Appel à cotisation et relance : 7 modèles d'emails pour votre association

Une cotisation se relance comme on relance un ami, pas un client

En septembre, la cotisation revient sur la table. Le trésorier, souvent seul, doit écrire à cinquante ou deux cents familles, retrouver qui a payé l’an dernier par chèque et qui par virement, puis relancer ceux qui n’ont rien envoyé sans vexer personne.

La plupart des retards ne sont pas des refus. C’est un mail lu dans le métro puis oublié, un chèque resté dans un sac, un virement programmé sur le mauvais compte. Un adhérent qui n’a pas payé n’est pas un mauvais payeur : c’est quelqu’un qu’il faut aider à ne pas oublier.

Voici sept emails qui couvrent toute la saison, de l’appel de rentrée au dernier avis, avec le merci et la réponse aux familles qui ont du mal à payer. Ils sont écrits au « vous ». Si votre club se tutoie, passez au « tu » : le fond reste le même.

Avant de les utiliser, relisez vos statuts. Service-Public le rappelle : ce sont eux qui prévoient qui fixe le montant, la périodicité et l’échéance du versement. Le règlement intérieur peut aussi fixer les montants, et il se modifie généralement plus facilement. Et rien n’oblige à encaisser en septembre : le versement d’une cotisation « n’est pas forcément annuel, ni obligatoirement effectué en début d’année civile ou scolaire ».

Le calendrier : de l’appel de rentrée au dernier avis

Un calendrier simple, que vous pouvez décaler selon votre saison :

Quatre remarques sur ce calendrier.

• Fixez une vraie date d’échéance. « Avant la Toussaint » ou « avant le 15 octobre » se relance. « À la rentrée » ne se relance pas.
• N’envoyez pas le premier rappel le lendemain de l’échéance. Les virements mettent quelques jours, les chèques attendent la remise en banque. Deux semaines laissent le temps à tout ça d’arriver et de passer dans vos comptes.
• Partez d’une adresse en ordre. Si l’adresse de contact n’a pas été remise à plat avant la rentrée, faites-le avant l’appel : les réponses des familles arriveront toutes là.
• Arrêtez-vous au dernier avis. Au-delà, l’email ne sert plus : soit la personne répond, soit vos statuts prennent le relais avec une procédure formelle (on y revient plus bas).

Qui envoie, et comment savoir qui a payé

La moitié des relances ratées ne viennent pas d’un mauvais texte. Elles viennent d’un tableau de suivi pas à jour. Une famille paie en liquide à l’entraînement, l’entraîneur oublie de le dire au trésorier, et la famille reçoit un rappel. Elle a raison d’être agacée.

Quelques règles qui évitent cela :

• Une seule personne envoie les relances. En général le trésorier. Les autres bénévoles lui transmettent chaque paiement reçu, le jour même.
• Un seul tableau fait foi. Une ligne par adhérent : montant dû, montant reçu, date, moyen de paiement, reçu envoyé ou non. Un tableur partagé suffit.
• Relisez le tableau juste avant chaque vague. Cinq minutes de vérification évitent la moitié des « mais j’ai déjà payé ».
• L’appel collectif part en Cci. Personne n’a à voir les adresses des autres familles.
• Les relances partent une par une. Jamais de liste de « ceux qui n’ont pas encore payé » dans un mail de groupe. Ce n’est pas le rôle d’un groupe WhatsApp non plus.

Les 7 modèles d’appel et de relance de cotisation

Remplacez tout ce qui est entre crochets. Signez d’un prénom, pas « Le bureau » : on répond plus volontiers à une personne qu’à une institution.

1. L’appel à cotisation de rentrée

Tout ce dont une famille a besoin pour payer, dans un seul message : le montant, la période, la date limite, les moyens de paiement et à quoi sert l’argent. Mentionnez le tarif réduit dès ce premier mail, pour que personne n’ait à le réclamer.

Objet : Cotisation [2026/2027] : [montant] avant le [date]

Bonjour [prénom],

La saison [2026/2027] de [association] commence. La cotisation est de [montant] pour [la saison, l’année civile], à régler avant le [date].

Pour payer :

• par virement : [IBAN], en indiquant [nom de l’adhérent] en référence ;
• par chèque à l’ordre de [association], à remettre à [prénom] ou à envoyer à [adresse] ;
• en ligne : [lien de paiement].

Concrètement, votre cotisation paie [l’assurance, le matériel, la location du gymnase, le camp d’été].

