Hay cuatro maneras de crear una dirección de correo para una asociación: una cuenta gratuita de Gmail u Outlook.com, un nombre de dominio con el alojamiento que lo acompaña, Google Workspace o Microsoft 365. Las dos últimas se ofrecen a las organizaciones sin ánimo de lucro que cumplen los requisitos: 0 € por usuario al mes en Google, y Microsoft 365 Empresa Básico concedido gratis hasta 300 usuarios en Microsoft, con condiciones en ambos casos. Elijas la que elijas, la trampa es la misma: una cuenta que abre una persona acaba dependiendo de esa persona. Esta guía explica cómo crear la dirección y, después, cómo dejarla en manos de la asociación desde el primer día.
Correo de una asociación: las cuatro formas de crearlo
Una cuenta gratuita de particular. Abres una cuenta de Gmail u Outlook.com a nombre de la asociación: nuestraasociacion@gmail.com. Cinco minutos, sin coste, y funciona. Es lo que hacen la mayoría de las asociaciones pequeñas, y para un grupo de tres personas que recibe diez correos al mes no es descabellado. Dos salvedades: la dirección no lleva vuestro dominio, algo que pesa cuando os dirigís al ayuntamiento o a quien financia un proyecto, y sobre todo esa cuenta está ligada a alguien. Las dos secciones siguientes explican cómo configurarla bien.
Un nombre de dominio y el alojamiento que lo acompaña. Compras nuestraasociacion.es a un registrador. El dominio en sí cuesta poco. Un .es va de menos de 10 € a casi 40 € al año con IVA según el registrador: observado en octubre de 2026, OVHcloud lo renueva a 6,99 € sin IVA (8,46 € con IVA) tras un primer año a 5,99 € sin IVA, y Gandi a 38,70 € con IVA tras un primer año a 14,52 €. Los proveedores de alojamiento lo combinan con direcciones de correo en planes de unos pocos euros al mes. Obtienes contacto@nuestraasociacion.es. Es la opción más fácil de entender y cuesta poco. Te da una dirección profesional y te convierte en titular del dominio, y por tanto de la dirección, sin depender de la cuenta personal de nadie. En la práctica:
- Elige un nombre corto, parecido a la denominación de la asociación.
- Cómpralo a nombre de la asociación, no de un socio.
- Crea la dirección de contacto desde el panel del proveedor.
- Apunta los datos de acceso a ese panel en los documentos de la asociación: es lo que os da el control del dominio y de los buzones.
Google Workspace, gratis para las organizaciones que cumplen los requisitos. Direcciones con vuestro propio dominio, en cuentas que crea la propia asociación. La opción menos conocida, y a menudo la mejor si podéis acceder a ella.
Microsoft 365, Empresa Básico concedido a las organizaciones que cumplen los requisitos. La misma idea en Microsoft, con una regla precisa sobre quién puede usar las licencias gratuitas, que verás más abajo.
Crear una cuenta de Gmail para una asociación, paso a paso
El recorrido es el de una cuenta de Google normal, que se empieza en la página de inicio de sesión de Google con «Crear cuenta».
- El tipo de cuenta. Google pregunta si la cuenta es para «Uso personal», para «Niños» o para «Empresa». La opción de empresa sirve sobre todo para preparar un Perfil de Empresa en Google. Para una simple dirección de contacto no cambia nada decisivo.
- La dirección. Google te sugiere direcciones de Gmail, y también puedes crear la tuya. Elige un nombre que identifique a la asociación y, si puedes, una función: nuestraasociacion.contacto@gmail.com mejor que maria.nuestraasociacion@gmail.com.
- Fecha de nacimiento y género. Google los pide. Una cuenta de Gmail es la cuenta de una persona, no de una organización: los rellena quien la crea. Apunta lo que se ha puesto en los documentos de la asociación.
- La contraseña. Larga, única y guardada donde la junta guarda sus papeles, no solo en la cabeza de quien la ha tecleado.
