La mejor dirección de correo para un comité de empresa, o para los delegados de personal, es una dirección de función, como comite@tuempresa.es, que pertenece al comité y no a uno de sus miembros, y a la que cada representante entra con su propio acceso. Puede estar en el correo de la empresa, si un convenio o un acuerdo lo prevé, o la puede abrir el propio comité, siempre que el acceso y los datos de recuperación no dependan de una sola persona. El proveedor importa menos que una pregunta: qué pasa con la dirección el día en que el secretario deja de ser representante.
Por qué el comité necesita su propia dirección
En España, el Estatuto de los Trabajadores prevé delegados de personal en las empresas o centros de más de diez y menos de cincuenta trabajadores (y uno en los de seis a diez, si la plantilla lo decide por mayoría), y un comité de empresa en cada centro de cincuenta o más. Sus miembros no se quedan para siempre: el mandato dura cuatro años, y siguen en funciones hasta que se celebran nuevas elecciones. Un mandato también puede terminar antes: los trabajadores que eligieron a un representante pueden revocarlo en asamblea, y cualquier vacante, sea cual sea la causa, la cubre automáticamente el siguiente de la lista en el comité, o el siguiente más votado entre los delegados de personal.
En la práctica, el secretario que abrió la dirección del comité puede irse de la empresa a mitad de mandato. Otro miembro puede no volver a presentarse. El comité sigue: los trabajadores escriben por las entradas de una excursión, un problema con los vales de Navidad, una pregunta antes de la próxima reunión. La dirección tiene que acompañar al comité, no a las personas.
Hay cuatro maneras de organizarla. Aquí van, con lo que queda de cada una en las siguientes elecciones.
Opción A: una dirección del comité en el correo de la empresa
Cuando la empresa tiene su propio sistema de correo, esta es la fórmula que recogen los convenios publicados. El convenio colectivo de Unidad Editorial Información Económica, publicado en el BOE en 2024, dice que «la Empresa proveerá al Comité de Empresa de su propia dirección de correo electrónico y de la correspondiente terminal, para su utilización exclusiva, que podrá ser llevada a cabo por cualquiera de sus miembros, aunque sólo por ellos». El III Convenio colectivo de Telefónica de España, publicado en el BOE el mismo año, dota a los comités de empresa y a los delegados de personal de «una dirección de correo electrónico, para utilización exclusiva en su ámbito territorial de representación y dentro de sus competencias».
Lo que funciona: la dirección lleva el nombre de la empresa, los trabajadores la reconocen y no depende de ningún representante. Cuando acaba un mandato, informática retira el acceso de esa persona y el buzón se queda.
Lo que complica las cosas:
- Hace falta que la empresa esté de acuerdo. El Estatuto de los Trabajadores obliga a poner a disposición de los representantes, siempre que las características de la empresa lo permitan, un local adecuado y uno o varios tablones de anuncios. No dice nada de una dirección de correo. El Tribunal Constitucional, en la STC 281/2005 (el recurso de un sindicato), fue claro: las empresas «no están obligadas a dotarse de esa infraestructura informática para uso sindical». Por eso la dirección del comité se negocia, en el convenio o en un acuerdo con la empresa.
- La confidencialidad. La cuenta la administra la empresa. El convenio de Unidad Editorial lo resuelve por escrito: los correos enviados desde la terminal del comité se consideran confidenciales, y la empresa no puede revisarlos salvo por causas excepcionales que debe notificar antes al comité, que asiste a la revisión. Mejor dejar esas garantías por escrito que darlas por supuestas, sobre todo porque el propio Estatuto impone a los representantes un deber de sigilo sobre la información que la empresa les entrega como reservada.
Si la empresa os ofrece una dirección del comité, aceptadla, y usad el mismo acuerdo para fijar quién tiene acceso, cómo cambian los accesos después de unas elecciones y qué protege la confidencialidad del correo del comité.
Opción B: una cuenta de Gmail u Outlook abierta por un miembro
Muchos comités lo hacen cuando la empresa no ofrece nada: tuempresa.comite@gmail.com, creada en cinco minutos por el secretario o por el presidente.
