Indirizzo email della RSU: quale soluzione sopravvive alle prossime elezioni?

Il miglior indirizzo email per una RSU (rappresentanza sindacale unitaria) è un indirizzo di funzione, come rsu@tuaazienda.it, che appartiene alla rappresentanza e non a un singolo delegato, e a cui ogni componente accede con le proprie credenziali. Può stare sul sistema di posta dell’azienda, se un accordo lo prevede, oppure essere aperto dalla RSU stessa, purché l’accesso e i dati di recupero non dipendano da una sola persona. Il servizio email conta meno di una domanda: cosa succede all’indirizzo il giorno in cui il delegato che lo gestisce non è più in carica.

Perché la RSU ha bisogno di un indirizzo suo

Secondo il Testo Unico sulla rappresentanza del 10 gennaio 2014, la RSU si può costituire nelle unità produttive in cui il datore di lavoro occupa più di 15 dipendenti, e conta almeno 3 componenti fino a 200 dipendenti. Lo stesso limite di quindici dipendenti vale, nelle imprese industriali e commerciali, per i diritti sindacali del titolo III dello Statuto dei lavoratori, che la RSU eredita dalle vecchie RSA. I componenti non restano: secondo il Testo Unico sono in carica per tre anni, al termine dei quali decadono automaticamente. Chi si dimette è sostituito dal primo dei non eletti della stessa lista, e chi cambia sindacato decade dalla carica.

In pratica, il delegato che ha aperto l’indirizzo della RSU può lasciare l’azienda a metà mandato. Un altro può non ricandidarsi. La rappresentanza continua: i colleghi scrivono ancora per un’assemblea, un dubbio sulla busta paga, una domanda prima del prossimo incontro con l’azienda. L’indirizzo deve seguire la RSU, non le persone.

Ci sono quattro modi per impostarlo. Eccoli, con cosa diventa ciascuno alle prossime elezioni.

Opzione A: un indirizzo della RSU sul sistema di posta aziendale

Quando l’azienda ha un proprio sistema di posta, è la soluzione che gli accordi aziendali pubblicati descrivono. Il verbale di accordo firmato il 27 maggio 2013 da Wind Retail con SLC-CGIL, FISTEL-CISL e UILCOM-UIL prevede che “sarà creato un account di posta elettronica per le rappresentanze sindacali effettivamente costituite”. L’uso è consentito “esclusivamente per le comunicazioni con le OO.SS., con la direzione aziendale e per ricevere eventuali segnalazioni da parte dei singoli lavoratori”, e i singoli componenti della RSU possono usare la posta elettronica per le comunicazioni reciproche di interesse sindacale.

Cosa funziona: l’indirizzo porta il nome dell’azienda, i colleghi lo riconoscono e non dipende da nessun delegato. Quando un mandato finisce, l’ufficio IT toglie l’accesso a quella persona e la casella resta.

Cosa può creare problemi:

• Serve l’accordo del datore di lavoro. Lo Statuto dei lavoratori non parla di posta elettronica: l’art. 25 dà alle rappresentanze il diritto di affiggere comunicati “su appositi spazi” che il datore di lavoro deve predisporre “in luoghi accessibili a tutti i lavoratori”, e l’art. 27 prevede un locale. Scrivere a tutti attraverso la posta aziendale è un’altra questione. L’accordo Wind, per esempio, riserva le comunicazioni collettive alla bacheca elettronica sulla intranet ed esclude “la possibilità di invio di comunicazioni ai lavoratori attraverso tale account”. La Cassazione, con la sentenza n. 35644 del 5 dicembre 2022 (riportata da Edotto), ha ritenuto legittimo l’uso della posta aziendale per comunicazioni sindacali “in assenza di canali dedicati”, purché non crei pregiudizio all’azienda, osservando che un canale dedicato alle sole comunicazioni sindacali, messo a disposizione dal datore di lavoro, sarebbe più adeguato. Meglio un accordo scritto che una lite.
• Riservatezza. La casella è amministrata dall’azienda. Lo Statuto dei lavoratori (art. 8) vieta al datore di lavoro di svolgere indagini sulle opinioni sindacali dei lavoratori, e sulle email della RSU scrivono proprio i colleghi che si rivolgono al sindacato. Chi può vedere la casella, e in quali casi, va scritto nell’accordo invece di darlo per scontato.

