Mandare avanti un’associazione è una sfida di tutti i giorni. Tra richieste di adesione, rapporti con il Comune, organizzazione degli eventi e domande dei soci, la casella email diventa in fretta il centro nevralgico dell’associazione. Eppure spesso è anche il posto più disordinato. Organizzare le email di un’associazione non è solo una questione di ordine: è una condizione indispensabile perché le attività dell’associazione durino nel tempo e i volontari non si esauriscano.
Il problema: una casella che nessuno gestisce davvero
In molte associazioni la gestione delle email somiglia a una partita di ping-pong senza fine. Si usa un indirizzo generico come info@nostra-associazione.it e la password gira fra tre o quattro membri del consiglio direttivo.
Il risultato è prevedibile. Chiara apre un’email la mattina, pensa di rispondere più tardi, ma intanto il messaggio risulta già letto. Tommaso passa nel pomeriggio, vede l’email letta e dà per scontato che se ne sia occupata Chiara. Alla fine non risponde nessuno. Il partner o il futuro socio aspetta, e l’immagine dell’associazione ne risente.
C’è poi la sindrome della doppia risposta. In un momento di entusiasmo, due volontari rispondono alla stessa email a dieci minuti di distanza, a volte con informazioni contraddittorie. È frustrante per i volontari e poco serio agli occhi di chi vi scrive.
Cosa succede quando cambia il consiglio direttivo
È il momento più delicato nella vita di un’associazione. All’assemblea dei soci si rinnova il consiglio direttivo: il segretario lascia, ne arriva uno nuovo. Se la gestione delle email si basava su abitudini personali o su cartelle salvate sul computer di qualcuno, lo storico va perso.
Il nuovo volontario si ritrova davanti a una casella piena di email di cui non conosce il contesto. Non sa cosa è stato promesso a un fornitore né quale accordo è stato preso con la federazione. Deve ripartire da zero, rifare le stesse domande e a volte rimediare a errori che non ha commesso.
Questa perdita di memoria dell’associazione è un grosso freno al suo sviluppo. Senza un sistema centralizzato e condiviso, ogni cambio al vertice è un salto nel buio che logora anche i volontari più motivati.
Anche il conto in banca e gli accessi devono passare di mano, meglio se prima che il consiglio uscente se ne vada, e possono esserci adempimenti da fare. Per esempio, se la tua associazione è un ente del Terzo settore iscritto al RUNTS, il registro riporta chi ricopre le cariche sociali e ogni modifica va depositata entro trenta giorni (articolo 48 del Codice del Terzo settore). La nostra checklist per il cambio del consiglio direttivo passa in rassegna tutti questi passaggi, a partire dall’account email condiviso.
Organizzare la gestione: chi risponde a cosa
Per uscire dal caos servono regole chiare. Il primo passo è decidere chi si occupa di cosa: in una piccola associazione nessuno può fare tutto.
Puoi dividere i compiti per argomento. Il tesoriere segue le fatture e i contributi. Il segretario gestisce le iscrizioni e le convocazioni. La presidente cura i rapporti con le istituzioni.
L’ideale è usare uno strumento che permetta di affidare le email a una persona. Invece di dire “qualcuno deve rispondere a questa”, si dice “questa email è per Camilla”. Una volta affidata, l’email passa dall’elenco comune a quello di Camilla. Tutti vedono che qualcuno se ne occupa, e gli altri volontari possono smettere di pensarci.
Aiuta anche dare a una persona il compito di passare in rassegna la casella. Può aprirla una volta al giorno e affidare ogni email a chi deve occuparsene. Così nessuna email resta indietro e ognuno sa esattamente cosa ha da fare. Si evita la sensazione di essere sommersi da una montagna di email senza ordine.
Email o WhatsApp: perché tenere tutto in un unico posto
Molte associazioni sono passate a WhatsApp per fare prima. È comodo per dire “alle 18 sono lì a sistemare le sedie”, ma è un disastro per seguire le questioni importanti.
Su WhatsApp le informazioni affogano in un flusso continuo di messaggi. Non si possono classificare i messaggi, non si può seguire a che punto è una domanda e, soprattutto, si mescola la vita privata con quella dell’associazione. Ricevere una notifica alle 22 per una domanda sul tesseramento non fa bene ai volontari.
L’email resta il mezzo di riferimento per gli scambi ufficiali e ordinati. Raccogliere la comunicazione in una casella condivisa permette di conservare una traccia scritta, allegare documenti facilmente e lavorare ognuno con i propri tempi. Si risponde quando si è disponibili, senza l’urgenza a volte tossica della messaggistica istantanea.
Sicurezza dei dati e GDPR per le associazioni
Lo si dimentica spesso, ma le associazioni trattano dati delicati: nomi, indirizzi, numeri di telefono e, per le società sportive, a volte anche dati sulla salute. Le regole sulla protezione dei dati valgono anche per le realtà fatte di volontari.1
Condividere un’unica password fra più persone è una grave falla di sicurezza. Se l’account viene violato, è esposto l’intero elenco dei soci. Con accessi personali riduci i rischi e, in caso di controllo, puoi dimostrare di aver adottato misure di protezione serie.
Una casella ben organizzata rende anche più semplice rispettare il diritto alla cancellazione. Se un socio lascia l’associazione e chiede di cancellare i suoi dati, è molto più facile ritrovare tutte le email che lo riguardano in un’interfaccia ordinata che in decine di caselle personali sparse.
