Gli stessi messaggi tornano ogni stagione
Apri la casella email della tua associazione e torna indietro di un anno. Troverai sempre le stesse situazioni: quote da sollecitare in autunno, iscrizioni da confermare a settembre, donazioni da ringraziare dopo le feste, un’assemblea da convocare in primavera. Cambiano i nomi, la sostanza quasi per niente.
Riscrivere ogni risposta da zero consuma tempo dei volontari, la risorsa più scarsa di un’associazione. E improvvisare produce risposte disomogenee: calorose una sera, sbrigative il giorno dopo, a seconda di chi è di turno.
Ecco quindi dodici modelli. Tre regole perché non suonino mai preconfezionati:
- Sostituisci tutto ciò che è tra parentesi quadre e aggiungi un dettaglio vero: il nome della persona, l’attività, il giorno in cui vi siete conosciuti.
- Firma con un nome, non con «Il consiglio direttivo». Le persone rispondono a Giulia, non a un ente.
- Taglia quello che non si adatta al tuo caso. Un modello è un punto di partenza, non un modulo da compilare.
Quote associative: ricordare senza assillare
A nessuno piace rincorrere le quote che tengono in vita l’associazione. Bastano due messaggi: un promemoria leggero, poi un ultimo sollecito chiaro. Per tutta la stagione, vedi i nostri modelli di email per il sollecito delle quote associative, dalla richiesta della quota all’ultimo avviso, con il ringraziamento e una risposta per le famiglie in difficoltà economica.
1. Promemoria della quota, versione neutra. Mandalo qualche settimana dopo la scadenza, senza alcun rimprovero: una semplice dimenticanza è di gran lunga la causa più frequente.
Oggetto: Piccolo promemoria: quota associativa [2026-2027]
Ciao [nome],
Salvo errori da parte nostra, non abbiamo ancora ricevuto la tua quota di [importo] per la stagione [2026-2027]. Sarà quasi certamente una dimenticanza: puoi pagare [con bonifico, online o in sede il martedì sera].
Se hai già pagato, ignora pure questo messaggio. E se in questo momento la cifra è un problema, dimmelo senza imbarazzo: troviamo una soluzione.
Grazie, [nome del tesoriere]
2. Ultimo sollecito prima della decadenza. Fermo sui fatti, calmo nei toni. Solo dopo due promemoria rimasti senza risposta, e adattato a quello che dice davvero il vostro statuto.
Oggetto: Ultimo promemoria: quota [2026-2027]
Ciao [nome],
Nonostante due promemoria, la tua quota di [importo] risulta ancora da versare. Se non ci sentiamo entro il [data], la tua iscrizione decadrà, come prevede il nostro statuto per i soci non in regola.
Preferiremmo di gran lunga tenerti con noi. Basta una riga di risposta per sistemare tutto.
[nome], per il consiglio direttivo
Prima di premere invio, rileggi lo statuto. È lì che si trovano i diritti e gli obblighi dei soci: chi fissa la quota, entro quando va versata, cosa succede a chi non paga. Per gli enti del Terzo settore la legge chiede espressamente che l’atto costitutivo indichi diritti e obblighi degli associati. L’email qui sopra è il passo amichevole; se le vostre regole prevedono una comunicazione formale prima di escludere un socio, segui quella procedura alla lettera. Una decadenza gestita con leggerezza ti costa un socio e una discussione.
Donazioni: ringraziare in fretta, documentare bene
3. Ringraziamento per una donazione. Mandalo entro 48 ore. La rapidità conta più della lunghezza.
Oggetto: Grazie per la sua donazione
Gentile [nome],
la sua donazione di [importo] è arrivata oggi. Grazie, davvero. In concreto servirà per [qualcosa di preciso: le nuove divise degli under 10, la gita di giugno].
La ricevuta per la dichiarazione dei redditi le arriverà [entro la settimana o a gennaio].
Con gratitudine, [nome]
4. Ricevuta scritta per una donazione. Precisa e datata: il donatore la conserva insieme alle carte della dichiarazione dei redditi.
Oggetto: La ricevuta della sua donazione [anno]
Gentile [nome],
a nome di [associazione], codice fiscale [codice fiscale], la ringraziamo per la donazione di [importo] ricevuta il [data] tramite [bonifico, carta]. Si tratta di un’erogazione liberale, per la quale non le è stato dato nulla in cambio.
Le consigliamo di conservare questo messaggio con la documentazione del pagamento.