Funciona. El problema llega al final del mandato, o antes. Una cuenta gratuita de Gmail o de Outlook.com es una cuenta personal: casi siempre, el teléfono y el correo de recuperación son los del miembro que la creó. Si dimite, deja la empresa o no sale reelegido, el comité depende de su buena voluntad para recuperar el acceso. Si se va de malas maneras, o cambia de número, puede que ya no haya forma de abrir el buzón.
Si vais por este camino, haced tres cosas el primer día:
- Cread la cuenta con una dirección de función, nunca con un nombre de pila.
- Apuntad en la documentación del comité dónde está alojada la dirección, quién la tiene y qué datos de recuperación se pusieron.
- Acordad cambiar los datos de recuperación en cada cambio de secretario, antes de que la persona se vaya de verdad.
¿Puede un comité de empresa tener Google Workspace gratis?
Probablemente no, y es nuestra lectura, no una respuesta de Google. Para España, Google acepta en su programa para organizaciones sin ánimo de lucro asociaciones, fundaciones, cooperativas de iniciativa social, otras entidades sin ánimo de lucro (clubes deportivos, federaciones, asociaciones profesionales), organizaciones de utilidad pública y organizaciones religiosas, verificadas además por su socio Goodstack. Google no menciona los comités de empresa. Un comité es el órgano que representa a la plantilla según el Estatuto de los Trabajadores, no una entidad inscrita en un registro, y no vemos cómo encajaría en esa lista.
Opción C: la dirección personal de un miembro
No. El historial se va con la persona: dos años de intercambios con trabajadores, proveedores y la dirección de la empresa acaban en un buzón que el comité no controla. El siguiente secretario empieza de cero.
El razonamiento vale también al revés. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) recuerda, en su guía sobre las relaciones laborales, que la empresa no cederá a los representantes la dirección de las cuentas privadas de las personas trabajadoras, solo la dirección de correo corporativa. Para un boletín, la misma guía pone como ejemplo una lista de distribución del tipo listasindical@empresa.es: la información llega a todos sin que los representantes accedan a las direcciones.
Opción D: un buzón compartido con un acceso por miembro
Las opciones A y B plantean la misma pregunta una vez que la dirección existe: ¿cómo entran el presidente, el secretario y los demás miembros? El reflejo es pasarse la contraseña. Es frágil: cada salida obliga a cambiar la contraseña para todos, y nadie sabe quién respondió qué.
El convenio de Unidad Editorial ya apunta la regla: la dirección la puede usar cualquiera de los miembros del comité, «aunque sólo por ellos». Llevadla un paso más allá: una sola dirección compartida, un acceso por persona. Así sabéis quién envió qué, y cuando un miembro se va, le retiráis el acceso sin tocar el de nadie más.
Según dónde esté la dirección, puede ser un buzón compartido en el correo de la empresa, la delegación de Gmail o una herramienta que se conecta a la dirección que ya tenéis. Las opciones y sus límites están en cómo compartir un buzón sin compartir la contraseña.
Escribid las reglas en el reglamento del comité
El Estatuto de los Trabajadores pide a cada comité de empresa que elija un presidente y un secretario y que elabore su propio reglamento de procedimiento, con copia a la autoridad laboral y a la empresa. La dirección de correo tiene su sitio ahí. Los delegados de personal no tienen esa obligación, pero un acuerdo por escrito entre ellos cumple la misma función. Unas pocas líneas son suficientes:
- la dirección oficial del comité, y que ninguna dirección personal la sustituye;
- quién tiene acceso: los miembros del comité o los delegados de personal, y nadie más;
- quién contesta qué: el secretario a la dirección de la empresa, quien lleve las ayudas sociales a las preguntas sobre ayudas, por ejemplo;
- qué pasa cuando termina un mandato: acceso retirado, datos de recuperación actualizados, en un plazo fijado.
