Le stesse email, ogni anno, per ogni componente della RSU
Quando segue le attività ricreative e assistenziali, una RSU risponde soprattutto ai colleghi: un’iscrizione alla gita aziendale, un documento che manca, una domanda sul contributo per i centri estivi, ogni tanto un rifiuto da spiegare. Il resto arriva dai fornitori che mandano un preventivo. Questa guida ti dà dieci modelli pronti da adattare, ognuno con il momento giusto per inviarlo, e le regole che un rifiuto non deve mai contraddire. Le regole citate sono quelle italiane (Statuto dei lavoratori, Testo Unico sulla rappresentanza); i modelli valgono anche se in azienda le attività ricreative le gestisce un CRAL o una commissione.
I componenti cambiano, le email restano. Il collega che scrive a marzo per la gita al parco divertimenti fa la stessa domanda dell’anno scorso, a un rappresentante che magari non era ancora stato eletto. Un modello evita di riscrivere la risposta, e soprattutto evita di dare due risposte diverse a due lavoratori nella stessa situazione, cosa che in un’azienda si nota in fretta.
Tre regole perché questi modelli non suonino come una circolare:
- Sostituisci tutto ciò che è tra parentesi quadre e aggiungi un dettaglio vero: la data, il luogo, il nome del rappresentante che segue l’attività.
- Firma con il tuo nome, «per la RSU». Un collega risponde più volentieri a Marco che a un organismo.
- Tieni le regole delle iniziative in un documento che tutti i componenti possono vedere. Il modello riporta la regola, non la inventa.
Iscrizioni e prenotazioni
1. Iscrizione ricevuta per una gita. Inviala in giornata. Il collega vuole sapere che il posto è suo, quanto deve pagare e cosa succede se rinuncia.
Oggetto: [Gita] del [data]: sei iscritto
Ciao [nome],
la tua iscrizione è confermata: [la gita al parco divertimenti, lo spettacolo] del [data], per [numero] persone. Manca solo la quota di [importo], da versare entro il [data] [con bonifico, online, allo sportello del giovedì].
Il ritrovo è alle [ora], [luogo]. Se non puoi più venire, avvisaci entro il [data] rispondendo a questa email: offriremo il posto a chi è in lista d’attesa.
Buona giornata, [nome], per la RSU
2. Manca un documento. Di’ esattamente cosa manca ed entro quando. «La tua domanda è incompleta» senza dettagli fa partire altre tre email.
Oggetto: La tua domanda per [iniziativa]: manca un documento
Ciao [nome],
grazie per la tua domanda per [iniziativa]. Per confermarla ci serve solo [il documento preciso: il certificato di iscrizione di [nome del figlio], la ricevuta del centro estivo].
Puoi mandarlo rispondendo a questa email entro il [data]. Tutto il resto è a posto, non devi rifare niente.
Grazie, [nome], per la RSU
3. Promemoria prima di una scadenza. Per il contributo ai centri estivi, il rimborso dei libri scolastici o le prenotazioni per la festa di fine anno. Una data, un’azione, un link.
Oggetto: Contributo centri estivi: richiedilo entro il [data]
Ciao a tutti,
le richieste di contributo per i centri estivi [anno] sono aperte fino al [data]. Per fare domanda, [compila il modulo qui, passa allo sportello del martedì dalle 12 alle 14].
Possono chiederlo tutti, con qualsiasi contratto e qualsiasi orario. Hai un dubbio sulla tua situazione? Rispondi a questa email: un rappresentante ti risponderà entro [due giorni lavorativi].
[nome], per la RSU
Prima di mandare questo promemoria a tutti, verifica quale canale puoi usare. Lo Statuto dei lavoratori (art. 25) garantisce alle rappresentanze il diritto di affiggere comunicazioni in spazi che il datore di lavoro deve mettere a disposizione, accessibili a tutti i lavoratori. La mailing list aziendale non è in quell’articolo: per scrivere a tutti attraverso le liste dell’azienda, mettiti d’accordo con l’azienda, e per usare l’indirizzo personale di un collega chiediglielo prima. Decidilo una volta, all’inizio del mandato, non il giorno prima della scadenza.
Dire di no, e spiegare la regola
4. Un rifiuto spiegato. Il caso più frequente: la scadenza è passata, oppure l’iniziativa non rientra nel budget di quest’anno. Indica la regola, poi indica cosa è ancora possibile.
