Quasi tutte le descrizioni del ruolo di segretario di un’associazione sembrano un elenco di adempimenti legali. Nei fatti il compito è più semplice e più disordinato: mandi le convocazioni, metti per iscritto cosa si è deciso, conservi i documenti e ti ritrovi a gestire la casella email dell’associazione. Questa guida spiega cosa chiedono di solito le regole, com’è il ruolo settimana dopo settimana e cosa consegnare il giorno in cui lasci.
Cosa chiedono le regole: di solito meno di quanto pensi
Non esiste un regolamento unico del segretario. A decidere cosa devi fare sono due cose: lo statuto della tua associazione (con l’atto costitutivo e l’eventuale regolamento interno) e la legge che le si applica. Leggili entrambi prima della tua prima riunione. Lì trovi chi convoca, con quanto preavviso, come si vota e cosa firma il segretario.
Molte piccole associazioni accorpano i ruoli, con una sola persona che fa da segretario e da tesoriere, e di solito si può fare se lo statuto lo consente. Se la tua associazione è un ente del Terzo settore, il Codice del Terzo settore (D.Lgs. 117/2017) chiede un organo di amministrazione, con la maggioranza degli amministratori scelta tra gli associati, ma non nomina nessun segretario: il ruolo, e se possa sommarsi a quello di tesoriere, lo decide lo statuto.
I compiti abituali
Le convocazioni. Lo statuto stabilisce chi va convocato, come e con quanto anticipo. Controlla che preveda la convocazione per email prima di contarci. Per il testo dell’invito, i nostri modelli di email per associazioni spiegano perché l’ordine del giorno deve essere preciso.
I verbali. È il compito meno gratificante e il più utile. Per un ente del Terzo settore non è facoltativo: l’articolo 15 del Codice chiede un libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee e uno per l’organo di amministrazione. Qualunque sia la forma della tua associazione, un buon verbale risponde a tre domande: cosa si è deciso, quando e chi l’ha deciso. Scrivilo presto, finché tutti ricordano.
I documenti e la loro conservazione. Statuto, verbali passati, libri sociali, pratiche presentate, accordi con la sala o con il Comune, assicurazione. Prima di buttare qualcosa, verifica cosa chiedono di conservare la legge e lo statuto. Tienili in un posto che appartiene all’associazione, non sul portatile del segretario.
Il libro degli associati e la corrispondenza. Tenere aggiornato l’elenco, rispondere a chi vuole iscriversi, passare al tesoriere tutto ciò che riguarda soldi. Per gli enti del Terzo settore il libro degli associati è uno dei libri obbligatori. Quell’elenco contiene dati personali: la nostra guida per organizzare le email dell’associazione tocca anche la protezione dei dati.
Gli adempimenti quando cambiano le cariche. Per un ente iscritto al RUNTS, il Registro unico nazionale del Terzo settore, il registro riporta chi ricopre le cariche sociali, e le informazioni aggiornate vanno pubblicate entro trenta giorni da ogni modifica. Se la tua associazione non è iscritta, verifica cosa chiede il registro a cui fa capo, se ce n’è uno. La nostra checklist per il cambio del consiglio direttivo copre gli adempimenti e tutti gli accessi da consegnare.
Il vero lavoro si fa nella casella dell’associazione
Lo statuto parla di convocazioni e di verbali. Quasi mai della casella email. Eppure è lì che il segretario passa la maggior parte del tempo, ed è lì che le cose si inceppano.
La scena è nota. Quattro anni fa la presidente di allora ha creato ilnostroclub@gmail.com dal suo telefono. La password gira per SMS. Finisce in un foglio di calcolo, poi sul retro di una cartellina. Nessuno sa con precisione chi può aprire la casella.
Ne nascono tre problemi.
L’accesso resta bloccato su un telefono che non hai. Quando una nuova segretaria accede da un portatile, Google può mandare la richiesta di conferma a qualsiasi smartphone Android collegato all’account, spesso quello della persona che l’ha creato e che ha lasciato il direttivo due anni fa.
Una password condivisa non protegge niente. Quando sei volontari ce l’hanno nei messaggi, non puoi sapere chi è collegato, e ogni uscita obbliga a cambiarla per tutti.
Due volontari rispondono alla stessa email. Una famiglia chiede se le iscrizioni sono aperte. La segretaria risponde la sera. Il tesoriere aveva risposto la mattina, con un’altra quota. Nessuno dei due poteva sapere che l’altro se ne stava occupando.
Per un account gmail.com condiviso tra volontari, l’opzione gratuita è la delega: un delegato legge, invia ed elimina le email senza la password, ma quando invia compare il suo indirizzo. La delega ha altri limiti quando più persone rispondono ogni settimana: li trovi nell’articolo sui limiti della delega Gmail per un piccolo team, e le altre opzioni in quello su come condividere una casella senza condividere la password.
Una routine settimanale di 30 minuti
Il segretario che finisce per esaurirsi è quello che controlla la casella ogni sera per senso di colpa. Mezz’ora fissa a settimana basta alla maggior parte delle associazioni. Ecco un punto di partenza.
- Fai ordine nella casella. Ogni email in arrivo ha una persona che se ne occupa, e una sola: tu, il tesoriere, chi coordina un’attività. Un’email senza nessuno che se ne occupi è un’email che tutti credono gestita da qualcun altro.
- Rispondi a iscrizioni e domande di informazioni, oppure passale avanti con una riga di contesto.
- Annota le decisioni prese per email. «Prenotiamo la sala per il 12» in una conversazione è una decisione. Riportala nel verbale o nel registro delle decisioni, con la data.
