När en fackklubbs förtroendevalda byts, vid ett årsmöte eller mitt under året, brukar protokoll, räkenskaper och stadgar byta händer. Klubbens e-postlåda, dess lösenord, dess återställningsuppgifter och dess öppna konversationer gör det sällan, fast det är där medlemmarnas väntande frågor ligger.
Om begreppen: den här artikeln riktar sig till en fackklubb och dess förtroendevalda, alltså de som lämnar uppdraget och de som tar över det, särskilt sekreteraren och kassören, som oftast bär överlämningen. Vi går inte in på vad någon lag eller något avtal kräver av en överlämning, för det varierar mellan förbund och arbetsplatser: fråga ert förbund om ni vill veta vad som gäller hos er. Artikeln slutar med en mall för en överlämningsrapport som innehåller ett avsnitt om e-postlådan.
Varför göra det ändå
Även om ingenting tvingar er att göra en formell överlämning, gör den. Medlemmar fortsätter att skriva till klubben under och efter ett byte, och de nya förtroendevalda har inget annat sätt att veta vad som låg öppet.
Den vanliga listan över vad som förs över
En rimlig överlämning kan sammanställa:
- vad klubben gjorde under perioden;
- vad som pågår: förhandlingar, möten, frågor som är på väg;
- aktiviteter som erbjuds medlemmarna och reglerna för hur de fördelas;
- löpande avtal;
- tillgångar och lager;
- de program och tjänster som används och hur man kommer in i dem.
Och tillgång till de viktigaste handlingarna: stadgarna, protokollen, räkenskaperna och verksamhetsberättelsen.
Tillgången till klubbens bankkonto och betalningssätt hör också dit. E-postlådan hör till ”de tjänster som används och hur man kommer in i dem”, men ingen tänker på den som en tjänst. Ändå är den det enda ställe där de öppna konversationerna med medlemmar, leverantörer och arbetsgivaren finns.
När överlämningen ska ske
Så snart de nya tar över. Inte tre månader senare, när den avgående kassören har bytt avdelning eller lämnat företaget.
Tidpunkten går oftast att förutse: ett årsmöte ligger i kalendern långt i förväg. Ett uppdrag kan också ta slut i förtid: någon avgår, byter arbetsplats eller kan inte fortsätta. Då sker överlämningen mellan en person och dennes ersättare, mitt under året, och e-postlådan väcker exakt samma frågor.
Bästa tiden att förbereda e-postdelen är månaden före årsmötet, medan de avgående fortfarande finns kvar och vet vad som är öppet.
E-postlådan: fyra frågor att reda ut
Vem äger kontot?
En adress för klubben, eller ett Gmail-konto för klubben, skapades en dag av någon. Den personen valde lösenordet och använde ofta sitt eget telefonnummer och sin egen reserv-e-post som återställningsuppgifter. Om hen lämnar är hen fortfarande den som kan återställa kontot den dag Gmail eller Outlook ber om en verifiering.
Innan överlämningen, skriv ner vem som kan lösenordet och vilken återställningstelefon och e-postadress för återställning som är angivna, och flytta dem till en person som stannar eller kommer in. På ett Google-konto, gör det minst en vecka i förväg: efter en ändring kan Google fortsätta skicka koder till de gamla uppgifterna i sju dagar. Om adressen ligger på företagets domän äger IT-avdelningen kontot: fråga dem vem som ska ha tillgång efter årsmötet.
Vilka konversationer är fortfarande öppna?
En medlem frågade för tio dagar sedan om en försäkring. En leverantör till ett evenemang väntar på svar på en offert. Arbetsgivaren skickade underlag inför ett möte som pågår. Inget av det syns i protokollen.
Lista det som väntar på svar eller åtgärd, en rad per ämne: vem som skrev, vad hen väntar på, vem som tog hand om det, nästa tidsgräns. En timmes arbete för de avgående, veckor sparade för de nya.
Var finns de protokoll som skickats per mejl?
När protokollen är justerade skickas de i många klubbar ut per mejl till medlemmarna. E-postlådan innehåller då historiken över vad som skickades och när. Kontrollera att de mejlen ligger kvar i klubbens e-postlåda och inte bara i sekreterarens personliga.
Vem skriver till klubben, och till vilken adress?
Om medlemmar och leverantörer känner till klubbens adress, behåll den. Att byta adress vid varje byte betyder att mejlen som skickas till den gamla går förlorade. Mer om en delad adress som inte tillhör någon särskild finns på vår sida för fackklubbar.
Ta bort en persons tillgång eller byta ett lösenord som alla kunde
Om e-postlådan delas med lösenord är överlämningen ett verkligt dilemma. Byt lösenordet och ge det till de nya: det är det enda sättet att stänga ute de avgående, men det måste ske samma dag, och på nytt vid varje avhopp. Ändra ingenting: tidigare förtroendevalda behåller tillgången till medlemmars personliga frågor, ibland i åratal. Ingen vill det, men det är vad som oftast händer.
Med tillgång per person försvinner frågan: du tar bort den avgåendes tillgång och ingen annan märker något. Gmail tillåter det genom delegering, andra verktyg genom en delad e-postlåda. Vi jämförde alternativen i dela e-postlåda utan att dela lösenordet och riskerna med ett delat lösenord i säkerhetsrisker med delade inkorgar. Om själva adressen är problemet, till exempel för att den tillhör en enskild person, jämför e-postadress för fackklubben alternativen.