Oggetto: Re: [iniziativa]
Ciao [nome],
grazie per la tua email. Questa volta non possiamo procedere: [le richieste per i centri estivi si sono chiuse il [data] e l’elenco è già stato inviato al fornitore].
La regola è la stessa per tutti ed è affissa [in bacheca sindacale, sull’intranet]. In compenso [le prossime richieste si aprono a [mese]] e ti avviseremo appena succede.
Se pensi che abbiamo sbagliato a valutare la tua situazione, rispondi a questa email: la riguarderemo alla prossima riunione della RSU.
Un saluto, [nome], per la RSU
Un rifiuto non può poggiare su un criterio qualsiasi. L’articolo 11 dello Statuto dei lavoratori prevede che le attività culturali, ricreative e assistenziali promosse nell’azienda siano gestite da organismi formati a maggioranza dai rappresentanti dei lavoratori. Le regole le decide quindi un organismo in cui i rappresentanti dei lavoratori sono in maggioranza, e per questo conviene che siano scritte e uguali per tutti. Il tipo di contratto non è un buon criterio: il decreto legislativo 81/2015 riconosce al lavoratore a tempo determinato il trattamento economico e normativo dei colleghi a tempo indeterminato comparabili (art. 25), e stabilisce che il lavoratore a tempo parziale non deve ricevere un trattamento meno favorevole di un collega a tempo pieno di pari inquadramento (art. 7). Per entrambi, la legge prevede che il trattamento sia proporzionato al tempo lavorato.
Se il vostro regolamento contiene ancora condizioni come un’anzianità minima, rileggile alla luce del contratto collettivo e della legge prima di scriverne una in un rifiuto. Nel dubbio, chiedi alla tua organizzazione sindacale.
5. Un collega a tempo determinato o part-time chiede se ne ha diritto. La risposta è sì, e merita di essere detta chiaramente.
Oggetto: Re: Ho diritto al [contributo per i centri estivi]?
Ciao [nome],
sì. Le iniziative della RSU sono aperte a tutti i lavoratori, a tempo indeterminato o determinato, a tempo pieno o part-time. Il tuo contratto non ti toglie il diritto.
Per riceverlo, [compila il modulo entro il [data]]. Se qualcosa non torna, rispondi a questa email.
Buona giornata, [nome], per la RSU
Se il regolamento rapporta l’importo alle ore lavorate, dillo nella stessa email, con la cifra: meglio saperlo subito che scoprirlo al momento del pagamento.
Situazioni personali
6. Un collega scrive del suo reddito o della sua situazione familiare. Un contributo legato all’ISEE, una separazione, un figlio a carico da documentare. L’email arriva all’indirizzo della RSU, che leggono più persone. La risposta dice chi se ne occuperà e chiede solo ciò che serve.
Oggetto: Re: [iniziativa]
Ciao [nome],
grazie per averci scritto. La tua situazione la seguiranno solo [nome] e [nome], i due rappresentanti che curano [le attività assistenziali], e non sarà letta dal resto della RSU.
Per calcolare l’importo ci serve solo [il valore ISEE riportato sull’attestazione]. Il resto del documento non ci serve: puoi oscurarlo prima di inviarlo.
Se preferisci parlarne di persona, [nome] è allo sportello il [giorno] dalle [ora] alle [ora], [luogo].
Un saluto, [nome], per la RSU
Non è una gentilezza in più. Appena un contributo dipende dal reddito o dalla famiglia, la RSU riceve dati personali dei colleghi, e li riceve per email, all’indirizzo che leggono più rappresentanti. Il Regolamento europeo sulla protezione dei dati, pubblicato in italiano dal Garante per la protezione dei dati personali, chiede che i dati siano limitati a quanto necessario rispetto alle finalità (minimizzazione) e conservati non oltre il tempo necessario a raggiungerle (limitazione della conservazione).
In pratica: non inoltrare quell’email a tutti i componenti, non citarla nel verbale e non tenere i documenti più a lungo di quanto serve per l’iniziativa.
Fornitori
7. Rispondere a un preventivo. Il fornitore vuole sapere quando deciderete. La RSU decide insieme, spesso in riunione: dillo, con una data.
Oggetto: Re: Preventivo per [servizio] per la RSU di [azienda]
Buongiorno [nome],
grazie per il preventivo del [data] per [servizio]. I rappresentanti lo valuteranno insieme alle altre proposte nella riunione del [data]. Vi daremo una risposta entro il [data].
