Den bästa e-postadressen för en fackklubb är en rolladress, till exempel klubbens egen adress, som tillhör klubben och inte en enskild förtroendevald, och som var och en kommer åt med sitt eget konto. Den kan ligga i arbetsgivarens e-postsystem, om ni kommer överens om det, eller skapas av klubben själv, så länge inloggningen och återställningsuppgifterna inte hänger på en enda person. Leverantören spelar mindre roll än en fråga: vad händer med adressen den dag sekreteraren inte längre har uppdraget?
Ett ord om terminologin: den här artikeln riktar sig till en fackklubb och dess förtroendevalda. Reglerna för vad en arbetsgivare ska ställa till förfogande, och hur klubbens uppdrag är ordnade, skiljer sig mellan förbund, avtal och arbetsplatser. Vi går inte in på någon lagregel här: kontrollera det med ert förbund och i era avtal. Råden om e-postadressen gäller oavsett.
Varför fackklubben behöver en egen adress
De förtroendevalda byts ut, ofta vid ett årsmöte, ibland mitt under verksamhetsåret när någon byter jobb eller lämnar uppdraget. Sekreteraren som skapade klubbens adress kan sluta på arbetsplatsen. Kassören kanske inte ställer upp igen. Klubben går vidare: medlemmar skriver fortfarande om en medlemsfråga, ett möte eller en fråga inför nästa förhandling. Adressen måste följa klubben, inte personerna.
Det finns fyra sätt att ordna den. Här är de, med vad var och en blir vid nästa byte.
Alternativ A: en klubbadress i arbetsgivarens e-postsystem
När arbetsplatsen har ett eget e-postsystem är det här det naturliga. Klubben får en adress med företagets namn, till exempel fackklubben@foretaget.se, som en delad e-postlåda som förtroendevalda får tillgång till.
Det som fungerar: adressen bär arbetsplatsens namn, medlemmarna känner igen den och den hänger inte på någon enskild förtroendevald. När ett uppdrag slutar tar IT bort personens tillgång och e-postlådan finns kvar.
Det som kan vara ett hinder:
- Det kräver arbetsgivarens medgivande. Hur långt en arbetsgivare ska ställa upp med utrustning och system är en fråga för era avtal och ert förbund, inte något vi kan svara på. Be om en skriftlig överenskommelse om adressen i stället för att anta att den finns.
- Sekretess. Kontot administreras av företaget. Mejl till en fackklubb kan handla om enskilda medlemmars situation, och det är rimligt att fråga vem hos arbetsgivaren som kan läsa lådan. Skriv ner de skyddsåtgärder ni kommer överens om, i stället för att utgå från dem.
Om arbetsgivaren erbjuder en klubbadress, ta den, och använd samma överenskommelse för att reda ut vem som får tillgång, hur tillgången ändras efter ett årsmöte och vad som skyddar klubbens mejl mot insyn.
Alternativ B: ett Gmail- eller Outlook-konto som en person skapat
Många klubbar gör så när arbetsgivaren inte erbjuder något: fackklubben.foretaget@gmail.com, skapad på fem minuter av sekreteraren eller kassören.
Det fungerar. Problemet kommer när uppdraget tar slut, eller före. Ett gratis Gmail- eller Outlook.com-konto är ett personligt konto: oftast tillhör återställningstelefonen och återställningsadressen den som skapade det. Om personen avgår, byter jobb eller inte väljs om är klubben beroende av hens välvilja för att komma åt kontot igen. Om hen lämnar i dålig ton eller byter telefonnummer kan e-postlådan bli omöjlig att öppna.
Om ni väljer det här, gör tre saker första dagen:
- Skapa kontot med en rolladress, aldrig ett förnamn.
- Skriv ner i klubbens handlingar var adressen finns, vem som innehar den och vilka återställningsuppgifter som angavs.
- Planera att byta återställningsuppgifter vid varje sekreterarbyte, innan personen faktiskt lämnar.
Kan en fackklubb få Google Workspace gratis?
Troligen inte, och det är vår läsning, inte ett besked från Google. Googles erbjudande för ideella organisationer har egna villkor, och sidan om dem nämner inte fackklubbar. Vi vet inte om en fackklubb uppfyller dem. Kontrollera villkoren själva innan ni räknar med det.
Alternativ C: en förtroendevalds personliga adress
Nej. Historiken lämnar med personen: två år av korrespondens med medlemmar, leverantörer och arbetsgivaren hamnar i en e-postlåda som klubben inte kontrollerar. Nästa sekreterare börjar från noll.
Samma resonemang gäller åt andra hållet. Ska klubben skriva till medlemmarna på deras privata adresser bör de ha sagt ja till det, och för ett utskick är det bäst att skicka från klubbens egen e-postlåda i stället för från någons personliga.
Alternativ D: en delad e-postlåda med en inloggning per person
Alternativ A och B väcker samma fråga när adressen väl finns: hur kommer sekreteraren, kassören och de andra förtroendevalda in? Reflexen är att skicka runt lösenordet. Det är skört: varje avgång betyder att lösenordet byts för alla, och ingen vet vem som svarade på vad.
Rätt regel är att den som skriver å klubbens vägnar ska kunna identifieras. En delad adress, en inloggning per person. Då vet ni vem som skickade vad, och när en förtroendevald lämnar tar ni bort hens tillgång utan att röra någon annans.