Klubben kan i sina stadgar eller i en kort arbetsordning skriva ner, på två rader, vem som äger e-postlådan och vad som händer med den vid varje byte. Nästa styrelse behöver då inte lista ut det på nytt.
Mall för överlämningsrapport
Kopiera och fyll i. Avsnitten följer den vanliga listan, med ett avsnitt om e-postlådan tillagt.
Överlämningsrapport för [fackklubb] på [arbetsplats], perioden [år] till [år]
1. Vad vi gjorde: möten, aktiviteter för medlemmarna, kontakter med arbetsgivaren.
2. Pågående: frågor, utredningar, pågående kontakter, med nästa tidsgräns.
3. Aktiviteter och regler för fördelning: gällande regler, beslut som fastställer dem.
4. Avtal, tillgångar och lager: löpande avtal med slutdatum, utrustning, lager av presentkort eller liknande.
5. Räkenskaper: bokföring, verksamhetsberättelse, tillgång till bankkonton och betalningssätt.
6. Handlingar: stadgar, protokoll, utredningar och var de förvaras.
7. Tjänster och inloggningar: lista över verktyg och vem som har tillgång.
8. Klubbens e-postlåda
- Adress: [fackklubben@…]
- Kontoinnehavare och e-posttjänst: [Gmail, Outlook, företagets IT…]
- Återställningstelefon och e-postadress för återställning: [flyttade till: …] Ändrat den: [datum]
- Vem som har tillgång i dag: [namn] Tillgång borttagen den: [datum]
- Öppna konversationer: [en rad per ämne: vem som skrev, vad hen väntar på, nästa tidsgräns]
- Protokoll som skickats per mejl: [var de finns]
- Lösenord ändrat den: [datum], givet till: [namn], eller behövs inte om var och en har sin egen tillgång
En e-postlåda som överlever perioden
Med en delad e-postlåda som Trupeo fylls avsnitt 8 i rapporten nästan av sig självt. Du ansluter klubbens befintliga adress: Gmail, Outlook, Microsoft 365 eller valfri IMAP-e-postlåda. Varje förtroendevald loggar in med sitt eget konto, utan att känna till e-postlådans lösenord. Varje konversation visar vem som tar hand om den och hur långt den kommit: Att fördela, Pågår, Klara. Anteckningar för teamet ligger bredvid mejlet och syns aldrig för medlemmen som skrev.
Vid överlämningen fördelar du de öppna konversationerna till de nya, tar bort de avgåendes tillgång och bjuder in de nya. Att ta bort en person rör ingen annans tillgång. Historiken och anteckningarna stannar hos klubben. Trupeo ändrar inte vem som äger kontot hos Gmail eller Outlook: återställningsuppgifterna behöver ordnas ändå. Och om e-postlådans lösenord byts, anslut den på nytt i Trupeo: hos Google kan en apps tillgång till Gmail upphöra när kontots lösenord ändras, och för en IMAP-e-postlåda använder Trupeo det sparade lösenordet tills du byter ut det.
Priset: 10 € per månad exkl. moms för en ansluten e-postlåda som delas av 2 personer, 20 € från 3 personer, oavsett hur många fler som är med. Detaljer finns på sidan med priser.
Andra team som byter ofta ställs inför samma fråga: vi tog upp den för föreningar i överlämning av mejl mellan ideellt engagerade och för bostadsrättsföreningar i överlämning av styrelsens e-postlåda.
Vanliga frågor
Vad ska avgående förtroendevalda föra över?
Alla handlingar som rör klubbens förvaltning och verksamhet, och en redogörelse för hur de skötte uppdraget. I praktiken: protokoll, stadgar, räkenskaper, verksamhetsberättelse, utredningar, avtal och de tjänster som används med sina inloggningar, klubbens e-postlåda inräknad.
Måste vi göra en överlämning om vi är en liten klubb?
Vi har inte utgått från någon regel här. Det är god sed i vilket fall, om inte annat för de medlemmar som fortsätter att skriva till klubben. Fråga ert förbund om ni vill veta om något särskilt gäller hos er.
När ska överlämningen i fackklubben ske?
Så snart de nya tar över. Förbered e-postdelen under månaden före årsmötet, medan de avgående fortfarande vet vad som är öppet, och byt kontots återställningsuppgifter minst en vecka före överlämningsdatumet.
Ska vi byta lösenord till klubbens e-postlåda efter årsmötet?
Om de förtroendevalda delar ett lösenord, ja: det är det enda sättet att stänga ute de avgående, och det måste ges till alla de nya. Om var och en har sin egen tillgång tar du bort de avgåendes tillgång utan att byta lösenord.
Källor:
- Set up recovery options (Google Account Help): återställningstelefon och återställnings-e-post, och koder som kan gå till de gamla uppgifterna i sju dagar efter en ändring.
- Delegate & collaborate on email (Gmail Help): en delegat läser och skickar e-post för kontots ägare utan att kunna ändra lösenordet, och tas bort enskilt i inställningarna.
- Using OAuth 2.0 to Access Google APIs (Google for Developers): en apps uppdateringstoken kan sluta fungera när användaren ändrar sitt lösenord, och det gäller Gmail.