Neuer Betriebsrat nach der Wahl: bei der Übergabe das Postfach nicht vergessen

Nach der Betriebsratswahl übernimmt ein neues Gremium. Die Unterlagen des Betriebsrats gehören nicht einzelnen Mitgliedern, sondern dem Betriebsrat als Gremium, und die wichtigen Dokumente gehen deshalb an den neu gewählten Betriebsrat. Niederschriften, Beschlüsse und Betriebsvereinbarungen werden fast immer übergeben. Das Postfach des Betriebsrats, sein Passwort, seine Wiederherstellungsoptionen und die offenen Konversationen dagegen selten, obwohl dort die Anliegen der Beschäftigten liegen, auf die noch niemand geantwortet hat.

Zur Einordnung: Der Betriebsrat vertritt die Beschäftigten eines Betriebs. Gewählt wird er in Betrieben mit in der Regel mindestens fünf ständigen wahlberechtigten Arbeitnehmern (§ 1 BetrVG). Dieser Artikel richtet sich an die Mitglieder, die gehen, und an die, die kommen, vor allem an die Person im Vorsitz und an die Mitglieder, die bisher das Büro und die E-Mails des Gremiums betreut haben. Am Ende steht eine Vorlage für einen Übergabebericht mit einem Abschnitt zum Postfach.

Was das Gesetz vorschreibt und ab welcher Größe

Eine ausdrückliche Übergabepflicht steht nicht im Betriebsverfassungsgesetz. Sie ergibt sich daraus, wem die Unterlagen gehören: Das Institut zur Fortbildung von Betriebsräten (ifb) schreibt, dass sie „nicht einzelnen Betriebsratsmitgliedern, sondern dem Betriebsrat als Gremium“ gehören. Wichtige Dokumente gehen deshalb grundsätzlich an den neu gewählten Betriebsrat, und Wissen, das nur in den Köpfen der Mitglieder steckt, ersetzt keine geordnete Übergabe. Das gilt nach dem ifb auch dann, wenn einzelne Mitglieder wiedergewählt werden.

Eine Regel des Gesetzes wird dabei oft übersehen: Jedes Mitglied darf die Unterlagen des Betriebsrats und seiner Ausschüsse jederzeit einsehen (§ 34 Abs. 3 BetrVG). Ein neues Mitglied, das die Unterlagen nicht findet, kann dieses Recht nicht ausüben.

Und die Größe? In Betrieben mit 5 bis 20 wahlberechtigten Arbeitnehmern besteht der Betriebsrat aus einer einzigen Person (§ 9 BetrVG). Dort gibt es keine anderen Mitglieder, die wissen, was offen ist: Geht diese Person, fängt ihre Nachfolge ohne Übergabe bei null an. Gerade im kleinen Betrieb lohnt es sich also, die Übergabe aufzuschreiben, schon weil die Beschäftigten dem Betriebsrat während und nach der Wahl weiter schreiben.

Die übliche Übergabeliste

Das ifb nennt als Dokumente, die an den neuen Betriebsrat gehen:

• die Sitzungsniederschriften und Beschlüsse;
• die geltenden Betriebsvereinbarungen;
• die Dokumentation wichtiger Entscheidungen;
• Gutachten oder Schriftverkehr zu strittigen Themen.

In der Praxis kommt dazu, was noch läuft: Beteiligungsverfahren, Verhandlungen mit dem Arbeitgeber, Gutachten, Gerichtsverfahren, jeweils mit der nächsten Frist. Und eine Liste der Werkzeuge, die der Betriebsrat nutzt, mit den Personen, die darauf Zugriff haben.

Das Postfach gehört zu diesen Werkzeugen, nur hält es kaum jemand für eines. Dabei ist es der einzige Ort, an dem die offenen Konversationen mit den Beschäftigten, mit dem Arbeitgeber und mit externen Stellen liegen.

Wann übergeben

Am besten am ersten Tag des neuen Betriebsrats. Nicht drei Monate später, wenn das ausgeschiedene Mitglied die Abteilung gewechselt oder den Betrieb verlassen hat.