- El número de teléfono. Google lo marca como opcional. No te lo saltes: es una de las formas de volver a entrar en la cuenta, junto con el correo de recuperación, y la sección «El primer día» dice cuál poner.
La cuenta ya existe. Antes de anunciarla a nadie, ve directamente a la sección «El primer día»: ahí es donde se decide todo.
Crear una dirección de Outlook.com para una asociación
En Microsoft, entra en outlook.com y elige «Crear cuenta gratuita». Obtienes una dirección de Outlook.com y una cuenta Microsoft, con 5 GB de almacenamiento en la nube.
Hay tres diferencias con Google que importan a una asociación:
- El correo de seguridad no tiene por qué ser de quien crea la cuenta. Microsoft lo dice claramente: «no tiene que ser tuyo», solo tienes que poder acceder a él. Es justo lo que necesita una organización.
- Puede que no te ofrezcan añadir un teléfono. Microsoft está retirando los mensajes de texto como método de verificación. Cuenta con un correo de seguridad y, si es posible, una aplicación de autenticación.
- Una dirección perdida no vuelve. Una dirección usada para una cuenta Microsoft no se puede volver a usar, aunque la cuenta se cerrara hace mucho. Si la cuenta desaparece, la dirección impresa en vuestros folletos se va con ella.
Microsoft también te deja generar un código de recuperación, para imprimirlo y guardarlo en un lugar seguro. En una asociación, un lugar seguro es la carpeta de la junta. Cada código nuevo anula el anterior, así que apunta la fecha en la que lo generaste.
El primer día: datos de recuperación que pertenecen a la asociación
Es la parte que nadie hace, y la que más cuesta después. Google lo dice sin rodeos: no puedes añadir información de recuperación mientras no tengas acceso a la cuenta. Así que hay que dejarlo resuelto el día en que se crea, mientras todo el mundo tiene acceso.
El correo de recuperación. Google pide una dirección que utilices con regularidad, distinta de la que usas para iniciar sesión. Usa otra dirección de la asociación si la tiene, por ejemplo la de secretaría o la de vuestro dominio. Si no, la de un miembro de la junta, sabiendo que habrá que cambiarla cuando se vaya.
El teléfono de recuperación. Google recomienda un teléfono «que solo te pertenezca a ti», y una asociación no tiene teléfono propio. El término medio razonable es el teléfono de quien ocupa el cargo, secretaría o presidencia, con una norma escrita de cambiarlo en cada relevo. Google puede seguir enviando códigos a los datos anteriores durante siete días después de un cambio, así que haz el cambio antes de que la persona se vaya de verdad, no la noche de la asamblea general.
El teléfono que recibe las solicitudes de inicio de sesión. Aunque no hayas activado ningún ajuste concreto, Google puede pedirte que toques una notificación para confirmar un inicio de sesión, y esas notificaciones llegan a cualquier teléfono Android con la cuenta iniciada. Por eso el tesorero que abre el buzón en un portátil nuevo acaba esperando a que vibre el móvil de la expresidenta. Revisa qué teléfonos tienen la sesión iniciada y cierra la de quienes ya no están en la junta.
Un contacto de recuperación. Google te deja nombrar contactos de recuperación para la cuenta. Cuando uno acepta, hay que esperar 7 días antes de poder usarlo: configúralo ahora, no el día del problema.
En Microsoft, añade antes de quitar. Si se quita toda la información de seguridad de una cuenta Microsoft de golpe, la cuenta queda en un estado restringido durante 30 días. En un relevo, añade primero los datos nuevos y después quita los antiguos.
Inicia sesión al menos una vez cada dos años. Google puede eliminar una cuenta personal que lleve dos años inactiva, y Microsoft exige iniciar sesión al menos una vez en un periodo de dos años para mantener una cuenta activa. Una dirección que solo se usa para la feria de asociaciones de otoño está expuesta. En Google, el aviso llega también al correo de recuperación: si es el de un voluntario que se fue hace tiempo, nadie lo leerá.
