Tras las elecciones sindicales, el comité de empresa saliente deja paso al nuevo. Las actas, el reglamento y las carpetas de documentos casi siempre cambian de manos. El buzón del comité, su contraseña, sus opciones de recuperación y sus conversaciones abiertas, casi nunca, aunque ahí es donde esperan las preguntas pendientes de la plantilla.
Una precisión: en España, la representación unitaria la forman los delegados de personal en las empresas o centros de 11 a 49 trabajadores (y, si la plantilla lo decide por mayoría, en los de 6 a 10) y el comité de empresa en los centros de 50 o más (artículos 62 y 63 del Estatuto de los Trabajadores). Los delegados tienen las mismas competencias que el comité. Este artículo es para los representantes que se van y los que llegan, sobre todo para la presidencia y la secretaría del comité, que suelen cargar con el traspaso. Termina con una plantilla de informe de fin de mandato que incluye un apartado para el buzón.
Lo que dice la ley, y para quién
El Estatuto de los Trabajadores no dedica ningún artículo al traspaso de documentos entre un comité y el siguiente. Fija otras cosas que lo condicionan:
- el comité elige entre sus miembros un presidente y un secretario, y elabora su propio reglamento de procedimiento, del que manda copia a la autoridad laboral y a la empresa (artículo 66.2);
- los documentos que la empresa entrega al comité no pueden usarse fuera del ámbito de la empresa ni para otros fines, y el deber de sigilo de los miembros subsiste tras la expiración del mandato (artículo 65.3);
- los delegados de personal observan las mismas normas de sigilo que los miembros del comité (artículo 62.2).
Así que la ley no te obliga a organizar el traspaso, tengas comité de empresa o delegados de personal. Hazlo igualmente. La plantilla sigue escribiendo al comité durante y después de las elecciones, y los nuevos representantes no tienen otra forma de saber qué quedaba abierto. Y si los documentos de la empresa no pueden salir del ámbito de la empresa, tampoco deberían quedarse en el buzón personal de quien se va.
Revisa también tu convenio colectivo y el reglamento de tu comité: alguno de los dos puede decir algo sobre la documentación y los medios del comité.
La lista habitual de lo que se traspasa
No hay una lista oficial. La más habitual tiene esta forma:
- lo que el comité hizo durante el mandato;
- lo que sigue en marcha: periodos de consultas, informes pendientes, asuntos ante la Inspección o los tribunales;
- las obras sociales en las que participa el comité y sus reglas de reparto, cuando el convenio le da ese papel (artículo 64.7.b);
- los contratos y compromisos con proveedores, si los hay;
- el material y lo que haya en el local del comité;
- las herramientas que se usan y sus claves de acceso.
Y se da acceso a los documentos clave: el reglamento de procedimiento, las actas de las reuniones, los informes emitidos y, si el comité gestiona algún fondo, sus cuentas y medios de pago. El buzón entra en «las herramientas y sus claves de acceso», pero nadie lo ve como una herramienta. Y sin embargo es el único sitio donde viven las conversaciones abiertas con la plantilla, los proveedores y la dirección.
Cuándo hacer el traspaso
En cuanto los nuevos representantes toman posesión. No tres meses después, cuando el antiguo secretario se ha cambiado de departamento o ha dejado la empresa.
El calendario es previsible. El mandato de los delegados de personal y de los miembros del comité dura cuatro años, y siguen en funciones hasta que se promueven y celebran nuevas elecciones (artículo 67.3). Para renovar la representación al final del mandato, las elecciones solo pueden promoverse a partir de los tres meses anteriores a su vencimiento (artículo 67.1). La fecha se conoce, por tanto, con mucha antelación.
Un mandato también puede acabar antes: dimisión, revocación por la plantilla, fin del contrato. La vacante la cubre automáticamente el siguiente de la lista del sustituido, o, si es un delegado de personal, el siguiente candidato más votado, por el tiempo que reste de mandato (artículo 67.4). El traspaso se hace entonces entre una persona y su sustituta, a mitad de mandato, y el buzón plantea exactamente las mismas preguntas.
El mejor momento para preparar la parte del buzón es el mes anterior a la votación, mientras los salientes siguen ahí y saben qué está abierto.
El buzón: cuatro preguntas que resolver
¿Quién es el dueño de la cuenta?
La dirección de correo del comité, o su cuenta de Gmail, la creó alguien un día. Esa persona eligió la contraseña y, a menudo, puso su propio móvil y su propio correo como opciones de recuperación. Si se va, sigue siendo quien puede recuperar la cuenta el día que Gmail u Outlook pida una verificación.
