Changer de syndic, passer en syndic bénévole : que faire des mails ?

Le jour où le cabinet ne répond plus pour vous

L’assemblée générale vient de voter : le cabinet s’en va, un copropriétaire devient syndic bénévole. Seul un copropriétaire d’un ou plusieurs lots de l’immeuble peut l’être. Ensuite, le travail commence tout de suite.

Et le premier travail n’est pas la comptabilité. C’est le courrier. Depuis des années, l’assureur, le plombier, la mairie et la moitié des copropriétaires écrivent au cabinet. Ils continueront pendant des mois si personne ne leur donne une autre adresse. Cet article couvre ce moment précis : l’adresse mail de la copropriété, ce que l’ancien syndic doit vous remettre, et qui répond à quoi une fois le cabinet parti.

D’abord : à qui est l’adresse ?

Deux cas, et ils n’appellent pas le même travail.

La copropriété a déjà sa propre adresse. Souvent celle du conseil syndical, un Gmail ou une adresse sur un nom de domaine. Vérifiez deux choses avant la date de fin du mandat : que le cabinet n’est pas inscrit comme moyen de récupération du compte, et qu’il ne gère pas le nom de domaine. Dans les deux cas, il garderait la main. Faites tout passer au nom d’un membre du conseil ou du futur syndic bénévole.

L’adresse est celle du cabinet. Une adresse du type residence-lesacacias@cabinet-xyz.fr vit sur le domaine du cabinet, dans ses outils. Elle est à lui, et elle part avec lui. Il n’y a rien à reprendre : créez dès maintenant l’adresse de la copropriété, avant la fin du mandat, pour qu’elle figure dans l’annonce du changement. Une adresse de fonction, jamais un nom, avec des moyens de récupération tenus par deux personnes. Le choix entre un Gmail et un nom de domaine est détaillé dans l’adresse mail du conseil syndical.

Sachez aussi qu’aucun texte ne dit que l’adresse mail du syndicat lui appartient. Si elle est sur le domaine du cabinet, rien ne l’oblige à vous la céder.

Ce que l’ancien syndic doit vous remettre

La loi fixe des délais à partir de la cessation de ses fonctions :

• 15 jours pour la situation de trésorerie, les références des comptes bancaires du syndicat et les coordonnées de la banque ;
• 1 mois pour l’ensemble des documents et archives du syndicat, et les documents dématérialisés de la gestion de l’immeuble dans un format téléchargeable et imprimable ;
• 2 mois après ce premier mois, donc environ trois mois après la cessation, pour l’état des comptes des copropriétaires et celui des comptes du syndicat, après apurement et clôture.

La transmission des archives s’accompagne d’un bordereau récapitulatif des pièces, dont une copie est remise au conseil syndical. Si le syndicat a confié ses archives à un prestataire, l’ancien syndic doit lui communiquer les coordonnées du nouveau syndic dans le même mois. Et si rien ne vient, après une mise en demeure restée sans effet, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical peut demander au président du tribunal judiciaire, en référé, d’ordonner la remise sous astreinte.

Le cabinet a aussi un mois pour informer le registre national des copropriétés de la fin de son mandat et donner l’identité du nouveau syndic. C’est ensuite au syndic bénévole de demander le rattachement de la copropriété à son compte.

L’extranet, lui, ne vous suit pas. L’obligation de proposer un accès en ligne sécurisé aux documents vise le syndic professionnel seulement. Avec un syndic bénévole, elle disparaît. Ce qui y était déposé doit donc vous parvenir dans la remise des documents dématérialisés : vérifiez-le pièce par pièce sur le bordereau.

Et les mails ?

Les archives que détient le syndic comprennent, selon le décret, les « conventions, pièces, correspondances, plans, registres » relatifs à l’immeuble. Considérer les mails du cabinet sur votre copropriété comme des correspondances est une lecture, pas le texte : aucun article ne parle de mail. Ne comptez donc pas sur une remise automatique. Demandez par écrit, dans la lettre qui organise la passation :

• les échanges sur chaque sujet en cours, exportés avec leurs pièces jointes : sinistres, travaux, litiges, relances de charges ;
• la liste des entreprises et prestataires, avec leurs coordonnées et ce que chacun attend ;
• la liste des copropriétaires avec leur adresse mail de notification.

Ce dernier point compte plus qu’il n’y paraît. Chaque copropriétaire notifie au syndic son domicile et son adresse électronique, sauf s’il a demandé les notifications par voie postale. Sans cette liste, le syndic bénévole ne peut pas convoquer la prochaine AG proprement. Demandez-la, et invitez les copropriétaires à confirmer leur adresse auprès du nouveau syndic.

Qui répond à quoi, sans cabinet

Les notifications qui intéressent le syndicat sont valablement faites au siège du syndicat ou au domicile du syndic : avec un syndic bénévole, c’est donc chez lui que peut arriver un courrier qui engage la copropriété. Prévenez-le, et prévoyez qui ouvre ce courrier quand il est en vacances.

