Recuerda la cuota como se lo recordarías a un amigo
Cada otoño vuelven las cuotas. El tesorero, muchas veces solo, tiene que escribir a cincuenta o doscientas familias, averiguar quién pagó el año pasado por transferencia y quién en efectivo, y después recordárselo a quienes no han pagado, sin molestar a nadie.
La mayoría de los retrasos no son negativas. Es un correo leído en el metro y olvidado, un sobre con el dinero que se quedó en la mochila, una transferencia hecha con el concepto equivocado. Un socio que no ha pagado no es un moroso: es alguien a quien hay que ayudar a acordarse.
Aquí tienes siete correos que cubren toda la temporada, del primer aviso al último, más el agradecimiento y la respuesta a las familias a las que les cuesta pagar.
Antes de usarlos, relee vuestros estatutos. Suelen decir quién fija la cuota, con qué periodicidad se paga y cuándo. En España, la Ley Orgánica 1/2002, reguladora del Derecho de Asociación, pide que recojan los derechos y obligaciones de los socios, y entre esas obligaciones está pagar las cuotas que correspondan «con arreglo a los Estatutos». Algunas asociaciones fijan los importes en un reglamento de régimen interno o por acuerdo de la asamblea, que suelen ser más fáciles de cambiar. Y nada obliga a cobrar en septiembre: la cuota puede seguir el año natural, el curso escolar o vuestra propia temporada.
El calendario: del primer aviso de la temporada al último aviso
Un calendario sencillo, que puedes mover según vuestra temporada:
| Cuándo | Correo | Tono |
|---|---|---|
| 2 a 4 semanas antes de la fecha límite | Aviso de cuota | Informativo, cercano |
| Fecha límite + 15 días | Recordatorio 1 | Neutro, «salvo error por nuestra parte» |
| Fecha límite + 30 días | Recordatorio 2 | Directo, con una fecha |
| Fecha límite + unos 45 días | Último aviso | Firme en los hechos, tranquilo en el tono |
| En cuanto llega el pago | Agradecimiento y recibo | Breve |
Cuatro apuntes sobre este calendario.
- Pon una fecha límite de verdad. «Antes del 15 de octubre» se puede recordar. «A principios de temporada», no.
- No mandes el recordatorio 1 al día siguiente del plazo. Las transferencias tardan unos días y el efectivo espera a que alguien lo ingrese. Dos semanas dan tiempo a que todo llegue a vuestras cuentas.
- Parte de una dirección ordenada. Si la dirección de contacto no se ordenó antes de la nueva temporada, hazlo antes del aviso de cuota: todas las respuestas de las familias llegarán ahí.
- Para en el último aviso. A partir de ahí el correo ya no ayuda: o la persona responde, o toman el relevo vuestros estatutos con el procedimiento formal que prevean (lo vemos más abajo).
Quién envía y cómo saber quién ha pagado
La mitad de los recordatorios que salen mal no se deben a un mal texto. Se deben a un registro de pagos desactualizado. Una familia paga en efectivo en el entrenamiento, el entrenador se olvida de decírselo al tesorero y la familia recibe un recordatorio. Con razón se enfada.
Unas cuantas reglas que lo evitan:
- Una sola persona envía los recordatorios. Normalmente el tesorero. Los demás voluntarios le pasan cada pago que reciben, el mismo día.
- Una sola hoja de referencia. Una fila por socio: importe debido, importe recibido, fecha, forma de pago, recibo enviado o no. Basta con una hoja de cálculo compartida.
- Revisa la hoja justo antes de cada tanda. Cinco minutos de comprobación evitan la mitad de los «pero si ya pagué».
- El aviso general va en CCO. Nadie tiene por qué ver las direcciones de las demás familias.
- Los recordatorios salen uno a uno. Nunca una lista de «quién no ha pagado todavía» en un correo de grupo, ni en el grupo de WhatsApp de las familias.
Las 7 plantillas
Sustituye todo lo que va entre corchetes. Firma con un nombre de pila, no con «La junta directiva»: la gente contesta más a gusto a una persona que a una institución.
