La meilleure adresse mail pour un CSE est une adresse de fonction, celle du CSE, qui appartient au comité et pas à un élu, et à laquelle chaque membre accède avec son propre compte. Elle peut être créée sur la messagerie de l’employeur, si un accord le prévoit, ou ouverte par le CSE lui-même, à condition que les infos de connexion ne dépendent pas d’une seule personne. Ce qui compte n’est pas le fournisseur : c’est ce que devient l’adresse le jour où le secrétaire n’est plus élu.
Pourquoi le CSE a besoin de sa propre adresse
Un comité social et économique est mis en place dans les entreprises d’au moins onze salariés. Ses membres, eux, ne restent pas : ils sont élus pour quatre ans, ou pour une durée comprise entre 2 et 4 ans si un accord collectif le prévoit. Et un mandat peut s’arrêter avant son terme. Le Code du travail cite le décès, la démission, la rupture du contrat de travail et la perte des conditions requises pour être éligible.
Concrètement, la secrétaire qui a ouvert l’adresse du CSE peut quitter l’entreprise au milieu du mandat. Le trésorier peut ne pas se représenter. Le comité, lui, continue : les salariés écrivent toujours pour une billetterie, une réclamation sur les chèques cadeaux, une question avant la réunion. L’adresse doit donc suivre le CSE, pas les personnes.
Il y a quatre façons de faire. Les voici, avec ce que chacune devient à l’élection suivante.
Option A : une adresse du CSE sur la messagerie de l’entreprise
Quand l’entreprise a sa propre messagerie, c’est le montage que décrivent les accords d’entreprise publiés. L’accord de Reims Santé au Travail du 12 novembre 2024 prévoit la « création d’une adresse de messagerie spécifique composée de la façon suivante : cse@reimssantetravail.fr ». Il précise aussi que « ne peut être contributeur qu’un représentant du personnel ayant un mandat en cours », et que cette fonction cesse avec le mandat. L’accord de la CAF des Alpes-Maritimes du 29 septembre 2022 ouvre une boîte aux lettres partagée au nom du CSE et réserve « le droit d’émettre et de recevoir » aux membres titulaires et suppléants, ainsi qu’aux salariés du CSE.
Ce qui est bien : l’adresse porte le nom de l’entreprise, les salariés la reconnaissent, et elle ne dépend d’aucun élu. Quand un mandat s’arrête, le service informatique retire l’accès, et la boîte mail reste.
Ce qui coince :
- Il faut l’accord de l’employeur. Rien dans la fiche de Service Public sur les moyens du CSE ne parle d’adresse mail : elle cite un local et, à partir de 50 salariés, « le matériel nécessaire (ligne téléphonique, documentation par exemple) ». Pour écrire à tous les salariés par la messagerie professionnelle, le site CSE Guide résume la situation ainsi : le CSE « ne dispose pas du droit de communiquer avec les salariés via la messagerie professionnelle ou l’intranet », et pour le faire à partir d’une liste de diffusion, « un accord avec l’employeur est obligatoire ».
- La question de la confidentialité. Le compte est administré par l’entreprise. Les Éditions Tissot, dans une fiche pratique, rappellent que « l’employeur doit veiller à ce que les outils informatiques mis à leur disposition préservent la confidentialité » de la mission des élus, et que lorsqu’un compte de messagerie dédié existe, « des mesures de sécurité particulières doivent être définies ou mises en œuvre afin d’assurer la confidentialité ». Ces mesures, mieux vaut les écrire dans l’accord que les supposer.
Si votre entreprise vous propose une adresse du CSE, prenez-la, et négociez dans le même accord qui y accède, comment les accès changent après une élection, et ce qui garantit la confidentialité des échanges.
Option B : un Gmail ou un Outlook ouvert par un élu
C’est ce que font beaucoup de CSE quand l’employeur ne propose rien : cse.monentreprise@gmail.com, créé en cinq minutes par la secrétaire ou le trésorier.
Cela fonctionne. Le problème arrive à la fin du mandat, ou avant. Un compte Gmail ou Outlook.com gratuit est un compte de personne : le plus souvent, le téléphone et l’adresse de récupération sont ceux de l’élu qui l’a créé. Si cet élu démissionne, quitte l’entreprise ou n’est pas réélu, le CSE dépend de sa bonne volonté pour récupérer l’accès. Et s’il part fâché, ou s’il change de numéro de téléphone, la boîte mail peut devenir impossible à ouvrir.
Si vous partez sur cette option, faites trois choses dès le premier jour :
- Créez le compte avec une adresse de fonction, jamais un prénom.
- Notez dans les documents du CSE où l’adresse est hébergée, qui la détient et quelles infos de récupération ont été saisies.
- Prévoyez la bascule des infos de récupération à chaque changement de secrétaire, avant le départ effectif.
Le détail de ces réglages, pensé pour les associations mais valable pour un compte Gmail de CSE, est dans notre guide pour partager un compte Gmail entre plusieurs personnes.