Nel frattempo, potete indicarci [le condizioni di cancellazione, il numero minimo di partecipanti, cosa comprende il prezzo]?
Cordiali saluti, [nome], [ruolo] della RSU
8. Declinare l’offerta di un fornitore. Breve e cortese. Lo stesso fornitore potrebbe rispondere alla vostra prossima richiesta di preventivi.
Oggetto: Re: Proposta per [servizio]
Buongiorno [nome],
grazie per la vostra proposta. Quest’anno i rappresentanti hanno scelto un’altra offerta per [servizio], [più vicina alla sede, più adatta al numero di lavoratori].
Conserviamo i vostri contatti per una prossima richiesta di preventivi.
Cordiali saluti, [nome], [ruolo] della RSU
Assemblee e verbali
9. Prossima assemblea dei lavoratori. Un’email ai colleghi perché possano proporre una domanda prima dell’assemblea. L’articolo 20 dello Statuto dei lavoratori riconosce il diritto di riunirsi in assemblea nel luogo di lavoro, anche durante l’orario, nel limite di dieci ore annue retribuite (i contratti collettivi possono prevedere di più), con un ordine del giorno su materie di interesse sindacale e del lavoro.
Oggetto: Assemblea del [data]: mandaci le tue domande entro il [data]
Ciao a tutti,
la prossima assemblea dei lavoratori è il [data], dalle [ora] alle [ora], [luogo]. All’ordine del giorno: [punto 1], [punto 2]. Se vuoi che i rappresentanti portino una domanda, mandala rispondendo a questa email entro il [data].
Le domande su una situazione personale non saranno riportate con il tuo nome: un rappresentante ti risponderà direttamente.
[nome], per la RSU
10. Verbale disponibile. Mandala solo quando il verbale è stato approvato. Il Testo Unico sulla rappresentanza del 10 gennaio 2014 prevede che le decisioni della RSU siano prese a maggioranza; chi redige il verbale, chi lo firma e come si diffonde lo decide il vostro regolamento interno. Rispettalo, e non far circolare una bozza.
Oggetto: Verbale della riunione RSU del [data]
Ciao a tutti,
il verbale della riunione RSU del [data], approvato il [data], è disponibile [in allegato, in bacheca sindacale, sull’intranet a questa pagina].
I punti principali: [punto 1], [punto 2], [punto 3]. Una domanda su uno di questi? Rispondi a questa email.
[nome], per la RSU
Chi risponde a quale email
I modelli risolvono cosa scrivere. La domanda che fa davvero male in una RSU è chi lo scrive. Su un indirizzo letto da cinque rappresentanti, lo stesso collega riceve due risposte diverse a un giorno di distanza, oppure nessuna, perché ognuno pensava che se ne occupasse un altro. E un’email su una situazione personale resta visibile a chiunque abbia la password.
Una regola semplice aiuta già, senza alcuno strumento: un rappresentante per attività (gite, centri estivi, contributi assistenziali), scritto nel documento delle regole condiviso. Descriviamo altre abitudini per evitare le risposte doppie in un team. Ma una regola scritta non ti dice chi ha risposto ieri sera, né se il documento mancante è arrivato.
È quello che fa Trupeo. Colleghi l’indirizzo che la RSU usa già (Gmail, Outlook, Microsoft 365 o qualsiasi casella IMAP). Ogni rappresentante ha il proprio accesso, senza password condivisa. Su ogni email vedi chi se ne occupa (basta un clic su «Me ne occupo io» per prenderla) e chi sta scrivendo una risposta. Le note per il team restano accanto alla conversazione: «documento ricevuto il 12, in attesa del bonifico». Gli ambiti tengono le email delicate tra pochi rappresentanti: un membro limitato ad alcuni ambiti vede solo le conversazioni inserite in quegli ambiti. I componenti della RSU restano in carica tre anni: dopo ogni elezione inviti i nuovi rappresentanti e togli l’accesso a chi esce. Per l’indirizzo, leggi quale indirizzo email scegliere per la RSU e il passaggio della casella a fine mandato.
