Ja, es gibt mehrere kostenlose Tarife, und ihre Grenzen liegen genau dort, wo ein Team im Alltag anstößt. Die Gmail-Delegierung und ein freigegebenes Postfach in Microsoft 365 kosten nichts über ein Abo hinaus, das Sie ohnehin zahlen, und geben Zugriff, aber keine Abstimmung. Unter den Tools mit Ticketsystem ist Zoho Desk dauerhaft kostenlos für 3 Lizenzen, und Help Scout ist kostenlos für 5 Personen mit 1 Postfach und 100 Kontakten im Monat. Was keiner dieser Tarife liefert, ist genau das, was im Alltag hakt: zu wissen, wer sich um welche E-Mail kümmert.
Eine gemeinsame Adresse kostenlos betreiben: die echten Möglichkeiten
Sie haben eine Kontakt- oder Geschäftsstellenadresse, zwei oder drei Personen, die darauf antworten, und keine Lust auf ein weiteres Abo. Dieses Bauchgefühl trügt seltener, als Softwareanbieter zugeben. Bevor Sie für irgendetwas bezahlen, lohnt sich der Blick darauf, was Sie schon kostenlos bekommen. Die Antwort lautet: ziemlich viel, bis zu einem sehr genauen Punkt.
Es gibt vier wirklich kostenlose Wege. Für ein kleines Team mit wenig Aufkommen kann jeder davon jahrelang tragen. Jeder endet aber an einer bestimmten Stelle. Hier der ehrliche Überblick, Stand: Oktober 2026.
Gmail-Delegierung
Ist die gemeinsame Adresse ein Gmail-Konto, ist die Delegierung eingebaut und kostenlos. Die Inhaberin oder der Inhaber erteilt den Zugriff in den Einstellungen, und jede weitere Person öffnet das Postfach dann aus dem eigenen Google-Konto. Niemand teilt ein Passwort, und ein privates Konto kann bis zu 10 Bevollmächtigte haben: weit mehr, als ein kleines Team braucht.
Der Haken ist nicht technisch. Die Delegierung teilt den Zugriff, nicht die Arbeit. Man kann keine E-Mail jemandem übergeben, es gibt keinen Status „erledigt“, und eine E-Mail, die eine Person öffnet, gilt für alle als gelesen. Für eine Hauptperson mit einer Vertretung passt das genau. Für ein Team, das jeden Tag antwortet, zeigen sich die Risse innerhalb einer Woche. Ausführlich beschrieben haben wir das in Gmail-Delegierung: was sie gut kann und wo sie endet.
Google Groups als gemeinsamer Posteingang
Die am wenigsten bekannte kostenlose Möglichkeit: In einem Google-Workspace-Konto lässt sich eine Google-Gruppe als gemeinsamer Posteingang nutzen. E-Mails an die Gruppenadresse landen in einer gemeinsamen Ansicht, in der Sie eine Unterhaltung einem Mitglied zuweisen können (es bekommt eine Benachrichtigung per E-Mail), sie als abgeschlossen oder als Duplikat markieren und nach Zuweisung filtern. Google berechnet dafür nichts extra.
Damit ist Google Groups der einzige kostenlose Weg mit echter Zuweisung. Der Preis dafür ist die Oberfläche: Sie arbeiten in Google Groups, und das wirkt eher wie ein Forum als wie ein Postfach. Es gibt keine Notizen fürs Team, und nichts warnt Sie, wenn zwei Personen gleichzeitig auf dieselbe E-Mail antworten. Wenn Ihr Budget genau null ist und wenig ankommt, fangen Sie trotzdem hier an. Es ist besser als ein Passwort auf einem Klebezettel.
Ein freigegebenes Postfach in Microsoft 365
Zahlt Ihre Organisation bereits für Microsoft 365, ist ein freigegebenes Postfach in dem enthalten, was Sie haben: Das Postfach selbst braucht bis 50 GB keine eigene Lizenz, und wer darauf zugreift, nutzt das lizenzierte Konto, das er oder sie ohnehin hat. Es erscheint in Outlook neben den persönlichen E-Mails und verhält sich wie ein normales Postfach.
„Verhält sich wie ein normales Postfach“ ist zugleich die Grenze. Nichts in Outlook zeigt, wer sich um eine Konversation kümmert oder ob sie erledigt ist, und es gibt keinen Ort für eine Notiz an die anderen. Einrichtung und Stolperfallen beschreibt unser Leitfaden zum freigegebenen Postfach in Microsoft 365 für kleine Teams.
Die kostenlosen Tarife bezahlter Tools
Auch Anbieter von Tools für gemeinsame Postfächer haben kostenlose Tarife, so bemessen, dass ein wachsendes Team sie irgendwann verlässt. Zwei sollten Sie kennen.
