Årsmötet röstade i juni. En ny ordförande, en ny kassör, en ny sekreterare. I september öppnar den nya kassören föreningens Gmail för att svara på frågor om medlemskap, och Google ber henne bekräfta inloggningen på en telefon. Telefonen tillhör den gamla ordföranden, som har flyttat till andra änden av landet och svarar på meddelanden på söndagar, ibland.
Ett styrelsebyte är två jobb. Det första är pappersarbetet: vad din myndighet eller ditt register behöver få veta. Det är kort och väl dokumenterat. Det andra är åtkomsten: e-postkontot, banken, betalningstjänsten, webbplatsen, sociala medier. Ingen skriver in det i stadgarna, och det är det som stoppar föreningen tre månader senare. Den här checklistan täcker båda.
Vad ni kan behöva anmäla, och till vem
Det beror helt på var föreningen är registrerad, och ibland på dess juridiska form. Vi låtsas inte att det finns en enda regel. Två exempel som vi har kontrollerat, och en vägvisning för alla andra:
- USA. På federal nivå ber IRS er lämna in Form 8822-B om identiteten på er ansvarig person ändras, den person som är angiven för ert EIN, och göra det inom 60 dagar. En ny styrelse betyder inte alltid en ny responsible party, så kontrollera vem som är angiven innan ni lämnar in. Delstaternas regler för ideella bolag och välgörenhetsorganisationer varierar: kontrollera med delstatens bolagsregister eller tillsynsmyndighet.
- England och Wales. Charity Commission ber registrerade välgörenhetsorganisationer hålla uppgifterna om styrelseledamöterna uppdaterade: ta bort en ledamots uppgifter när hen slutar och lägg till den nya. Bara ledamöternas namn syns i det offentliga registret.
- I Sverige och på andra ställen. Vad som gäller beror på föreningens form och på om den är registrerad någonstans. Ta reda på vilken myndighet eller vilket register som berör just er, och läs era egna stadgar: de säger vem som väljer funktionärerna och vilken handling om beslutet ni måste spara.
Oavsett regel: spara protokollet från mötet som valde den nya styrelsen (oftast sekreterarens uppgift) och den uppdaterade listan över funktionärer på ett ställe där nästa styrelse hittar dem. Banker och tjänster kan be om dem.
Banken: firmatecknare, kort, fullmakter
Teckningsrätten uppdateras inte av sig själv när styrelsen byts. Tills banken har tagit bort dem, utgå från att de avgående firmatecknarna fortfarande kan skriva under.
- Boka ett möte med banken, med valprotokollet och den uppdaterade listan över funktionärer.
- Ta bort avgående firmatecknare och lägg till de nya.
- Spärra de avgående funktionärernas kort och beställ kort till de nya.
- Byt åtkomst till internetbanken. Om inloggningen tillhör den förra kassören följer den med hen ut.
Det delade e-postkontot, det alla glömmer
I de flesta små föreningar är adressen ett gratis Gmail- eller Outlook.com-konto som en ordförande eller sekreterare skapade för flera år sedan. Lösenordet färdas i sms. Återställningstelefonen är skaparens. Allt fungerar, tills den personen lämnar styrelsen.
I praktiken är det den som har återställningstelefonen och återställnings-e-postadressen som kontrollerar kontot. Med ett Google-konto innebär tre uppgifter från Googles hjälpsidor (som de såg ut i september 2026) att ni måste agera innan personen lämnar:
- Inloggningsfrågor går till hens telefon. Google kan be dig trycka på en avisering för att bekräfta en inloggning även utan tvåstegsverifiering, och de frågorna går till alla Android-telefoner som är inloggade på kontot. En inloggning som ser annorlunda ut, till exempel från en annan plats, kan också kräva extra steg för att bekräfta att det är du: det är en ny frivillig.
- Återställningsuppgifter kan bara ändras inifrån. Du kan inte lägga till återställningsuppgifter när du är utelåst, och efter en ändring kan Google fortsätta skicka koder till de tidigare uppgifterna i 7 dagar.
- Reservkoder kan förnyas. Med tvåstegsverifiering på gör en ny uppsättning om 10 reservkoder den gamla uppsättningen inaktiv, inklusive koderna som den avgående styrelsen skrev ner.
