Jede Saison kommen dieselben Nachrichten wieder
Scrollen Sie einmal durch ein Jahr im Kontaktpostfach Ihres Vereins. Sie finden immer wieder dieselben Situationen: Mitgliedsbeiträge, die zu Jahresbeginn ausstehen, Anmeldungen, die nach den Sommerferien bestätigt werden wollen, Spenden, für die nach dem Jahreswechsel eine Bestätigung fällig ist, eine Mitgliederversammlung, zu der im Frühjahr eingeladen wird. Die Namen ändern sich, der Inhalt kaum.
Jede Antwort neu zu schreiben kostet ehrenamtliche Zeit, und die ist das Knappste, was ein Verein hat. Wer improvisiert, antwortet außerdem ungleichmäßig: an einem Abend herzlich, am nächsten kurz angebunden, je nachdem, wer gerade Dienst hat.
Deshalb diese zwölf Vorlagen. Drei Regeln, damit sie nie nach Formbrief klingen:
- Ersetzen Sie alles in eckigen Klammern und fügen Sie ein echtes Detail hinzu: den Namen, die Sportart oder Gruppe, den Tag, an dem Sie sich kennengelernt haben.
- Unterschreiben Sie mit Vornamen, nicht mit „Der Vorstand“. Menschen antworten lieber Sarah als einem Gremium.
- Streichen Sie, was nicht zu Ihrem Fall passt. Eine Vorlage ist ein Ausgangspunkt, kein Formular.
Mitgliedsbeiträge: erinnern, ohne zu nerven
Niemand treibt gern die Beiträge ein, von denen der Verein lebt. Zwei Nachrichten reichen: eine entspannte Erinnerung, dann eine klare letzte Mahnung. Für das ganze Jahr finden Sie bei uns E-Mail-Vorlagen für die Erinnerung an den Mitgliedsbeitrag, von der ersten Beitragsanforderung bis zur letzten Mahnung, mit dem Dankeschön und einer Antwort für Familien, bei denen das Geld knapp ist.
1. Beitragserinnerung, neutrale Fassung. Schicken Sie sie einige Wochen nach dem Fälligkeitstermin, ganz ohne Vorwurf: Meistens ist es schlicht vergessen worden.
Betreff: Kurze Erinnerung: Mitgliedsbeitrag [2027]
Hallo [Vorname],
wenn wir nichts übersehen haben, ist Ihr Mitgliedsbeitrag von [Betrag] für [2027] noch nicht bei uns eingegangen. Wahrscheinlich ist das einfach untergegangen: Sie können [per Überweisung auf IBAN …, per Lastschrift oder dienstags bar in der Geschäftsstelle] zahlen.
Falls die Zahlung schon unterwegs ist, betrachten Sie diese E-Mail bitte als gegenstandslos. Und wenn der Betrag gerade schwer zu stemmen ist, sagen Sie es uns einfach: Wir finden eine Lösung.
Danke und viele Grüße [Vorname der Kassenwartin oder des Kassenwarts]
2. Letzte Mahnung vor dem Ende der Mitgliedschaft. In der Sache fest, im Ton ruhig. Erst nach zwei unbeantworteten Erinnerungen, und angepasst an das, was Ihre Satzung tatsächlich vorsieht.
Betreff: Letzte Erinnerung: Mitgliedsbeitrag [2027]
Hallo [Vorname],
trotz zweier Erinnerungen ist Ihr Beitrag von [Betrag] noch offen. Wenn wir bis zum [Datum] nichts von Ihnen hören, endet Ihre Mitgliedschaft, wie es unsere Satzung bei ausstehenden Beiträgen vorsieht.
Wir würden Sie viel lieber behalten. Eine kurze Antwort genügt, um das zu klären.
Viele Grüße [Vorname], für den Vorstand
Lesen Sie vor dem Absenden Ihre Satzung noch einmal. Nach dem BGB soll sie regeln, ob und welche Beiträge die Mitglieder zahlen und wie Eintritt und Austritt ablaufen; oft steht dort auch, wer die Beitragshöhe festlegt und was bei Nichtzahlung passiert, etwa eine Streichung von der Mitgliederliste. Die E-Mail oben ist der freundliche Schritt. Schreibt Ihre Satzung vor dem Ausschluss eine förmliche Mahnung oder einen Vorstandsbeschluss vor, halten Sie dieses Verfahren genau ein. Eine schlampig beendete Mitgliedschaft kostet Sie ein Mitglied und einen Streit.