[nome], [ruolo], [associazione]
La ricevuta non è un favore al donatore: è un documento a cui sono legati soldi veri. In Italia chi dona a un ente del Terzo settore, cioè un ente iscritto al Registro unico nazionale del Terzo settore (RUNTS), può detrarre dall’IRPEF il 30% della donazione, il 35% se l’ente è un’organizzazione di volontariato, per un massimo di 30.000 € l’anno. In alternativa può dedurla dal reddito, nel limite del 10% del reddito dichiarato. Per le donazioni in denaro la detrazione spetta solo se il versamento passa da banca, posta o altri sistemi di pagamento tracciabili: i contanti restano fuori. Se la tua associazione non è iscritta al RUNTS, verifica con chi tiene la contabilità quali regole valgono prima di promettere un vantaggio fiscale. In ogni caso «credo che qualcuno l’abbia mandata» non basta: bisogna sapere chi ha emesso cosa. Se le ricevute partono da un indirizzo gestito da più volontari, un modo chiaro di organizzare le email dell’associazione evita doppioni e buchi.
Volontari: accogliere e cercare rinforzi
5. Benvenuto a un nuovo volontario. Rispondi entro 48 ore: un volontario lasciato ad aspettare trova un altro modo di usare il suo tempo.
Oggetto: Benvenuto a bordo!
Ciao [nome],
grazie per esserti offerto di dare una mano, arrivi proprio al momento giusto. Le cose pratiche: ci troviamo [giorno, ora, luogo]; quando arrivi chiedi di [nome del coordinatore]. Porta [attrezzatura] e calcola circa [durata].
Non serve esperienza, [nome del coordinatore] ti spiegherà tutto. Hai domande prima? Rispondi pure a questo messaggio.
A presto, [nome]
6. Ricerca di volontari. Una richiesta precisa recluta meglio di un appello generico alla buona volontà.
Oggetto: Cerchiamo 4 persone per [evento] il [data]
Ciao a tutti,
per [evento] del [data] ci mancano quattro paia di mani: due al punto ristoro dalle 10 alle 13, due all’accoglienza dalle 13 alle 16. Nessuna competenza particolare, basta esserci.
Per iscriverti rispondi a questo messaggio indicando la fascia oraria. Grazie in anticipo!
[nome], per [associazione]
Iscrizioni e richieste di adesione
7. Richiesta di iscrizione, posto disponibile. Tutto in un solo messaggio: ogni scambio evitato è un’iscrizione che va davvero in porto.
Oggetto: La tua iscrizione a [attività]: ci sei
Ciao [nome],
buone notizie: c’è ancora posto nel gruppo del [giorno, ora]. Per confermarlo ci servono il modulo allegato compilato, la quota di [importo] e [certificato medico, foto].
Puoi mandarci tutto rispondendo a questa email, oppure portarlo [in sede il martedì sera]. Il posto resta tenuto per te fino al [data].
A presto, [nome]
8. Richiesta di iscrizione, posti esauriti. Un no chiaro che aiuta comunque: lista d’attesa più un’alternativa.
Oggetto: [Attività] è al completo, ma ci sono alternative
Ciao [nome],
purtroppo il gruppo del [giorno, ora] è al completo per questa stagione. Ti mettiamo volentieri in lista d’attesa: nei primi due mesi capita spesso che si liberi un posto, e in quel caso ti scriviamo subito.
Se aspettare non fa per te, [un’altra fascia oraria o un’associazione vicina] propone [alternativa].
Un saluto, [nome]
9. Messaggio dopo una festa delle associazioni o un open day. Mandalo entro la settimana, finché le persone si ricordano del vostro banchetto.
Oggetto: Piacere di averti conosciuto a [evento] sabato
Ciao,
grazie per esserti fermato al nostro banchetto sabato. Come promesso, la versione breve: le lezioni di prova gratuite sono [date], senza impegno. Basta presentarsi con [attrezzatura].
Per prenotare una prova rispondi a questo messaggio con nome ed età di chi partecipa. Confermiamo entro 48 ore.
A presto, [nome]
I messaggi delicati
10. Risposta a un socio scontento. Rispondi in fretta e non ribattere punto per punto per iscritto.
Oggetto: Re: [il suo oggetto]
Ciao [nome],
grazie per aver trovato il tempo di scriverci, e mi dispiace che [situazione] sia andata così. Ho girato il tuo messaggio a [nome], che segue questo tema: avrai una risposta completa entro il [data].