Antes del traspaso, apunta quién conoce la contraseña y qué teléfono y correo de recuperación constan, y pásalos a un representante que se queda o que llega. En una cuenta de Google, hazlo con al menos una semana de margen: después de un cambio, Google puede seguir enviando códigos a la información anterior durante siete días. Si la dirección de correo es del dominio de la empresa, la cuenta es del departamento de informática: pregúntales quién tendrá acceso después de las elecciones.
¿Qué conversaciones siguen abiertas?
Una trabajadora preguntó hace diez días por la ayuda escolar. Una agencia de viajes espera respuesta a un presupuesto para la excursión. La dirección mandó la documentación de un periodo de consultas en curso. Nada de esto aparece en las actas.
Haz la lista de lo que espera una respuesta o una acción, una línea por tema: quién escribió, qué espera, quién lo llevaba, el próximo plazo. Una hora de trabajo para los salientes, semanas ganadas para los que llegan.
¿Dónde están las comunicaciones enviadas por correo?
El comité tiene que informar a sus representados de los temas que les afectan (artículo 64.7.e), y puede difundir publicaciones de interés laboral o social, comunicándolo a la empresa (artículo 68.d). En muchos comités, eso significa un correo a toda la plantilla, además del tablón de anuncios. El buzón guarda entonces el registro de qué se comunicó y cuándo. Comprueba que esos correos se guardan en el buzón del comité y no solo en el buzón personal del secretario.
¿Quién escribe al comité, y a qué dirección?
Si la plantilla y los proveedores conocen la dirección del comité, consérvala. Cambiar de dirección en cada mandato es perder los correos enviados a la antigua. Más sobre una dirección compartida que no es de nadie en particular en nuestra página para comités de empresa.
Quitar el acceso a una persona o cambiar una contraseña que todos conocían
Si el buzón se comparte con una contraseña, el traspaso es un verdadero dilema. Cambiar la contraseña y dársela a los nuevos: es la única forma de dejar fuera a los salientes, pero hay que hacerlo ese mismo día, y otra vez con cada dimisión. No cambiar nada: los antiguos representantes conservan el acceso a las preguntas personales de la plantilla, a veces durante años, aunque su deber de sigilo siga en pie. Nadie lo quiere, pero es lo que suele pasar.
Con un acceso por persona, la pregunta desaparece: quitas el acceso de quien se va y nadie más lo nota. Gmail lo permite con la delegación, otras herramientas con un buzón compartido. Comparamos las opciones en compartir un buzón sin compartir la contraseña, y los riesgos de una contraseña compartida en los riesgos de seguridad de un buzón compartido. Si el problema es la propia dirección, por ejemplo porque pertenece a un representante, la dirección de correo del comité de empresa compara las opciones.
El comité fija su funcionamiento en su reglamento de procedimiento (artículo 66.2). Es un buen sitio para escribir, en dos líneas, quién es el dueño del buzón y qué pasa con él al final de cada mandato. El próximo comité no tendrá que volver a averiguarlo.
Plantilla de informe de fin de mandato
Cópiala y rellénala. Los apartados siguen la lista habitual, con un apartado para el buzón.
Informe de fin de mandato del comité de empresa de [empresa], mandato [año] a [año]
1. Lo que hicimos: consultas, obras sociales, gestiones con la dirección.
2. En marcha: periodos de consultas, informes, asuntos ante la Inspección o los tribunales, con su próximo plazo.
3. Obras sociales y reglas de reparto: reglas vigentes, acuerdos que las fijan.
4. Contratos y material: compromisos con proveedores y su fecha de fin, material del local.
5. Cuentas, si las hay: fondos que gestiona el comité, acceso a cuentas y medios de pago.
6. Documentos: reglamento de procedimiento, actas, informes, y dónde se guardan.
7. Herramientas y claves de acceso: lista de herramientas y quién tiene acceso.
8. Buzón del comité
- Dirección: [comite@…]
- Dueño de la cuenta y servicio de correo: [Gmail, Outlook, informática de la empresa…]
- Teléfono y correo de recuperación: [pasar a: …] Hecho el: [fecha]
- Quién tiene acceso hoy: [nombres] Acceso retirado el: [fecha]
- Conversaciones abiertas: [una línea por tema: quién escribió, qué espera, próximo plazo]
- Comunicaciones enviadas por correo: [dónde encontrarlas]
- Contraseña cambiada el: [fecha], dada a: [nombres], o no hace falta si cada representante tiene su propio acceso
Un buzón que sobrevive al mandato
Con un buzón compartido como Trupeo, el apartado 8 del informe casi se rellena solo. Conectas la dirección que el comité ya tiene: Gmail, Outlook, Microsoft 365 o cualquier buzón IMAP. Cada miembro entra con su propia cuenta, sin conocer la contraseña del buzón. Cada conversación muestra quién se encarga y en qué punto está: Por asignar, En curso, Hecho. Las notas para el equipo están junto al correo, y el trabajador que escribió nunca las ve.