Un tarif réduit et un paiement en plusieurs fois sont possibles. Écrivez-moi simplement en réponse à ce message : cela reste entre nous.

Merci, et bonne rentrée. [prénom], trésorier de [association]

2. Premier rappel de cotisation : sauf erreur de notre part

Environ quinze jours après l’échéance. Aucun reproche : c’est presque toujours un oubli. Donnez à la personne une porte de sortie si elle a déjà payé.

Objet : Cotisation [2026/2027] : petit rappel

Bonjour [prénom],

Sauf erreur de notre part, la cotisation de [montant] pour [nom de l’adhérent] ne nous est pas encore parvenue. L’échéance était le [date].

Si vous avez déjà payé, ignorez ce message, et merci. Si vous avez essayé en ligne sans succès, vérifiez que votre carte n’a pas expiré entre-temps.

Les moyens de paiement sont les mêmes : [virement, chèque, lien].

Bonne journée, [prénom]

3. Deuxième relance : une date, et une solution

Un mois après l’échéance. Plus direct, avec une date précise. C’est aussi le moment de reproposer un étalement, parce qu’un silence cache parfois une difficulté que la personne n’ose pas écrire.

Objet : Cotisation [2026/2027] : à régler avant le [date]

Bonjour [prénom],

Nous n’avons toujours pas reçu la cotisation de [montant] pour [nom de l’adhérent], malgré notre message du [date du premier rappel].

Pouvez-vous la régler avant le [date, dans 15 jours] ? Si le montant pose problème en ce moment, nous pouvons l’étaler en [deux ou trois] fois, ou regarder ensemble le tarif réduit. Il suffit de me répondre.

Merci d’avance, [prénom], trésorier

4. Dernier avis avant la fin de l’adhésion

Ferme sur les faits, calme sur le ton. Il ne dit pas « vous êtes radié » : il annonce que vous appliquerez les statuts. Cette nuance compte, parce qu’un email n’exclut personne (voir les questions fréquentes en fin d’article).

Objet : Cotisation [2026/2027] : dernier rappel avant le [date]

Bonjour [prénom],

Malgré nos deux messages du [date] et du [date], la cotisation de [montant] pour [nom de l’adhérent] reste impayée.

Sans règlement ni nouvelles de votre part d’ici le [date], nous appliquerons ce que prévoient nos statuts pour les membres qui ne sont pas à jour de cotisation.

Nous préférerions largement vous garder parmi nous. Une réponse, même en une ligne, suffit pour trouver une solution.

[prénom], pour le bureau de [association]

5. Merci, et votre reçu

Dès que l’argent arrive. Court, avec le montant exact, et le bon document. Une attestation de paiement n’est pas un reçu fiscal : n’envoyez ce dernier que si votre association y a droit et si l’adhésion n’achète rien (voir plus bas).

Objet : Cotisation [2026/2027] bien reçue, merci

Bonjour [prénom],

Nous avons bien reçu [montant] le [date], par [virement, chèque, paiement en ligne], pour la cotisation [2026/2027] de [nom de l’adhérent]. Merci !

Vous trouverez en pièce jointe [votre attestation d’adhésion, votre reçu fiscal]. Conservez ce document : [le comité d’entreprise ou la mutuelle, l’administration fiscale] peut vous le demander.

À bientôt [au prochain entraînement, à la réunion de rentrée], [prénom]

6. Réponse à une famille en difficulté

C’est une réponse, pas un envoi groupé : la famille vous a écrit, ou vous a glissé un mot à la sortie. Un seul interlocuteur, une solution concrète, et la promesse que cela reste confidentiel. Un tarif réduit doit être prévu par vos statuts ou votre règlement intérieur, qui peuvent fixer « un montant variable par catégories de membres ». Vérifiez avant de le proposer.

Objet : Re : cotisation de [prénom de l’enfant]

Bonjour [prénom],

Merci de m’avoir écrit, ce n’est jamais facile. Voici ce que nous pouvons faire :

• payer en [trois] fois : [montant] en [mois], [montant] en [mois] et [montant] en [mois] ;
• [et/ou] appliquer le tarif réduit de [montant] prévu par notre [règlement intérieur].

[Si votre club est éligible au pass’Sport : si [prénom de l’enfant] a reçu un code pass’Sport, envoyez-le-moi, nous déduirons 50 € directement de l’inscription.]

Dites-moi ce qui vous convient le mieux. Je suis la seule personne du bureau à suivre ce dossier, et cela reste entre nous.