Apúntalo todo en un mismo sitio. Basta una página en los documentos de la asociación: la dirección, dónde está alojada, a nombre de quién está, el correo y el teléfono de recuperación, dónde está guardado el código de recuperación y la fecha del último cambio. Es también lo primero que hay que revisar al empezar cada temporada, como explica nuestra guía para ordenar el correo de la asociación en la nueva temporada.
Google Workspace para organizaciones sin ánimo de lucro: 0 €, con condiciones
Google ofrece a las organizaciones sin ánimo de lucro una edición de Google Workspace a 0 € por usuario al mes, observado en octubre de 2026 en su página en español. Incluye direcciones de correo profesionales con el dominio de vuestra organización, videollamadas de hasta 150 participantes, 100 TB de almacenamiento compartido entre todos los usuarios y opciones de seguridad y administración. El máximo es de 2000 usuarios, una cifra que ninguna asociación de barrio va a rozar.
Para acceder, la organización tiene que estar registrada como organización benéfica en uno de los países que Google enumera, España entre ellos, cumplir los requisitos que Google fija para su país y aceptar las condiciones adicionales de Google para Organizaciones sin Ánimo de Lucro. La verificación pasa por Goodstack, el socio de validación de Google. En España, una asociación se inscribe en el Registro Nacional de Asociaciones si es de ámbito estatal, o en el registro autonómico de asociaciones si desarrolla sus funciones principalmente en una comunidad autónoma: tened a mano los datos de esa inscripción.
Hay tres categorías excluidas, y conviene saberlo antes de preparar la solicitud:
- entidades y organizaciones gubernamentales,
- hospitales y organizaciones de atención sanitaria, aunque sus organizaciones benéficas o fundaciones asociadas pueden optar,
- centros educativos, instituciones académicas y universidades, aunque sus divisiones filantrópicas pueden optar.
Esta última sorprende a muchas AMPA. La asociación de madres y padres, inscrita por su cuenta, no es un centro educativo y en principio puede optar. Un colegio, en cambio, depende de Google for Education. Si es tu caso, nuestra página para escuelas trata el tema por separado.
La ventaja decisiva para una asociación no es el precio: es que las cuentas las crea la organización, no las abre un voluntario a título personal. Un voluntario que se va no se lleva la cuenta, y la política de eliminación de cuentas inactivas de Google no se aplica a las cuentas configuradas por una organización. Eso sí, necesitáis un nombre de dominio: Google Workspace pone las direcciones, no el dominio.
La solicitud, los requisitos y las trampas que hay que evitar están en nuestra guía de Google Workspace para asociaciones.
Microsoft 365 para organizaciones sin ánimo de lucro: Empresa Básico concedido, Premium con un 75 % de descuento
Microsoft 365 Empresa Básico es una concesión, gratuita hasta 300 usuarios; Empresa Estándar cuesta 3,03 € y Empresa Premium 4,77 € por usuario al mes, pago anual y sin IVA, observado en octubre de 2026 en la página de Microsoft para España, con Premium anunciado con un 75 % de descuento. Las licencias concedidas solo se permiten para el personal remunerado y para el personal directivo no remunerado: miembros de la junta directiva, presidencia, cargos directivos. Una asociación formada solo por voluntarios puede, por tanto, equipar gratis a su junta. El resto de voluntarios solo puede usar los planes con descuento, y los socios, los participantes en los programas y los donantes no pueden usar ninguno.
Elegir el nombre de la dirección
Una sola regla, y pesa más de lo que parece: la dirección nombra una función, nunca a una persona.
La dirección de contacto, la de secretaría, la de socios, la de tesorería. Nunca la dirección personal de María como dirección pública de contacto, y menos aún la dirección personal del presidente. El día que María pase el relevo, algo que en una asociación de voluntarios ocurre cada dos o tres años, una dirección de función se traspasa en diez minutos, mientras que una dirección personal se lleva dos años de historial a un buzón que ya nadie puede abrir.
Con dos o tres direcciones basta al principio. Una asociación que crea ocho el primer día acaba con seis buzones que nadie mira.
