Zahlungserinnerung Mitgliedsbeitrag: 7 E-Mail-Vorlagen für Vereine

An den Beitrag erinnern, wie man einen Freund erinnert

Jedes Jahr ist der Beitrag wieder fällig. Der Kassenwart, oft allein, schreibt an fünfzig oder zweihundert Familien, sucht heraus, wer letztes Jahr bar und wer per Überweisung bezahlt hat, und erinnert dann diejenigen, die noch nichts geschickt haben, ohne jemanden zu verärgern.

Die meisten verspäteten Zahlungen sind keine Weigerung. Meist steckt dahinter eine E-Mail, in der Bahn gelesen und vergessen, ein Umschlag, der noch in der Sporttasche steckt, eine Überweisung mit dem falschen Verwendungszweck. Ein Mitglied, das nicht bezahlt hat, ist kein säumiger Schuldner: Es braucht nur eine kleine Gedächtnisstütze.

Hier sind sieben E-Mails für die ganze Saison, vom ersten Beitragsaufruf bis zur letzten Mahnung, dazu der Dank und die Antwort an Familien, denen das Bezahlen schwerfällt.

Bevor Sie die Vorlagen verwenden, lesen Sie Ihre Satzung noch einmal. Nach dem Leitfaden zum Vereinsrecht des Bundesjustizministeriums dürfen Beiträge nur erhoben werden, wenn die Satzung das vorsieht. Art und Höhe müssen dort aber nicht stehen: Sie können auch in einer Vereinsordnung wie einer Beitragsordnung festgelegt werden, die sich leichter ändern lässt. Und nichts zwingt Sie, im September zu kassieren: Der Beitrag kann dem Kalenderjahr, dem Schuljahr oder Ihrer eigenen Saison folgen.

Der Zeitplan: vom ersten Aufruf bis zur letzten Mahnung

Ein einfacher Zeitplan, den Sie an Ihre Saison anpassen können:

Vier Hinweise zu diesem Zeitplan.

• Legen Sie einen echten Termin fest. „Bis zum 15. Oktober“ lässt sich nachhalten. „Zu Beginn der Saison“ nicht.
• Schicken Sie Erinnerung 1 nicht am Tag nach der Frist. Überweisungen brauchen ein paar Tage, und Bargeld wartet darauf, eingezahlt zu werden. Zwei Wochen geben allem Zeit, in Ihrer Kasse anzukommen.
• Starten Sie mit einem aufgeräumten Postfach. Wenn das Vereinspostfach nicht vor der neuen Saison aufgeräumt wurde, tun Sie es vor dem Beitragsaufruf: Jede Antwort der Familien landet dort.
• Hören Sie nach der letzten Mahnung auf. Danach helfen E-Mails nicht mehr weiter: Entweder meldet sich die Person, oder es gilt, was Ihre Satzung für diesen Fall vorsieht (mehr dazu weiter unten).

Wer schreibt, und woher Sie wissen, wer bezahlt hat

Die Hälfte der missglückten Erinnerungen liegt nicht an der Formulierung. Sie liegt an einer Zahlungsliste, die nicht aktuell ist. Eine Familie zahlt beim Training bar, die Trainerin vergisst, es dem Kassenwart zu sagen, und die Familie bekommt eine Erinnerung. Sie ärgert sich zu Recht.

Ein paar Regeln, die das verhindern:

• Eine Person verschickt die Erinnerungen. Meist der Kassenwart. Die anderen Ehrenamtlichen melden jede Zahlung, die sie annehmen, noch am selben Tag.
• Eine Liste gilt. Eine Zeile pro Mitglied: geschuldeter Betrag, eingegangener Betrag, Datum, Zahlungsart, Quittung verschickt oder nicht. Eine gemeinsame Tabelle genügt.
• Prüfen Sie die Liste direkt vor jeder Runde. Fünf Minuten Kontrolle ersparen die Hälfte der Antworten „Ich habe doch schon bezahlt“.
• Der Sammelaufruf geht in Bcc raus. Niemand muss die Adressen aller anderen Familien sehen.
• Erinnerungen gehen einzeln raus. Nie eine Liste „Wer hat noch nicht bezahlt“ in einer Sammel-E-Mail oder in der Elterngruppe.