En el momento del traspaso, asignas las conversaciones abiertas a los nuevos miembros, quitas el acceso a los salientes e invitas a los que llegan. Quitar a un miembro no toca el acceso de nadie más. El historial y las notas se quedan en el comité. Trupeo no cambia quién es el dueño de la cuenta en Gmail u Outlook: las opciones de recuperación hay que resolverlas igualmente. Y si cambia la contraseña del buzón, vuelve a conectarlo en Trupeo: en Google, el acceso de una aplicación a Gmail puede dejar de funcionar cuando cambia la contraseña de la cuenta, y para un buzón IMAP Trupeo usa la contraseña guardada hasta que la sustituyas.
El precio: 10 € al mes sin IVA por un buzón conectado que comparten 2 personas, 20 € a partir de 3 personas, sea cual sea el número de miembros a partir de ahí. Todos los detalles en la página de precios.
Otros equipos que cambian a menudo se enfrentan a la misma pregunta: lo tratamos para las asociaciones en el traspaso del correo entre voluntarios y para las comunidades de propietarios en el traspaso del buzón de la presidencia.
Preguntas frecuentes
¿Qué tienen que traspasar los representantes salientes del comité de empresa?
El Estatuto de los Trabajadores no fija una lista. En la práctica: actas, reglamento de procedimiento, informes emitidos, asuntos en marcha, reglas de las obras sociales, cuentas si el comité gestiona fondos, y las herramientas con sus claves de acceso, buzón del comité incluido. Los documentos que entregó la empresa no pueden usarse fuera del ámbito de la empresa, y el deber de sigilo sigue tras el mandato (artículo 65.3).
¿Hay que hacer el traspaso cuando hay delegados de personal y no comité?
Ninguna norma lo exige, ni con comité ni con delegados de personal. Pero los delegados tienen las mismas competencias que el comité y el mismo deber de sigilo (artículo 62.2), así que las mismas preguntas pendientes y los mismos accesos tienen que pasar a quien llega.
¿Cuándo hay que hacer el traspaso del comité de empresa?
En cuanto los nuevos representantes toman posesión. Prepara la parte del buzón el mes anterior a la votación, mientras los salientes, que siguen en funciones hasta las nuevas elecciones, saben qué está abierto, y cambia las opciones de recuperación de la cuenta al menos una semana antes de la fecha del traspaso.
¿Hay que cambiar la contraseña del buzón del comité tras las elecciones?
Si los representantes comparten una contraseña, sí: es la única forma de dejar fuera a los salientes, y hay que dársela a todos los que llegan. Si cada representante tiene su propio acceso, quitas el acceso de los salientes sin cambiar la contraseña.
Fuentes:
- Estatuto de los Trabajadores, artículos 62 y 63 (BOE, texto consolidado): delegados de personal en las empresas o centros de 11 a 49 trabajadores, y en los de 6 a 10 si la plantilla lo decide por mayoría, con las mismas competencias que el comité y sus mismas normas de sigilo; comité de empresa en los centros de 50 o más trabajadores.
- Estatuto de los Trabajadores, artículo 64.7 (BOE, texto consolidado): participación en la gestión de las obras sociales según el convenio colectivo, deber de informar a los representados.
- Estatuto de los Trabajadores, artículo 65.3 (BOE, texto consolidado): los documentos entregados por la empresa no pueden usarse fuera del ámbito de la empresa ni para otros fines, y el deber de sigilo subsiste tras la expiración del mandato.
- Estatuto de los Trabajadores, artículo 66.2 (BOE, texto consolidado): presidente y secretario elegidos entre los miembros, reglamento de procedimiento propio con copia a la autoridad laboral y a la empresa.
- Estatuto de los Trabajadores, artículo 67 (BOE, texto consolidado): elecciones de renovación promovidas como pronto tres meses antes del vencimiento, mandato de cuatro años con los representantes en funciones hasta nuevas elecciones, revocación, vacantes cubiertas por el siguiente de la lista o, para los delegados de personal, por el siguiente más votado, por el tiempo que reste.
- Estatuto de los Trabajadores, artículo 68.d (BOE, texto consolidado): derecho a publicar y distribuir, sin perturbar el trabajo, las publicaciones de interés laboral o social, comunicándolo a la empresa.
- Configurar opciones de recuperación (Ayuda de Cuenta de Google): teléfono y correo de recuperación, y códigos que Google puede seguir enviando a la información anterior durante siete días tras un cambio.
- Delegar y colaborar en el correo (Ayuda de Gmail): un delegado lee y envía correos por el titular sin poder cambiar la contraseña, y se elimina uno a uno en la configuración.
- Usar OAuth 2.0 para acceder a las APIs de Google (Google for Developers): un token de actualización puede dejar de funcionar cuando cambia la contraseña de la cuenta y el token incluye permisos de Gmail.