Après les élections professionnelles, les élus sortants du CSE doivent rendre compte de leur gestion au nouveau comité et lui remettre tous les documents concernant l’administration et l’activité du comité (article R2315-39 du Code du travail). Les procès-verbaux, les comptes et le règlement intérieur sont presque toujours transmis. La boîte mail du CSE, son mot de passe, ses moyens de récupération et les conversations encore ouvertes le sont rarement, alors que c’est par elle que passent les demandes en cours des salariés.
Cet article s’adresse aux élus qui partent et à ceux qui arrivent, en particulier au secrétaire et au trésorier, à qui revient généralement la passation. Il se termine par un modèle de rapport de fin de mandat avec une partie consacrée à la boîte mail.
Ce que dit la loi, et à partir de quelle taille
L’article R2315-39 du Code du travail pose deux obligations aux membres du CSE sortant. Ils rendent compte au nouveau comité de leur gestion. Et ils remettent aux nouveaux membres « tous documents concernant l’administration et l’activité du comité ».
Reste à savoir quels CSE sont concernés. Pour les Éditions Tissot : « Cette obligation ne concerne donc que les CSE dans les entreprises d’au moins 50 salariés », et « le législateur n’a rien prévu de tel concernant les CSE dans les entreprises comprises entre 11 et moins de 50 salariés ».
Dans un CSE de moins de 50 salariés, rien ne vous y oblige donc. Faites-le quand même. Les salariés continuent d’écrire au CSE pendant et après les élections, et les nouveaux élus n’ont aucun autre moyen de savoir ce qui était en cours.
La liste habituelle des documents à transmettre
La lettre CSE du Crédit Mutuel de mars 2023 rappelle qu’« une passation doit être réalisée entre les élus de l’ancien et du nouveau mandat » et qu’elle « peut prendre la forme d’un rapport de fin de mandat ». Elle ajoute que ne pas rendre compte aux nouveaux élus pourrait être qualifié d’entrave au bon fonctionnement de l’instance.
Elle propose une liste d’informations à compiler :
- le bilan des actions menées ;
- les actions en cours : juridiques, consultations, expertises ;
- les activités et leurs règles d’attribution ;
- les contrats existants ;
- les biens et les stocks ;
- les logiciels utilisés et leurs codes d’accès.
Et l’accès aux documents essentiels : le règlement intérieur, les procès-verbaux, les rapports d’expertises, les documents comptables, le rapport de gestion du CSE.
Les Éditions Tissot citent de leur côté les accès aux comptes du CSE et aux moyens de paiement. La boîte mail entre dans « les logiciels utilisés et leurs codes d’accès », mais personne ne la pense comme un logiciel. Elle est pourtant le seul endroit où se trouvent les échanges en cours avec les salariés, les prestataires et la direction.
Quand faire la passation
Pour les Éditions Tissot, la passation « doit s’opérer dès la prise de poste des nouveaux élus ». Pas trois mois plus tard, quand le trésorier sortant a changé de service ou quitté l’entreprise.
Le calendrier se prévoit. Les membres du CSE sont élus pour quatre ans (article L2314-33), et un accord collectif peut fixer une durée de mandat comprise entre 2 et 4 ans. La date de fin de mandat est donc connue longtemps à l’avance. Un mandat peut aussi prendre fin plus tôt : démission, rupture du contrat de travail, perte des conditions d’éligibilité. Dans ce cas, la passation se fait entre un élu et son remplaçant, en cours de mandat, et la boîte mail pose exactement les mêmes questions.
Le bon moment pour préparer la partie boîte mail, c’est le mois qui précède le scrutin : les sortants sont encore là et savent ce qui est ouvert.
La boîte mail : quatre questions à régler
Qui détient le compte ?
Une adresse du CSE, comme cse.nomdelentreprise@gmail.com, a été créée un jour par quelqu’un. Ce quelqu’un a choisi le mot de passe, et souvent mis son propre numéro de téléphone et sa propre adresse de secours comme moyens de récupération. S’il part, c’est encore lui qui pourra récupérer le compte le jour où Gmail ou Outlook demandera une vérification.
Avant la passation, notez qui connaît le mot de passe, quel téléphone et quelle adresse de secours sont enregistrés, et passez-les au nom d’un élu qui reste ou qui arrive. Sur un compte Google, faites-le au moins une semaine avant : après une modification, Google peut continuer d’envoyer des codes aux anciennes informations pendant sept jours. Si l’adresse est sur le domaine de l’entreprise, c’est le service informatique qui détient le compte : demandez-lui qui y aura accès après les élections.
Quelles conversations sont encore ouvertes ?
