Einen Verein zu führen, ist jeden Tag aufs Neue eine Herausforderung. Zwischen Aufnahmeanträgen, Kontakt mit der Gemeinde, der Planung von Veranstaltungen und Fragen der Mitglieder wird das Postfach schnell zur Schaltzentrale Ihres Vereins. Und doch ist es oft der unordentlichste Ort von allen. E-Mails im Verein zu organisieren ist keine reine Ordnungsfrage. Es ist eine Voraussetzung dafür, dass Ihre Arbeit Bestand hat und Ihre Ehrenamtlichen nicht ausbrennen.
Das Problem: ein Postfach, um das sich niemand wirklich kümmert
In vielen Vereinen gleicht der Umgang mit E-Mails einem endlosen Pingpong-Spiel. Meist gibt es eine allgemeine Adresse wie info@unser-verein.de. Das Passwort teilen sich drei oder vier Vorstandsmitglieder.
Das Ergebnis ist absehbar. Julia öffnet morgens eine E-Mail und nimmt sich vor, später zu antworten, doch die Nachricht ist jetzt als gelesen markiert. Thomas schaut am Nachmittag rein, sieht die gelesene Nachricht und geht davon aus, dass Julia sich darum gekümmert hat. Am Ende antwortet niemand. Der Kooperationspartner oder das künftige Mitglied wartet, und der Ruf des Vereins leidet.
Dazu kommt das Problem der doppelten Antwort. In einem Anflug von Tatendrang antworten zwei Ehrenamtliche im Abstand von zehn Minuten auf dieselbe Nachricht. Manchmal mit widersprüchlichen Angaben. Das frustriert die Ehrenamtlichen und wirkt auf alle, die Ihnen schreiben, wenig professionell.
Was passiert, wenn der Vorstand wechselt
Das ist der heikelste Moment für einen Verein. Auf der Mitgliederversammlung wird der Vorstand neu gewählt. Die Schriftführerin hört auf, ein Nachfolger kommt. Hing der Umgang mit den E-Mails an persönlichen Gewohnheiten oder lokalen Ordnern, ist der Verlauf verloren.
Der neue Ehrenamtliche steht vor einem Postfach voller Nachrichten, deren Zusammenhang er nicht kennt. Er weiß nicht, was einem Lieferanten zugesagt oder was mit dem Verband vereinbart wurde. Er muss bei null anfangen, dieselben Fragen noch einmal stellen und manchmal Fehler ausbügeln, die er nicht gemacht hat.
Dieser Verlust des Vereinsgedächtnisses bremst die Entwicklung vieler Vereine. Ohne ein zentrales, gemeinsam genutztes System wird jeder Wechsel an der Spitze zum Sprung ins Ungewisse, der den guten Willen aufzehrt.
Auch Bankvollmachten und Zugänge müssen übergeben werden, am besten bevor der alte Vorstand geht. Beim eingetragenen Verein ist außerdem jede Änderung des Vorstands zur Eintragung ins Vereinsregister anzumelden (§ 67 BGB). Unsere Checkliste zum Vorstandswechsel im Verein geht die Schritte durch, angefangen beim gemeinsamen E-Mail-Konto.
Die Arbeit aufteilen: wer antwortet worauf
Um aus dem Chaos herauszukommen, brauchen Sie klare Regeln. Der erste Schritt: festlegen, wer wofür zuständig ist. In einem kleinen Verein kann nicht jeder alles machen.
Sie können die Aufgaben nach Themen verteilen. Die Kassenwartin kümmert sich um Rechnungen und Fördermittel. Der Schriftführer übernimmt Mitgliedsanträge und Einladungen zu Sitzungen. Die Vorsitzende pflegt die Kontakte zu Gemeinde und Verbänden.
Ideal ist ein Werkzeug, mit dem Sie Nachrichten an eine Person übergeben können. Statt „Da müsste mal jemand antworten“ heißt es dann „Diese E-Mail ist für Anna“. Ist die Nachricht übergeben, verschwindet sie aus der gemeinsamen Liste und landet in Annas eigener Liste. Alle sehen, dass sich jemand darum kümmert. Das entlastet die anderen Ehrenamtlichen, die wissen, dass sie sich nicht mehr darum sorgen müssen.
