Wenn niemand mehr fürs Antworten bezahlt wird
Die Eigentümerversammlung hat entschieden: Die Hausverwaltung geht. Das WEG macht es leicht. Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden, und ein Vertrag mit ihm endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Danach übernimmt ein Eigentümer das Verwalteramt, oder die Gemeinschaft bleibt ganz ohne Verwalter. Dann wird sie von den Wohnungseigentümern gemeinschaftlich vertreten, solange niemand etwas anderes verlangt.
Ein Wort der Vorsicht, bevor Sie weiterlesen. Die Bestellung eines zertifizierten Verwalters gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung, und die kann jeder Eigentümer verlangen. Die Ausnahme gilt nur, wenn es weniger als neun Sondereigentumsrechte gibt, ein Eigentümer zum Verwalter bestellt wurde und weniger als ein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangt. Eine Gemeinschaft ganz ohne Verwalter muss also, gleich welcher Größe, damit rechnen, dass ein Eigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangt; ab neun Sondereigentumsrechten auch dann, wenn ein Eigentümer Verwalter ist. Die Einzelheiten stehen im Artikel über das gemeinsame Postfach der selbstverwalteten WEG.
Was sich als Erstes ändert, ist nicht die Abrechnung. Es ist die Post. Seit Jahren schreiben die Versicherung, der Dachdecker, die Stadt und die halbe Eigentümerschaft an die Hausverwaltung. Alle werden das noch Monate tun, wenn ihnen niemand eine andere Adresse gibt. Dieser Artikel behandelt genau diesen Moment: die E-Mail-Adresse der Gemeinschaft, die Unterlagen der alten Verwaltung, und wer danach was beantwortet.
Erste Frage: Wem gehört die Adresse?
Zwei Fälle, und sie machen unterschiedlich viel Arbeit.
Die Gemeinschaft hat schon eine eigene Adresse. Ein Gmail-Konto des Beirats oder eine Adresse auf einer Domain, die die Gemeinschaft bezahlt. Gut. Prüfen Sie vor dem Ende aber zwei Dinge: ob die Hausverwaltung als Wiederherstellungskontakt des Kontos eingetragen ist, und ob sie die Domain verwaltet. In beiden Fällen hätte sie weiter den Schlüssel. Lassen Sie alles auf ein Mitglied der Gemeinschaft umstellen.
Die Adresse gehört der Hausverwaltung. Eine Adresse wie weg-lindenstrasse12@hausverwaltung-xyz.de liegt auf der Domain der Verwaltung, in deren Systemen. Die Adresse gehört der Verwaltung und geht mit ihr. Da gibt es nichts zu übernehmen. Legen Sie die Adresse der Gemeinschaft jetzt an, vor dem Ende des Vertrags, damit sie in der Mitteilung über den Wechsel stehen kann. Eine Adresse für die Funktion, nie ein Name, mit Wiederherstellungsoptionen bei zwei Personen.
Welche Unterlagen Sie abholen
Das WEG regelt die Übergabe der Verwaltungsunterlagen nicht selbst. Nach der Darstellung von Haufe muss der Verwalter bei Ende seines Amtes sämtliche Verwaltungsunterlagen herausgeben, und zwar stets die Originale. Die Pflicht erstreckt sich auch auf elektronisch gespeicherte Verwaltungsunterlagen. Und sie ist eine Holschuld: Der frühere Verwalter muss nichts schicken, die Unterlagen werden bei ihm abgeholt. Ohne neuen Verwalter heißt das: Sie holen sie ab. Vereinbaren Sie einen Termin und bringen Sie eine Liste mit.
E-Mails nennt das WEG nirgends. Die Korrespondenz der Verwaltung über Ihr Haus liegt in deren System, gemischt mit allen anderen Häusern, die sie betreut. Ob E-Mails dazu zählen, sagen weder das WEG noch Haufe ausdrücklich. Verlassen Sie sich nicht darauf, sondern verlangen Sie schriftlich:
- die Beschluss-Sammlung und die Protokolle der Versammlungen;
- die laufenden Verträge, die Versicherungspolicen und offene Schadensfälle;
- die Korrespondenz zu jedem offenen Thema, exportiert mit Anhängen: Bauarbeiten, Schäden, Hausgeldrückstände, Beschwerden;
- die Liste der Handwerker und Dienstleister, mit Kontaktdaten und dem, worauf jeder wartet;
- die Liste der Eigentümer mit ihren E-Mail-Adressen.
Welche E-Mails eine WEG aufbewahren sollte, steht im Artikel über das E-Mail-Archiv der WEG.
Wer danach was beantwortet
Ohne Verwalter verteilt das Gesetz einige Aufgaben neu. Die Beschluss-Sammlung führt der Vorsitzende der Eigentümerversammlung, sofern die Eigentümer niemand anderen dafür bestellt haben. Einberufen können der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, sein Vertreter oder ein per Beschluss ermächtigter Eigentümer. Für die tägliche Post sagt das Gesetz nichts. Das müssen Sie selbst festlegen.