Spenden: schnell danken, sauber bestätigen
3. Dank für eine Spende. Schicken Sie ihn innerhalb von 48 Stunden. Tempo zählt mehr als Länge.
Betreff: Vielen Dank für Ihre Spende
Hallo [Vorname],
Ihre Spende über [Betrag] ist heute bei uns eingegangen. Herzlichen Dank! Ganz konkret fließt sie in [etwas Bestimmtes: neue Trikots für die F-Jugend, die Ferienfreizeit im Juli].
Die Zuwendungsbestätigung für das Finanzamt schicken wir Ihnen [diese Woche oder Anfang des neuen Jahres].
Mit herzlichem Dank [Vorname]
4. Begleit-E-Mail zur Zuwendungsbestätigung. Genau und datiert: Die spendende Person braucht die Bestätigung für ihre Steuererklärung.
Betreff: Ihre Zuwendungsbestätigung für [Jahr]
Liebe [Vorname] / Lieber [Vorname],
im Namen von [Verein] danken wir Ihnen noch einmal für Ihre Spende über [Betrag] vom [Datum]. Im Anhang finden Sie die Zuwendungsbestätigung nach amtlichem Muster.
Bitte bewahren Sie sie für Ihre Steuerunterlagen auf.
Viele Grüße [Vorname], [Funktion], [Verein]
Die Zuwendungsbestätigung ist kein Gefallen, sondern ein Beleg, an dem echtes Geld hängt. In Deutschland können Spenden an steuerbegünstigte Organisationen als Sonderausgaben abgezogen werden, grundsätzlich bis zu 20 % des Gesamtbetrags der Einkünfte. Dafür braucht die spendende Person in der Regel eine Bestätigung, die nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck ausgestellt ist. Bei Spenden bis 300 € genügt unter bestimmten Bedingungen ein vereinfachter Nachweis, etwa der Kontoauszug zusammen mit einem Beleg des Vereins, auf dem unter anderem der begünstigte Zweck und die Angaben zur Steuerbefreiung stehen. Wie auch immer Ihr Verein das handhabt: „Ich glaube, das hat jemand verschickt“ reicht nicht. Sie müssen wissen, wer welche Bestätigung ausgestellt hat. Wenn Ihre Bestätigungen von einer Adresse ausgehen, die mehrere Ehrenamtliche betreuen, verhindert ein klares System, um die E-Mails im Verein zu organisieren, dass etwas doppelt rausgeht oder untergeht.
Ehrenamtliche: begrüßen und gewinnen
5. Begrüßung neuer Ehrenamtlicher. Antworten Sie innerhalb von 48 Stunden: Wer warten muss, findet schnell eine andere Verwendung für seine Zeit.
Betreff: Herzlich willkommen!
Hallo [Vorname],
danke, dass Sie mithelfen möchten, das kommt genau zur richtigen Zeit. Das Praktische vorab: Wir treffen uns [Tag, Uhrzeit, Ort]; fragen Sie bei Ihrer Ankunft nach [Name der Ansprechperson]. Bringen Sie [Ausrüstung] mit und planen Sie etwa [Dauer] ein.
Erfahrung brauchen Sie keine, [Name der Ansprechperson] zeigt Ihnen alles. Fragen bis dahin? Antworten Sie einfach auf diese E-Mail.
Bis bald [Vorname]
6. Aufruf an Ehrenamtliche. Ein genauer Bedarf gewinnt mehr Leute als ein allgemeiner Appell an den guten Willen.
Betreff: Wir brauchen 4 Leute für [Veranstaltung] am [Datum]
Hallo zusammen,
für [Veranstaltung] am [Datum] fehlen uns noch vier helfende Hände: zwei am Kuchenstand von 10 bis 13 Uhr, zwei am Empfang von 13 bis 16 Uhr. Besondere Kenntnisse braucht es nicht, nur Ihre Zeit.
Zum Eintragen antworten Sie einfach mit Ihrer Wunschschicht auf diese E-Mail. Danke schon jetzt!
[Vorname], für [Verein]
Anmeldungen und Aufnahmeanträge
7. Anmeldung, Platz frei. Alles in einer Nachricht: Jedes eingesparte Hin und Her ist eine Anmeldung, die wirklich zustande kommt.