Der Zeitpunkt ist planbar. Die regelmäßigen Betriebsratswahlen finden alle vier Jahre zwischen dem 1. März und dem 31. Mai statt (§ 13 BetrVG), zuletzt im Frühjahr 2026, das nächste Mal 2030. Die regelmäßige Amtszeit beträgt vier Jahre und beginnt mit der Bekanntgabe des Wahlergebnisses oder, wenn noch ein Betriebsrat im Amt ist, mit dem Ablauf von dessen Amtszeit (§ 21 BetrVG). Innerhalb einer Woche nach dem Wahltag lädt der Wahlvorstand zur konstituierenden Sitzung ein (§ 29 BetrVG).

Die Mitgliedschaft kann auch früher enden: durch Niederlegung des Amtes, durch Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder durch Verlust der Wählbarkeit (§ 24 BetrVG). Dann rückt ein Ersatzmitglied nach (§ 25 BetrVG), mitten in der Amtszeit, und das Postfach wirft genau dieselben Fragen auf.

Der beste Zeitpunkt, den Teil zum Postfach vorzubereiten, ist der Monat vor der Wahl, solange die bisherigen Mitglieder noch da sind und wissen, was offen ist.

Das Postfach: vier Fragen, die Sie klären sollten

Wem gehört das Konto?

Den Betriebsrat stattet der Arbeitgeber mit Informations- und Kommunikationstechnik aus, soweit sie erforderlich ist (§ 40 Abs. 2 BetrVG). Meist liegt die Adresse des Betriebsrats deshalb auf der Domain des Unternehmens, und die IT-Abteilung verwaltet das Konto. Fragen Sie dort vor der Wahl, wer danach Zugriff hat, und sorgen Sie dafür, dass die Zugänge der Ausscheidenden zum Stichtag entfernt werden.

Manchmal hat aber auch jemand vor Jahren ein Gmail-Konto für den Betriebsrat angelegt. Diese Person hat das Passwort gewählt und als Wiederherstellungsoptionen oft die eigene Handynummer und die eigene private Adresse hinterlegt. Geht sie, ist weiterhin sie es, die das Konto wiederherstellen kann, wenn Gmail oder Outlook eines Tages eine Bestätigung verlangt.

Schreiben Sie vor der Übergabe auf, wer das Passwort kennt und welche Telefonnummer und welche Adresse zur Wiederherstellung hinterlegt sind, und übertragen Sie beides auf ein Mitglied, das bleibt oder neu dazukommt. Bei einem Google-Konto erledigen Sie das mindestens eine Woche vorher: Nach einer Änderung kann Google noch 7 Tage lang Codes an die vorherigen Kontaktdaten senden.

Welche Konversationen sind noch offen?

Eine Beschäftigte hat vor zehn Tagen nach ihrer Eingruppierung gefragt. Der Arbeitgeber hat die Unterlagen zu einer geplanten Versetzung geschickt und wartet auf die Stellungnahme. Ein Schulungsanbieter wartet auf die Anmeldung der neuen Mitglieder. Nichts davon steht in einer Niederschrift.

Listen Sie auf, was auf eine Antwort oder eine Handlung wartet, eine Zeile pro Thema: wer geschrieben hat, worauf die Person wartet, wer sich bisher darum gekümmert hat, die nächste Frist. Eine Stunde Arbeit für die Ausscheidenden, Wochen gespart für die Neuen.

Achten Sie dabei auf den Datenschutz. Verarbeitet der Betriebsrat personenbezogene Daten, muss er die Datenschutzvorschriften einhalten (§ 79a BetrVG). Personenbezogene Informationen gehören nur so lange in die Unterlagen, wie sie für die Arbeit erforderlich sind: Was erledigt ist und niemand mehr braucht, gehört nicht in die Übergabe.

Wo liegen die Einladungen und Niederschriften, die per E-Mail verschickt wurden?

Die Person im Vorsitz lädt die Mitglieder rechtzeitig und mit der Tagesordnung zu den Sitzungen ein (§ 29 Abs. 2 BetrVG). Über jede Sitzung wird eine Niederschrift aufgenommen. Wer per Video- oder Telefonkonferenz teilnimmt, bestätigt die Teilnahme in Textform gegenüber dem Vorsitz, und hat der Arbeitgeber an der Sitzung teilgenommen, erhält er eine Abschrift des entsprechenden Teils der Niederschrift (§ 34 BetrVG). In vielen Betriebsräten läuft all das per E-Mail. Das Postfach enthält dann den Nachweis, wer wann eingeladen wurde und was wann verschickt wurde. Prüfen Sie, dass diese E-Mails im Postfach des Betriebsrats liegen und nicht nur im persönlichen Postfach der Person im Vorsitz.