Le conseil syndical, lui, reste en place. Son rôle ne change pas sur le papier : assister le syndic et contrôler sa gestion. En pratique, avec un syndic bénévole, les membres du conseil prennent souvent une part du courrier. Répartissez par sujet et écrivez-le : les travaux à l’un, les charges et la banque au syndic, les sinistres à celui qui connaît le mieux l’immeuble, les questions des copropriétaires en commun. Chaque mail doit avoir une personne qui s’en occupe, et les autres doivent voir laquelle.

Puis annoncez la nouvelle adresse à tout le monde en un seul message : copropriétaires, entreprises, assureur, banque, gardien. Demandez au cabinet, dans la même lettre, de laisser une réponse automatique sur l’ancienne adresse vers la nouvelle pendant quelques mois. C’est sa boîte : vous pouvez le demander, pas le faire.

Préparer la prochaine passation dès maintenant

Le syndic bénévole ne restera pas toujours. S’il vend son lot, il cesse d’être copropriétaire, et son mandat devient caduc trois mois plus tard. La copropriété peut aussi revenir un jour à un cabinet. Dans les deux cas, la passation est simple si l’adresse n’a jamais été celle d’une personne : une adresse de fonction, des moyens de récupération qui ne reposent pas sur un seul membre, un accès par personne plutôt qu’un mot de passe partagé, et aucun transfert vers des boîtes personnelles. La routine complète est dans passer la boîte mail sans rien perdre.

Dites-le aussi franchement en AG : passer en syndic bénévole économise des honoraires, mais le travail ne disparaît pas. Il passe à des copropriétaires qui ont un métier. Une adresse claire et des rôles écrits l’allègent. Ils ne le suppriment pas.

Où Trupeo trouve sa place

Trupeo est une boîte mail partagée. Vous connectez l’adresse de la copropriété, Gmail, Outlook, Microsoft 365 ou n’importe quelle boîte IMAP, et le syndic bénévole comme chaque membre du conseil se connecte avec son propre identifiant. L’adresse et les mails restent chez votre service mail, et les réponses partent de l’adresse de la copropriété. Chacun voit qui s’occupe de quel mail, et l’annonce du changement d’adresse peut devenir un modèle avec des champs à remplir. Au prochain changement, le rôle de propriétaire de la boîte mail dans Trupeo passe à quelqu’un d’autre et le sortant est retiré, sans qu’un mot de passe change de mains. Le prix : 10 € HT par mois pour une boîte partagée à deux personnes, 20 € HT à partir de trois, avec 14 jours d’essai sans carte. Le détail est sur notre page pour les conseils syndicaux.

Questions fréquentes

Peut-on garder l’adresse mail du cabinet après un changement de syndic ?

Non, si elle est sur le domaine du cabinet : c’est sa boîte, et elle s’arrête avec le mandat. Aucun texte ne dit que l’adresse appartient au syndicat. Créez l’adresse de la copropriété avant la fin du mandat, et demandez une réponse automatique sur l’ancienne.

Quels documents l’ancien syndic doit-il remettre au syndic bénévole ?

La trésorerie et les références bancaires sous 15 jours, les documents et archives sous 1 mois avec un bordereau dont le conseil syndical reçoit une copie, puis l’état des comptes dans les deux mois qui suivent. Les mails ne sont pas cités : demandez-les par écrit.

Que devient l’extranet du syndic quand on passe en syndic bénévole ?

L’obligation d’accès en ligne ne vise que le syndic professionnel, elle disparaît donc. Les documents dématérialisés doivent vous être remis dans un format téléchargeable et imprimable.

Sources :

• Article 18-2, loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 (Légifrance) : les délais de remise de 15 jours, d’un mois et de deux mois suivant ce premier délai, le format téléchargeable et imprimable, le prestataire d’archives, la mise en demeure et le référé sous astreinte.
• Article 33-1, décret n° 67-223 du 17 mars 1967 (Légifrance) : le bordereau récapitulatif et sa copie remise au conseil syndical.
• Article 33, décret n° 67-223 du 17 mars 1967 (Légifrance) : les archives que détient le syndic, dont les « conventions, pièces, correspondances, plans, registres ».
• Article 17-2, loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 (Légifrance) : seul un copropriétaire peut être syndic non professionnel, et son mandat devient caduc trois mois après la perte de cette qualité.
• Article 18, loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 (Légifrance) : l’accès en ligne sécurisé aux documents, proposé lorsque le syndic est un syndic professionnel.
• Article R711-4, code de la construction et de l’habitation (Légifrance) : l’information du registre dans le mois de la cessation des fonctions et la demande de rattachement par le nouveau syndic.
• Article 65, décret n° 67-223 du 17 mars 1967 (Légifrance) : chaque copropriétaire notifie au syndic son domicile et son adresse électronique, et les notifications intéressant le syndicat sont valablement faites au siège du syndicat ou au domicile du syndic.
• Article 21, loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 (Légifrance) : le conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion.