Dopo le elezioni, la RSU uscente lascia il posto a quella nuova. Verbali, comunicati e cartelle di documenti passano quasi sempre di mano. La casella email della RSU, la sua password, le opzioni di recupero e le conversazioni ancora aperte quasi mai, anche se è proprio lì che aspettano le domande dei lavoratori rimaste senza risposta.
Una precisazione: in Italia la rappresentanza sindacale in azienda prende due forme. La RSU (rappresentanza sindacale unitaria) è eletta da tutti i lavoratori, a suffragio universale e a scrutinio segreto, nelle unità produttive con più di 15 dipendenti, secondo il Testo Unico sulla rappresentanza del 10 gennaio 2014. Le RSA (rappresentanze sindacali aziendali) sono costituite su iniziativa dei lavoratori nell’ambito delle associazioni sindacali, secondo l’articolo 19 dello Statuto dei lavoratori. Questo articolo è per chi esce e per chi entra, RSU o RSA, e in particolare per chi ha tenuto la casella e le carte durante il mandato. Si chiude con un modello di relazione di fine mandato che comprende una sezione dedicata alla casella.
Cosa dice la legge, e per chi
Né lo Statuto dei lavoratori né il Testo Unico sulla rappresentanza dedicano una norma al passaggio dei documenti da una RSU alla successiva. Fissano però altre regole che lo condizionano:
- le RSU possono essere costituite nelle unità produttive in cui il datore di lavoro occupa più di 15 dipendenti, con almeno 3 componenti fino a 200 dipendenti (Testo Unico, parte seconda, sezione seconda, punti 1 e 3), la stessa soglia che lo Statuto fissa per i diritti sindacali in azienda (articolo 35);
- le decisioni sulle materie di competenza della RSU sono prese a maggioranza (Testo Unico, punto 7);
- nelle imprese con almeno 50 lavoratori, i rappresentanti non possono rivelare né ai lavoratori né a terzi le informazioni che l’azienda ha fornito loro espressamente in via riservata, e il divieto dura tre anni dopo la scadenza del mandato (decreto legislativo 6 febbraio 2007, n. 25, articoli 3 e 5).
Quindi nessuna legge ti obbliga a organizzare il passaggio di consegne. Fallo lo stesso. I lavoratori continuano a scrivere alla RSU durante e dopo le elezioni, e i nuovi eletti non hanno altro modo di sapere cosa era rimasto in sospeso. E se certe informazioni ricevute dall’azienda restano riservate anche dopo il mandato, è un motivo in più per non lasciarle nella casella personale di chi se ne va.
Controlla anche il contratto collettivo applicato in azienda e gli eventuali accordi interni della RSU: possono dire qualcosa sui documenti e sugli strumenti della rappresentanza.
L’elenco abituale di cosa passare
Non esiste un elenco ufficiale. Quello che usano molte RSU ha questa forma:
- cosa ha fatto la RSU durante il mandato;
- cosa è ancora in corso: trattative, accordi da firmare, vertenze, procedure di consultazione;
- le attività ricreative e assistenziali, quando la RSU partecipa agli organismi che le gestiscono (articolo 11 dello Statuto), con le loro regole di assegnazione;
- i contratti e gli impegni con i fornitori, se ce ne sono;
- i beni e il materiale della RSU, compreso quello della sede;
- gli strumenti usati e le loro credenziali di accesso.
A questo si aggiunge l’accesso ai documenti chiave: gli accordi aziendali firmati, i verbali delle riunioni e degli incontri con l’azienda, i comunicati ai lavoratori e, se la RSU gestisce qualche fondo, i conti e i mezzi di pagamento. La casella rientra tra «gli strumenti usati e le loro credenziali di accesso», ma nessuno la considera uno strumento. Eppure è l’unico posto in cui vivono le conversazioni aperte con i lavoratori, i fornitori e la direzione.
Quando fare il passaggio di consegne
Appena i nuovi eletti entrano in carica. Non tre mesi dopo, quando il componente uscente è passato a un altro reparto o ha lasciato l’azienda.