Wer schreibt dem Betriebsrat, und an welche Adresse?

Wenn die Beschäftigten, der Arbeitgeber und externe Stellen die Adresse des Betriebsrats kennen, behalten Sie sie. Wer die Adresse mit jeder Amtszeit ändert, verliert die E-Mails, die an die alte geschickt werden. Mehr zu einer gemeinsamen Adresse, die niemandem persönlich gehört, auf unserer Seite für Betriebsräte.

Den Zugang einer Person entziehen oder ein Passwort ändern, das alle kannten

Teilen sich die Mitglieder das Postfach über ein Passwort, wird die Übergabe zu einer echten Zwickmühle. Das Passwort ändern und den Neuen geben: Nur so sperren Sie die Ausscheidenden aus, aber es muss am Stichtag passieren, und bei jedem Rücktritt wieder. Nichts ändern: Dann behalten frühere Mitglieder Zugriff auf persönliche Anliegen der Beschäftigten, manchmal jahrelang. Das will niemand, aber genau das passiert meistens.

Mit einem Zugang pro Person stellt sich die Frage nicht: Sie entfernen den Zugang des Mitglieds, das geht, und für die anderen ändert sich nichts. Gmail ermöglicht das über die Delegierung, andere Werkzeuge über ein gemeinsames Postfach. Die Möglichkeiten haben wir in ein Postfach teilen, ohne das Passwort zu teilen verglichen, die Risiken eines geteilten Passworts in Sicherheitsrisiken eines gemeinsamen Postfachs. Wenn die Adresse selbst das Problem ist, etwa weil sie einem Mitglied gehört, vergleicht die E-Mail-Adresse des Betriebsrats die Möglichkeiten.

Wie er seine Geschäfte führt, soll der Betriebsrat in einer schriftlichen Geschäftsordnung regeln, die er mit der Mehrheit der Stimmen seiner Mitglieder beschließt (§ 36 BetrVG). Das ist ein guter Ort, um in zwei Zeilen festzuhalten, wem das Postfach gehört und was am Ende jeder Amtszeit damit geschieht. Der nächste Betriebsrat muss es dann nicht neu herausfinden.

Vorlage für den Übergabebericht

Kopieren und ausfüllen. Die Abschnitte folgen der üblichen Liste, ergänzt um einen Abschnitt zum Postfach.

Übergabebericht des Betriebsrats der [Firma], Amtszeit [Jahr] bis [Jahr]

1. Was wir getan haben: Beteiligungsverfahren, abgeschlossene Betriebsvereinbarungen, Gespräche mit dem Arbeitgeber.

2. Was noch läuft: Beteiligungsverfahren, Verhandlungen, Gutachten, Gerichtsverfahren, jeweils mit der nächsten Frist.

3. Betriebsvereinbarungen: geltende Vereinbarungen, mit Laufzeit und Kündigungsfrist.

4. Ausschüsse und Zuständigkeiten: wer in welchem Ausschuss sitzt, wer welche Themen betreut hat.

5. Schulungen und Kosten: gebuchte Schulungen, offene Rechnungen, Belege.

6. Unterlagen: Niederschriften, Beschlüsse, Geschäftsordnung, Gutachten, und wo sie liegen.

7. Werkzeuge und Zugänge: Liste der Werkzeuge und wer Zugriff hat.

8. Postfach des Betriebsrats

• Adresse: [betriebsrat@…]
• Inhaber des Kontos und E-Mail-Anbieter: [IT-Abteilung, Gmail, Outlook…]
• Telefonnummer und Adresse zur Wiederherstellung: [übertragen auf: …] Erledigt am: [Datum]
• Wer heute Zugriff hat: [Namen] Zugang entfernt am: [Datum]
• Offene Konversationen: [eine Zeile pro Thema: wer geschrieben hat, worauf die Person wartet, nächste Frist]
• Einladungen und Niederschriften per E-Mail: [wo sie zu finden sind]
• Passwort geändert am: [Datum], weitergegeben an: [Namen], oder nicht nötig, weil jedes Mitglied einen eigenen Zugang hat