Se preferisci parlarne a voce, puoi raggiungere [nome] [fascia oraria, numero di telefono].
Un saluto, [nome]
11. Convocazione dell’assemblea annuale. L’ordine del giorno non è una formalità. Il vostro statuto quasi certamente fissa un preavviso e chiede che l’ordine del giorno sia nella convocazione, e le decisioni su punti di cui nessuno era stato avvisato sono proprio quelle che vengono contestate. Elenca i punti con precisione. Per le deleghe, negli enti del Terzo settore la legge prevede che, se lo statuto non dispone diversamente, ogni socio possa farsi rappresentare da un altro socio con delega scritta, anche in calce alla convocazione; ciascuno può rappresentare al massimo tre soci (cinque negli enti con almeno 500 soci). Se la convocazione la mandi tu, leggi anche il ruolo del segretario dell’associazione.
Oggetto: Assemblea annuale dei soci di [associazione] del [data]: convocazione
Ciao [nome],
l’assemblea annuale dei soci di [associazione] si terrà il [data] alle [ora], presso [luogo]. All’ordine del giorno:
- Relazione sulle attività e bilancio [2025-2026]
- Quota associativa [2026-2027]
- Elezione di tre membri del consiglio direttivo
Se non puoi partecipare, puoi delegare un altro socio con il modulo di delega allegato. Le decisioni le prende chi è in sala, quindi la tua presenza conta.
[nome], [ruolo]
12. Passaggio di consegne a un nuovo referente. Il messaggio che evita al tuo successore di partire al buio.
Oggetto: [Ruolo]: passo il testimone a [nome]
Ciao a tutti,
dopo [durata] come [ruolo], passo il testimone a [nome], che molti di voi conoscono già. Dal [data], [nome] risponde a questo indirizzo per tutto ciò che riguarda [temi].
Le questioni aperte sono state passate: [questione 1], [questione 2]. Grazie per questi anni, e buon lavoro a [nome]!
[nome]
Un passaggio di consegne non sta mai in una sola email: devono passare anche lo storico, gli accessi e le questioni aperte. Abbiamo spiegato il metodo in passare la casella dell’associazione da un volontario all’altro.
Il difficile non è scrivere, è sapere chi scrive
Un modello risolve metà del problema: cosa rispondere. L’altra metà è chi risponde, e su un indirizzo gestito da tre o quattro volontari è quella che fa male. Due persone mandano lo stesso sollecito della quota allo stesso socio a un giorno di distanza. Un donatore aspetta la ricevuta perché ognuno pensava che l’avesse già mandata un altro.
Per conservare i modelli basta un documento condiviso: non serve comprare uno strumento per questo. A una casella email normale manca tutto il resto: sapere chi ha preso in mano un messaggio, cosa è fatto, cosa aspetta ancora. È esattamente quello che fa Trupeo. Colleghi l’indirizzo che l’associazione usa già (Gmail, Outlook, Microsoft 365 o qualsiasi casella IMAP). Ogni volontario accede con il proprio account, e ogni conversazione ha una persona che se ne occupa, uno stato (Da assegnare, In corso, Fatto) e note per il team del tipo «ricevuta inviata il 12 gennaio». I solleciti doppi spariscono, e l’indirizzo resta lo stesso.
E se dopo anni di volontari che si sono passati il testimone la casella dell’associazione sembra una soffitta, comincia la stagione riordinando la casella condivisa, poi guarda cosa offre Trupeo per le associazioni.
Fonti:
- D.Lgs. 3 luglio 2017, n. 117 (Codice del Terzo settore), art. 83 (Normattiva): la detrazione IRPEF del 30% (35% per le organizzazioni di volontariato) fino a 30.000 € l’anno, la deduzione nel limite del 10% del reddito dichiarato e l’obbligo di versamento tramite banca, posta o altri sistemi tracciabili.
- Codice del Terzo settore, art. 4 (Normattiva): un ente del Terzo settore è tale se iscritto al Registro unico nazionale del Terzo settore.
- Codice del Terzo settore, art. 21 (Normattiva): l’atto costitutivo indica i diritti e gli obblighi degli associati e i requisiti per l’ammissione.
- Codice del Terzo settore, art. 24 (Normattiva): la delega scritta tra associati, anche in calce alla convocazione, se lo statuto non dispone diversamente, e il limite di tre associati rappresentati a testa (cinque negli enti con almeno 500 associati).