El Estatuto exige ya comunicar las sustituciones, revocaciones, dimisiones y extinciones de mandato a la oficina pública de la autoridad laboral y a la empresa, y publicarlas en el tablón de anuncios. Ese es el momento de cambiar también los accesos. Cuando cambia la composición del comité, el traspaso del buzón del comité de empresa sigue entonces una regla escrita y no la memoria de alguien.
La lista de comprobación
- Elegid una dirección de función: la del comité o una dirección de contacto, nunca un nombre de pila.
- Si la empresa ofrece una dirección en su sistema, que un convenio o un acuerdo diga quién tiene acceso y cómo se protege la confidencialidad.
- Si creáis una cuenta vosotros mismos, apuntad en la documentación del comité quién la tiene y qué datos de recuperación se pusieron.
- No uséis una dirección personal, ni para recibir correo ni para escribir a la plantilla.
- Dad a cada miembro su propio acceso en lugar de una contraseña compartida.
- Poned estas reglas en el reglamento de procedimiento, o en un acuerdo escrito si sois delegados de personal.
- Al final de cada mandato, retirad el acceso a quienes se van y dádselo a los recién elegidos.
Con Trupeo: la dirección se queda en el comité, cada miembro tiene su acceso
Trupeo es un buzón compartido para equipos pequeños. Conectáis la dirección que el comité ya tiene, en Gmail, Outlook, Microsoft 365 o cualquier proveedor IMAP, y cada representante entra con su propia cuenta. Veis quién se encarga de cada correo, los miembros se dejan notas para el equipo que los trabajadores nunca ven, y cuando un correo está listo, lo cerráis con «Marcar como hecho». Cuando un miembro deja el comité, le retiráis el acceso: la dirección y todo el historial se quedan en el comité.
Un límite que conviene conocer: si la dirección del comité está en el correo de la empresa, conectarla a una herramienta externa es una decisión que hay que tomar con informática.
El precio es el mismo que para cualquier equipo: 10 € al mes sin IVA para 2 personas, 20 € al mes sin IVA a partir de 3 personas, por buzón conectado. Echad un vistazo a nuestra página para comités de empresa y a nuestros precios. Para los correos que vuelven cada semana, nuestras plantillas de respuesta para el comité de empresa ahorran tiempo, y nuestra comparativa de la mejor bandeja de entrada compartida para equipos pequeños repasa también las otras herramientas.
Preguntas frecuentes
¿Qué dirección de correo debe usar un comité de empresa?
Una dirección de función, como comite@tuempresa.es o tuempresa.comite@gmail.com, que pertenezca al comité y no a uno de sus miembros. En el correo de la empresa, hace falta un convenio o un acuerdo con la empresa. Si la abre el propio comité, hay que documentarla para que un nuevo secretario pueda hacerse cargo. En los dos casos, dad a cada miembro su propio acceso.
¿Puede un comité de empresa usar una cuenta de Gmail?
Sí, muchos lo hacen, sobre todo cuando la empresa no ofrece dirección. El riesgo es que una cuenta gratuita de Gmail está ligada a la persona que la creó, con su teléfono y su correo de recuperación. Apuntad quién la tiene, cambiad los datos de recuperación en cada relevo y evitad compartir la contraseña entre todos los miembros.
¿La empresa tiene que dar una dirección de correo al comité?
El Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a poner a disposición de los representantes un local adecuado y tablones de anuncios, siempre que sus características lo permitan, pero no dice nada de una dirección de correo. El Tribunal Constitucional ha dicho que las empresas no están obligadas a crear una infraestructura informática para uso sindical. En la práctica, la dirección del comité se negocia en el convenio, como en los de Unidad Editorial o Telefónica citados más arriba.
¿Puede el comité escribir a toda la plantilla por el correo de la empresa?
Si la empresa tiene correo corporativo, la AEPD, apoyándose en la STC 281/2005, admite que los representantes usen esa infraestructura, siempre que los envíos sean proporcionados y no perjudiquen el funcionamiento normal de la empresa. La empresa no os cederá las direcciones privadas de la plantilla, solo las corporativas, y mejor a través de una lista de distribución. Dejadlo por escrito en el convenio o en un acuerdo con la empresa.