Se il datore di lavoro ti offre un indirizzo della RSU, prendilo, e usa lo stesso accordo per stabilire chi vi accede, come cambiano gli accessi dopo un rinnovo e cosa protegge la riservatezza della posta della rappresentanza.

Opzione B: un account Gmail o Outlook aperto da un delegato

Molte RSU fanno così quando l’azienda non offre nulla: rsu.nostraazienda@gmail.com, creato in cinque minuti da un delegato.

Funziona. Il problema arriva a fine mandato, o prima. Un account Gmail o Outlook.com gratuito è un account personale: il più delle volte il numero di telefono e l’indirizzo di recupero sono quelli del delegato che l’ha creato. Se quella persona si dimette, lascia l’azienda o non viene rieletta, la RSU dipende dalla sua buona volontà per riavere l’accesso. Se se ne va in cattivi rapporti, o cambia numero, la casella può diventare impossibile da aprire.

Se scegli questa strada, fai tre cose dal primo giorno:

1. Crea l’account con un indirizzo di funzione, mai con un nome proprio.
2. Annota nei documenti della RSU dove è ospitato l’indirizzo, chi lo gestisce e quali dati di recupero sono stati inseriti.
3. Prevedi di cambiare i dati di recupero a ogni cambio del delegato che lo gestisce, prima che la persona se ne vada davvero.

Una RSU può avere Google Workspace gratis?

Probabilmente no, ed è una nostra lettura, non una risposta di Google. Google riserva la sua offerta non profit a “un’organizzazione di beneficenza non profit con una buona reputazione”, che rispetti i requisiti di idoneità del paese in cui ha sede, e non menziona le rappresentanze sindacali (rilevato a ottobre 2026). Una RSU è un organismo eletto dai lavoratori in base agli accordi interconfederali, non un ente di beneficenza, e non vediamo come potrebbe rientrare in quella condizione.

Opzione C: l’indirizzo personale di un delegato

No. La storia se ne va con la persona: tre anni di scambi con i colleghi, il sindacato e l’azienda finiscono in una casella che la RSU non controlla. Il delegato successivo riparte da zero.

Lo stesso ragionamento vale nell’altro senso. Se la RSU vuole scrivere ai colleghi al loro indirizzo personale, chiedi prima a ciascuno il permesso. E per un notiziario, scrivi dalla casella della RSU, non da quella di un delegato.

Opzione D: una casella condivisa con un accesso per componente

Le opzioni A e B pongono la stessa domanda una volta che l’indirizzo esiste: come ci entrano tutti i componenti della RSU? La tentazione è far girare la password. È fragile: ogni uscita obbliga a cambiare la password per tutti, e nessuno sa chi ha risposto a cosa.

La regola giusta è un indirizzo condiviso, un accesso per persona, così chi scrive a nome della RSU resta riconoscibile. Sai chi ha inviato cosa e, quando un componente esce, togli il suo accesso senza toccare quello degli altri.

A seconda di dove sta l’indirizzo, può essere una casella condivisa sul sistema di posta aziendale, la delega di Gmail o uno strumento che si collega sopra l’indirizzo esistente. Le soluzioni e i loro limiti sono in come condividere una casella senza condividere la password.

