, und zwar zeitnah.
6. Gehen Sie zur Bank: Zeichnungsberechtigte, Karten, Onlinebanking.
7. Entfernen Sie die Zugänge der ausscheidenden Vorstandsmitglieder und melden Sie sie auf ihren Geräten ab. Für das Kontaktpostfach lesen Sie das Vereinspostfach zur neuen Saison aufräumen.
8. Aktualisieren Sie die Liste der Konten und legen Sie sie zur Satzung.

Um Bank, Partner oder Mitglieder zu informieren, genügt eine kurze Nachricht:

Sehr geehrte Damen und Herren,

die Mitgliederversammlung des Vereins Freunde der Mühle e. V. hat am 14. Juni 2026 einen neuen Vorstand gewählt: Claudia Martin (Vorsitzende), Karim Benali (Kassenwart) und Sophie Roth (Schriftführerin).

Das Protokoll und die aktuelle Vorstandsliste finden Sie im Anhang.

Bitte passen Sie Ihre Unterlagen entsprechend an. Die E-Mail-Adresse des Vereins bleibt dieselbe.

Mit freundlichen Grüßen

Claudia Martin, Vorsitzende

Weitere fertige Nachrichten (Beiträge, Ehrenamtliche, Mitgliedschaften) finden Sie in unseren E-Mail-Vorlagen für Vereine.

Wenn mehrere Vorstandsmitglieder E-Mails beantworten

Alles oben funktioniert ohne ein bestimmtes Werkzeug. Lesen aber drei Vorstandsmitglieder dieselbe Adresse, bleibt jede Übergabe ein Passwort, das weitergereicht wird, und jede Woche ein Rätselraten, wer wem geantwortet hat.

Trupeo verbindet sich mit der Adresse, die Sie schon haben, bei Gmail, Outlook, Microsoft 365 oder einem beliebigen IMAP-Anbieter, und jede Person im Vorstand meldet sich mit ihrem eigenen Konto an. Bei jeder E-Mail sehen Sie, wer sich darum kümmert und wie der Stand ist, Notizen fürs Team stehen direkt bei der E-Mail, und Sie sehen, wenn jemand schon an einer Antwort schreibt. Wechselt der Vorstand, entfernen Sie einen Zugang und fügen einen anderen hinzu: Der Verlauf bleibt. Nutzen Sie Trupeo nicht mehr, funktioniert die Adresse bei ihrem Anbieter weiter.

Trupeo kostet 10 € im Monat pro verbundenem Postfach für 2 Personen und 20 € ab 3 Personen, jeweils zzgl. MwSt., mit allen Funktionen in jedem Tarif. Geprüfte Vereine und Schulen erhalten 50 % Rabatt: 5 € und 10 €. Mehr dazu auf unserer Seite für Vereine und auf der Preisseite.

Häufige Fragen

Muss ein Vorstandswechsel im Verein angemeldet werden?

Beim eingetragenen Verein ja: Nach § 67 BGB meldet der Vorstand jede Änderung des Vorstands beim Vereinsregister des zuständigen Amtsgerichts an, mit einer Abschrift der Urkunde über die Änderung, und die Anmeldung muss öffentlich beglaubigt sein, in der Regel durch einen Notar (§§ 77, 129 BGB). Eine feste Frist nennt das Gesetz nicht, das Amtsgericht kann aber ein Zwangsgeld festsetzen. Ein nicht eingetragener Verein meldet nichts beim Vereinsregister an; hier gelten die Satzung und die Protokolle.

Was sollte der ausscheidende Vorsitzende übergeben?

Jeden Zugang, auf den der Verein angewiesen ist, mit den Wiederherstellungsdaten auf den neuen Vorstand umgestellt: zuerst das E-Mail-Konto, dann Onlinebanking, Zahlungsplattformen, Domain und Hosting und die Social-Media-Seiten. Dazu das Greifbare: Schlüssel, Kassenbuch, Quittungsblöcke und Unterlagen.

Wie übernehmen wir das Gmail-Konto des Vereins, wenn die Person, die es angelegt hat, weg ist?

Ist sie noch erreichbar, machen Sie die Übergabe gemeinsam: neue Telefonnummer und E-Mail-Adresse zur Wiederherstellung, neues Passwort, neue Backup-Codes. Wenn nicht, bleibt Googles Kontowiederherstellung: Google stellt Fragen, um zu bestätigen, dass das Konto Ihnen gehört, und das klappt am besten mit einem Gerät und von einem Ort aus, von dem aus das Konto üblicherweise angemeldet wird. Für einen neuen Vorstand trifft das selten zu, deshalb sollte die Übergabe vor dem Abschied stattfinden.

Sollte sich der neue Vorstand ein Passwort teilen?

Das ist die übliche Lösung und die anfällige. Jeder Abschied heißt, das Passwort für alle zu ändern, Anmeldeaufforderungen landen auf dem Smartphone einer einzigen Person, und niemand weiß, wer was beantwortet hat. Geben Sie jeder Person einen eigenen Zugang, über Delegierung oder ein Werkzeug für ein gemeinsames Postfach, damit ein Abschied nur einen entfernten Zugang bedeutet.

Quellen:

• Gesetze im Internet: § 67 BGB, Änderung des Vorstands: jede Änderung des Vorstands ist vom Vorstand zur Eintragung anzumelden, mit einer Abschrift der Urkunde über die Änderung.
• Gesetze im Internet: § 55 BGB, Zuständigkeit für die Registereintragung: die Eintragung ins Vereinsregister erfolgt beim Amtsgericht am Sitz des Vereins.
• Gesetze im Internet: § 77 BGB, Anmeldepflichtige und Form der Anmeldungen: Anmeldung durch vertretungsberechtigte Vorstandsmitglieder als öffentlich beglaubigte Erklärung, Beglaubigung auch per Videokommunikation zulässig.
• Gesetze im Internet: § 129 BGB, Öffentliche Beglaubigung: die Unterschrift wird von einem Notar beglaubigt.
• Gesetze im Internet: § 78 BGB, Festsetzung von Zwangsgeld: das Amtsgericht kann den Vorstand durch Zwangsgeld zur Anmeldung nach § 67 Abs. 1 anhalten.
• Google-Konto-Hilfe: Mit Google-Aufforderungen anmelden: Stand: Oktober 2026, Aufforderungen auch ohne Bestätigung in zwei Schritten, an jedes im Konto angemeldete Android-Smartphone, und zusätzliche Schritte bei einer ungewohnten Anmeldung, etwa von einem anderen Ort.
• Google-Konto-Hilfe: Wiederherstellungsoptionen einrichten: Stand: Oktober 2026, Codes, die noch 7 Tage an die bisherigen Kontaktoptionen gehen können, und keine Wiederherstellungsdaten ohne Zugriff auf das Konto.
• Google-Konto-Hilfe: Mit Backup-Codes anmelden: Stand: Oktober 2026, zehn neue Backup-Codes, die die alten automatisch deaktivieren.
• Google-Konto-Hilfe: Google-Konto oder Gmail wiederherstellen und Tipps für die Kontowiederherstellung: Stand: Oktober 2026, die Fragen zur Bestätigung der Kontoinhaberschaft und der Rat, ein gewohntes Gerät und einen gewohnten Ort zu verwenden.