Hilfreich ist auch, das Verteilen selbst zu regeln. Eine Person schaut einmal am Tag ins Postfach und gibt jede neue Nachricht an die richtige Person weiter. So bleibt keine E-Mail liegen, und alle wissen genau, was bei ihnen ansteht. Das verhindert das Gefühl, vor einem riesigen, ungeordneten Berg von Nachrichten zu stehen.
E-Mail oder WhatsApp: warum alles an einem Ort zusammenlaufen sollte
Viele Vereine sind wegen der Schnelligkeit auf WhatsApp umgestiegen. Für „Ich bin um 18 Uhr da und stelle die Stühle auf“ ist das praktisch, für ernsthafte Angelegenheiten ist es eine Katastrophe.
Auf WhatsApp gehen Informationen in einem ununterbrochenen Strom von Nachrichten unter. Sie können nichts ablegen, nicht verfolgen, wie weit ein Anliegen gediehen ist, und vor allem vermischen sich Privatleben und Vereinsarbeit. Um 22 Uhr eine Benachrichtigung wegen einer Frage zum Spielerpass zu bekommen, tut Ehrenamtlichen nicht gut.
Die E-Mail bleibt das Mittel der Wahl für offizielle und strukturierte Kommunikation. Laufen alle Nachrichten in einem gemeinsamen Postfach zusammen, bleibt alles schriftlich festgehalten, Dokumente lassen sich leicht anhängen, und jeder arbeitet, wann es passt. Sie antworten, wenn Sie Zeit haben, ohne den manchmal ungesunden Druck eines Messengers.
Datensicherheit und DSGVO im Verein
Es wird oft vergessen, aber Vereine verarbeiten sensible Daten. Namen, Anschriften, Telefonnummern und in Sportvereinen manchmal Gesundheitsangaben. Die Datenschutz-Grundverordnung gilt auch für ehrenamtlich geführte Vereine, ob eingetragen oder nicht.1
Ein einziges Passwort, das sich mehrere Personen teilen, ist eine erhebliche Sicherheitslücke. Wird das Konto gehackt, liegen die Daten all Ihrer Mitglieder offen. Mit persönlichen Zugängen senken Sie das Risiko und können im Fall einer Prüfung zeigen, dass Sie ernsthafte Schutzmaßnahmen getroffen haben.
Ein gut organisiertes Postfach macht es auch leichter, das Recht auf Löschung zu beachten. Tritt ein Mitglied aus und verlangt, dass seine Daten gelöscht werden, finden Sie alle Nachrichten, die es betreffen, in einer geordneten Oberfläche viel schneller als in Dutzenden verstreuter privater Postfächer.
Gute Gewohnheiten für ein gesundes Vereinspostfach
Damit Ihre neue Organisation auf Dauer hält, hier ein paar einfache Tipps für den Alltag.
Legen Sie zuerst feste Zeiten zum Antworten fest. Niemand muss den ganzen Tag online sein. Die Ehrenamtlichen können zum Beispiel beschließen, E-Mails zweimal pro Woche zu bearbeiten, etwa dienstagabends und samstagvormittags. Wenn Sie diese Antwortzeiten auf Ihrer Website oder in Ihrer E-Mail-Signatur nennen, wissen alle, woran sie sind, und das Team steht weniger unter Druck.
Pflegen Sie außerdem Ihre Vorlagen. Für wiederkehrende Fragen (Aufnahme in den Verein, Trainingszeiten, benötigte Unterlagen) legen Sie Musterantworten an. Das spart viel Zeit und sorgt dafür, dass alle dieselbe Auskunft im selben Ton geben.
Räumen Sie schließlich regelmäßig auf. Archivieren Sie abgeschlossene Konversationen, damit in Ihrer Hauptansicht nur noch die offenen Angelegenheiten stehen. Ein leeres (oder fast leeres) Postfach ist das beste Mittel gegen das Gefühl, überrollt zu werden.
Wie Trupeo Vereinen hilft, den Überblick zu behalten
Trupeo wurde entwickelt, um kleinen Teams ohne Budget für komplizierte Software den Alltag zu erleichtern. Für einen Verein ist es das passende Werkzeug, um die eigene Kommunikation wieder in den Griff zu bekommen.
Mit Trupeo verbinden Sie Ihre bestehende Adresse bei Gmail, Google Workspace, Outlook, Microsoft 365 oder jedem IMAP-Anbieter. Alle Ehrenamtlichen melden sich mit ihrem eigenen Konto an. Das Passwort des gemeinsamen Postfachs muss niemand mehr kennen, und das erhöht die Sicherheit. Mehr dazu lesen Sie in unserem Ratgeber, wie Sie ein Postfach ohne Passwort teilen.