Il prezzo è per casella collegata: 10 € al mese IVA esclusa per 2 persone, 20 € al mese IVA esclusa da 3 persone in su, che la RSU abbia tre componenti o dodici, e ogni piano comprende tutte le funzioni. I dettagli sono nella pagina dei prezzi, e cosa fa Trupeo per i rappresentanti è nella pagina dedicata alle rappresentanze sindacali. Per altri modelli, leggi i nostri modelli di risposta ai clienti per le piccole imprese e i nostri modelli di email per le associazioni.
Domande frequenti
La RSU può scrivere a tutti i lavoratori sul loro indirizzo aziendale?
Lo Statuto dei lavoratori (art. 25) garantisce alle rappresentanze il diritto di affissione negli spazi che il datore di lavoro deve mettere a disposizione. Per scrivere a tutti attraverso la mailing list aziendale, mettiti d’accordo con l’azienda; per l’indirizzo personale di un collega, chiedigli prima il permesso. Rispondere a un collega che ha scritto alla RSU non pone il problema.
Un’iniziativa può essere riservata ai lavoratori a tempo indeterminato?
Meglio di no. Il decreto legislativo 81/2015 riconosce ai lavoratori a tempo determinato il trattamento economico e normativo dei colleghi a tempo indeterminato comparabili, e vieta di trattare i part-time in modo meno favorevole dei colleghi a tempo pieno di pari inquadramento: escluderli andrebbe contro questo principio. L’importo può però essere proporzionato al tempo lavorato.
Quanto dura il mandato della RSU?
Tre anni. Secondo il Testo Unico sulla rappresentanza del 10 gennaio 2014, i componenti della RSU restano in carica per tre anni, al termine dei quali decadono automaticamente; chi si dimette è sostituito dal primo dei non eletti della stessa lista. Per questo gli accessi alla casella vanno rivisti a ogni rinnovo.
Chi deve leggere un’email in cui un collega parla del suo reddito?
Solo i rappresentanti che ne hanno bisogno per riconoscere il contributo. Dillo al collega nella risposta, chiedi solo il documento che serve e non far girare l’email in tutta la RSU.
Quando la RSU può diffondere il verbale di una riunione?
Quando è stato approvato. Le decisioni della RSU si prendono a maggioranza, come prevede il Testo Unico sulla rappresentanza; chi firma e diffonde il verbale lo stabilisce il vostro regolamento interno.
Fonti:
- Legge 20 maggio 1970, n. 300 (Statuto dei lavoratori), art. 11 (Normattiva): le attività culturali, ricreative e assistenziali promosse nell’azienda sono gestite da organismi formati a maggioranza dai rappresentanti dei lavoratori.
- Legge 20 maggio 1970, n. 300 (Statuto dei lavoratori), art. 20 (Normattiva): il diritto di assemblea nell’unità produttiva, nel limite di dieci ore annue retribuite, con ordine del giorno su materie di interesse sindacale e del lavoro, e la possibilità per i contratti collettivi di stabilire condizioni migliori.
- Legge 20 maggio 1970, n. 300 (Statuto dei lavoratori), art. 25 (Normattiva): il diritto di affissione delle rappresentanze sindacali in appositi spazi che il datore di lavoro deve mettere a disposizione, accessibili a tutti i lavoratori.
- Decreto legislativo 15 giugno 2015, n. 81, art. 25 (Normattiva): al lavoratore a tempo determinato spetta il trattamento economico e normativo dei lavoratori a tempo indeterminato comparabili, in proporzione al periodo lavorativo prestato.
- Decreto legislativo 15 giugno 2015, n. 81, art. 7 (Normattiva): il lavoratore a tempo parziale non deve ricevere un trattamento meno favorevole del lavoratore a tempo pieno di pari inquadramento, e il suo trattamento è riproporzionato alla ridotta entità della prestazione.
- Testo Unico sulla rappresentanza del 10 gennaio 2014 (Confindustria, CGIL, CISL, UIL, PDF pubblicato da ANCE): i componenti della RSU restano in carica per tre anni e poi decadono automaticamente, la sostituzione con il primo dei non eletti della stessa lista, le decisioni della RSU assunte a maggioranza.
- Regolamento (UE) 2016/679, testo arricchito con i considerando (Garante per la protezione dei dati personali): l’art. 5, par. 1, lettere c) ed e): dati limitati a quanto necessario rispetto alle finalità («minimizzazione dei dati») e conservati per un tempo non superiore al conseguimento delle finalità («limitazione della conservazione»).