El verdadero problema llega justo después
La dirección existe. Funciona. Y dos semanas después llega la pregunta que nadie había previsto: ¿cómo entran en ella el secretario, la tesorera y el presidente?
La respuesta instintiva es compartir la contraseña, muchas veces por WhatsApp. Es lo más habitual en el mundo asociativo y lo más frágil. Cualquier inicio de sesión nuevo puede disparar una confirmación en el móvil de quien creó la cuenta, y esa persona no siempre está localizable. Cada salida obliga a cambiar la contraseña para todos. Dos voluntarios responden al mismo correo sin saberlo. Y el día que quien creó la cuenta se va de malas maneras, la asociación pierde su dirección. Lo explicamos en compartir un buzón sin compartir la contraseña. Si vuestra dirección es una cuenta gratuita de Gmail, compartir la cuenta de Gmail de la asociación entre voluntarios trata el teléfono que recibe las solicitudes de inicio de sesión y los datos de recuperación.
En una cuenta gratuita de Gmail, la delegación permite que otras cuentas de Google lean y envíen desde la dirección sin conocer la contraseña. Tiene límites, que repasamos en la delegación de Gmail y sus límites para un equipo pequeño. Y cuando cambia la junta, nuestra guía para traspasar el buzón entre voluntarios recorre el procedimiento.
La lista de comprobación para crearla
- Elige la opción: cuenta gratuita, dominio, Google Workspace o Microsoft 365. Si eliges un dominio, cómpralo a nombre de la asociación, no de un socio.
- Para Google Workspace para organizaciones sin ánimo de lucro, ten a mano los datos de inscripción de la asociación.
- Crea dos o tres direcciones de función, nunca personales.
- Ese mismo día, configura el correo y el teléfono de recuperación, siguiendo la norma del relevo.
- Añade un contacto de recuperación en Google, o imprime el código de recuperación en Microsoft.
- Apunta en los documentos de la asociación quién tiene qué: dominio, correo, datos de recuperación, fecha del último cambio.
- Pon en el calendario de la asociación un inicio de sesión al menos una vez al año, para no acercarte nunca a los dos años de inactividad.
- Decide, antes de necesitarlo, cómo van a entrar varias personas al buzón.
Cuando varios voluntarios responden cada semana
Mientras una sola persona mira el buzón, todo lo anterior basta. En cuanto dos o tres voluntarios responden a los socios, hace falta saber quién se encarga de cada correo, sin tener que llamarse.
Eso es lo que hace un buzón compartido. Con Trupeo, conectas la dirección que acabas de crear, en Google, en Microsoft o en cualquier proveedor por IMAP, y cada voluntario entra con su propia cuenta. Cada conversación tiene a alguien que se encarga, un estado (Por asignar, En curso, Hecho) y notas para el equipo. Un relevo pasa a ser un cambio de acceso, no un traspaso de contraseña. Y si dejáis Trupeo, la dirección sigue funcionando en su proveedor.
Las asociaciones y escuelas verificadas tienen un descuento del 50 %: 5 € al mes por buzón, sin IVA, para 2 personas, y 10 € a partir de 3 personas, en lugar de 10 € y 20 €. Consulta nuestra oferta para asociaciones y nuestros precios.
Para lo que viene después, dos lecturas útiles: organizar los correos de la asociación para poner orden, y nuestras plantillas de correo para asociaciones para los mensajes que vuelven cada temporada.
Preguntas frecuentes
¿Cómo creo una dirección de correo gratuita para una asociación?
Lo más sencillo es una cuenta normal de Gmail u Outlook.com a nombre de la asociación: gratis e inmediata, pero sin vuestro propio dominio. Lo más sólido es Google Workspace para organizaciones sin ánimo de lucro, a 0 € por usuario al mes para las organizaciones que cumplen los requisitos, o Microsoft 365 Empresa Básico, concedido gratis hasta 300 usuarios. Ambos os dan direcciones con vuestro propio dominio, que se compra aparte: para un .es, de menos de 10 € a casi 40 € al año con IVA, según el registrador.
¿Puedo crear una cuenta de Gmail a nombre de la asociación y no al mío?