Betreff: Ihre Anmeldung für [Angebot]: Sie sind dabei
Hallo [Vorname],
gute Nachricht: In der Gruppe am [Tag, Uhrzeit] ist noch ein Platz frei. Damit er Ihnen sicher ist, brauchen wir das beigefügte Aufnahmeformular ausgefüllt, den Beitrag von [Betrag] und [das SEPA-Lastschriftmandat, ein Foto].
Sie können die Unterlagen komplett als Antwort schicken oder [dienstagabends in der Geschäftsstelle] abgeben. Der Platz ist bis zum [Datum] reserviert.
Bis bald [Vorname]
8. Anmeldung, Gruppe voll. Ein klares Nein, das trotzdem hilft: Warteliste plus Alternative.
Betreff: [Angebot] ist voll, aber es gibt Möglichkeiten
Hallo [Vorname],
die Gruppe am [Tag, Uhrzeit] ist für diese Saison leider voll. Gern setzen wir Sie auf die Warteliste: In den ersten zwei Monaten werden oft Plätze frei, und wir schreiben Ihnen, sobald es so weit ist.
Wenn Warten keine Option ist, bietet [eine andere Gruppe oder ein Verein in der Nähe] [Alternative] an.
Viele Grüße [Vorname]
9. Nachfassen nach einem Vereinsfest oder Tag der offenen Tür. Schicken Sie es innerhalb einer Woche, solange man sich noch an Ihren Stand erinnert.
Betreff: Schön, dass wir uns am Samstag bei [Veranstaltung] getroffen haben
Hallo,
danke, dass Sie am Samstag an unserem Stand vorbeigeschaut haben. Wie versprochen die Kurzfassung: Kostenlose Schnuppertrainings gibt es [Termine], ganz unverbindlich. Kommen Sie einfach mit [Ausrüstung] vorbei.
Für ein Schnuppertraining antworten Sie auf diese E-Mail mit Vornamen und Alter der teilnehmenden Person. Wir bestätigen innerhalb von 48 Stunden.
Bis bald [Vorname]
Die heiklen Nachrichten
10. Antwort an ein unzufriedenes Mitglied. Den Eingang schnell bestätigen, und nicht schriftlich Punkt für Punkt diskutieren.
Betreff: Re: [Betreff des Mitglieds]
Hallo [Vorname],
danke, dass Sie sich die Zeit genommen haben zu schreiben, und es tut mir leid, dass [Situation] so gelaufen ist. Ich habe Ihre Nachricht an die für dieses Thema zuständige Person, [Name], weitergegeben: Sie bekommen bis zum [Datum] eine ausführliche Antwort.
Wenn Sie lieber darüber sprechen möchten, erreichen Sie [Name] [Zeitfenster, Telefonnummer].
Viele Grüße [Vorname]
11. Einladung zur Mitgliederversammlung. Die Tagesordnung ist keine Formalie. Nach dem BGB ist ein Beschluss nur gültig, wenn sein Gegenstand schon in der Einladung bezeichnet wurde, sofern Ihre Satzung nichts anderes bestimmt. Und gerade über Punkte, von denen vorher niemand wusste, wird hinterher gestritten. Form und Frist der Einladung stehen in der Regel in Ihrer Satzung. Führen Sie die Punkte deshalb genau auf. Wenn Sie die Einladung verschicken, lesen Sie auch die Aufgaben des Schriftführers.
Betreff: Einladung zur ordentlichen Mitgliederversammlung von [Verein] am [Datum]
Hallo [Vorname],
die ordentliche Mitgliederversammlung von [Verein] findet am [Datum] um [Uhrzeit] in [Ort] statt. Tagesordnung:
- Tätigkeitsbericht und Kassenbericht für [2026]
- Bericht der Kassenprüfer und Entlastung des Vorstands
- Mitgliedsbeiträge für [2027]
- Wahl von drei Vorstandsmitgliedern
[Nur wenn Ihre Satzung es erlaubt: Wenn Sie nicht kommen können, können Sie Ihr Stimmrecht mit dem beigefügten Formular einem anderen Mitglied übertragen.] Entschieden wird von denen, die da sind: Ihre Anwesenheit zählt.