Peut-on avoir Google Workspace gratuit pour le CSE ?
Probablement pas, et c’est notre lecture, pas une réponse de Google. Pour la France, Google réserve son offre aux associations à une « organisation à but non lucratif établie conformément à la loi applicable », « publiée au Journal officiel des associations ou dans toute autre publication légale française ». Google ne mentionne pas les CSE. Un comité social et économique est une instance prévue par le Code du travail, pas une association déclarée : nous ne voyons pas comment il remplirait cette condition. Si vous comparez avec une association, notre article sur la création d’une adresse mail pour une association détaille ces offres.
Option C : l’adresse personnelle d’un élu
Non. L’historique part avec la personne : deux ans d’échanges avec les salariés, les prestataires et l’employeur se retrouvent dans une boîte mail que le CSE ne contrôle pas. Le prochain secrétaire repart de zéro.
Le même raisonnement vaut dans l’autre sens. Si le CSE veut écrire aux salariés sur leur adresse personnelle, ceux-ci « doivent explicitement donner leur consentement », rappelle CSE Guide. Pour une lettre d’information, le même guide conseille d’envoyer depuis la boîte mail du CSE : « L’idéal est d’utiliser la boîte mail du CSE ».
Option D : une boîte mail partagée, avec un accès par élu
Les options A et B posent la même question une fois l’adresse créée : comment la secrétaire, le trésorier et les autres élus y accèdent-ils tous ? La réponse spontanée est de se passer le mot de passe. C’est fragile : chaque départ oblige à changer le mot de passe pour tout le monde, et personne ne sait qui a répondu à quoi.
L’accord de la CAF des Alpes-Maritimes donne la bonne règle : les membres du CSE « devront être personnellement identifiés en tant qu’émetteurs des messages qu’ils délivreront au nom du Cse ». Autrement dit, une adresse commune, mais un accès par personne. On sait qui a envoyé quoi, et quand un élu s’en va, on retire son accès sans toucher à celui des autres.
Selon l’endroit où vit l’adresse, cela peut passer par une boîte partagée de la messagerie d’entreprise, par la délégation Gmail, ou par un outil qui se connecte par-dessus l’adresse existante. Les façons de faire et leurs limites sont détaillées dans partager une boîte mail sans partager le mot de passe.
Écrivez les règles dans le règlement intérieur
Le Code du travail demande au CSE de déterminer, « dans un règlement intérieur, les modalités de son fonctionnement et celles de ses rapports avec les salariés de l’entreprise ». L’adresse mail fait partie des deux. Quelques lignes suffisent :
- l’adresse officielle du CSE, et le fait qu’aucune adresse personnelle ne la remplace ;
- qui y accède : titulaires, suppléants, salariés du CSE le cas échéant ;
- qui répond à quoi : le secrétaire pour l’employeur, le trésorier pour les activités sociales et culturelles, par exemple ;
- ce qui se passe quand un mandat s’arrête : accès retiré, infos de récupération mises à jour, dans un délai fixé.
Le jour où la composition du CSE change, la passation de la boîte mail du CSE suit alors une règle écrite, et non la mémoire de quelqu’un.
La checklist
- Choisissez une adresse de fonction : l’adresse du CSE ou l’adresse de contact, jamais un prénom.
- Si l’employeur vous propose une adresse sur sa messagerie, faites écrire dans un accord qui y accède et comment la confidentialité est assurée.
- Si vous créez un compte vous-mêmes, notez qui le détient et quelles infos de récupération ont été saisies, dans les documents du CSE.
- N’utilisez pas d’adresse personnelle, ni pour recevoir, ni pour écrire aux salariés sans leur consentement.
- Donnez à chaque élu son propre accès plutôt qu’un mot de passe commun.
- Inscrivez ces règles dans le règlement intérieur.
- À chaque fin de mandat, retirez les accès de ceux qui partent et donnez-les aux nouveaux élus.
Avec Trupeo : l’adresse reste au CSE, chaque élu a son accès
Trupeo est une boîte mail partagée pour les petites équipes. Vous connectez l’adresse que le CSE a déjà, sur Gmail, Outlook, Microsoft 365 ou n’importe quelle messagerie IMAP, et chaque élu se connecte avec son propre compte. On voit qui s’occupe de chaque mail, les élus se laissent des notes pour l’équipe que les salariés ne voient jamais, et un mail dont on a fini de s’occuper est marqué traité. Quand un élu quitte le CSE, vous retirez son accès : l’adresse et tout l’historique restent au comité.
Une limite à connaître : si l’adresse du CSE est sur la messagerie de l’entreprise, la connecter à un outil extérieur se décide avec le service informatique.
Le prix est le même que pour toute équipe : 10 € HT par mois pour 2 personnes, 20 € HT par mois à partir de 3 personnes, par boîte mail connectée. Voir notre page pour les CSE et nos tarifs. Pour les mails qui reviennent chaque semaine, nos modèles de réponse aux salariés pour le CSE font gagner du temps, et notre comparatif de la meilleure boîte mail partagée pour une petite équipe présente aussi les autres outils.