[prénom], trésorier

7. Réponse à « j’ai déjà payé »

Cela arrivera. Vérifiez d’abord votre relevé et votre tableau. Si la personne a raison, excusez-vous simplement, sans vous justifier pendant trois paragraphes.

Objet : Re : cotisation [2026/2027]

Bonjour [prénom],

Vous avez tout à fait raison : votre [virement, chèque] du [date] est bien arrivé, il n’avait pas été reporté dans notre suivi. Toutes nos excuses pour ce rappel inutile.

C’est corrigé, et vous trouverez votre [attestation, reçu] en pièce jointe.

Bonne journée, [prénom]

Si vous ne retrouvez pas le paiement, dites-le sans soupçon : « Je ne le retrouve pas de mon côté. Pouvez-vous me dire la date et le moyen utilisé ? Je vérifie avec la banque. »

Lien de paiement, virement, chèque : ce qu’il faut dire aux familles

Proposez au moins deux moyens de paiement. Beaucoup de familles paient par virement, certaines tiennent au chèque, d’autres préfèrent payer en ligne en deux clics depuis leur téléphone.

Si vous utilisez une plateforme de paiement en ligne, expliquez son fonctionnement dans l’appel, surtout si elle a un modèle particulier. HelloAsso, par exemple, finance ses services par une contribution volontaire : « à chaque transaction, une contribution volontaire [est] proposée sur le modèle du prix libre » (constaté sur sa page modèle économique en septembre 2026). Une phrase dans votre mail évite les malentendus : cette contribution est facultative et va à la plateforme, pas à l’association. Pour les autres outils, lisez leurs conditions avant d’annoncer quoi que ce soit sur leurs frais.

Dans tous les cas, demandez une référence : le nom de l’adhérent dans le libellé du virement ou au dos du chèque. Un virement de « M. et Mme Martin » quand trois Martin sont inscrits, c’est une demi-heure perdue.

Reçu fiscal : seulement si l’adhésion n’achète rien

C’est l’erreur la plus fréquente dans les appels à cotisation : promettre une réduction d’impôt de 66 % à tout le monde.

Service-Public est clair. Une cotisation versée à un organisme d’intérêt général peut ouvrir droit à une réduction d’impôt de 66 %, dans la limite de 20 % du revenu imposable. Mais « si le versement de la cotisation vous permet de bénéficier d’une contrepartie directe ou indirecte, sous forme d’un bien ou d’une prestation de services, vous n’aurez pas droit à la réduction d’impôt ».

La doctrine fiscale (BOFiP) précise ce qui compte comme contrepartie : notamment « la mise à disposition d’équipements ou installations de manière exclusive ou préférentielle », le service d’une revue, des objets matériels. Le droit de vote à l’assemblée générale ou un titre de membre bienfaiteur, en revanche, ne sont pas une contrepartie réelle. De petits objets restent tolérés, si leur valeur totale reste de l’ordre de 65 euros par an au maximum, avec un rapport de 1 à 4 entre leur valeur et la cotisation.

En pratique :

• Club sportif, cours de musique, activités de loisirs : la cotisation paie une activité. En principe, pas de reçu fiscal, et pas de mention des 66 % dans vos emails.
• Association d’intérêt général dont l’adhésion ne donne accès à rien de tangible : le reçu fiscal est possible, et les 66 % peuvent figurer dans l’appel.
• Entre les deux : posez la question à votre expert-comptable ou à votre fédération avant d’écrire la moindre promesse.

Quand plusieurs bénévoles relancent depuis la même adresse

Dans beaucoup d’associations, les relances ne partent pas de la boîte personnelle du trésorier. Elles partent de l’adresse de l’association, souvent un compte Gmail ou Outlook dont le mot de passe circule par SMS (pour un compte Gmail, voyez comment le partager entre bénévoles). Deux bénévoles répondent alors à la même famille, à un jour d’écart, avec deux montants différents. Ou chacun croit que l’autre a répondu, et la famille qui demandait un étalement attend trois semaines.

Trupeo se branche sur cette adresse, sans la changer : chaque bénévole a son propre accès, sans partager le mot de passe. Une relance a un responsable et un statut (à attribuer, à traiter, traité), et une note interne comme « payé le 12/10, reçu envoyé » reste visible de tout le bureau, sans être envoyée à la famille. Le prix est de 10 € HT par mois et par adresse connectée pour deux personnes, 20 € HT à partir de trois. Pour une association vérifiée, c’est 5 € et 10 € HT. Les détails sont sur la page tarifs et sur la page pour les associations.