Il calendario è prevedibile. I componenti della RSU restano in carica per tre anni, al termine dei quali decadono automaticamente (Testo Unico, punto 6). Le elezioni per il rinnovo vanno indette almeno tre mesi prima della scadenza del mandato, dalle associazioni sindacali o dalla RSU uscente, con un avviso affisso nell’albo messo a disposizione dall’azienda e inviato alla direzione (Testo Unico, sezione terza, punto 1). La data si conosce quindi con largo anticipo.
Un mandato può anche finire prima. In caso di dimissioni, il componente è sostituito dal primo dei non eletti della stessa lista, e chi cambia sindacato decade ed è sostituito allo stesso modo (Testo Unico, punto 6). Il passaggio avviene allora tra una persona e chi la sostituisce, a metà mandato, e la casella pone esattamente le stesse domande.
Il momento migliore per preparare la parte sulla casella è il mese prima del voto, finché gli uscenti ci sono ancora e sanno cosa è aperto.
La casella: quattro domande da risolvere
Chi è il titolare dell’account?
L’indirizzo della RSU, o un indirizzo Gmail della RSU, l’ha creato qualcuno un giorno. Quella persona ha scelto la password e, spesso, ha messo il proprio cellulare e la propria email come opzioni di recupero. Se se ne va, resta lei a poter recuperare l’account il giorno in cui Gmail o Outlook chiede una verifica.
Prima del passaggio, annota chi conosce la password e quali telefono ed email di recupero sono registrati, e spostali su un componente che resta o che arriva. Su un account Google, fallo con almeno una settimana di margine: dopo una modifica, Google può continuare a inviare codici alle informazioni precedenti per 7 giorni. Se l’indirizzo è sul dominio dell’azienda, l’account è dell’ufficio IT: chiedi chi avrà accesso dopo le elezioni.
Quali conversazioni sono ancora aperte?
Dieci giorni fa una lavoratrice ha chiesto informazioni sul contributo per i centri estivi. Un’agenzia di viaggi aspetta una risposta su un preventivo per la gita aziendale. La direzione ha mandato i documenti per una consultazione in corso. Niente di tutto questo compare nei verbali.
Fai l’elenco di ciò che aspetta una risposta o un’azione, una riga per argomento: chi ha scritto, cosa aspetta, chi lo seguiva, la prossima scadenza. Un’ora di lavoro per chi esce, settimane guadagnate per chi entra.
Dove sono i comunicati mandati per email?
Le rappresentanze hanno diritto di affiggere comunicati su materie sindacali e del lavoro in appositi spazi, accessibili a tutti i lavoratori, che il datore di lavoro deve mettere a disposizione (articolo 25 dello Statuto). In molte aziende, oltre alla bacheca, questo vuol dire anche un’email a tutto il personale. La casella conserva allora la traccia di cosa è stato comunicato e quando. Verifica che queste email restino nella casella della RSU e non solo in quella personale di chi le ha scritte.
Chi scrive alla RSU, e a quale indirizzo?
Se lavoratori e fornitori conoscono l’indirizzo della RSU, tienilo. Cambiare indirizzo a ogni mandato significa perdere le email mandate al vecchio. Trovi di più su un indirizzo condiviso che non appartiene a nessuno in particolare nella nostra pagina per le rappresentanze sindacali.
Togliere l’accesso a una persona o cambiare una password che tutti conoscevano
Se la casella è condivisa con una password, il passaggio è un vero dilemma. Cambiare la password e darla ai nuovi: è l’unico modo per lasciare fuori gli uscenti, ma va fatto lo stesso giorno, e di nuovo a ogni dimissione. Non cambiare niente: gli ex componenti conservano l’accesso alle domande personali dei lavoratori, a volte per anni. Nessuno lo vuole, ma è quello che succede di solito.