1. El primer aviso de cuota de la temporada
Todo lo que una familia necesita para pagar, en un solo mensaje: el importe, el periodo, la fecha límite, cómo pagar y para qué sirve el dinero. Menciona la cuota reducida ya en este primer correo, para que nadie tenga que pedirla.
Asunto: Cuota [2026/2027]: [importe] antes del [fecha]
Hola, [nombre]:
Empieza la temporada [2026/2027] de [asociación]. La cuota es de [importe] por [la temporada, el año natural] y hay que pagarla antes del [fecha].
Para pagar:
- en línea: [enlace de pago];
- por transferencia: [IBAN], indicando [nombre del socio] en el concepto;
- por Bizum: [número o código de la asociación], con [nombre del socio] en el concepto;
- en efectivo, entregándoselo a [nombre].
En la práctica, tu cuota cubre [el seguro, el material, el alquiler del pabellón, el campamento de verano].
Hay cuota reducida y posibilidad de pagar a plazos. Basta con que respondas a este correo: queda entre nosotros.
Gracias, y bienvenidos de nuevo. [nombre], tesorero de [asociación]
2. Recordatorio 1: salvo error por nuestra parte
Unas dos semanas después de la fecha límite. Sin reproches: casi siempre es un despiste. Dale a la persona una salida fácil si ya ha pagado.
Asunto: Cuota [2026/2027]: un pequeño recordatorio
Hola, [nombre]:
Salvo error por nuestra parte, todavía no hemos recibido la cuota de [importe] de [nombre del socio]. El plazo terminaba el [fecha].
Si ya has pagado, olvida este mensaje, y gracias. Si intentaste pagar con el enlace y no funcionó, comprueba que tu tarjeta no haya caducado entretanto.
Las formas de pago son las mismas: [enlace, transferencia, Bizum, efectivo].
Un saludo, [nombre]
3. Recordatorio 2: una fecha y una salida
Un mes después de la fecha límite. Más directo, con una fecha concreta. También es el momento de volver a ofrecer el pago a plazos, porque a veces el silencio esconde una dificultad que cuesta poner por escrito.
Asunto: Cuota [2026/2027]: pago antes del [fecha]
Hola, [nombre]:
Seguimos sin recibir la cuota de [importe] de [nombre del socio], a pesar de nuestro correo del [fecha del recordatorio 1].
¿Podrías pagarla antes del [fecha, dentro de dos semanas]? Si ahora mismo el importe se te hace cuesta arriba, podemos dividirlo en [dos o tres] pagos o ver juntos la cuota reducida. Solo tienes que responder a este correo.
Gracias de antemano, [nombre], tesorero
4. Último aviso antes de la baja
Firme en los hechos, tranquilo en el tono. No dice «te hemos dado de baja»: dice que aplicaréis los estatutos. El matiz importa, porque un correo por sí solo puede no bastar para dar de baja a un socio (mira las preguntas frecuentes al final).
Asunto: Cuota [2026/2027]: último aviso antes del [fecha]
Hola, [nombre]:
A pesar de nuestros correos del [fecha] y del [fecha], la cuota de [importe] de [nombre del socio] sigue pendiente de pago.
Si no recibimos el pago ni noticias tuyas antes del [fecha], aplicaremos lo que prevén nuestros estatutos para los socios que no están al corriente de pago.
Nos gustaría mucho más que siguieras con nosotros. Con una respuesta de una línea basta para buscar una solución.
[nombre], en nombre de la junta directiva de [asociación]
5. Gracias, y tu recibo
En cuanto llega el dinero. Breve, con el importe exacto y el documento adecuado. Un recibo de pago no es un certificado de donativo: no lo presentes como desgravable salvo que vuestra entidad pueda emitir certificados de donativo y la cuota no dé derecho a nada concreto a cambio (lo vemos más abajo).
Asunto: Cuota [2026/2027] recibida, ¡gracias!
Hola, [nombre]:
Hemos recibido [importe] el [fecha], por [tarjeta, transferencia, Bizum, efectivo], para la cuota [2026/2027] de [nombre del socio]. ¡Gracias!