Un salarié a posé une question sur sa mutuelle il y a dix jours. Un prestataire de billetterie attend une réponse sur son devis. La direction a envoyé les documents d’une consultation en cours. Rien de tout cela n’apparaît dans les procès-verbaux.
Listez ce qui attend une réponse ou une action, une ligne par sujet : qui a écrit, ce qu’il attend, qui s’en occupait, la prochaine échéance. Une heure de travail pour les sortants, des semaines gagnées pour les arrivants.
Où sont les procès-verbaux envoyés par mail ?
Une fois adopté, le procès-verbal des réunions du CSE peut être affiché ou diffusé dans l’entreprise par le secrétaire (article L2315-35). Dans beaucoup de CSE, cette diffusion passe par un mail à tous les salariés. La boîte mail garde alors la trace de ce qui a été diffusé et quand. Vérifiez que ces mails restent dans la boîte du CSE et pas seulement dans la boîte personnelle du secrétaire.
Qui écrit au CSE, et à quelle adresse ?
Si les salariés et les prestataires connaissent l’adresse du CSE, gardez-la. Changer d’adresse à chaque mandat, c’est perdre les mails envoyés à l’ancienne. Nous avons détaillé le choix d’une adresse commune, et pourquoi elle ne doit appartenir à personne en particulier, sur notre page pour les CSE.
Retirer un accès ou changer un mot de passe que tout le monde connaissait
Si la boîte est partagée par mot de passe, la passation pose un vrai dilemme. Changer le mot de passe et le donner aux nouveaux élus : c’est la seule façon de fermer la porte aux sortants, mais il faut le faire le jour même, et le refaire à chaque démission. Ne rien changer : d’anciens élus gardent l’accès aux questions personnelles des salariés, parfois pendant des années. Personne ne le souhaite, mais c’est ce qui arrive le plus souvent.
Avec un accès par personne, la question disparaît : on retire l’accès de l’élu qui part, et les autres ne voient rien changer. Gmail le permet par la délégation, d’autres outils par une boîte mail partagée. Nous avons comparé les options dans partager une boîte mail sans partager le mot de passe, et les risques d’un mot de passe commun dans les risques de sécurité d’une boîte mail partagée. Si l’adresse elle-même est en cause, par exemple parce qu’elle appartient à un élu, l’adresse mail du CSE compare les options.
Le CSE détermine dans un règlement intérieur les modalités de son fonctionnement et de ses relations avec les salariés (article L2315-24). C’est un bon endroit pour écrire, en deux lignes, à qui appartient la boîte mail et ce qu’on en fait à chaque fin de mandat. Le CSE suivant n’aura plus à le redécouvrir.
Modèle de rapport de fin de mandat
À recopier et compléter. Les rubriques reprennent la liste habituelle, avec une partie boîte mail en plus.
Rapport de fin de mandat du CSE de [entreprise], mandat [année] à [année]
1. Bilan des actions menées : consultations, activités sociales et culturelles, interventions auprès de la direction.
2. Actions en cours : consultations, expertises, procédures, avec leur prochaine échéance.
3. Activités et règles d’attribution : règles en vigueur, délibérations qui les fixent.
4. Contrats, biens et stocks : contrats en cours avec leur date d’échéance, matériel, stocks de bons ou de billets.
5. Comptes : documents comptables, rapport de gestion, accès aux comptes bancaires et aux moyens de paiement.
6. Documents : règlement intérieur, procès-verbaux, rapports d’expertises, et où ils sont rangés.
7. Logiciels et codes d’accès : liste des outils et de qui y a accès.
8. Boîte mail du CSE
- Adresse : [cse@…]
- Titulaire du compte et service mail : [Gmail, Outlook, service informatique de l’entreprise…]
- Téléphone et adresse de récupération : [à mettre au nom de : …] Fait le : [date]
- Qui y a accès aujourd’hui : [noms] Accès retirés le : [date]
- Conversations en cours : [une ligne par sujet : qui a écrit, ce qu’il attend, prochaine échéance]
- Procès-verbaux diffusés par mail : [où les retrouver]
- Mot de passe changé le : [date], communiqué à : [noms], ou sans objet si chaque élu a son propre accès
Une boîte mail qui survit aux mandats
Avec une boîte mail partagée comme Trupeo, la partie 8 du rapport se remplit presque toute seule. Vous connectez l’adresse existante du CSE : Gmail, Outlook, Microsoft 365 ou n’importe quelle boîte IMAP. Chaque élu se connecte avec son propre compte, sans connaître le mot de passe de la boîte. Chaque conversation affiche qui s’en occupe et où elle en est : à attribuer, en cours, traité. Les notes pour l’équipe restent à côté du mail, invisibles pour le salarié qui a écrit.