La dirección puede llevar el nombre de la asociación, pero una cuenta gratuita de Gmail sigue siendo la cuenta de una persona: Google pide una fecha de nacimiento, y los datos de recuperación pertenecen a alguien. Lo que sí puedes hacer es elegir datos de recuperación que sigan al cargo y no a la persona, y cambiarlos en cada relevo. Para una cuenta que sea de verdad de la asociación, necesitas Google Workspace, donde es la organización quien crea las cuentas.
¿Qué correo y qué teléfono de recuperación debe usar una asociación?
Para el correo, otra dirección de la asociación, como la de secretaría, o si no la de un miembro de la junta. Para el teléfono, el de quien ocupa el cargo, secretaría o presidencia, con una norma escrita de cambiarlo en cada relevo. En Microsoft, el correo de seguridad no tiene por qué ser de quien crea la cuenta, y un código de recuperación impreso puede ir a los documentos de la asociación.
¿Puede mi asociación tener Google Workspace gratis?
Tiene que estar registrada como organización benéfica en uno de los países que Google enumera, España entre ellos, cumplir los requisitos que Google fija para su país y aceptar las condiciones adicionales. La verificación pasa por Goodstack. Quedan excluidas las entidades gubernamentales, los hospitales y organizaciones sanitarias, y los centros educativos y universidades, salvo sus organizaciones benéficas o divisiones filantrópicas.
¿Microsoft 365 es gratis para las organizaciones sin ánimo de lucro?
En parte. Observado en octubre de 2026, Microsoft presenta Microsoft 365 Empresa Básico como una concesión, gratuita hasta 300 usuarios, y Empresa Premium con un 75 % de descuento. Las licencias gratuitas son para el personal remunerado y el personal directivo no remunerado, como los miembros de la junta directiva o la presidencia: una asociación formada solo por voluntarios puede, por tanto, equipar gratis a su junta. El resto de voluntarios solo puede usar los planes con descuento, y los socios, los participantes en los programas y los donantes no pueden usar ninguno.
¿Necesita una asociación su propio nombre de dominio?
No es obligatorio, pero sí recomendable en cuanto escribís a entidades colaboradoras, a quien os financia o a la administración. Una dirección contacto@nuestraasociacion.es cuesta lo que el dominio, de menos de 10 € a casi 40 € al año para un .es, y sobre todo pertenece a la asociación y no a una cuenta personal, siempre que compréis el dominio a nombre de la asociación. Es lo que hace posible un relevo.
¿Qué pasa si nadie inicia sesión en la cuenta durante dos años?
Google puede eliminar una cuenta personal que lleve dos años inactiva, junto con sus correos. Microsoft exige iniciar sesión al menos una vez en un periodo de dos años para mantener una cuenta activa. En Microsoft, una dirección cerrada no se puede volver a crear. Un inicio de sesión al año, apuntado en el calendario de la asociación, elimina el riesgo.
¿Cómo pueden entrar varios voluntarios en la misma dirección?
No compartiendo la contraseña: eso manda confirmaciones al móvil de quien creó la cuenta y complica cada relevo. Según tu proveedor, puedes usar la delegación de Gmail, un buzón compartido de Microsoft 365 o un buzón compartido que se conecta a tu correo actual y da a cada persona su propio acceso, con alguien que se encarga de cada correo. Las opciones están en compartir un buzón sin compartir la contraseña.
Fuentes:
- Ayuda de Cuenta de Google: crear una cuenta de Google: el botón «Crear cuenta», los tipos de cuenta (Uso personal, Niños, Empresa) y el Perfil de Empresa, las direcciones de Gmail sugeridas, la fecha de nacimiento y el género que se piden, y el número de teléfono opcional.
- Ayuda de Cuenta de Google: configurar la información de recuperación: para qué sirve la información de recuperación, que no se puede añadir sin acceso a la cuenta, los códigos enviados a los datos anteriores durante siete días, el teléfono «que solo te pertenezca a ti», el correo que utilices con regularidad y los contactos de recuperación con su espera de 7 días.