Con un accesso per persona, la domanda sparisce: togli l’accesso a chi se ne va e nessun altro se ne accorge. Gmail lo permette con la delega, altri strumenti con una casella condivisa. Abbiamo confrontato le opzioni nell’articolo su come condividere una casella senza condividere la password, e i rischi di una password condivisa in quello sui rischi per la sicurezza di una casella condivisa. Se il problema è l’indirizzo stesso, per esempio perché appartiene a un componente, l’indirizzo email della RSU confronta le soluzioni.
Le decisioni della RSU si prendono a maggioranza (Testo Unico, punto 7). Fai mettere a verbale, con una decisione presa a maggioranza, due righe su chi è titolare della casella e su cosa succede alla fine di ogni mandato. La prossima RSU non dovrà ricostruirlo da capo.
Modello di relazione di fine mandato
Copialo e compilalo. Le sezioni seguono l’elenco abituale, con una sezione per la casella.
Relazione di fine mandato della RSU di [azienda], mandato [anno]-[anno]
1. Cosa abbiamo fatto: trattative, accordi firmati, attività per i lavoratori, incontri con la direzione.
2. In corso: trattative, consultazioni, vertenze, con la prossima scadenza.
3. Attività ricreative e regole di assegnazione: regole in vigore, decisioni che le hanno fissate.
4. Contratti e materiale: impegni con i fornitori e la loro data di scadenza, beni e materiale della sede.
5. Conti, se ci sono: fondi gestiti dalla RSU, accesso ai conti e ai mezzi di pagamento.
6. Documenti: accordi aziendali, verbali, comunicati, e dove sono conservati.
7. Strumenti e credenziali: elenco degli strumenti e di chi ha accesso.
8. Casella email della RSU
- Indirizzo: [rsu@…]
- Titolare dell’account e servizio email: [Gmail, Outlook, ufficio IT dell’azienda…]
- Telefono ed email di recupero: [spostare su: …] Fatto il: [data]
- Chi ha accesso oggi: [nomi] Accesso tolto il: [data]
- Conversazioni aperte: [una riga per argomento: chi ha scritto, cosa aspetta, prossima scadenza]
- Comunicati mandati per email: [dove trovarli]
- Password cambiata il: [data], comunicata a: [nomi], oppure non serve se ogni componente ha il proprio accesso
Una casella che sopravvive al mandato
Con una casella condivisa come Trupeo, la sezione 8 della relazione si compila quasi da sola. Colleghi l’indirizzo che la RSU ha già: Gmail, Outlook, Microsoft 365 o qualsiasi casella IMAP. Ogni membro entra con il proprio account, senza conoscere la password della casella. Ogni conversazione mostra chi se ne occupa e a che punto è: Da assegnare, In corso, Fatto. Le note per il team stanno accanto all’email, e il lavoratore che ha scritto non le vede mai.
Al momento del passaggio, affidi le conversazioni aperte ai nuovi membri, togli l’accesso agli uscenti e inviti chi arriva. Togliere un membro non tocca l’accesso di nessun altro. La cronologia e le note restano alla RSU. Trupeo non cambia chi è il titolare dell’account presso Gmail o Outlook: le opzioni di recupero vanno sistemate comunque. E se la password della casella cambia, ricollegala in Trupeo: con Google, l’accesso di un’app a Gmail può smettere di funzionare quando cambia la password dell’account, e per una casella IMAP Trupeo usa la password salvata finché non la sostituisci.
Il prezzo: 10 € al mese IVA esclusa per una casella collegata condivisa da 2 persone, 20 € da 3 persone in su, qualunque sia il numero di membri oltre quella soglia. Tutti i dettagli nella pagina dei prezzi.
Altri gruppi che cambiano spesso si pongono la stessa domanda: l’abbiamo affrontata per le associazioni nell’articolo sul passaggio dell’email tra volontari e per i condomini in quello sul passaggio della casella tra consiglieri.
Domande frequenti
Cosa devono passare i componenti uscenti della RSU ai nuovi eletti?