Gör det i ett svep tillsammans med den avgående funktionären: byt ut återställningstelefonen och återställnings-e-postadressen mot sådana som föreningen äger (eller åtminstone en ny styrelseledamots), byt lösenordet, skapa nya reservkoder och förvara dem med föreningens handlingar. Steg-för-steg-versionen, med delegering så att lösenordet slutar färdas, finns i att dela ett Gmail-konto för en förening mellan frivilliga.
Ännu bättre är att sluta dela lösenordet helt. Med en egen inloggning per person är ett avhopp en åtkomst som tas bort, inte ett lösenord som måste bytas för alla. För e-postdelen av överlämningen (vad som ska föras över, hur historiken bevaras), se vår guide till överlämning av e-post mellan frivilliga. För alternativ utan gemensamt lösenord, läs dela en e-postlåda utan att dela lösenordet och gränserna för Gmail-delegering. Om adressen behöver byggas om på en ordentlig grund jämför skapa en e-postadress för en förening alternativen.
Betalningstjänster, webbplats, domän, sociala konton
Betalnings- och gåvotjänster. Kontrollera vilken adress varje tjänst skickar sina lösenordsåterställningar till. Om det är föreningens e-postadress skyddar det att säkra det kontot först även det här: e-postkontot är nyckeln till de flesta andra. Om ingen vet vem som öppnade kontot, räkna med att tjänstens support ber om bevis för att ni nu driver föreningen, till exempel listan över funktionärer eller protokollet från det senaste mötet. Lägg till de nya funktionärerna som administratörer medan de gamla fortfarande finns kvar.
Webbplatsen och domänen. Två separata inloggningar, ofta båda bortglömda: registratorn som har domännamnet, och webbhotellet eller webbplatsbyggaren. Kontrollera vems namn domänen är registrerad i och vilken adress som får förnyelseavisen. En domän som löper ut för att påminnelserna går till den gamla webbansvarige tar med sig föreningens e-postadress. Om era adresser körs på Google Workspace är administrationskonsolen ännu en inloggning: utse minst två administratörer, som vår guide till Google Workspace för ideella organisationer förklarar.
Sociala medier. Lägg till de nya administratörerna innan du tar bort de gamla, aldrig tvärtom. Om sidan hänger på en avgående funktionärs privata konto är det här tillfället att utse minst två administratörer från den nya styrelsen.
Allt annat. Försäkringsbolaget, riksorganisationen, bokningssystemet för lokaler, bokföringsprogrammet, den delade enheten. Skriv listan en gång: den kommer att tjäna varje styrelsebyte efter det här.
Checklistan för styrelsebytet
Innan de avgående funktionärerna lämnar:
- Lista varje konto som föreningen använder: e-post, internetbank, betalningstjänst, domän, webbhotell, sociala konton, försäkring, riksorganisation.
- För e-postkontot: byt återställningstelefon och återställnings-e-postadress, skapa nya reservkoder, byt lösenord.
- Lägg till de nya funktionärerna som administratörer överallt där det går, innan du tar bort de gamla.
- Samla in nycklarna, checkhäftet, kvittoblocken och pappershandlingarna.
Efter valet:
- Anmäl det som din myndighet eller ditt register kräver, inom tidsfristen, med protokollet och listan över funktionärer.
- Besök banken: firmatecknare, kort, internetåtkomst.
- Ta bort de avgående funktionärernas åtkomst och logga ut dem från deras enheter. För kontaktadressen, se nollställ föreningens kontaktadress.
- Uppdatera listan över konton och förvara den med stadgarna.
För att berätta det för banken, samarbetspartner eller medlemmar räcker ett kort meddelande:
Hej,
På sitt årsmöte den 14 juni 2026 valde Vänföreningen Kvarnen en ny styrelse: Karin Lindberg, ordförande, Karim Aziz, kassör, och Sofia Roos, sekreterare.
Protokollet och den uppdaterade listan över funktionärer är bifogade.
Uppdatera gärna era register. Föreningens e-postadress är oförändrad.
Vänliga hälsningar,
Karin Lindberg, ordförande
Fler färdiga mejl (avgifter, frivilliga, medlemskap) finns i våra mejlmallar för föreningar.