Questions fréquentes
Quelle adresse mail pour notre CSE ?
Une adresse de fonction, comme cse@votreentreprise.fr ou cse.votreentreprise@gmail.com, qui appartient au comité et non à un élu. Sur la messagerie de l’entreprise, elle suppose un accord avec l’employeur. Ouverte par le CSE, elle doit être documentée pour qu’un nouveau secrétaire puisse la reprendre. Dans les deux cas, donnez à chaque élu son propre accès.
Peut-on utiliser un Gmail pour le CSE ?
Oui, beaucoup de CSE le font, surtout quand l’employeur ne propose pas d’adresse. Le risque est qu’un compte Gmail gratuit est rattaché à la personne qui l’a créé : téléphone et adresse de récupération compris. Notez qui le détient, changez les infos de récupération à chaque passation, et évitez de partager le mot de passe entre tous les élus.
L’employeur doit-il fournir une adresse mail au CSE ?
La fiche de Service Public sur les moyens du CSE cite un local et, à partir de 50 salariés, le matériel nécessaire, comme une ligne téléphonique, mais ne parle pas d’adresse mail. En pratique, une adresse du CSE sur la messagerie de l’entreprise se négocie, par exemple dans un accord sur l’usage de la messagerie par les représentants du personnel, comme ceux cités plus haut.
Le CSE peut-il écrire à tous les salariés par la messagerie de l’entreprise ?
Pas sans accord. CSE Guide rappelle que le CSE ne dispose pas de ce droit par défaut et qu’un accord avec l’employeur est obligatoire pour utiliser une liste de diffusion. Les accords publiés, comme celui de Reims Santé au Travail, fixent ce que le CSE peut envoyer et à qui.
Comment partager la boîte mail du CSE entre élus ?
En donnant à chaque élu son propre accès plutôt qu’un mot de passe commun : boîte partagée de la messagerie d’entreprise, délégation Gmail, ou outil de boîte mail partagée connecté à l’adresse existante. Chaque élu est ainsi identifié quand il écrit au nom du CSE, et un départ se règle en retirant un accès.
Que devient l’adresse du CSE après les élections ?
Si elle appartient au comité, rien ne change pour les salariés : seuls les accès changent. Les élus sortants perdent le leur, les nouveaux reçoivent le leur, et les infos de récupération sont mises à jour. Si elle dépend d’un élu sortant, il faut récupérer le compte avant son départ, d’où l’intérêt d’écrire la règle dans le règlement intérieur.
Sources :
- Code du travail, article L2311-2 : « Un comité social et économique est mis en place dans les entreprises d’au moins onze salariés », obligatoire si l’effectif est atteint pendant douze mois consécutifs.
- Service Public : comité social et économique : le CSE mis en place dans les entreprises de 11 salariés et plus, l’élection organisée tous les 4 ans.
- Code du travail, article L2314-33 : les membres élus pour quatre ans, et les fins de mandat par le décès, la démission, la rupture du contrat de travail ou la perte des conditions requises pour être éligible.
- Code du travail, article L2314-34 : un accord peut fixer la durée du mandat entre deux et quatre ans.
- Service Public Entreprendre : élections du CSE : « Un accord collectif peut fixer une durée du mandat comprise entre 2 et 4 ans. »
- Code du travail, article L2315-24 : le règlement intérieur qui fixe le fonctionnement du CSE et ses rapports avec les salariés.
- Service Public : moyens du CSE : le local fourni au CSE, et à partir de 50 salariés le matériel nécessaire (ligne téléphonique, documentation par exemple) ; la page ne mentionne pas d’adresse mail.
- Accord d’entreprise de la CAF des Alpes-Maritimes, 29 septembre 2022 : article 4.1, la boîte aux lettres partagée au nom du CSE, le droit d’émettre et de recevoir réservé aux membres titulaires et suppléants et aux salariés du CSE, et des membres « personnellement identifiés en tant qu’émetteurs ».
- Accord d’entreprise de Reims Santé au Travail, 12 novembre 2024 : la création de l’adresse cse@reimssantetravail.fr, et un contributeur qui doit être un représentant du personnel ayant un mandat en cours.
- CSE Guide : communication du CSE : un guide pratique, sans date, sur l’absence de droit du CSE à utiliser la messagerie professionnelle sans accord, le consentement explicite des salariés pour leur adresse personnelle, et la boîte mail du CSE comme expéditeur.
- Éditions Tissot : le courrier mail des représentants du personnel est-il accessible à l’employeur ? : extrait public d’une fiche pratique, sur la confidentialité que doivent préserver les outils informatiques mis à disposition des élus et les mesures de sécurité propres à un compte de messagerie dédié.
- Google pour les associations : conditions d’éligibilité : pour la France, une organisation à but non lucratif publiée au Journal officiel des associations ou dans toute autre publication légale française ; la page ne mentionne pas les CSE.