Te adjunto [el justificante de socio, el recibo]. Guárdalo: puede pedírtelo [tu empresa para sus ayudas sociales, tu gestor].
Nos vemos [en el próximo entrenamiento, en la reunión de inicio de temporada], [nombre]
6. Respuesta a una familia con apuros
Es una respuesta, no un envío general: la familia te ha escrito o te lo ha comentado en voz baja a la salida del entrenamiento. Una sola persona de contacto, una solución concreta y la promesa de que queda entre vosotros. Comprueba que vuestros estatutos o vuestro reglamento permiten una cuota reducida antes de ofrecerla.
Asunto: RE: cuota de [nombre del niño o la niña]
Hola, [nombre]:
Gracias por escribirme, sé que no es fácil. Esto es lo que podemos hacer:
- dividir la cuota en [tres] pagos: [importe] en [mes], [importe] en [mes] y [importe] en [mes];
- [y/o] aplicar la cuota reducida de [importe] que prevé nuestro [reglamento de régimen interno].
Dime qué te viene mejor. Soy la única persona de la junta que lleva este tema, y queda entre nosotros.
[nombre], tesorero
7. Respuesta a «ya he pagado»
Pasará. Revisa primero el extracto del banco y tu hoja. Si la persona tiene razón, pide disculpas sin más, sin tres párrafos de explicaciones.
Asunto: RE: cuota [2026/2027]
Hola, [nombre]:
Tienes toda la razón: tu [transferencia, Bizum] del [fecha] sí llegó, solo que no se había apuntado en nuestro registro. Perdona el recordatorio innecesario.
Ya está corregido, y te adjunto tu [recibo].
Un saludo, [nombre]
Si no encuentras el pago, dilo sin sospechas: «Por mi parte no lo encuentro. ¿Me dices la fecha y cómo pagaste? Lo compruebo con el banco».
Enlaces de pago, transferencias, Bizum y efectivo
Ofrece al menos dos formas de pago. Algunas familias pagan con el móvil en dos toques, otras prefieren la transferencia de toda la vida o dar el dinero en mano.
Algunas plataformas de pago añaden una propina o una comisión opcional al pagar; si la vuestra lo hace, explica en una frase que es opcional y que va para la plataforma, no para la asociación. Lee sus condiciones antes de decir nada sobre sus comisiones.
En cualquier caso, pide una referencia: el nombre del socio en el concepto de la transferencia o del Bizum. Un pago de «J. García» cuando hay tres niños García inscritos es media hora perdida.
Certificados fiscales: solo cuando la cuota no da nada a cambio
El error más habitual en los correos de cuotas es prometer a todo el mundo que la cuota desgrava.
En España, la Ley 49/2002, de régimen fiscal de las entidades sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al mecenazgo, trata como donativo las «cuotas de afiliación a asociaciones que no se correspondan con el derecho a percibir una prestación presente o futura». Y solo cuenta si la entidad está entre las beneficiarias del mecenazgo que enumera la ley, como las entidades sin fines lucrativos acogidas a su régimen fiscal especial. En ese caso, el socio puede deducirse en el IRPF el 80 % de los primeros 250 € aportados en el año y el 40 % del resto (el 45 % si dona de forma recurrente a la misma entidad, en las condiciones que fija la ley).
En la práctica:
- Club deportivo, escuela de música, actividades de ocio: la cuota paga una actividad. No la presentes como desgravable en tus correos.
- Entidad acogida a la Ley 49/2002 cuya cuota no da acceso a nada concreto: puede que sea posible emitir un certificado de donativo, y puedes mencionarlo en el aviso.
- Cualquier caso intermedio: pregunta a vuestro gestor o a vuestra federación antes de prometer nada.
Cuando varios voluntarios escriben desde una misma dirección
En muchas asociaciones, los recordatorios no salen del correo personal del tesorero. Salen de la dirección de la asociación, a menudo una cuenta de Gmail u Outlook cuya contraseña circula por WhatsApp (para una cuenta de Gmail, mira cómo compartirla entre voluntarios). Entonces dos voluntarios contestan a la misma familia con un día de diferencia y dos importes distintos. O cada uno cree que el otro ha respondido, y la familia que pidió pagar a plazos espera tres semanas.