Missive gehört nicht dazu, auch wenn die englische Fassung dieses Artikels im Juli 2026 noch einen kostenlosen Missive-Tarif aufführte. Stand: Oktober 2026 schreibt Missive in seiner Abrechnungsdokumentation, dass es keinen kostenlosen Tarif gibt: Neue Teams bekommen 30 Tage zum Testen, danach kostet der erste bezahlte Tarif 18 US-Dollar pro Person und Monat bei monatlicher Abrechnung, 14 US-Dollar bei jährlicher.
Help Scout bietet einen kostenlosen Tarif für bis zu 5 Personen mit 1 Postfach, ohne hinterlegte Zahlungsmethode. Die harte Grenze sind die Kontakte: 100 im Monat. Ein Team, das ein gemeinsames Postfach braucht, hört meist von mehr als 100 verschiedenen Menschen im Monat, und genau dort ist sie angesetzt. Der Tarif Standard beginnt bei 25 US-Dollar pro Person und Monat, Stand: Oktober 2026.
HubSpot lässt Sie eine Teamadresse wie die Info-Adresse mit seinem Konversationen-Postfach verknüpfen, laut HubSpot in allen Produkten und Tarifen, also auch im kostenlosen, sodass mehrere Personen lesen und antworten können. Das komplette HubSpot-CRM bekommen Sie dazu, ob Sie es wollten oder nicht, und die automatische Verteilung eingehender Konversationen setzt eine bezahlte Sales- oder Service-Lizenz voraus.
Das ist kein Trick. Es sind echte kostenlose Produkte seriöser Anbieter, gedacht als Einstieg. Ihre Grenzen liegen genau dort, wo ein Team anstößt, das sich auf das Tool zu verlassen beginnt.
Helpdesks mit Ticketsystem: was noch kostenlos ist
Die Tools oben sind gemeinsame Postfächer. Ein Helpdesk ist etwas anderes: Es macht aus jeder eingehenden E-Mail ein Ticket mit Nummer und Status, meist mit einem Kundenportal dahinter. Viele Teams suchen nach einem kostenlosen, deshalb hier der Stand im Oktober 2026.
Zoho Desk hat den brauchbarsten kostenlosen Tarif. Er ist dauerhaft kostenlos für 3 Lizenzen, mit einem E-Mail-Ticketsystem, das sofort einsatzbereit ist. Was fehlt, ist erheblich: Live-Chat, Instant Messaging wie WhatsApp, generative KI und Zia-Aktionen, Telefonie, Blueprints und die Betreuung mehrerer Abteilungen gibt es nur in bezahlten Tarifen. Für drei Personen, die auf eine Adresse antworten und Ticketnummern wollen, funktioniert es wirklich.
Freshdesk zeigt auf seiner Preisseite keinen kostenlosen Tarif mehr. Auf der deutschen Seite, aufgerufen im Oktober 2026, beginnt das Angebot mit Growth zu 17 € pro Lizenz und Monat bei jährlicher Abrechnung, dann Pro zu 52 € und Enterprise zu 84 €, dazu 14 Tage zum Testen; unter den Tarifen auf der Seite fanden wir keinen kostenlosen. Wenn Sie sich auf einen Artikel von vor ein paar Jahren stützen, der zehn kostenlose Plätze versprach, prüfen Sie das, bevor Sie damit planen.
HubSpot bleibt der Sonderfall. Sein Konversationen-Postfach verknüpft eine Teamadresse auch im kostenlosen Tarif, die Grundfunktionen eines Ticketsystems gibt es also zum Nulltarif, und das CRM bekommen Sie mit, ob Sie danach gefragt haben oder nicht. Die automatische Verteilung eingehender Konversationen braucht eine bezahlte Lizenz.
Zwei Dinge sollte man über diese Kategorie offen sagen. Erstens sind die kostenlosen Tarife auf zwei oder drei Plätze zugeschnitten: eine echte Antwort für ein kleines Team und eine Sackgasse für ein wachsendes. Zweitens verändert ein Helpdesk, wie die Menschen, die Ihnen schreiben, Sie erleben: Wer Ihnen schreibt, bekommt Ticketnummern und ein Portal. Das beruhigt jemanden, der Software kauft, und irritiert die Mutter einer Schülerin oder ein Vereinsmitglied. Wie Sie zwischen beidem wählen, steht in Gemeinsames Postfach oder Helpdesk.