Beroende på var adressen ligger kan det vara en delad e-postlåda i företagets system, Gmail-delegering eller ett verktyg som ansluts ovanpå den befintliga adressen. Alternativen och deras gränser finns i hur du delar en e-postlåda utan att dela lösenordet.
Skriv ner reglerna i klubbens egna handlingar
Skriv ner hur e-postadressen hanteras i klubbens stadgar eller i en kort arbetsordning som styrelsen antar. Några rader räcker:
- klubbens officiella adress, och att ingen personlig adress ersätter den;
- vem som kommer åt den: styrelseledamöter, suppleanter och andra ni utser;
- vem som svarar på vad: till exempel sekreteraren för arbetsgivaren och kassören för ekonomiska frågor;
- vad som händer när ett uppdrag slutar: tillgången tas bort och återställningsuppgifterna uppdateras inom en bestämd tid.
När de förtroendevalda byts följer överlämningen av e-postlådan då en skriven regel i stället för någons minne.
Checklistan
- Välj en rolladress: klubbens adress eller en kontaktadress, aldrig ett förnamn.
- Om arbetsgivaren erbjuder en adress i sitt system, få en skriftlig överenskommelse om vem som kommer åt den och hur sekretessen skyddas.
- Om ni skapar ett konto själva, skriv ner vem som innehar det och vilka återställningsuppgifter som angavs, i klubbens handlingar.
- Använd inte en personlig adress, varken för att ta emot mejl eller för att skriva till medlemmar som inte gått med på det.
- Ge var och en sin egen tillgång i stället för ett gemensamt lösenord.
- Skriv ner de här reglerna i klubbens handlingar.
- Vid varje byte tar ni bort tillgången för dem som lämnar och ger den till de nyvalda.
Med Trupeo: adressen stannar hos klubben, var och en har sin egen inloggning
Trupeo är en delad e-postlåda för små team. Du ansluter den adress klubben redan har, i Gmail, Outlook, Microsoft 365 eller hos valfri IMAP-leverantör, och varje förtroendevald loggar in med sitt eget konto. Du ser vem som tar hand om varje mejl, de förtroendevalda kan lämna varandra anteckningar för teamet som medlemmarna aldrig ser, och ett mejl som är omhändertaget markeras som klart. När någon lämnar klubben tar du bort hens tillgång: adressen och hela historiken stannar hos klubben.
En gräns värd att känna till: om klubbens adress ligger i företagets e-postsystem är det ett beslut att ta tillsammans med IT att ansluta den till ett externt verktyg.
Priset är detsamma som för alla team: 10 € per månad exkl. moms för 2 personer, 20 € per månad exkl. moms från 3 personer, per ansluten e-postlåda. Se vår sida för fackklubbar och våra priser. För de mejl som kommer tillbaka varje vecka sparar våra svarsmallar för fackklubbar tid, och vår jämförelse av den bästa delade e-postlådan för små team tar upp de andra verktygen också.
Vanliga frågor
Vilken e-postadress bör en fackklubb använda?
En rolladress, till exempel fackklubben@foretaget.se eller foretaget.fackklubben@gmail.com, som tillhör klubben och inte en enskild person. I arbetsgivarens e-postsystem kräver den en överenskommelse med arbetsgivaren. Om klubben skapar den själv måste den dokumenteras så att en ny sekreterare kan ta över. Ge i båda fallen varje förtroendevald sin egen tillgång.
Kan en fackklubb använda ett Gmail-konto?
Ja, många gör det, särskilt när arbetsgivaren inte erbjuder någon adress. Risken är att ett gratis Gmail-konto hänger på den som skapade det, återställningstelefon och återställningsadress inräknade. Skriv ner vem som innehar det, byt återställningsuppgifter vid varje överlämning och undvik att dela lösenordet mellan alla.
Måste arbetsgivaren ge fackklubben en e-postadress?
Det kan vi inte svara på, och vi har inte utgått från någon lagregel här. Hur långt arbetsgivaren ska ställa upp beror på era avtal och ert förbund. Fråga förbundet, och få överenskommelsen om adressen på papper.
Kan klubben mejla alla anställda via företagets e-postsystem?
Det beror på vad som är överenskommet med arbetsgivaren och på hur ert förbund ser på det. Lös frågan en gång, i början av verksamhetsåret, inte dagen före ett utskick.
Hur kan de förtroendevalda dela klubbens e-postlåda?
Genom att ge var och en sin egen tillgång i stället för ett gemensamt lösenord: en delad e-postlåda i företagets system, Gmail-delegering eller ett verktyg för delade inkorgar som ansluts till den befintliga adressen. Då syns det vem som skriver å klubbens vägnar, och en avgång löses genom att en inloggning tas bort.
Vad händer med klubbens adress efter ett årsmöte?
Om den tillhör klubben ändras ingenting för medlemmarna: bara tillgången ändras. De som lämnar förlorar sin, de nyvalda får sin och återställningsuppgifterna uppdateras. Om den hänger på en avgående person måste kontot tas tillbaka innan hen lämnar, och därför hör regeln hemma i klubbens handlingar.
Källor:
- Google for Nonprofits: eligibility: Googles villkor för att delta i programmet för ideella organisationer; sidan nämner inte fackklubbar.
- Delegate and collaborate on email (Gmail Help): en delegat läser och skickar e-post för kontots ägare utan att kunna ändra lösenordet, och tas bort enskilt i inställningarna.
- Set up recovery options (Google Account Help): återställningstelefon och återställningsadress, och att koder kan gå till de gamla uppgifterna i sju dagar efter en ändring.