Teilen Sie nach Themen auf und schreiben Sie es auf: Handwerker und Reparaturen an eine Person, Hausgeld und Bank an die, die die Konten führt, Schäden an die, die das Haus am besten kennt, Fragen der Eigentümer gemeinsam. Entscheidend ist eines: Jede E-Mail hat eine Person, die sich darum kümmert, und alle anderen sehen, wer.
Dann teilen Sie die neue Adresse allen in einer einzigen Nachricht mit: Eigentümern, Handwerkern, Versicherung, Bank, Hausmeister. Und bitten Sie die Hausverwaltung im selben Schreiben, auf der alten Adresse für einige Monate eine automatische Antwort mit der neuen einzurichten. Es ist ihr Postfach: Sie können darum bitten, es aber nicht selbst tun.
Die nächste Übergabe gleich mit vorbereiten
Der Eigentümer, der heute die Post macht, wird es nicht ewig tun. Und vielleicht beauftragt die Gemeinschaft eines Tages wieder eine Verwaltung. Beides ist einfach, wenn die Adresse nie einer Person gehörte: eine Adresse für die Funktion, eine Wiederherstellung, die nicht an einem Mitglied hängt, ein Zugang pro Person statt eines geteilten Passworts, und keine Weiterleitung in private Postfächer. Die vollständige Routine steht im Artikel über die Übergabe des Postfachs der WEG.
Sagen Sie es in der Versammlung auch offen: Selbstverwaltung spart das Verwalterhonorar, aber die Arbeit verschwindet nicht. Die Arbeit wandert zu Eigentümern, die einen Beruf haben. Eine klare Adresse und aufgeschriebene Rollen machen sie leichter, aber nicht kleiner.
Wo Trupeo hineinpasst
Trupeo ist ein gemeinsames Postfach. Sie verbinden die Adresse der Gemeinschaft, ob Gmail, Outlook, Microsoft 365 oder ein beliebiges IMAP-Postfach, und jede Person meldet sich mit ihrem eigenen Konto an. Adresse und E-Mails bleiben bei Ihrem E-Mail-Anbieter, und Antworten werden von der Adresse der Gemeinschaft verschickt. Alle sehen, wer sich um welche E-Mail kümmert, und die Mitteilung über die neue Adresse lässt sich als Vorlage mit auszufüllenden Feldern speichern. Bei der nächsten Übergabe geht die Rolle des Inhabers des Postfachs in Trupeo an eine andere Person, und wer geht, wird entfernt, ohne dass jemand ein Passwort weitergeben muss. Es kostet 10 € im Monat zzgl. MwSt. für ein Postfach, das zwei Personen teilen, 20 € ab drei Personen, mit 14 Tagen Testphase ohne Karte. Die Einzelheiten stehen auf unserer Seite für Eigentümergemeinschaften, und den Vergleich mit Komplettlösungen finden Sie im Artikel über Software für die WEG-Selbstverwaltung.
Häufige Fragen
Können wir die E-Mail-Adresse der Hausverwaltung weiter benutzen?
Grundsätzlich nicht. Liegt die Adresse auf der Domain der Verwaltung, ist es deren Postfach, und es endet mit dem Vertrag. Legen Sie die Adresse der Gemeinschaft vor dem Ende an und bitten Sie um eine automatische Antwort auf der alten.
Muss die alte Hausverwaltung die Unterlagen schicken?
Nein. Nach der Darstellung von Haufe ist die Herausgabe eine Holschuld: Die Unterlagen werden beim früheren Verwalter abgeholt, im Original, und die Pflicht umfasst auch elektronisch gespeicherte Unterlagen. E-Mails verlangen Sie am besten ausdrücklich und schriftlich.
Darf sich jede WEG selbst verwalten?
Das WEG kennt die Gemeinschaft ohne Verwalter. Aber die Bestellung eines zertifizierten Verwalters gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung, die jeder Eigentümer verlangen kann, außer in kleinen Gemeinschaften mit weniger als neun Sondereigentumsrechten, in denen ein Eigentümer zum Verwalter bestellt ist, unter den gesetzlichen Bedingungen.
Quellen:
- § 26 WEG (Gesetze im Internet): Abs. 3, der Verwalter kann jederzeit abberufen werden, und ein Vertrag mit ihm endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung.
- § 9b WEG (Gesetze im Internet): Abs. 1, ohne Verwalter vertreten die Wohnungseigentümer die Gemeinschaft gemeinschaftlich.
- § 19 WEG (Gesetze im Internet): Abs. 2 Nr. 6, die Bestellung eines zertifizierten Verwalters und die Ausnahme für weniger als neun Sondereigentumsrechte.
- § 18 WEG (Gesetze im Internet): Abs. 2, jeder Wohnungseigentümer kann eine ordnungsmäßige Verwaltung verlangen.
- § 24 WEG (Gesetze im Internet): Abs. 3, Einberufung ohne Verwalter; Abs. 8, die Beschluss-Sammlung ohne Verwalter.
- Verwaltungsunterlagen: Aufbewahrung, Einsicht und Herausgabe (Haufe): die Herausgabe sämtlicher Verwaltungsunterlagen bei Amtsbeendigung, stets im Original, auch elektronisch gespeicherter Unterlagen, als Holschuld.