Die meisten Beschreibungen des Schriftführeramts lesen sich wie eine juristische Checkliste. In der Praxis ist die Aufgabe einfacher und zugleich chaotischer: Sie verschicken die Einladungen, Sie halten fest, was beschlossen wurde, Sie bewahren die Unterlagen auf, und am Ende landet das E-Mail-Postfach des Vereins bei Ihnen. Dieser Leitfaden zeigt, was die Regeln meist verlangen, wie das Amt Woche für Woche aussieht und was Sie an dem Tag übergeben, an dem Sie aufhören.
Was die Regeln verlangen: meist weniger als gedacht
Es gibt kein einheitliches Regelwerk für Schriftführer. Zwei Dinge bestimmen, was Ihre Aufgabe ist: Ihre eigene Satzung (dazu eventuell eine Geschäftsordnung) und das Recht des Landes, in dem der Verein eingetragen ist. Lesen Sie beides vor Ihrer ersten Sitzung. Dort steht, wer Versammlungen einberuft, mit welcher Frist und in welcher Form eingeladen wird, wie abgestimmt wird und wer was unterschreibt.
In Deutschland gilt für den Verein das BGB. Einen Vorstand muss jeder Verein haben (§ 26 BGB), ein Schriftführer kommt im Gesetz dagegen nicht vor. Wie der Vorstand gebildet wird, soll die Satzung regeln (§ 58 BGB). Ob es einen Schriftführer gibt und welche Ämter eine Person zusammen ausüben darf, steht deshalb meist in der Satzung oder in einer Geschäftsordnung. Viele kleine Vereine legen Ämter zusammen, etwa Schriftführer und Kassenwart in einer Hand. Das geht in der Regel, solange die Satzung es zulässt.
Die üblichen Aufgaben
Einladungen. Die Satzung legt fest, wer eingeladen wird, in welcher Form und mit welcher Frist. Nach § 58 BGB soll die Satzung auch die Form der Berufung der Mitgliederversammlung regeln. Prüfen Sie, ob eine Einladung per E-Mail erlaubt ist, bevor Sie sich darauf verlassen. Für die Einladung selbst erklärt unsere Vorlage für die Einladung zur Mitgliederversammlung, warum die Tagesordnung genau sein muss.
Protokolle. Die am wenigsten glamouröse Aufgabe und die nützlichste. Nach § 58 BGB soll die Satzung auch die Beurkundung der Beschlüsse regeln, also wie Beschlüsse festgehalten und unterschrieben werden. Ein guter Test für jedes Protokoll, unabhängig von Ihrer Satzung: Steht darin, was beschlossen wurde, wann und von wem? Schreiben Sie es zeitnah, spätestens bis zur nächsten Sitzung, solange sich alle noch erinnern.
Unterlagen und Aufbewahrung. Satzung, alte Protokolle, Registerunterlagen, Verträge mit dem Vermieter des Saals oder der Gemeinde, Versicherungen. Für steuerlich relevante Unterlagen nennt § 147 der Abgabenordnung Aufbewahrungsfristen von sechs, acht oder zehn Jahren. Klären Sie also mit dem Kassenwart, was für Ihren Verein gilt, bevor Sie etwas wegwerfen. Bewahren Sie alles an einem Ort auf, der dem Verein gehört, nicht auf dem privaten Laptop des Schriftführers.
Mitgliederliste und Schriftverkehr. Die Liste aktuell halten, Aufnahmeanträge beantworten, alles rund ums Geld an den Kassenwart weitergeben. Diese Liste enthält personenbezogene Daten: Unser Leitfaden zum Organisieren der E-Mails im Verein geht auch auf den Datenschutz ein.
Meldungen beim Vorstandswechsel. Beim eingetragenen Verein ist jede Änderung des Vorstands zur Eintragung ins Vereinsregister anzumelden, und zwar vom Vorstand, mit einer Abschrift der Urkunde über die Änderung, etwa dem Protokoll der Wahl (§ 67 BGB). Die Anmeldung erfolgt durch Vorstandsmitglieder in vertretungsberechtigter Zahl per öffentlich beglaubigter Erklärung, also über einen Notar (§ 77 BGB). Unsere Checkliste zum Vorstandswechsel führt durch die Meldungen und jeden Zugang, der übergeben werden muss.
Im Vereinspostfach passiert die eigentliche Arbeit
Die Satzung spricht von Einladungen und Protokollen. Das Postfach erwähnt sie selten. Dabei verbringt der Schriftführer dort die meiste Zeit, und genau dort geht etwas schief.
Das Muster ist bekannt. Vor vier Jahren hat die damalige Vorsitzende unserverein@gmail.com auf ihrem Handy angelegt. Das Passwort wandert per SMS weiter. Es steht in einer Tabelle, dann auf der Rückseite eines Ordners. Niemand weiß genau, wer das Postfach öffnen kann.