Viele Grüße [Vorname], [Funktion]
Der Satz in eckigen Klammern ist kein Detail. Nach dem BGB kann ein Mitglied die Ausübung seiner Mitgliedschaftsrechte nicht einem anderen überlassen, eine Stimmrechtsvollmacht gibt es also nur, wenn die Satzung sie ausdrücklich vorsieht. Steht dazu nichts in Ihrer Satzung, streichen Sie ihn.
12. Übergabe an eine neue Ansprechperson. Die Nachricht, die Ihrer Nachfolgerin oder Ihrem Nachfolger einen Start im Dunkeln erspart.
Betreff: [Amt]: Übergabe an [Name]
Hallo zusammen,
nach [Dauer] als [Amt] übergebe ich an [Name]. Viele von Ihnen kennen [Name] schon. Ab dem [Datum] beantwortet [Name] unter dieser Adresse alles rund um [Themen].
Die offenen Punkte sind übergeben: [Punkt 1], [Punkt 2]. Danke für diese Jahre, und [Name] viel Erfolg!
[Vorname]
Eine Übergabe passt nie in eine einzige E-Mail: Der Verlauf, die Zugänge und die offenen Punkte müssen mit. Wie das geht, beschreiben wir in der Übergabe des Vereinspostfachs zwischen Ehrenamtlichen.
Schwierig ist nicht das Schreiben, sondern zu wissen, wer schreibt
Eine Vorlage löst die Hälfte des Problems: was man antwortet. Die andere Hälfte ist, wer antwortet, und bei einer Adresse, die drei oder vier Ehrenamtliche betreuen, ist das die Hälfte, die wehtut. Zwei Leute schicken demselben Mitglied im Abstand von einem Tag dieselbe Beitragserinnerung. Ein Spender wartet auf seine Zuwendungsbestätigung, weil alle dachten, jemand anderes habe sie verschickt.
Um die Vorlagen selbst aufzubewahren, reicht ein gemeinsames Dokument: Dafür müssen Sie kein Werkzeug kaufen. Was einem normalen Postfach fehlt, ist alles andere: zu wissen, wer sich um eine E-Mail kümmert, was erledigt ist und was noch wartet. Genau das macht Trupeo. Sie verbinden die bestehende Adresse des Vereins (Gmail, Outlook, Microsoft 365 oder jedes IMAP-Postfach) als gemeinsames Postfach. Jedes Mitglied des Teams meldet sich mit dem eigenen Konto an, und jede Konversation hat eine Person, die sich darum kümmert, einen Status („Zu vergeben“, „In Bearbeitung“, „Erledigt“) und Notizen fürs Team wie „Zuwendungsbestätigung am 12.01. verschickt“. Doppelte Erinnerungen verschwinden, und die Adresse bleibt dieselbe.
Und wenn Ihr Kontaktpostfach nach Jahren wechselnder Ehrenamtlicher wie ein Dachboden aussieht, beginnen Sie die Saison mit einem Neustart der gemeinsamen Adresse und schauen Sie sich dann an, was Trupeo für Vereine bietet.
Quellen:
- § 50 EStDV: Zuwendungsnachweis (Gesetze im Internet): Bestätigung nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck und vereinfachter Nachweis für Zuwendungen bis 300 € mit den Angaben, die auf dem Beleg stehen müssen.
- § 10b EStG: Steuerbegünstigte Zwecke (Gesetze im Internet): Abzug von Zuwendungen als Sonderausgaben bis zu 20 % des Gesamtbetrags der Einkünfte.
- § 58 BGB: Sollinhalt der Vereinssatzung (Gesetze im Internet): Die Satzung soll Eintritt und Austritt, die Beiträge sowie Voraussetzungen und Form der Berufung der Mitgliederversammlung regeln.
- § 32 BGB: Mitgliederversammlung, Beschlussfassung (Gesetze im Internet): Ein Beschluss ist nur gültig, wenn der Gegenstand bei der Berufung bezeichnet wird.
- § 38 BGB: Mitgliedschaft (Gesetze im Internet): Die Ausübung der Mitgliedschaftsrechte kann nicht einem anderen überlassen werden.
- § 40 BGB: Nachgiebige Vorschriften (Gesetze im Internet): Die Satzung kann von §§ 32 und 38 abweichen, etwa um eine Stimmrechtsvollmacht zuzulassen.