Metti le regole per iscritto in una decisione della RSU

Il Testo Unico prevede che le decisioni della RSU si prendano a maggioranza. L’indirizzo email merita una decisione messa a verbale, o qualche riga nel regolamento interno, se la RSU ne ha uno:

• l’indirizzo ufficiale della RSU, e il fatto che nessun indirizzo personale lo sostituisce;
• chi vi accede: i componenti in carica, ed eventualmente chi li sostituisce dalla stessa lista;
• chi risponde a cosa: un delegato per i rapporti con l’azienda, un altro per le domande dei colleghi su un certo reparto, per esempio;
• cosa succede quando un mandato finisce: accesso tolto, dati di recupero aggiornati, entro un termine stabilito.

Quando la composizione della RSU cambia, il passaggio della casella email della RSU segue così una regola scritta e non la memoria di qualcuno.

La checklist

1. Scegli un indirizzo di funzione: rsu@ o l’indirizzo di contatto, mai un nome proprio.
2. Se l’azienda offre un indirizzo sul suo sistema, fai scrivere in un accordo chi vi accede e come è protetta la riservatezza.
3. Se l’account lo apre la RSU, annota nei documenti della RSU chi lo gestisce e quali dati di recupero sono stati inseriti.
4. Non usare un indirizzo personale, né per ricevere la posta né per scrivere ai colleghi senza il loro permesso.
5. Dai a ogni componente il proprio accesso invece di una password condivisa.
6. Metti queste regole per iscritto in una decisione della RSU.
7. A ogni rinnovo, togli l’accesso a chi esce e dallo ai nuovi eletti.

Con Trupeo: l’indirizzo resta alla RSU, ogni componente ha il suo accesso

Trupeo è una casella condivisa per piccoli team. Colleghi l’indirizzo che la RSU ha già, su Gmail, Outlook, Microsoft 365 o qualsiasi servizio IMAP, e ogni delegato entra con il proprio account. Vedi chi se ne occupa su ogni email, i componenti si lasciano note per il team che i colleghi non vedono mai, e un’email gestita si chiude con «Segna come fatto». Quando un delegato lascia la RSU, togli il suo accesso: l’indirizzo e tutta la storia restano alla rappresentanza.

Un limite da sapere: se l’indirizzo della RSU sta sul sistema di posta aziendale, collegarlo a uno strumento esterno è una decisione da prendere con l’ufficio IT.

Il prezzo è lo stesso di qualsiasi team: 10 € al mese IVA esclusa per 2 persone, 20 € al mese IVA esclusa da 3 persone in su, per casella collegata, con tutte le funzioni in ogni piano. Vedi la pagina dedicata alle rappresentanze sindacali e i nostri prezzi. Per le email che tornano ogni settimana, i nostri modelli di email per la RSU fanno risparmiare tempo, e il nostro confronto della migliore casella condivisa per piccoli team copre anche gli altri strumenti.

Domande frequenti

Quale indirizzo email deve usare una RSU?

Un indirizzo di funzione, come rsu@tuaazienda.it o rsu.tuaazienda@gmail.com, che appartiene alla rappresentanza e non a un singolo delegato. Sul sistema di posta aziendale serve un accordo con il datore di lavoro. Se lo apre la RSU stessa, va documentato perché un nuovo delegato possa riprenderlo. In entrambi i casi, dai a ogni componente il proprio accesso.

Una RSU può usare un account Gmail?

Sì, molte lo fanno, soprattutto quando l’azienda non offre un indirizzo. Il rischio è che un account Gmail gratuito sia legato a chi l’ha creato, telefono e indirizzo di recupero compresi. Annota chi lo gestisce, cambia i dati di recupero a ogni passaggio ed evita di condividere la password tra tutti i componenti.

Il datore di lavoro deve dare un indirizzo email alla RSU?

Lo Statuto dei lavoratori prevede spazi per l’affissione (art. 25) e un locale (art. 27), ma non parla di posta elettronica. In pratica un indirizzo della RSU sul sistema aziendale si negozia, per esempio in un accordo sulle relazioni sindacali come quello di Wind Retail citato sopra.

La RSU può scrivere a tutti i lavoratori con la posta aziendale?

Dipende dagli accordi. La Cassazione, nella sentenza n. 35644 del 2022, ha ritenuto legittimo l’uso della posta aziendale per comunicazioni sindacali in assenza di canali dedicati e senza pregiudizio per l’azienda. Dove un accordo prevede un canale dedicato, come la bacheca elettronica dell’accordo Wind, è quello il canale da usare.

Come possono condividere la casella i componenti della RSU?

Dando a ognuno il proprio accesso invece di una password condivisa: una casella condivisa sul sistema aziendale, la delega di Gmail o uno strumento di casella condivisa collegato all’indirizzo esistente. Ogni componente è così riconoscibile quando scrive a nome della RSU, e un’uscita si gestisce togliendo un solo accesso.

Cosa succede all’indirizzo della RSU dopo le elezioni?

Se appartiene alla rappresentanza, per i colleghi non cambia nulla: cambiano solo gli accessi. Chi esce perde il suo, i nuovi eletti ricevono il loro e i dati di recupero vengono aggiornati. Se dipende da un delegato uscente, l’account va recuperato prima che se ne vada, ed è per questo che la regola va scritta in una decisione della RSU.

Fonti:

• Testo Unico sulla rappresentanza del 10 gennaio 2014 (Confindustria, CGIL, CISL, UIL, PDF pubblicato da ANCE): la RSU nelle unità produttive con più di 15 dipendenti, almeno 3 componenti fino a 200 dipendenti, i componenti in carica per tre anni e poi decaduti automaticamente, la sostituzione con il primo dei non eletti della stessa lista, la decadenza in caso di cambio di appartenenza sindacale, le decisioni a maggioranza, e il subentro della RSU alle RSA nei diritti del titolo III dello Statuto.
• Legge 20 maggio 1970, n. 300 (Statuto dei lavoratori), art. 35 (Normattiva): nelle imprese industriali e commerciali, il titolo III si applica a ogni sede, stabilimento, filiale, ufficio o reparto autonomo che occupa più di quindici dipendenti.
• Legge 20 maggio 1970, n. 300 (Statuto dei lavoratori), art. 25 (Normattiva): il diritto di affissione su appositi spazi che il datore di lavoro deve predisporre in luoghi accessibili a tutti i lavoratori; l’articolo non parla di posta elettronica.
• Legge 20 maggio 1970, n. 300 (Statuto dei lavoratori), art. 27 (Normattiva): il locale per le rappresentanze sindacali, permanente nelle unità con almeno 200 dipendenti e su richiesta nelle altre.
• Legge 20 maggio 1970, n. 300 (Statuto dei lavoratori), art. 8 (Normattiva): il divieto per il datore di lavoro di svolgere indagini sulle opinioni politiche, religiose o sindacali del lavoratore.
• Legge 20 maggio 1970, n. 300 (Statuto dei lavoratori), art. 26 (Normattiva): il diritto di svolgere opera di proselitismo senza pregiudizio del normale svolgimento dell’attività aziendale, a cui si richiama la sentenza della Cassazione.
• Verbale di accordo Wind Retail del 27 maggio 2013 (PDF pubblicato da SLC-CGIL): l’account di posta elettronica per le rappresentanze sindacali, il suo uso riservato alle comunicazioni con le organizzazioni sindacali, la direzione e le segnalazioni dei lavoratori, l’uso della posta da parte dei singoli componenti della RSU, e le comunicazioni collettive riservate alla bacheca elettronica.
• Edotto: uso di email aziendale per comunicazioni sindacali, legittimo?: la sentenza della Cassazione n. 35644 del 5 dicembre 2022, sull’uso della posta aziendale per comunicazioni sindacali in assenza di canali dedicati e senza pregiudizio per l’azienda, e sul canale dedicato messo a disposizione dal datore di lavoro.
• Google per il non profit: cosa sapere prima di iniziare: l’offerta riservata a un’organizzazione di beneficenza non profit con una buona reputazione, che soddisfi i requisiti del paese di registrazione; la pagina non menziona le rappresentanze sindacali.