När flera styrelseledamöter svarar på e-post
Allt ovan fungerar utan något särskilt verktyg. Men om tre styrelseledamöter läser samma adress är varje överlämning ändå ett lösenord att skicka vidare, och varje vecka en gissning om vem som svarade vem.
Trupeo ansluts till adressen ni redan har, hos Gmail, Outlook, Microsoft 365 eller vilken IMAP-leverantör som helst, och varje frivillig loggar in med sitt eget konto. Varje mejl har en person som tar hand om det och ett läge, anteckningar för teamet ligger bredvid mejlet, och du ser när någon redan skriver ett svar. När styrelsen byts tar du bort en åtkomst och lägger till en annan: historiken blir kvar. Om ni slutar använda Trupeo fortsätter adressen att fungera hos sin leverantör.
Det kostar 10 € per ansluten e-postlåda och månad, exkl. moms, för 2 personer, och 20 € från 3 personer. Verifierade ideella föreningar och skolor får 50 % rabatt: 5 € och 10 €. Se vår sida för föreningar och priserna.
Vanliga frågor
Måste vi anmäla något när funktionärerna i en förening byts?
Det beror på land och ibland på delstat. I USA ber IRS om Form 8822-B inom 60 dagar om den ansvariga personen för ert EIN ändras, och delstaternas regler varierar. I England och Wales uppdaterar registrerade välgörenhetsorganisationer uppgifterna om sina styrelseledamöter hos Charity Commission. På andra ställen, kontrollera vilken myndighet eller vilket register som gäller för er förening, och läs era stadgar.
Vad ska den avgående ordföranden lämna över?
Varje inloggning som föreningen är beroende av, med återställningsmetoderna flyttade till den nya styrelsen: e-postkontot först, sedan internetbanken, betalningstjänsterna, domänen och webbhotellet och sociala konton. Plus de fysiska sakerna: nycklar, checkhäfte, kvittoblock och handlingar.
Hur tar vi över föreningens Gmail-konto när skaparen har lämnat?
Om ni fortfarande kan nå hen, gör överlämningen tillsammans: ny återställningstelefon och ny återställnings-e-postadress, nytt lösenord, nya reservkoder. Om inte, använd Googles kontoåterställning, som ställer frågor för att kontrollera att kontot är ert och fungerar bäst från en enhet och en plats där kontot brukar logga in. Det stämmer sällan för en ny styrelse, och därför ska överlämningen ske före avhoppet.
Ska den nya styrelsen dela ett lösenord?
Det är det vanliga upplägget och det bräckliga. Varje avhopp innebär att lösenordet ska bytas för alla, inloggningsfrågor landar på en persons telefon och ingen vet vem som svarade vad. Ge varje person sin egen åtkomst, genom delegering eller ett verktyg för delad e-postlåda, så att ett avhopp är en åtkomst som tas bort.
Källor:
- IRS: About Form 8822-B, Change of Address or Responsible Party, Business: blanketten för att anmäla att identiteten på responsible party ändras, och tidsfristen på 60 dagar.
- GOV.UK, Charity Commission: How to update your charity’s details: gäller England och Wales; ta bort en ledamots uppgifter när hen slutar och lägg till nya ledamöter, med bara ledamöternas namn i det offentliga registret.
- Google Account Help: Sign in with Google prompts: som det såg ut i september 2026, inloggningsfrågor som Google kan visa även utan tvåstegsverifiering, skickade till alla Android-telefoner som är inloggade på kontot, och extra steg när en inloggning ser annorlunda ut, till exempel dess plats.
- Google Account Help: Set up recovery options: som det såg ut i september 2026, koder som kan gå till tidigare återställningsuppgifter i 7 dagar, och återställningsuppgifter som inte kan läggas till när du är utelåst.
- Google Account Help: Sign in with backup codes: som det såg ut i september 2026, en ny uppsättning om 10 reservkoder gör den gamla uppsättningen inaktiv.
- Google Account Help: How to recover your Google Account or Gmail och Tips to complete account recovery steps: som det såg ut i september 2026, återställningsfrågorna och rådet att använda en bekant enhet och plats.