Trupeo se conecta a esa dirección sin cambiarla: cada voluntario tiene su propio acceso, sin compartir la contraseña. Cada conversación muestra quién se encarga y un estado («Por asignar», «En curso», «Hecho»), y una nota para el equipo como «pagado el 12/10, recibo enviado» la ve toda la junta sin que llegue nunca a la familia. Cuesta 10 € al mes por buzón conectado para 2 personas y 20 € a partir de 3, sin IVA, con todas las funciones en cada plan. Para una asociación o un centro educativo verificados, el descuento del 50 % lo deja en 5 € y 10 €. Tienes los detalles en la página de precios y en la página para asociaciones.
Si el problema es el acceso en sí, empieza por compartir el buzón sin compartir la contraseña. Si acaba de cambiar la junta, el traspaso del correo entre voluntarios va antes que cualquier recordatorio. Y para el resto de mensajes de la temporada (donativos, asambleas, voluntarios), mira nuestras plantillas de correo para asociaciones.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo hay que enviar el primer aviso de cuota?
Entre dos y cuatro semanas antes de la fecha límite que hayáis fijado. Si vuestra temporada sigue el curso escolar, suele ser a principios de septiembre. Nada obliga a que la cuota siga el curso escolar: vuestros estatutos o vuestra asamblea fijan el periodo y la fecha límite.
¿Cuántos recordatorios antes de dar de baja a un socio?
Depende de vuestros estatutos, no del número de correos. En la práctica, dos recordatorios y un último aviso cubren la fase amistosa. Lo que pasa después, y si antes hay que notificárselo formalmente al socio, lo dicen vuestros estatutos y la ley.
¿Basta un correo de recordatorio para dar de baja a un socio?
No siempre. En España, la Ley Orgánica 1/2002 pide que los estatutos regulen la baja, la sanción y la separación de los socios, y reconoce a cada socio el derecho «a ser oído con carácter previo a la adopción de medidas disciplinarias contra él». Si vuestros estatutos prevén un requerimiento formal, un acuerdo de la junta directiva o un plazo para responder, seguidlo antes de dar la baja por hecha.
¿La cuota de socio desgrava?
Depende de lo que el socio reciba a cambio y de la entidad. La Ley 49/2002 solo trata la cuota como donativo cuando no da derecho a ninguna prestación presente o futura, y solo si la asociación está entre las entidades beneficiarias del mecenazgo. Una cuota que paga entrenamientos, clases o salidas normalmente no desgrava.
¿Y los socios sin correo electrónico?
Los mismos textos sirven como carta impresa, por correo postal o entregada en mano en el entrenamiento. Adjunta la ficha de inscripción al aviso de cuota, para que la familia solo tenga que rellenarla y devolverla con el pago. Guarda el burofax o la carta certificada para el paso formal, si vuestros estatutos lo exigen.
¿Podemos ofrecer una cuota reducida o el pago a plazos?
Sí, si vuestros estatutos o vuestro reglamento lo permiten. Si no lo prevén, que lo decida el órgano que señalen vuestros estatutos, o recogedlo en un reglamento de régimen interno, que es más fácil de cambiar que los propios estatutos.
Fuentes:
- Ley Orgánica 1/2002, reguladora del Derecho de Asociación (BOE, texto consolidado, observado en octubre de 2026): los estatutos recogen la admisión, baja, sanción y separación de los socios y sus derechos y obligaciones (art. 7.1), el derecho a ser oído antes de medidas disciplinarias (art. 21 c) y el deber de pagar las cuotas con arreglo a los estatutos (art. 22 b).
- Ley 49/2002, de régimen fiscal de las entidades sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al mecenazgo (BOE, texto consolidado, observado en octubre de 2026): las entidades beneficiarias del mecenazgo (art. 16), las cuotas de afiliación sin derecho a prestación tratadas como donativo (art. 17.1 b) y la deducción en el IRPF del 80 % sobre los primeros 250 €, del 40 % sobre el resto y del 45 % para donativos recurrentes a la misma entidad (art. 19.1).