Ein Postfach, das die Amtszeit überdauert

Mit einem gemeinsamen Postfach wie Trupeo füllt sich Abschnitt 8 des Berichts fast von selbst. Sie verbinden die bestehende Adresse des Betriebsrats: Gmail, Outlook, Microsoft 365 oder ein beliebiges IMAP-Postfach. Jedes Mitglied meldet sich mit dem eigenen Konto an, ohne das Passwort des Postfachs zu kennen. Bei jeder Konversation sehen Sie, wer sich darum kümmert und wie weit sie ist: „Zu vergeben“, „In Bearbeitung“, „Erledigt“. Notizen fürs Team stehen direkt neben der E-Mail, und die Person, die geschrieben hat, sieht sie nie.

Bei der Übergabe geben Sie die offenen Konversationen mit „Übergeben an…“ an neue Mitglieder weiter, entfernen die Zugänge der Ausscheidenden und laden die Neuen ein. Wer ein Mitglied entfernt, ändert nichts an den Zugängen der anderen. Der Verlauf und die Notizen bleiben beim Betriebsrat. Trupeo ändert nicht, wem das Konto bei Gmail, Outlook oder in der IT-Abteilung gehört: Die Wiederherstellungsoptionen müssen Sie so oder so klären. Und wenn sich das Passwort des Postfachs ändert, verbinden Sie das Postfach in Trupeo neu: Bei Google kann der Gmail-Zugriff einer Anwendung enden, wenn sich das Passwort des Kontos ändert, und bei einem IMAP-Postfach nutzt Trupeo das gespeicherte Passwort, bis Sie es ersetzen.

Der Preis: 10 € im Monat zzgl. MwSt. für ein verbundenes Postfach, das 2 Personen teilen, 20 € ab 3 Personen, egal wie viele Mitglieder darüber hinaus dazukommen. Die Einzelheiten stehen auf der Preisseite.

Andere Teams, die sich oft verändern, stehen vor derselben Frage: Für Vereine haben wir sie in die E-Mail-Übergabe zwischen Ehrenamtlichen beschrieben, für Eigentümergemeinschaften in das Postfach der WEG übergeben.

Häufige Fragen

Was muss der alte Betriebsrat dem neuen übergeben?

Das Betriebsverfassungsgesetz nennt keine Liste. Die Unterlagen gehören aber dem Betriebsrat als Gremium, nicht den einzelnen Mitgliedern, und gehen deshalb an den neuen Betriebsrat: Niederschriften und Beschlüsse, geltende Betriebsvereinbarungen, die Dokumentation wichtiger Entscheidungen, Gutachten und Schriftverkehr zu strittigen Themen. Dazu gehören auch die Werkzeuge mit ihren Zugängen, das Postfach des Betriebsrats eingeschlossen.

Braucht auch ein Betriebsrat aus einer Person eine Übergabe?

Ja, dort sogar besonders. In Betrieben mit 5 bis 20 wahlberechtigten Arbeitnehmern besteht der Betriebsrat aus einer Person (§ 9 BetrVG). Geht sie, gibt es kein anderes Mitglied, das weiß, was offen ist, und die Beschäftigten schreiben trotzdem weiter an den Betriebsrat.

Wann sollte die Übergabe im Betriebsrat stattfinden?

Sobald der neue Betriebsrat im Amt ist, am besten gleich nach der konstituierenden Sitzung, zu der der Wahlvorstand innerhalb einer Woche nach dem Wahltag einlädt. Bereiten Sie den Teil zum Postfach im Monat vor der Wahl vor, solange die bisherigen Mitglieder noch wissen, was offen ist, und ändern Sie die Wiederherstellungsoptionen des Kontos mindestens eine Woche vor dem Übergabetag.

Sollten wir das Passwort des Betriebsratspostfachs nach der Wahl ändern?

Wenn die Mitglieder sich ein Passwort teilen, ja: Nur so sperren Sie die Ausscheidenden aus, und alle Neuen brauchen dann das neue Passwort. Hat jedes Mitglied einen eigenen Zugang, entfernen Sie die Zugänge der Ausscheidenden, ohne das Passwort zu ändern.