Die 7 Vorlagen

Ersetzen Sie alles in eckigen Klammern. Unterschreiben Sie mit Ihrem Vornamen, nicht mit „Der Vorstand“: Einer Person antwortet man eher als einer Institution.

1. Der erste Beitragsaufruf der Saison

Alles, was eine Familie zum Bezahlen braucht, in einer Nachricht: Betrag, Zeitraum, Frist, Zahlungswege und wofür das Geld verwendet wird. Erwähnen Sie den ermäßigten Beitrag schon in dieser ersten E-Mail, damit niemand danach fragen muss.

Betreff: Mitgliedsbeitrag [2026/2027]: [Betrag] bis [Datum]

Hallo [Vorname],

die Saison [2026/2027] von [Verein] beginnt. Der Mitgliedsbeitrag beträgt [Betrag] für [die Saison, das Kalenderjahr] und ist bis zum [Datum] fällig.

So können Sie bezahlen:

• online: [Zahlungslink];
• per Überweisung: [Bankverbindung], Verwendungszweck: [Name des Mitglieds];
• bar bei [Name], gegen Quittung.

Mit Ihrem Beitrag bezahlen wir konkret [Versicherung, Material, die Hallenmiete, das Sommerlager].

Ein ermäßigter Beitrag und Ratenzahlung sind möglich. Antworten Sie einfach auf diese E-Mail: Das bleibt unter uns.

Danke, und schön, dass Sie wieder dabei sind! Viele Grüße, [Vorname], Kassenwart von [Verein]

2. Erinnerung 1: sofern wir nichts übersehen haben

Etwa zwei Wochen nach dem Fälligkeitstermin. Kein Vorwurf: Fast immer ist es ein Versehen. Lassen Sie der Person einen einfachen Ausweg, falls sie schon bezahlt hat.

Betreff: Mitgliedsbeitrag [2026/2027]: kurze Erinnerung

Hallo [Vorname],

sofern wir nichts übersehen haben, ist der Beitrag von [Betrag] für [Name des Mitglieds] noch nicht bei uns eingegangen. Er war am [Datum] fällig.

Falls Sie schon bezahlt haben, betrachten Sie diese E-Mail bitte als gegenstandslos. Vielen Dank! Wenn die Online-Zahlung nicht geklappt hat, prüfen Sie bitte, ob Ihre Karte inzwischen abgelaufen ist.

Sie können wie gewohnt bezahlen: [Link, Überweisung, bar].

Viele Grüße, [Vorname]

3. Erinnerung 2: ein Datum und ein Ausweg

Einen Monat nach dem Fälligkeitstermin. Direkter, mit einem konkreten Datum. Es ist auch der Moment, die Ratenzahlung noch einmal anzubieten, denn hinter dem Schweigen steckt manchmal eine Schwierigkeit, die man nicht gern aufschreibt.

Betreff: Mitgliedsbeitrag [2026/2027]: bitte bis [Datum] bezahlen

Hallo [Vorname],

trotz unserer E-Mail vom [Datum der Erinnerung 1] haben wir den Beitrag von [Betrag] für [Name des Mitglieds] noch nicht erhalten.

Könnten Sie ihn bis zum [Datum, in zwei Wochen] bezahlen? Falls der Betrag Sie gerade in Schwierigkeiten bringt, können wir ihn auf [zwei oder drei] Raten verteilen oder gemeinsam über den ermäßigten Beitrag sprechen. Antworten Sie einfach auf diese E-Mail.

Vielen Dank im Voraus, [Vorname], Kassenwart

4. Letzte Mahnung, bevor die Mitgliedschaft endet

Klar in der Sache, ruhig im Ton. Die E-Mail sagt nicht „Sie sind ausgeschlossen“: Sie kündigt an, dass Sie die Satzung anwenden. Diese Nuance ist wichtig, denn eine E-Mail allein reicht unter Umständen nicht, um eine Mitgliedschaft zu beenden (siehe die Fragen am Ende).

Betreff: Mitgliedsbeitrag [2026/2027]: letzte Erinnerung vor dem [Datum]

Hallo [Vorname],

trotz unserer E-Mails vom [Datum] und vom [Datum] ist der Beitrag von [Betrag] für [Name des Mitglieds] weiterhin offen.

Wenn bis zum [Datum] weder die Zahlung noch eine Nachricht von Ihnen eingeht, wenden wir an, was unsere Satzung für Mitglieder mit Beitragsrückstand vorsieht.