Wann kostenlos wirklich reicht
Die ehrliche Antwort zuerst: Für zwei Personen und eine Handvoll E-Mails am Tag ist kostenlos meist die richtige Wahl. Ein delegiertes Gmail-Konto oder ein freigegebenes Postfach in Microsoft 365, dazu eine einfache Absprache, wer wann nachschaut, reicht aus. Für zehn E-Mails pro Woche Software zu bezahlen, wäre absurd.
Kostenlos trägt, solange drei Dinge gelten: Das Aufkommen bleibt gering, das Team bleibt stabil, und Sie können sich noch im Gespräch abstimmen. Viele kleine Teams leben jahrelang so. Wenn das auf Sie zutrifft, behalten Sie Ihr Geld.
Die Anzeichen, dass kostenlos nicht mehr reicht
Um den Moment zu erkennen, brauchen Sie keine Beratung. Er kündigt sich an, immer mit denselben drei Anzeichen.
Doppelte Antworten. Jemand bekommt auf dieselbe E-Mail zwei Antworten, leicht unterschiedlich, manchmal mit zwei verschiedenen Preisen. Niemand wusste, wer sie übernimmt.
Unbeantwortete E-Mails, ohne dass es jemand merkt. Jede Person dachte, die andere kümmert sich darum. Sie erfahren es, wenn der Absender zehn Tage später verärgert nachhakt.
Das Passwort kommt zurück. Die kostenlose Lösung deckte irgendeinen Bedarf nicht ab, also hat jemand dem neuen Ehrenamtlichen oder der neuen Aushilfe „schnell das Passwort gegeben“. Jetzt haben Sie genau das Sicherheitsproblem, das der kostenlose Weg vermeiden sollte, und dazu Sperren durch den Anbieter, wenn sich zwei Personen von verschiedenen Orten aus anmelden.
Kommt noch das tägliche Wühlen im Ordner „Gesendet“ vor jeder Antwort hinzu und wandert der Zusammenhang in WhatsApp ab, ist die Diagnose klar: Ihr Problem ist nicht mehr der Zugriff, sondern die Abstimmung. Keine der kostenlosen Möglichkeiten löst das, abgesehen von der einfachen Zuweisung in Google Groups.
Wenn Sie doch bezahlen, rechnen Sie anders
Der Preiseinwand gegen diese Tools ist berechtigt, aber schauen Sie, worauf er eigentlich zielt: auf die Abrechnung pro Person. Bei 18 US-Dollar pro Person zahlt ein Dreierteam 54 US-Dollar im Monat, und jedes zusätzliche Vereinsmitglied oder jede Saisonkraft erhöht die Rechnung. Dieses Modell lässt bezahlte Tools für eine kleine Organisation teuer wirken, nicht das Bezahlen an sich.
Trupeo macht es umgekehrt: ein Preis pro Postfach, nicht pro Person. Pro verbundenem Postfach zahlen Sie 10 € im Monat für zwei Personen und 20 € ab drei, egal wie viele danach dazukommen, jeweils zzgl. MwSt. und mit allen Funktionen in jedem Tarif. Sie verbinden das Postfach, das Sie schon haben (Gmail, Outlook, Microsoft 365 oder jeden IMAP-Anbieter), alle behalten ihre eigene Anmeldung, und das Team sieht endlich, wer sich um was kümmert: eine Person, die sich um jede Konversation kümmert, ein Status („Zu vergeben“, „In Bearbeitung“, „Erledigt“) und Notizen fürs Team, die der Absender nie sieht. Das ist die Abstimmung, die den kostenlosen Möglichkeiten fehlt, ohne eine Rechnung, die mit dem Team wächst.
Um kostenlos und bezahlt mit allen Zahlen abzuwägen, lesen Sie unseren Überblick über die besten gemeinsamen Postfächer für kleine Teams, oder sehen Sie nach, was ein Team aus 3, 7 oder 10 Personen pro Person oder pro Postfach zahlt. Und die Preise von Trupeo passen in eine Zeile.
Häufige Fragen
Gibt es ein kostenloses Helpdesk mit Ticketsystem und gemeinsamem Postfach?
Ja, allerdings auf zwei oder drei Plätze begrenzt. Zoho Desk ist dauerhaft kostenlos für 3 Lizenzen mit E-Mail-Ticketsystem, ohne Live-Chat, Instant Messaging, generative KI, Telefonie und Betreuung mehrerer Abteilungen. HubSpot verknüpft eine Teamadresse auch im kostenlosen Tarif mit seinem Konversationen-Postfach; für die automatische Verteilung braucht es eine bezahlte Lizenz. Freshdesk zeigt auf seiner deutschen Preisseite, Stand: Oktober 2026, keinen kostenlosen Tarif mehr und beginnt bei 17 € pro Lizenz und Monat bei jährlicher Abrechnung.
