Il giorno in cui lo studio non risponde più per te
L’assemblea ha deciso: l’amministratore professionista se ne va. La revoca può essere deliberata in ogni tempo dall’assemblea, con la maggioranza prevista per la nomina. Al suo posto arriva un condòmino, oppure, in un condominio piccolo, nessuno.
Attenzione a quel «nessuno». Quando i condòmini sono più di otto e l’assemblea non nomina un amministratore, lo nomina l’autorità giudiziaria, su ricorso di uno o più condòmini. Sopra gli otto, quindi, «fare da sé» vuol dire che un condòmino diventa amministratore. Per lui la legge è più leggera: il diploma di scuola secondaria e i corsi di formazione non sono richiesti quando l’amministratore è nominato tra i condòmini dello stabile.
La prima cosa che cambia non è il bilancio. È la posta. Da anni l’assicurazione, l’idraulico, il comune e mezzo palazzo scrivono allo studio. Continueranno per mesi, se nessuno dà loro un altro indirizzo. Questo articolo parla di quel momento: l’indirizzo email del condominio, cosa farsi consegnare dall’amministratore uscente e chi risponde a cosa dopo il cambio.
Prima domanda: di chi è l’indirizzo?
Due casi, e non chiedono lo stesso lavoro.
Il condominio ha già un indirizzo suo. Un Gmail del condominio o del consiglio, o un indirizzo su un dominio che paga il condominio. Bene, ma prima della data di uscita controlla due cose: che lo studio non sia indicato come contatto di recupero dell’account, e che non sia lui a gestire il dominio. In entrambi i casi ne avrebbe ancora la chiave. Passa tutto a nome del nuovo amministratore o di un altro condòmino.
L’indirizzo è dello studio. Un indirizzo come condominio-viaroma8@studio-xyz.it sta sul dominio dell’amministratore, nei suoi sistemi. È suo, e se ne va con lui. Non c’è niente da riprendere: crea subito l’indirizzo del condominio, prima della data di uscita, così compare nell’avviso del cambio. Un indirizzo di ruolo, mai un nome, con le opzioni di recupero in mano a due persone. Come scegliere tra un Gmail e un dominio è spiegato nell’articolo sulla casella condivisa del condominio senza amministratore.
Un dettaglio che si dimentica: sul luogo di accesso al condominio va affissa l’indicazione delle generalità e dei recapiti, anche telefonici, dell’amministratore. Senza amministratore, quelli della persona che ne svolge funzioni analoghe. Il giorno del cambio, cambia anche il cartello, con il nuovo indirizzo.
Cosa deve consegnare l’amministratore uscente
Alla cessazione dell’incarico, l’amministratore è tenuto alla consegna di tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio e ai singoli condòmini, e a eseguire le attività urgenti per evitare danni agli interessi comuni, senza diritto a ulteriori compensi. Il codice non fissa un numero di giorni. Fissalo tu, per iscritto, nella stessa lettera che chiude l’incarico.
Il codice parla di documentazione, non di email. Che i messaggi dello studio sul tuo condominio facciano parte della «documentazione in suo possesso» è una lettura ragionevole, non il testo. E quei messaggi sono mescolati con quelli di tutti gli altri condomini che lo studio amministra. Se non li chiedi, non arrivano. Chiedi quindi, con un elenco:
- i registri e i verbali delle assemblee;
- i contratti in corso, le polizze e i sinistri aperti;
- la corrispondenza su ogni questione aperta, esportata con gli allegati: lavori, sinistri, morosità, reclami;
- l’elenco dei fornitori, con i recapiti e cosa aspetta ciascuno;
- l’elenco dei condòmini con il loro indirizzo email.
Cosa conservare delle email del condominio, e per quanto, lo trovi nell’articolo sull’archivio email del condominio.
Chi risponde a cosa, dopo il cambio
Di solito tocca al condòmino amministratore rispondere. Ma una persona sola, sera dopo sera, raramente ce la fa. Se c’è un consiglio di condominio, i consiglieri possono prendere una parte della posta.
Dividi per argomento e scrivilo: i lavori e i fornitori a uno, le rate e la banca all’amministratore, i sinistri a chi conosce meglio il palazzo, le domande dei condòmini in comune. Conta una cosa: ogni email ha una persona che se ne occupa, e gli altri vedono chi.
Poi annuncia il nuovo indirizzo a tutti con un solo messaggio: condòmini, fornitori, assicurazione, banca, portiere. E chiedi allo studio, nella stessa lettera, di lasciare sul vecchio indirizzo una risposta automatica verso il nuovo per qualche mese. È la sua casella: puoi chiederlo, non farlo tu.
Prepara già il prossimo passaggio
Il condòmino amministratore non resterà per sempre, e un giorno il condominio potrebbe tornare a uno studio. In entrambi i casi il passaggio è semplice se l’indirizzo non è mai stato di una persona: un indirizzo di ruolo, un recupero che non dipende da un solo condòmino, un accesso per persona invece di una password condivisa, e nessun inoltro verso caselle personali. La procedura completa è nell’articolo sul passaggio dell’email del condominio.
E dillo chiaramente in assemblea: fare da sé fa risparmiare il compenso, ma il lavoro non sparisce. Passa a condòmini che hanno un lavoro. Un indirizzo chiaro e ruoli scritti lo alleggeriscono. Non lo cancellano.
Dove si inserisce Trupeo
Trupeo è una casella condivisa. Colleghi l’indirizzo del condominio, Gmail, Outlook, Microsoft 365 o qualsiasi casella IMAP, e ogni persona entra con il proprio account. L’indirizzo e le email restano presso il tuo servizio email, e le risposte partono dall’indirizzo del condominio. Ognuno vede chi si occupa di quale email, e l’avviso del cambio di indirizzo può diventare un modello con i campi da compilare. Al prossimo passaggio il ruolo di proprietario della casella in Trupeo passa a un’altra persona e chi esce viene tolto, senza che una password passi di mano. Costa 10 € al mese IVA esclusa per una casella condivisa da 2 persone, 20 € da 3 persone in su, con 14 giorni di prova senza carta. I dettagli sono nella nostra pagina per il condominio, e il confronto con i gestionali completi è nell’articolo sul software per il condominio autogestito.
Domande frequenti
Possiamo continuare a usare l’indirizzo email dello studio dopo la revoca?
Di norma no. Se sta sul dominio dello studio, è la sua casella e finisce con l’incarico. Crea l’indirizzo del condominio prima della data di uscita e chiedi una risposta automatica sul vecchio.
Entro quanto tempo l’amministratore revocato deve consegnare i documenti?
Il codice civile non fissa un termine in giorni: alla cessazione dell’incarico deve consegnare tutta la documentazione in suo possesso. Chiedila per iscritto, con una data e un elenco, email comprese.
Un condominio può restare senza amministratore?
Fino a otto condòmini sì. Oltre gli otto, se l’assemblea non nomina un amministratore, lo nomina l’autorità giudiziaria su ricorso. Può però essere un condòmino, al quale non si chiedono diploma e corsi di formazione.
Fonti:
- Codice civile, art. 1129 (Normattiva): la nomina da parte dell’autorità giudiziaria quando i condòmini sono più di otto; l’indicazione affissa sul luogo di accesso, anche in mancanza dell’amministratore; la consegna di tutta la documentazione alla cessazione dell’incarico e le attività urgenti senza ulteriori compensi; la revoca in ogni tempo da parte dell’assemblea.
- Disposizioni di attuazione del codice civile, art. 71-bis (Normattiva): il diploma e la formazione non sono necessari se l’amministratore è nominato tra i condòmini dello stabile.