Wir möchten Sie sehr gern als Mitglied behalten. Eine kurze Antwort genügt, und wir finden eine Lösung.

[Vorname], für den Vorstand von [Verein]

5. Danke, und Ihre Quittung

Sobald das Geld da ist. Kurz, mit dem genauen Betrag und dem richtigen Dokument. Eine Zahlungsquittung ist keine Zuwendungsbestätigung: Erwähnen Sie die Steuer nur, wenn Ihr Verein steuerbegünstigt ist und Beiträge an ihn überhaupt abziehbar sind (siehe unten).

Betreff: Mitgliedsbeitrag [2026/2027] erhalten, vielen Dank

Hallo [Vorname],

wir haben am [Datum] [Betrag] per [Karte, Überweisung, bar] für den Mitgliedsbeitrag [2026/2027] von [Name des Mitglieds] erhalten. Vielen Dank!

Im Anhang finden Sie Ihre [Mitgliedsbestätigung, Quittung]. Bewahren Sie sie auf, zum Beispiel für [Ihre Unterlagen, Ihre Steuererklärung].

Bis bald [beim nächsten Training, beim Saisonauftakt], [Vorname]

6. Antwort an eine Familie, der es gerade schwerfällt

Das ist eine Antwort, keine Sammel-E-Mail: Die Familie hat Ihnen geschrieben oder Sie nach dem Training kurz angesprochen. Eine Ansprechperson, eine konkrete Lösung und das Versprechen, dass es vertraulich bleibt. Prüfen Sie, ob Ihre Satzung oder Beitragsordnung einen ermäßigten Beitrag erlaubt, bevor Sie ihn anbieten.

Betreff: AW: Beitrag für [Name des Kindes]

Hallo [Vorname],

danke, dass Sie mir geschrieben haben. Ich weiß, dass das nicht leicht ist. Das können wir anbieten:

• den Beitrag auf [drei] Raten verteilen: [Betrag] im [Monat], [Betrag] im [Monat] und [Betrag] im [Monat];
• [und/oder] den ermäßigten Beitrag von [Betrag] anwenden, den unsere [Beitragsordnung] vorsieht.

Sagen Sie mir, was für Sie am besten passt. Ich bin die einzige Person im Vorstand, die sich darum kümmert, und es bleibt unter uns.

[Vorname], Kassenwart

7. Antwort auf „Ich habe schon bezahlt“

Das wird vorkommen. Prüfen Sie zuerst den Kontoauszug und Ihre Liste. Wenn die Person recht hat, entschuldigen Sie sich schlicht, ohne drei Absätze Erklärung.

Betreff: AW: Mitgliedsbeitrag [2026/2027]

Hallo [Vorname],

Sie haben völlig recht: Ihre [Überweisung, Barzahlung] vom [Datum] ist angekommen, sie war bei uns nur noch nicht eingetragen. Entschuldigen Sie die überflüssige Erinnerung.

Es ist korrigiert, und Ihre [Quittung] finden Sie im Anhang.

Viele Grüße, [Vorname]

Wenn Sie die Zahlung nicht finden, sagen Sie es ohne Misstrauen: „Ich finde sie bei mir nicht. Können Sie mir sagen, wann und wie Sie bezahlt haben? Dann frage ich bei der Bank nach.“

Zahlungslinks, Überweisungen und Bargeld

Bieten Sie mindestens zwei Zahlungswege an. Manche Familien zahlen mit zwei Fingertipps auf dem Handy, andere bevorzugen die gewohnte Überweisung oder das Bargeld beim Training.

Manche Zahlungsplattformen fügen beim Bezahlen ein freiwilliges Trinkgeld oder eine Gebühr hinzu; wenn Ihre das tut, schreiben Sie in einem Satz, dass es freiwillig ist und an die Plattform geht, nicht an den Verein. Lesen Sie deren Bedingungen, bevor Sie irgendetwas über Gebühren sagen.

In jedem Fall: Bitten Sie um einen Verwendungszweck mit dem Namen des Mitglieds. Eine Zahlung von „J. Müller“, wenn drei Müller-Kinder angemeldet sind, kostet Sie eine halbe Stunde Suche.

Steuerlich absetzbar: nur in bestimmten Fällen

Der häufigste Fehler in Beitrags-E-Mails ist, allen zu versprechen, dass sich der Beitrag von der Steuer absetzen lässt.

In Deutschland regelt das § 10b des Einkommensteuergesetzes. Er erlaubt den Abzug von „Zuwendungen (Spenden und Mitgliedsbeiträge) zur Förderung steuerbegünstigter Zwecke“ als Sonderausgaben, bis zu 20 % des Gesamtbetrags der Einkünfte. Derselbe Paragraf schließt aber ausdrücklich Mitgliedsbeiträge an Körperschaften aus, die den Sport, kulturelle Betätigungen, „die in erster Linie der Freizeitgestaltung dienen“, die Heimatpflege und Heimatkunde oder die Zwecke aus § 52 Absatz 2 Satz 1 Nummer 23 der Abgabenordnung fördern: Tier- und Pflanzenzucht, Kleingärtnerei, traditionelles Brauchtum einschließlich Karneval, Amateurfunk, Modellflug, Hundesport und einige mehr.

Für den Nachweis sieht § 50 der Einkommensteuer-Durchführungsverordnung grundsätzlich eine Zuwendungsbestätigung nach amtlichem Muster vor. Bis 300 € genügt unter bestimmten Bedingungen der Kontoauszug zusammen mit einem Beleg des Vereins, der unter anderem angibt, ob es sich um eine Spende oder um einen Mitgliedsbeitrag handelt.

In der Praxis:

• Sportverein, Karnevalsverein, Kleingartenverein: Beiträge sind nicht abziehbar. Stellen Sie sie in Ihren E-Mails nicht als steuerlich absetzbar dar.
• Gemeinnütziger Verein mit einem anderen steuerbegünstigten Zweck, etwa ein Förderverein einer Schule: Der Beitrag kann abziehbar sein, und Sie können es im Aufruf erwähnen.
• Alle Fälle dazwischen: Fragen Sie Ihre Steuerberatung oder Ihren Dachverband, bevor Sie etwas versprechen.

Wenn mehrere Ehrenamtliche von einer Adresse aus erinnern

In vielen Vereinen gehen die Erinnerungen nicht aus dem privaten Postfach des Kassenwarts raus. Sie kommen von der Adresse des Vereins, oft ein Gmail- oder Outlook-Konto, dessen Passwort per WhatsApp weitergereicht wird (für ein Gmail-Konto siehe wie Sie es unter Ehrenamtlichen teilen). Dann antworten zwei Ehrenamtliche derselben Familie im Abstand von einem Tag, mit zwei verschiedenen Beträgen. Oder alle glauben, jemand anderes habe geantwortet, und die Familie, die um Ratenzahlung gebeten hat, wartet drei Wochen.

Trupeo verbindet sich mit dieser Adresse, ohne sie zu ändern: Jede und jeder Ehrenamtliche hat ein eigenes Konto, ohne geteiltes Passwort. Jede Konversation zeigt, wer sich darum kümmert, und einen Status („Zu vergeben“, „In Bearbeitung“, „Erledigt“), und eine Notiz fürs Team wie „bezahlt am 12.10., Quittung verschickt“ sieht der ganze Vorstand, ohne dass sie je bei der Familie ankommt. Das kostet 10 € pro Monat und verbundenem Postfach für 2 Personen und 20 € ab 3 Personen, zzgl. MwSt., mit allen Funktionen in jedem Tarif. Für einen geprüften Verein oder eine Schule sind es mit 50 % Rabatt 5 € und 10 €. Die Details finden Sie auf der Preisseite und auf der Seite für Vereine.

Wenn schon der Zugang das Problem ist, beginnen Sie damit, das Postfach zu teilen, ohne das Passwort zu teilen. Wenn der Vorstand gerade gewechselt hat, kommt die Übergabe des Postfachs zwischen Ehrenamtlichen vor jeder Erinnerung. Und für die übrigen Nachrichten der Saison (Spenden, Versammlungen, Ehrenamtliche) gibt es unsere E-Mail-Vorlagen für Vereine.

Häufige Fragen

Wann sollte der erste Beitragsaufruf rausgehen?

Zwei bis vier Wochen vor dem Fälligkeitstermin, den Sie festgelegt haben. Folgt Ihre Saison dem Schuljahr, ist das oft Anfang September. Nichts schreibt vor, dass der Beitrag dem Schuljahr folgen muss: Ihre Satzung oder Beitragsordnung legt Zeitraum und Fälligkeit fest.

Wie viele Erinnerungen, bevor eine Mitgliedschaft endet?

Das hängt von Ihrer Satzung ab, nicht von der Zahl der E-Mails. In der Praxis decken zwei Erinnerungen und eine letzte Mahnung die freundliche Phase ab. Was danach geschieht und ob das Mitglied vorher förmlich benachrichtigt werden muss, regeln Ihre Satzung und das Gesetz.

Reicht eine Erinnerungs-E-Mail, um ein Mitglied auszuschließen?

Nicht immer. Der Ausschluss richtet sich nach Ihrer Satzung: Nach dem Leitfaden zum Vereinsrecht kann die Satzung bestimmen, dass ein Mitglied etwa bei schwerwiegender Verletzung seiner Pflichten ausgeschlossen wird oder dass die Mitgliedschaft in diesen Fällen automatisch erlischt. Sieht Ihre Satzung einen Vorstandsbeschluss, eine schriftliche Mitteilung oder eine Frist zur Stellungnahme vor, halten Sie sich daran, bevor Sie die Sache als erledigt betrachten.

Ist der Mitgliedsbeitrag steuerlich absetzbar?

Das hängt vom Zweck des Vereins ab. Beiträge an einen steuerbegünstigten Verein können als Sonderausgaben abziehbar sein, Beiträge an Sportvereine, Heimatvereine, Kleingarten- oder Karnevalsvereine und an Vereine, deren kulturelles Angebot in erster Linie der Freizeitgestaltung dient, sind es nach § 10b EStG nicht. Fragen Sie im Zweifel Ihre Steuerberatung, bevor Sie Ihren Mitgliedern etwas zusagen.

Und Mitglieder ohne E-Mail?

Dieselben Texte funktionieren als ausgedruckter Brief, per Post verschickt oder beim Training übergeben. Legen Sie dem Beitragsaufruf das Anmeldeformular bei, damit die Familie es nur ausfüllen und mit der Zahlung zurückgeben muss. Das Einschreiben heben Sie sich für den förmlichen Schritt auf, wenn Ihre Satzung einen vorsieht.

Dürfen wir einen ermäßigten Beitrag oder Ratenzahlung anbieten?

Ja, wenn Ihre Satzung oder Beitragsordnung es erlaubt. Wenn nicht, lassen Sie das Organ entscheiden, das die Satzung für die Beiträge nennt, oder nehmen Sie es in eine Beitragsordnung auf, die sich leichter ändern lässt als die Satzung selbst.

Quellen:

• Leitfaden zum Vereinsrecht (Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz, Stand Januar 2026, PDF): Beiträge nur, wenn die Satzung sie vorsieht, Art und Höhe auch in einer Vereinsordnung, Ausschluss oder automatisches Erlöschen der Mitgliedschaft nach Satzung.
• § 58 BGB, Sollinhalt der Vereinssatzung (gesetze-im-internet.de, Stand: Oktober 2026): Die Satzung soll bestimmen, ob und welche Beiträge von den Mitgliedern zu leisten sind.
• § 10b EStG, Steuerbegünstigte Zwecke (gesetze-im-internet.de, Stand: Oktober 2026): Abzug von Spenden und Mitgliedsbeiträgen bis 20 % des Gesamtbetrags der Einkünfte, nicht abziehbare Mitgliedsbeiträge an Körperschaften, die den Sport, vor allem der Freizeit dienende kulturelle Betätigungen, die Heimatpflege oder Zwecke fördern nach § 52 Abs. 2 Satz 1 Nr. 23 AO.
• § 52 AO, Gemeinnützige Zwecke (gesetze-im-internet.de, Stand: Oktober 2026): die Zwecke der Nummern 21 bis 23, darunter Sport, Heimatpflege, Kleingärtnerei, Karneval, Amateurfunk, Modellflug und Hundesport.
• § 50 EStDV, Zuwendungsnachweis (gesetze-im-internet.de, Stand: Oktober 2026): Zuwendungsbestätigung nach amtlichem Vordruck, vereinfachter Nachweis bis 300 € mit Angabe, ob Spende oder Mitgliedsbeitrag.