- Ayuda de Cuenta de Google: iniciar sesión con las solicitudes de Google: la notificación que Google puede pedirte que toques aunque no hayas activado ningún ajuste, y las notificaciones enviadas a cualquier teléfono Android con la cuenta iniciada.
- Ayuda de Cuenta de Google: política de cuentas de Google inactivas: la posible eliminación tras dos años de inactividad, los avisos enviados al correo de recuperación y la exclusión de las cuentas configuradas por una organización.
- Soporte técnico de Microsoft: crear una cuenta Microsoft: «Crear cuenta gratuita» en outlook.com, los 5 GB de almacenamiento en la nube y que una dirección usada para una cuenta Microsoft no se puede volver a usar.
- Soporte técnico de Microsoft: información de seguridad y códigos de verificación: el correo de seguridad que «no tiene que ser tuyo», y la opción de añadir un número de teléfono que puede no estar disponible con la retirada de los mensajes de texto.
- Soporte técnico de Microsoft: código de recuperación: el código que ayuda a recuperar el acceso, los códigos anteriores que dejan de funcionar y el consejo de imprimirlo y guardarlo en un lugar seguro.
- Soporte técnico de Microsoft: cambio de información de seguridad pendiente: el estado restringido de 30 días cuando se quita toda la información de seguridad.
- Soporte técnico de Microsoft: directiva de actividad de la cuenta: iniciar sesión al menos una vez en un periodo de dos años para mantener la cuenta activa.
- Google Workspace para Organizaciones sin Ánimo de Lucro: observado en octubre de 2026, la edición a 0 € por usuario al mes, el correo profesional con el dominio de la organización, las videollamadas de 150 participantes, los 100 TB de almacenamiento compartido y el máximo de 2000 usuarios.
- Requisitos de Google para Organizaciones sin Ánimo de Lucro: el registro como organización benéfica en un país de la lista, en la que figura España, el cumplimiento de los requisitos de cada país, la verificación por Goodstack y la exclusión de las entidades gubernamentales, los hospitales y organizaciones sanitarias, y los centros educativos y universidades, remitidos a Google for Education.
- Ley Orgánica 1/2002, reguladora del Derecho de Asociación (BOE): la inscripción de las asociaciones en el registro (artículo 10), el Registro Nacional de Asociaciones para las de ámbito estatal (artículo 25) y los registros autonómicos para las que actúan principalmente en una comunidad autónoma (artículo 26).
- Microsoft 365 para organizaciones sin ánimo de lucro: planes y precios: observado en octubre de 2026, Empresa Básico como concesión gratuita hasta 300 usuarios, Empresa Estándar a 3,03 € y Empresa Premium a 4,77 € por usuario al mes, pago anual y sin IVA, y la pregunta 04: concesiones solo para los empleados remunerados y el personal directivo no remunerado, descuentos para el personal y los voluntarios, y ninguna licencia para participantes en los programas, miembros y donantes.
- Microsoft 365 for nonprofits (en inglés): observado en octubre de 2026, el 75 % de descuento en Business Premium.
- Requisitos de Microsoft para organizaciones sin ánimo de lucro: observado en octubre de 2026, los cargos directivos no remunerados que pueden usar licencias concedidas y con descuento (miembros de la junta directiva, presidente, directivos, director ejecutivo y directores ejecutivos de programa), y el resto de voluntarios limitado a las ofertas con descuento.
- OVHcloud: dominios .es: observado en octubre de 2026, un .es a 5,99 € sin IVA (7,25 € con IVA) el primer año y a 6,99 € sin IVA (8,46 € con IVA) en la renovación.
- Gandi: dominios .es: observado en octubre de 2026, un .es a 14,52 € con IVA al año para un registro de 1 a 2 años y a 38,70 € con IVA al año en la renovación.
- OVHcloud: alojamiento web: observado en octubre de 2026, planes de alojamiento compartido con direcciones de correo incluidas y un dominio gratis el primer año, desde unos pocos euros al mes.