Daraus folgen drei Probleme.
Die Anmeldung hängt an einem Handy, das Sie nicht haben. Wenn sich der neue Schriftführer am Laptop anmeldet, kann Google die Bestätigungsaufforderung an jedes Android-Smartphone schicken, das im Konto angemeldet ist, oft an das der Gründerin, und die ist vor zwei Jahren aus dem Vorstand ausgeschieden.
Ein geteiltes Passwort schützt nichts. Sobald sechs Ehrenamtliche es in ihren Nachrichten haben, wissen Sie nicht mehr, wer angemeldet ist, und jeder Abschied bedeutet, es für alle zu ändern.
Zwei Ehrenamtliche beantworten dieselbe E-Mail. Eine Familie fragt, ob die Anmeldung schon offen ist. Der Schriftführer antwortet am Abend. Die Kassenwartin hatte schon am Morgen geantwortet, mit einem anderen Beitrag. Keiner der beiden konnte wissen, dass der andere dran war.
Für ein Gmail-Konto, das sich Ehrenamtliche teilen, ist die kostenlose Lösung die Delegierung: Eine bevollmächtigte Person liest, sendet und löscht E-Mails ohne das Passwort, doch beim Senden wird ihre eigene E-Mail-Adresse angezeigt. Sobald mehrere Personen jede Woche antworten, hat die Delegierung weitere Grenzen: Wir haben sie in Grenzen der Gmail-Delegierung für kleine Teams beschrieben und die anderen Wege in ein Postfach teilen, ohne das Passwort zu teilen.
Eine Wochenroutine in 30 Minuten
Wer ausbrennt, ist der Schriftführer, der jeden Abend aus schlechtem Gewissen ins Postfach schaut. Eine feste halbe Stunde pro Woche reicht den meisten Vereinen. Hier ein Ausgangspunkt.
- Das Postfach sortieren. Jede eingehende E-Mail bekommt genau eine Person, die sich darum kümmert: Sie, die Kassenwartin, eine Abteilungsleiterin. Eine E-Mail ohne zuständige Person ist eine E-Mail, von der alle glauben, dass jemand anderes sie erledigt hat.
- Aufnahme- und Auskunftsanfragen beantworten oder mit einer Zeile Erklärung weitergeben.
- Per E-Mail getroffene Entscheidungen festhalten. „Wir buchen den Saal für den 12.“ in einer Konversation ist eine Entscheidung. Übertragen Sie sie mit Datum ins Protokoll oder in die Beschlusssammlung.
- Den Sitzungskalender prüfen. Steht eine Mitgliederversammlung an, beginnt die Einladungsfrist vielleicht schon diese Woche.
- Einmal im Monat: ablegen und prüfen. Die genehmigten Protokolle ablegen und die Liste der Personen mit Zugang zum Postfach durchgehen. Steht dort noch jemand, der den Verein verlassen hat?
Teilen sich mehrere Ehrenamtliche das Postfach, ist der Saisonstart ein guter Moment, um aufzuräumen: Dazu passen unsere Anleitung, um das Vereinspostfach zur neuen Saison aufzuräumen, und unser Leitfaden, um Ehrenamtliche per E-Mail zu koordinieren.
Was Sie beim Abschied übergeben
Ein Schriftführer, der mit dem Gedächtnis des Vereins geht, lässt seine Nachfolge bei null anfangen. Bereiten Sie die Übergabe vor der Mitgliederversammlung vor, nicht am Abend selbst.
- Die Grundlagen: aktuelle Satzung, Geschäftsordnung, Unterlagen zur Registereintragung.
- Protokolle und Beschlusssammlung.
- Die Mitgliederliste, an einem Ort, den Ihre Nachfolge erreicht.
- Eine Liste der Konten: das Postfach, die Domain, falls vorhanden, die Zugänge zu Online-Portalen von Behörden. Zu jedem: wo es liegt, auf wessen Namen, wer Zugang hat.
- Der Zugang zum Postfach: die Wiederherstellungsoptionen auf den Verein oder den neuen Vorstand umgestellt, die Zugänge aller entfernt, die gehen, Ihren eigenen eingeschlossen. Erledigen Sie das einige Wochen vor der Versammlung, solange Sie noch erreichbar sind.
- Offene Konversationen, jeweils mit einer Zeile Erklärung: „Wir warten auf das Angebot des Partyservice“, „Die Gemeinde muss den Saal noch bestätigen“.
- Die Anmeldung zum Vereinsregister, wenn Ihr Verein eingetragen ist. Bieten Sie Ihre Hilfe an, aber unterschreiben muss der Vorstand in vertretungsberechtigter Zahl.