Die Stärke von Trupeo sind die Notizen fürs Team. Unter jeder E-Mail können Sie eine Notiz hinterlassen, die nur Ihr Team sieht. „Julia, kannst du nachsehen, ob die Überweisung eingegangen ist?“ Julia antwortet direkt unter der E-Mail. Der ganze Austausch bleibt am selben Ort wie die ursprüngliche E-Mail. Wenn der Vorstand in zwei Jahren wechselt, sieht die Nachfolge nicht nur die E-Mail, sondern auch alle Überlegungen, die zur Antwort geführt haben.
Das ist ein echtes Gedächtnis für Ihren Verein. Und weil wir wissen, dass das Geld knapp ist, bieten wir unsere Preise mit 50 % Rabatt für verifizierte Vereine an. Der Tarif Duo (2 Personen, pro Postfach) sinkt von 10 € auf 5 € pro Monat zzgl. MwSt., der Tarif Team (ab 3 Personen) von 20 € auf 10 € pro Monat zzgl. MwSt.
Ein konkretes Beispiel: der Förderverein einer Grundschule
Nehmen wir den Förderverein einer Grundschule. Vier Eltern engagieren sich aktiv: Markus, Sophie, Lea und David. Die vier bekommen Dutzende E-Mails zum Schulfest, zu Fotobestellungen und zu Fragen rund um das Mittagessen.
Vor Trupeo herrschte Durcheinander. Sophie antwortete manchmal einem Elternteil, während Markus die Sache längst mit der Schulleiterin am Telefon geklärt hatte. E-Mails von Lieferanten fürs Schulfest blieben wochenlang unbeantwortet, weil alle dachten, jemand anderes kümmere sich darum.
Seit sie Trupeo nutzen, haben sie ein gut funktionierendes gemeinsames Postfach eingerichtet. Kommt eine E-Mail zu einer Kuchenbestellung, übergibt Sophie sie an Lea, die sich um die Organisation kümmert. Ist Lea beim Preis unsicher, fragt sie Markus, den Kassenwart, in einer Notiz fürs Team. Die Eltern bekommen eine klare, schnelle und vor allem nur eine einzige Antwort.
Die Wirkung auf ihre Organisation war sofort spürbar. Die vier haben die Zeit, die sie mit Absprachen verbringen, halbiert. Statt stundenlang in Sitzungen offene E-Mails durchzugehen, öffnen sie Trupeo und sehen sofort, was noch zu tun ist.
Bei der Übergabe im folgenden Jahr hatten die neuen Ehrenamtlichen keine Angst, die Aufgaben zu übernehmen. Die Neuen konnten den Austausch des Vorjahres nachlesen und so verstehen, wie das Schulfest organisiert wird, welche Preise die Lieferanten verlangten und wie man mit Unvorhergesehenem umgeht. So sparten sie wertvolle Zeit und konnten sich auf neue Projekte konzentrieren, etwa einen Schulgarten, statt nach Informationen zu suchen, die irgendwo im digitalen Nirgendwo verloren gegangen waren.
Wenn Sie Ihren Ehrenamtlichen diese Ruhe schenken möchten, sehen Sie sich unsere Seite für Vereine an und bringen Sie noch heute Ordnung in Ihre E-Mails.
Hinweis
- Dieser Abschnitt gibt eine allgemeine Orientierung und ist keine Rechtsberatung. Ein Verein sollte prüfen, welche Regeln für seine Tätigkeit gelten, besonders wenn er Daten von Kindern, Gesundheitsdaten oder Zahlungsdaten verarbeitet. ↩
Quellen:
- Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg: Datenschutz im Verein nach der DS-GVO, Stand 24.06.2020: Für Vereine gelten grundsätzlich sämtliche Vorschriften der DS-GVO, unabhängig davon, ob der Verein ins Vereinsregister eingetragen ist.
- § 67 BGB: Änderung des Vorstands (Gesetze im Internet): Jede Änderung des Vorstands ist vom Vorstand zur Eintragung anzumelden.
- Google for Nonprofits: Richtlinien zur Teilnahmeberechtigung: Voraussetzungen für die Technologieprogramme von Google, in Deutschland unter anderem für eingetragene Vereine.
- Microsoft für Non-Profits: Zuschüsse, Rabatte und ein Sicherheitsprogramm für Non-Profit-Organisationen.