¿Cómo pueden compartir el buzón del comité sus miembros?
Dando a cada miembro su propio acceso en lugar de una contraseña compartida: un buzón compartido en el correo de la empresa, la delegación de Gmail o una herramienta de buzón compartido conectada a la dirección que ya existe. Cada miembro queda así identificado cuando escribe en nombre del comité, y una salida se resuelve retirando un acceso.
¿Qué pasa con la dirección del comité después de las elecciones?
Si pertenece al comité, nada cambia para los trabajadores: solo cambian los accesos. Quienes se van pierden el suyo, los recién elegidos reciben el suyo y se actualizan los datos de recuperación. Si depende de un miembro saliente, hay que recuperar la cuenta antes de que se vaya, y por eso la regla tiene su sitio en el reglamento de procedimiento.
Fuentes:
- Estatuto de los Trabajadores, artículos 62 y 63 (BOE, texto consolidado): delegados de personal en las empresas o centros de más de diez y menos de cincuenta trabajadores, uno en los de seis a diez si la plantilla lo decide por mayoría; comité de empresa en cada centro de cincuenta o más trabajadores, órgano representativo y colegiado del conjunto de los trabajadores.
- Estatuto de los Trabajadores, artículo 65 (BOE, texto consolidado): deber de sigilo sobre la información comunicada expresamente con carácter reservado.
- Estatuto de los Trabajadores, artículo 66 (BOE, texto consolidado): el comité elige un presidente y un secretario y elabora su propio reglamento de procedimiento, con copia a la autoridad laboral y a la empresa.
- Estatuto de los Trabajadores, artículo 67 (BOE, texto consolidado): mandato de cuatro años con los representantes en funciones hasta nuevas elecciones, revocación por los trabajadores que los eligieron, vacantes cubiertas por el siguiente de la lista (o, entre los delegados de personal, por el siguiente más votado) y comunicación de sustituciones, revocaciones, dimisiones y extinciones de mandato a la oficina pública, a la empresa y en el tablón de anuncios.
- Estatuto de los Trabajadores, artículo 81 (BOE, texto consolidado): un local adecuado y uno o varios tablones de anuncios para los delegados de personal o el comité, siempre que las características de la empresa lo permitan; el artículo no menciona una dirección de correo.
- Tribunal Constitucional, STC 281/2005, de 7 de noviembre: las empresas «no están obligadas a dotarse de esa infraestructura informática para uso sindical»; recurso de amparo de COMFIA-CC OO, con BBVA como parte.
- La protección de datos en las relaciones laborales (AEPD, PDF): uso por los representantes de la infraestructura de correo de la empresa si existe, con envíos proporcionados y sin perjudicar su funcionamiento; nunca la dirección de cuentas privadas, solo la corporativa; ejemplo de lista de distribución (listasindical@empresa.es) sin acceso a los datos.
- Convenio colectivo de Unidad Editorial Información Económica, SL (BOE-A-2024-15498): dirección de correo propia y terminal para el comité, de uso exclusivo por cualquiera de sus miembros y solo por ellos, correos del comité confidenciales y revisión solo por causas excepcionales notificadas antes y en presencia del comité.
- III Convenio colectivo de Telefónica de España, SAU, Telefónica Móviles España, SAU y Telefónica Soluciones de Informática y Comunicaciones, SAU (BOE-A-2024-3854): artículo 195, local, tablón de anuncios y dirección de correo electrónico para los comités de empresa y delegados de personal, de uso exclusivo en su ámbito territorial y dentro de sus competencias.
- Requisitos de Google para Organizaciones sin Ánimo de Lucro, España: observado en octubre de 2026, la verificación de Goodstack y las formas aceptadas en España (asociación, fundación, cooperativa de iniciativa social, otras entidades sin ánimo de lucro, organización de utilidad pública, organización religiosa); la página no menciona los comités de empresa.