Wo liegen die Grenzen der kostenlosen Tarife?
Die Grenzen unterscheiden sich je nach Anbieter, und jede liegt dort, wo ein arbeitendes Team auf sie trifft. Help Scout gibt Ihnen 5 Personen und 1 Postfach, begrenzt Sie aber auf 100 Kontakte im Monat, und die erreicht eine viel genutzte Adresse schnell. Zoho Desk gibt Ihnen 3 Lizenzen, aber keinen Chat, keine Telefonie und keine generative KI.
Ist ein freigegebenes Postfach in Microsoft 365 kostenlos?
Das freigegebene Postfach selbst braucht bis 50 GB keine eigene Lizenz. Aber jede Person, die darauf zugreift, braucht ein eigenes lizenziertes Exchange-Online-Postfach. Kostenlos ist es also nur in dem Sinne, dass es nichts über die Abos hinaus kostet, die Sie schon zahlen.
Können mehrere Personen ein Gmail-Konto kostenlos nutzen?
Ja, über die Delegierung statt über ein geteiltes Passwort. Ein privates @gmail.com-Konto erlaubt bis zu 10 Bevollmächtigte, ein Arbeits- oder Schulkonto bis zu 1.000. Das kostet nichts und gibt Zugriff ohne Abstimmung: niemand, der sich um eine bestimmte E-Mail kümmert, kein Status „erledigt“, und beim Senden erscheint die eigene Adresse der bevollmächtigten Person.
Wann reicht eine kostenlose Möglichkeit nicht mehr?
Drei Anzeichen entscheiden das, und sie tauchen auf, bevor irgendeine Tabelle es zeigt: doppelte Antworten an dieselbe Person, E-Mails, auf die niemand geantwortet hat, weil alle dachten, jemand anderes kümmert sich darum, und das geteilte Passwort, das für die neueste Person wieder auftaucht. Ab diesem Punkt ist das Problem die Abstimmung, nicht der Zugriff, und kein kostenloser Tarif löst es.
Quellen:
- Zugriff auf E-Mails delegieren und E-Mails gemeinsam bearbeiten (Gmail-Hilfe): die in Gmail eingebaute Delegierung, die Grenze von 10 Bevollmächtigten für ein privates @gmail.com-Konto und von 1.000 für ein Arbeits- oder Schulkonto, und die eigene Adresse der bevollmächtigten Person beim Senden.
- E-Mails im Namen eines anderen Nutzers senden (Google Workspace-Schulungscenter): Eine E-Mail, die eine bevollmächtigte Person öffnet, wird für die andere Person als gelesen markiert.
- Gruppe als gemeinsamen Posteingang verwenden (Google Workspace-Schulungscenter): das Zuweisen von Unterhaltungen an Mitglieder mit Benachrichtigung per E-Mail, das Markieren als abgeschlossen oder als Duplikat, und das Filtern nach Zuweisung.
- Informationen zu freigegebenen Postfächern in Microsoft 365 (Microsoft Learn): Das freigegebene Postfach braucht bis 50 GB keine Lizenz, wer darauf zugreift, braucht ein lizenziertes Exchange-Online-Postfach.
- Billing and plans (Missive Docs): Stand: Oktober 2026, kein kostenloser Tarif, 30 Tage zum Testen, und der erste bezahlte Tarif zu 18 US-Dollar pro Person und Monat bei monatlicher oder 14 US-Dollar bei jährlicher Abrechnung.
- Help Scout Pricing: Stand: Oktober 2026, der kostenlose Tarif für 5 Personen, 1 Postfach und 100 Kontakte im Monat ohne Zahlungsmethode, und Standard zu 25 US-Dollar pro Person und Monat.
- Kanäle mit dem Konversationen-Postfach verknüpfen (HubSpot): der Kanal Team-E-Mail in allen Abos, und die Sales- oder Service-Lizenz, die für Verteilungsregeln nötig ist.
- Zoho Desk Preise: Stand: Oktober 2026, der dauerhaft kostenlose Tarif mit drei Lizenzen und einfachem E-Mail-Ticketsystem.
- Zoho Desk Editionsvergleich: Stand: Oktober 2026, im kostenlosen Tarif ausgeschlossen sind Live-Chat, Instant Messaging wie WhatsApp, generative KI-Dienste, Zia-Aktionen, Telefonie, aktive Blueprints und die Betreuung mehrerer Abteilungen.
- Freshdesk Preise: Stand: Oktober 2026, die Tarife Growth zu 17 €, Pro zu 52 € und Enterprise zu 84 € pro Lizenz und Monat bei jährlicher Abrechnung, 14 Tage zum Testen, und kein kostenloser Tarif unter den angebotenen.