Quellen:

• § 1 BetrVG: Errichtung von Betriebsräten (gesetze-im-internet.de): Betriebsräte werden in Betrieben mit in der Regel mindestens fünf ständigen wahlberechtigten Arbeitnehmern gewählt, von denen drei wählbar sind.
• § 9 BetrVG: Zahl der Betriebsratsmitglieder (gesetze-im-internet.de): bei 5 bis 20 wahlberechtigten Arbeitnehmern besteht der Betriebsrat aus einer Person.
• § 13 BetrVG: Zeitpunkt der Betriebsratswahlen (gesetze-im-internet.de): die regelmäßigen Wahlen alle vier Jahre vom 1. März bis 31. Mai.
• Muss 2026 ein neuer Betriebsrat gewählt werden? (IG Metall): die regelmäßigen Wahlen im Frühjahr 2026 und das nächste regelmäßige Wahljahr 2030.
• § 21 BetrVG: Amtszeit (gesetze-im-internet.de): die regelmäßige Amtszeit von vier Jahren und ihr Beginn mit der Bekanntgabe des Wahlergebnisses oder mit dem Ablauf der Amtszeit des bisherigen Betriebsrats.
• § 24 BetrVG: Erlöschen der Mitgliedschaft (gesetze-im-internet.de): Niederlegung des Amtes, Beendigung des Arbeitsverhältnisses und Verlust der Wählbarkeit beenden die Mitgliedschaft.
• § 25 BetrVG: Ersatzmitglieder (gesetze-im-internet.de): scheidet ein Mitglied aus, rückt ein Ersatzmitglied nach.
• § 29 BetrVG: Einberufung der Sitzungen (gesetze-im-internet.de): die konstituierende Sitzung binnen einer Woche nach dem Wahltag und die Ladung der Mitglieder rechtzeitig unter Mitteilung der Tagesordnung.
• § 34 BetrVG: Sitzungsniederschrift (gesetze-im-internet.de): die Niederschrift jeder Sitzung, die Bestätigung der Teilnahme per Video oder Telefon in Textform, die Abschrift für den Arbeitgeber und das Recht jedes Mitglieds, die Unterlagen jederzeit einzusehen.
• § 36 BetrVG: Geschäftsordnung (gesetze-im-internet.de): die schriftliche Geschäftsordnung, beschlossen mit der Mehrheit der Stimmen der Mitglieder.
• § 40 BetrVG: Kosten und Sachaufwand des Betriebsrats (gesetze-im-internet.de): der Arbeitgeber stellt Informations- und Kommunikationstechnik im erforderlichen Umfang zur Verfügung.
• § 79a BetrVG: Datenschutz (gesetze-im-internet.de): der Betriebsrat hält bei der Verarbeitung personenbezogener Daten die Vorschriften über den Datenschutz ein.
• Die Amtsübergabe zwischen Datenhamster, Aufräumfans und Paragrafenreitern (betriebsrat.de, ifb, Stand 17.3.2026): die Unterlagen gehören dem Betriebsrat als Gremium, die Liste der Dokumente für den neuen Betriebsrat, Wissen in den Köpfen ersetzt keine Übergabe, auch bei Wiederwahl, und personenbezogene Daten nur so lange wie erforderlich.
• Wiederherstellungsoptionen einrichten (Google-Konto-Hilfe): Telefonnummer und E-Mail-Adresse zur Wiederherstellung, und die 7 Tage, in denen Google nach einer Änderung noch Codes an die vorherigen Kontaktoptionen senden kann.
• Zugriff auf E-Mails delegieren und E-Mails gemeinsam bearbeiten (Gmail-Hilfe): ein Bevollmächtigter liest und sendet E-Mails im Namen des Kontoinhabers, kann das Passwort nicht ändern und wird einzeln in den Einstellungen gelöscht.
• Using OAuth 2.0 to Access Google APIs (Google for Developers, auf Englisch): das Aktualisierungstoken einer Anwendung kann nicht mehr funktionieren, wenn die Person ihr Passwort ändert und das Token Gmail-Bereiche enthält.