- Controlla il calendario delle riunioni. Se si avvicina l’assemblea annuale, il termine di preavviso potrebbe cominciare questa settimana.
- Una volta al mese: conserva e ricontrolla. Metti al loro posto i verbali approvati e rileggi l’elenco di chi ha accesso alla casella. C’è ancora qualcuno che se n’è andato?
Se più volontari condividono la casella, l’inizio della stagione è il momento giusto per rimetterla in ordine: leggi come riordinare le email dell’associazione per la nuova stagione e la nostra guida per coordinare i volontari via email.
Cosa consegnare quando lasci
Un segretario che se ne va portandosi via la memoria dell’associazione costringe chi arriva a ripartire da zero. Prepara il passaggio di consegne prima dell’assemblea, non la sera stessa.
- I documenti fondamentali: statuto e atto costitutivo aggiornati, regolamento interno, estremi dell’iscrizione ai registri.
- I libri dei verbali e il registro delle decisioni.
- Il libro degli associati, in un posto che chi ti succede può raggiungere.
- Un elenco degli account: la casella, il dominio se ne avete uno, l’accesso al registro. Per ciascuno: dove si trova, a nome di chi, chi può entrarci.
- L’accesso alla casella: opzioni di recupero a nome dell’associazione o del nuovo direttivo, e accesso tolto a chi esce, te compreso. Fallo qualche settimana prima dell’assemblea, finché sei ancora raggiungibile.
- Le conversazioni aperte, ognuna con una riga di spiegazione: «In attesa del preventivo del catering», «Il Comune deve ancora confermare la sala».
- L’aggiornamento delle cariche al registro, se la tua associazione è iscritta. Offri il tuo aiuto, ma verifica nello statuto e sul registro chi deve presentarlo.
Per la parte che riguarda la casella, segui nel dettaglio il metodo della nostra guida al passaggio delle email tra volontari.
Dove si inserisce Trupeo
Tutto quello che hai letto funziona senza spendere nulla. Trupeo serve quando più volontari rispondono ogni settimana dallo stesso indirizzo.
Colleghi l’indirizzo che l’associazione ha già, che sia su gmail.com, outlook.com o presso qualsiasi servizio email IMAP. Ogni volontario ha il proprio accesso, quindi nessuno condivide una password. Ogni email ha qualcuno che se ne occupa e uno stato (Da assegnare, In corso, Fatto), lasci una nota per il team accanto alla conversazione e vedi quando un altro membro sta scrivendo una risposta. Un passaggio di consegne diventa togliere un accesso e aggiungerne un altro. Se l’associazione smette di usare Trupeo, l’indirizzo continua a funzionare presso il suo servizio email.
Per un’associazione verificata costa 5 € al mese per casella collegata, IVA esclusa, per 2 persone e 10 € da 3 persone in su, invece di 10 € e 20 €. Ogni piano include tutte le funzioni. Vedi la pagina per le associazioni e i prezzi.
Domande frequenti
Un’associazione deve avere per forza un segretario?
Dipende dallo statuto e dalla legge che si applica alla tua associazione. Molte piccole associazioni ne hanno uno perché qualcuno deve mandare le convocazioni e tenere i verbali, ma il titolo in sé spesso non è obbligatorio. Il Codice del Terzo settore, per esempio, chiede un organo di amministrazione, non un segretario.
Cosa deve contenere il verbale di una riunione del direttivo?
Come minimo, cosa si è deciso, quando e chi l’ha deciso. Per un ente del Terzo settore quei verbali finiscono nel libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’organo di amministrazione, uno dei libri obbligatori. Scrivili presto, prima della riunione successiva.
Una stessa persona può essere segretario e tesoriere?
Spesso sì, se lo statuto lo consente. Le piccole associazioni accorpano i ruoli di continuo. Controlla prima la parte dello statuto che elenca le cariche.
Il segretario deve gestire la casella da solo?
No. Lo statuto lo dice di rado. Conta che ogni email abbia una sola persona che se ne occupa e che tutti sappiano chi risponde a cosa. Mezz’ora fissa a settimana per fare ordine e affidare le email vale più di un segretario che controlla tutto, ogni sera.
Cosa deve consegnare un segretario quando lascia?
Lo statuto e i documenti fondamentali, i libri dei verbali e il registro delle decisioni, il libro degli associati, l’elenco di tutti gli account con chi li tiene, le opzioni di recupero della casella passate all’associazione, gli accessi di chi esce tolti e una nota su ogni conversazione aperta.
Fonti:
- Normattiva: D.Lgs. 117/2017, articolo 15: rilevato a ottobre 2026, i libri sociali obbligatori degli enti del Terzo settore (libro degli associati, libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee, libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’organo di amministrazione).
- Normattiva: D.Lgs. 117/2017, articolo 26: rilevato a ottobre 2026, l’obbligo di nominare un organo di amministrazione nelle associazioni del Terzo settore, con la maggioranza degli amministratori scelta tra gli associati.
- Normattiva: D.Lgs. 117/2017, articolo 48: rilevato a ottobre 2026, le generalità di chi ricopre cariche sociali tra le informazioni del RUNTS e la pubblicazione delle informazioni aggiornate entro trenta giorni da ogni modifica.
- Guida di Gmail: Delega e collabora con l’email: rilevato a ottobre 2026, cosa può fare un delegato, che quando invia compare il suo indirizzo e che non può modificare la password.
- Guida di Account Google: Accedere con i messaggi di Google: rilevato a ottobre 2026, i messaggi di conferma arrivano su qualsiasi smartphone Android su cui è stato eseguito l’accesso all’account.