Si c’est l’accès lui-même qui pose problème, commencez par partager la boîte mail sans partager le mot de passe. Si le bureau vient de changer, la passation de la boîte mail entre bénévoles passe avant les relances. Et pour les autres messages de la saison (dons, AG, bénévoles), voyez nos modèles d’emails pour association.

Questions fréquentes

Quand envoyer l’appel à cotisation ?

Deux à quatre semaines avant la date limite que vous avez fixée. Pour une saison qui suit l’année scolaire, cela veut souvent dire début septembre, après le forum des associations. Rien n’impose de caler la cotisation sur la rentrée : vos statuts fixent la périodicité et l’échéance.

Combien de relances avant de radier un adhérent ?

Cela dépend de vos statuts, pas du nombre d’emails. Deux rappels et un dernier avis suffisent en pratique pour l’étape amiable. Même quand les statuts prévoient une exclusion automatique, Service-Public précise que tant que la radiation n’a pas été notifiée au membre, il reste membre et doit, si nécessaire, être convoqué à l’assemblée générale.

Un email suffit-il pour exclure un membre qui ne paie pas ?

Non. Si vos statuts ne prévoient rien, Service-Public indique qu’une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception est envoyée, avec un délai raisonnable pour payer. Sans paiement, un second recommandé informe le membre de son exclusion et de ses motifs. Le membre doit aussi pouvoir présenter ses explications avant la décision.

La cotisation donne-t-elle droit à un reçu fiscal ?

Seulement si l’association est d’intérêt général et si la cotisation ne donne droit à aucune contrepartie réelle, sous forme de bien ou de prestation (de petits objets de faible valeur restent tolérés, voir plus haut). Une cotisation qui paie des entraînements, des cours ou des sorties n’ouvre en principe pas droit à la réduction d’impôt de 66 %.

Et pour les adhérents sans email ?

Les mêmes textes font une lettre d’appel à cotisation ou une lettre de relance tout à fait correcte, à poster ou à remettre en main propre. Imprimés, ils se distribuent aussi au forum des associations. Joignez le bulletin d’adhésion à l’appel, pour que la famille n’ait qu’à le remplir et le rendre avec le paiement. Gardez le recommandé pour l’étape formelle, quand vos statuts la prévoient.

Peut-on proposer un tarif réduit ou un paiement en plusieurs fois ?

Oui, si vos statuts ou votre règlement intérieur le permettent : ils peuvent prévoir un montant variable par catégorie de membres, ainsi que la périodicité des versements. Si ce n’est pas le cas, faites-le décider par l’instance que prévoient vos statuts, ou inscrivez-le au règlement intérieur, qui se modifie généralement plus facilement.

Sources :

• Cotisations à une association (Service-Public.fr, vérifié le 1er janvier 2026) : les statuts ou le règlement intérieur fixent le montant, la périodicité et l’échéance, un montant variable par catégories de membres est possible, la cotisation n’est pas forcément annuelle, la mise en demeure par recommandé quand les statuts ne prévoient rien, et la réduction d’impôt de 66 % exclue en cas de contrepartie.
• Exclusion d’un membre d’une association (Service-Public.fr, vérifié le 7 août 2026) : le membre reste membre tant que sa radiation ne lui a pas été notifiée, le délai de régularisation que peuvent prévoir les statuts, et le droit de présenter ses explications avant une exclusion.
• BOI-IR-RICI-250-20 : réduction d’impôt au titre des dons, versements ouvrant droit (BOFiP) : l’intention libérale exigée pour un don comme pour une cotisation, les avantages qui ne sont pas une contrepartie réelle, la liste des contreparties excluant la réduction, et la tolérance de 65 euros avec un rapport de 1 à 4.
• Le modèle économique de HelloAsso (HelloAsso, constaté en septembre 2026) : la contribution volontaire proposée à chaque transaction, sur le modèle du prix libre.
• Le dispositif pass Sport de retour pour la rentrée 2026 (ministère des Sports, 29 août 2026) : l’aide de 50 € déduite directement de l’inscription par le club, ses bénéficiaires (notamment les jeunes de 6 à 17 ans dont le quotient familial est de 699 € ou moins), la campagne du 1er septembre au 31 décembre 2026 et la carte des structures éligibles sur pass.sports.gouv.fr.