À la passation, vous confiez les conversations ouvertes aux nouveaux élus, vous retirez l’accès des sortants, et vous invitez les arrivants. Retirer un élu ne touche pas à l’accès des autres. L’historique et les notes restent au CSE. Trupeo ne change pas le titulaire du compte chez Gmail ou Outlook : la question des moyens de récupération reste à régler dans tous les cas. Et si le mot de passe de la boîte change à cette occasion, reconnectez-la dans Trupeo : chez Google, l’accès d’une application à Gmail peut cesser quand le mot de passe du compte change, et pour une boîte IMAP, Trupeo utilise le mot de passe enregistré tant que vous ne l’avez pas remplacé.
Le prix : 10 € HT par mois pour une boîte mail connectée partagée à 2 personnes, 20 € HT à partir de 3, quel que soit le nombre d’élus au-delà. Le détail est sur la page des tarifs.
La même question se pose dans d’autres structures où les équipes changent : nous l’avons traitée pour les associations dans la passation email entre bénévoles et pour les copropriétés dans la passation de la boîte mail du conseil syndical.
Questions fréquentes
Que doivent remettre les élus sortants du CSE aux nouveaux élus ?
Tous les documents concernant l’administration et l’activité du comité, et un compte rendu de leur gestion (article R2315-39 du Code du travail). En pratique : procès-verbaux, règlement intérieur, documents comptables, rapport de gestion, rapports d’expertises, contrats, et les logiciels utilisés avec leurs codes d’accès, dont la boîte mail du CSE.
La passation est-elle obligatoire dans un CSE de moins de 50 salariés ?
Non. Selon les Éditions Tissot, l’obligation de l’article R2315-39 ne concerne que les CSE des entreprises d’au moins 50 salariés, et rien n’est prévu pour les entreprises de 11 à moins de 50 salariés. La passation reste une bonne pratique, ne serait-ce que pour les salariés qui continuent d’écrire au CSE.
Quand faire la passation du CSE ?
Dès la prise de poste des nouveaux élus. Préparez la partie boîte mail le mois qui précède le scrutin, tant que les sortants savent encore ce qui est ouvert, et changez les moyens de récupération du compte au moins une semaine avant la date effective.
Faut-il changer le mot de passe de la boîte mail du CSE après les élections ?
Si les élus partagent un mot de passe, oui : c’est le seul moyen de fermer l’accès aux sortants, et il faut le communiquer à tous les nouveaux élus. Si chaque élu a son propre accès, on retire celui des sortants sans changer le mot de passe.
Sources :
- Article R2315-39 du Code du travail (Code du travail numérique) : les membres du CSE sortant rendent compte de leur gestion au nouveau comité et remettent aux nouveaux membres tous documents concernant l’administration et l’activité du comité.
- Élections professionnelles : quelles informations transmettre entre deux mandatures du CSE ? (Éditions Tissot, 15/04/2022, modifié le 07/06/2024) : l’obligation limitée aux CSE des entreprises d’au moins 50 salariés, rien de prévu entre 11 et 50 salariés, la passation dès la prise de poste des nouveaux élus, généralement à la charge du secrétaire et du trésorier sortants, les accès aux comptes et aux moyens de paiement.
- Lettre partenaire CSE, mars 2023 (Crédit Mutuel, PDF) : la passation entre élus et le rapport de fin de mandat, le risque d’entrave, la liste des informations à transmettre, dont « les logiciels utilisés et leurs codes d’accès », et des documents essentiels.
- Article L2314-33 du Code du travail (Code du travail numérique) : l’élection pour quatre ans et les causes de fin de mandat.
- CSE : élection des membres (entreprendre.service-public.gouv.fr) : un accord collectif peut fixer une durée de mandat comprise entre 2 et 4 ans.
- Article L2315-35 du Code du travail (Code du travail numérique) : le procès-verbal adopté peut être affiché ou diffusé dans l’entreprise par le secrétaire.
- Article L2315-24 du Code du travail (Code du travail numérique) : le règlement intérieur fixe les modalités de fonctionnement du CSE et de ses relations avec les salariés.
- Configurer des options de récupération (Aide Compte Google) : le téléphone et l’adresse de récupération, et l’envoi possible de codes aux anciennes informations pendant sept jours après une modification.
- Déléguer et collaborer sur les e-mails (Aide Gmail) : un délégué lit et envoie des mails à la place du titulaire sans pouvoir modifier son mot de passe, et se retire individuellement dans les paramètres.
- Using OAuth 2.0 to Access Google APIs (Google for Developers, en anglais) : l’autorisation donnée à une application peut cesser de fonctionner quand l’utilisateur change de mot de passe et qu’elle porte sur Gmail.