Nessuna norma fissa un elenco. In pratica: accordi aziendali, verbali, comunicati, trattative e vertenze in corso, regole delle attività ricreative, conti se la RSU gestisce fondi, e gli strumenti con le loro credenziali, casella della RSU compresa. Le informazioni ricevute in via riservata dall’azienda restano riservate per tre anni dopo il mandato, nelle imprese con almeno 50 lavoratori (d.lgs. 25/2007, articolo 5).
Il passaggio di consegne vale anche per le RSA?
Nessuna norma lo impone, né per la RSU né per le RSA. Ma le RSA svolgono lo stesso ruolo in azienda, con gli stessi diritti di affissione (articolo 25 dello Statuto), quindi le stesse questioni in sospeso e gli stessi accessi vanno passati a chi arriva.
Quando si fa il passaggio di consegne della RSU?
Appena i nuovi eletti entrano in carica. Le elezioni vanno indette almeno tre mesi prima della scadenza del mandato, quindi la data si conosce in anticipo. Prepara la parte sulla casella il mese prima del voto, finché gli uscenti sanno cosa è aperto, e cambia le opzioni di recupero dell’account almeno una settimana prima della data del passaggio.
Bisogna cambiare la password della casella della RSU dopo le elezioni?
Se i componenti condividono una password, sì: è l’unico modo per lasciare fuori gli uscenti, e va data a tutti quelli che arrivano. Se ogni componente ha il proprio accesso, togli l’accesso agli uscenti senza cambiare la password.
Fonti:
- Testo Unico sulla rappresentanza del 10 gennaio 2014 (Confindustria, CGIL, CISL, UIL, PDF pubblicato da ANCE): RSU nelle unità produttive con più di 15 dipendenti, elette a suffragio universale e a scrutinio segreto, almeno 3 componenti fino a 200 dipendenti, in carica tre anni con decadenza automatica, sostituzione con il primo dei non eletti della stessa lista, decisioni a maggioranza, elezioni indette almeno tre mesi prima della scadenza con avviso affisso nell’albo e inviato alla direzione.
- Legge 20 maggio 1970, n. 300 (Statuto dei lavoratori), art. 19 (Normattiva): le RSA costituite su iniziativa dei lavoratori in ogni unità produttiva, nell’ambito delle associazioni sindacali.
- Legge 20 maggio 1970, n. 300 (Statuto dei lavoratori), art. 35 (Normattiva): il titolo III dello Statuto si applica alle unità produttive con più di quindici dipendenti.
- Legge 20 maggio 1970, n. 300 (Statuto dei lavoratori), art. 11 (Normattiva): le attività culturali, ricreative e assistenziali promosse nell’azienda gestite da organismi formati a maggioranza dai rappresentanti dei lavoratori.
- Legge 20 maggio 1970, n. 300 (Statuto dei lavoratori), art. 25 (Normattiva): il diritto di affissione su materie sindacali e del lavoro in appositi spazi accessibili a tutti i lavoratori, che il datore di lavoro deve mettere a disposizione.
- Decreto legislativo 6 febbraio 2007, n. 25, art. 3 (Normattiva): il decreto si applica alle imprese che impiegano almeno 50 lavoratori.
- Decreto legislativo 6 febbraio 2007, n. 25, art. 5 (Normattiva): i rappresentanti non possono rivelare né ai lavoratori né a terzi le informazioni fornite loro espressamente in via riservata, e il divieto permane per tre anni dopo la scadenza del mandato.
- Configura le opzioni di recupero (Guida di Account Google): telefono ed email di recupero, e codici che Google può inviare alle informazioni precedenti per 7 giorni dopo una modifica.
- Delega e collabora con l’email (Guida di Gmail): un delegato legge, invia ed elimina le email per conto del titolare senza poter modificare la password, e si elimina uno per uno nelle impostazioni.
- Utilizzare OAuth 2.0 per accedere alle API di Google (Google for Developers): un token di aggiornamento può smettere di funzionare se la password dell’account è stata modificata e il token contiene gli ambiti di Gmail.