Buone pratiche per una casella dell’associazione in salute
Perché la nuova organizzazione duri, ecco qualche consiglio semplice da mettere in pratica ogni giorno.
Prima di tutto, fissa dei momenti per rispondere. Non serve essere connessi tutto il giorno. I volontari possono decidere di occuparsi delle email due volte a settimana, per esempio il martedì sera e il sabato mattina. Se indichi questi tempi sul sito o nella firma delle email, chi vi scrive sa cosa aspettarsi e la pressione sul team cala.
Poi cura i modelli di risposta. Per le domande che tornano sempre (iscrizioni, orari degli allenamenti, documenti da presentare), prepara dei testi pronti. Si risparmia un sacco di tempo e tutti danno la stessa informazione con lo stesso tono.
Infine, fai pulizia con regolarità. Segna come fatte le conversazioni concluse, così nella vista principale restano solo quelle ancora aperte. Una casella vuota (o quasi) è il miglior rimedio alla sensazione di essere sommersi.
Come Trupeo aiuta le associazioni a non perdere il filo
Trupeo è pensato per semplificare la vita ai piccoli team che non hanno budget per software complicati. Per un’associazione è lo strumento giusto per riprendere in mano la propria comunicazione.
Con Trupeo colleghi l’indirizzo che avete già: Gmail, Google Workspace, Outlook, Microsoft 365 o qualsiasi servizio di posta compatibile con IMAP. Ogni volontario entra nella casella con il proprio account. Non serve più condividere la password della casella comune, e la sicurezza ci guadagna. Per saperne di più, leggi la nostra guida per condividere una casella senza password.
Il punto di forza di Trupeo sono le note per il team. Sotto ogni email puoi lasciare una nota che vede solo il tuo team: “Chiara, puoi controllare se è arrivato il loro bonifico?” Chiara risponde direttamente sotto l’email. Tutta la discussione resta accanto all’email originale. Quando fra due anni cambierà il consiglio direttivo, chi subentra vedrà non solo l’email, ma anche tutto il ragionamento che ha portato alla risposta.
È una vera memoria per la tua associazione. E visto che sappiamo quanto siano stretti i budget, i nostri prezzi prevedono uno sconto del 50% per le associazioni verificate. Il piano Duo (2 persone, per casella collegata) scende da 10 € a 5 € al mese IVA esclusa, e il piano Team (da 3 persone) scende da 20 € a 10 € al mese IVA esclusa. Tutte le funzioni sono incluse in entrambi i piani.
Un esempio concreto: il comitato genitori di una scuola primaria
Prendiamo il comitato genitori di una scuola primaria. I volontari attivi sono quattro: Marco, Sofia, Giulia e Davide. Ricevono decine di email per la festa di fine anno, gli ordini delle foto di classe e le domande sulla mensa.
Prima di Trupeo regnava la confusione. Capitava che Sofia rispondesse a un genitore quando Marco aveva già chiamato la dirigente per risolvere la questione. Le email dei fornitori della festa restavano senza risposta per settimane perché ognuno pensava che se ne stesse occupando un altro.
Da quando usano Trupeo hanno messo in piedi una casella condivisa che funziona. Quando arriva un’email per un ordine di torte, Sofia la affida a Giulia, che segue la logistica. Se Giulia ha un dubbio sul prezzo, lascia una nota per il team e chiede a Marco, il tesoriere. Il genitore riceve una risposta chiara, veloce e, soprattutto, una sola.
L’effetto sulla loro organizzazione è stato immediato. Hanno dimezzato il tempo passato a coordinarsi. Invece di passare ore in riunione a fare il punto sulle email in sospeso, aprono Trupeo e vedono subito cosa resta da fare.
Al passaggio di consegne dell’anno dopo, i nuovi volontari non hanno avuto paura di prendere il testimone. Hanno potuto rileggere le email dell’anno precedente per capire come organizzare la festa, quali erano i prezzi dei fornitori e come gestire gli imprevisti. Hanno risparmiato tempo prezioso e si sono potuti dedicare a progetti nuovi, come l’orto della scuola, invece di cercare informazioni perse nel limbo digitale.
Se vuoi offrire questa tranquillità ai tuoi volontari, scopri la nostra pagina per le associazioni e comincia oggi a mettere ordine nelle email della tua associazione.
Nota
- Questo paragrafo è un’informazione generale, non una consulenza legale. Un’associazione deve verificare le regole che valgono per il suo paese e la sua attività, soprattutto se tratta dati di minori, dati sulla salute o dati di pagamento. ↩
Fonti:
- Garante per la protezione dei dati personali: GDPR, Regolamento (UE) 2016/679: la sezione dell’autorità italiana dedicata agli obblighi del Regolamento per chi tratta dati personali (responsabilizzazione, registro dei trattamenti, informativa, violazioni dei dati).
- Normattiva: D.Lgs. 3 luglio 2017, n. 117 (Codice del Terzo settore), articolo 48: il RUNTS riporta le generalità di chi ricopre cariche sociali e ogni modifica va depositata entro trenta giorni.
- Guida di Google per il non profit: Criteri di idoneità: requisiti generali per accedere al programma Google per il non profit, con i criteri di ogni paese.
- Microsoft Nonprofits: contributi e sconti tecnologici e programma di sicurezza per le organizzazioni non profit.