Für die Postfachseite der Übergabe im Detail folgen Sie unserer Methode zur E-Mail-Übergabe unter Ehrenamtlichen.
Wo Trupeo hilft
Alles oben funktioniert, ohne etwas zu bezahlen. Trupeo hilft, wenn mehrere Ehrenamtliche jede Woche von derselben Adresse aus antworten.
Sie verbinden die Adresse, die der Verein schon hat, ob bei gmail.com, outlook.com oder einem beliebigen IMAP-Anbieter. Jedes Mitglied hat ein eigenes Konto, niemand teilt ein Passwort. Bei jeder E-Mail sieht man, wer sich darum kümmert und wo sie steht („Zu vergeben“, „In Bearbeitung“, „Erledigt“), Sie hinterlassen Notizen fürs Team neben der Konversation und sehen, wenn jemand gerade eine Antwort schreibt. Eine Übergabe heißt dann: einen Zugang entfernen, einen anderen hinzufügen. Nutzt der Verein Trupeo nicht mehr, funktioniert die Adresse bei ihrem Anbieter weiter.
Ein geprüfter Verein zahlt pro verbundenem Postfach und Monat 5 € für 2 Personen und 10 € ab 3 Personen statt 10 € und 20 €, jeweils zzgl. MwSt. Mehr auf der Seite für Vereine und bei den Preisen.
Häufige Fragen
Muss ein Verein einen Schriftführer haben?
Das hängt von der Satzung ab. Das BGB verlangt einen Vorstand (§ 26 BGB), nennt aber keinen Schriftführer. Viele Vereine haben trotzdem einen, weil jemand einladen und Protokoll führen muss. Ob das Amt vorgesehen ist, steht meist in der Satzung oder in einer Geschäftsordnung.
Was gehört in ein Protokoll der Vorstandssitzung?
Mindestens: was beschlossen wurde, wann und von wem. Wie Beschlüsse beurkundet werden, also etwa wer das Protokoll unterschreibt, soll die Satzung regeln (§ 58 BGB). Schreiben Sie es zeitnah, spätestens bis zur nächsten Sitzung.
Darf eine Person Schriftführer und Kassenwart zugleich sein?
Oft ja, wenn die Satzung es erlaubt. Kleine Vereine legen Ämter ständig zusammen. Lesen Sie vorher den Abschnitt der Satzung, der den Vorstand und seine Ämter beschreibt.
Muss der Schriftführer das Postfach allein betreuen?
Nein. In der Satzung steht das selten. Wichtig ist, dass sich um jede E-Mail genau eine Person kümmert und alle wissen, wer was beantwortet. Eine feste halbe Stunde pro Woche zum Sortieren und Verteilen ist besser als ein Schriftführer, der jeden Abend alles kontrolliert.
Was übergibt ein Schriftführer beim Abschied?
Die Satzung und die übrigen Grundlagen, Protokolle und Beschlusssammlung, die Mitgliederliste, eine Liste aller Konten mit den Personen, die Zugang haben, die Wiederherstellungsoptionen des Postfachs auf den Verein umgestellt, die Zugänge der Ausscheidenden entfernt und eine Notiz zu jeder offenen Konversation.
Quellen:
- BGB § 26: Vorstand und Vertretung: Stand: Oktober 2026, der Verein muss einen Vorstand haben.
- BGB § 58: Sollinhalt der Vereinssatzung: Stand: Oktober 2026, die Satzung soll die Bildung des Vorstands, die Form der Berufung der Mitgliederversammlung und die Beurkundung der Beschlüsse regeln.
- BGB § 67: Änderung des Vorstands: Stand: Oktober 2026, jede Änderung des Vorstands ist vom Vorstand zur Eintragung anzumelden, mit einer Abschrift der Urkunde über die Änderung.
- BGB § 77: Anmeldepflichtige und Form der Anmeldungen: Stand: Oktober 2026, Anmeldung durch Vorstandsmitglieder in vertretungsberechtigter Zahl per öffentlich beglaubigter Erklärung.
- AO § 147: Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen: Stand: Oktober 2026, Aufbewahrungsfristen von zehn, acht und sechs Jahren je nach Art der Unterlagen.
- Gmail-Hilfe: Zugriff auf E-Mails delegieren und E-Mails gemeinsam bearbeiten: Stand: Oktober 2026, was eine bevollmächtigte Person tun kann, dass beim Senden ihre eigene Adresse angezeigt wird und dass sie das Passwort nicht ändern kann.
- Google-Konto-Hilfe: Sich mit Aufforderungen von Google anmelden: Stand: Oktober 2026, Aufforderungen gehen an jedes Android-Smartphone, das im Konto angemeldet ist.